21 III. METODOLOGI KAJIAN 3.1. Kerangka Pemikiran. Peran humas dalam memberikan informasi kepada masyarakat tentunya memerlukan strategi yang mengacu kepada prinsip masyarakat. Artinya respons masyarakat terhadap kegiatan pemerintah yang dinformasikan oleh biro humas harus dapat dilihat sebagai salah satu bentuk partisipasi masyarakat dalam pembangunan daerah, walaupun bentuknya adalah sebuah kritikan akan tetapi bila lebih dikaji secara mendalam dapat dijadikan sebagai sumber masukan yang membangun. Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau dalam upayanya menjalankan tugas pokok dan fungsinya sesuai dengan peraturan gubernur nomor 11 tahun 2009 secara umum berfungsi sebagai perpanjangan tangan Pemerintah Propinsi Riau, dalam hal ini haruslah melaksanakan sebahagian tugas pokok yang ditugaskan oleh Pemerintah Provinsi Riau, yaitu dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, dan peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM), sebagaimana yang disebutkan pada pembukaan UUD 1945. Untuk itu kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh biro humas harus sejalan dengan upaya upaya yang mendorong peningkatan partisipasi masyarakat dalam pembengunan melalui kegiatan masyarakat dengan tujuan utama menciptakan good governance Pemerintah Provinsi Riau. Untuk mencapai dan mewujudkan citacita tersebut, haruslah diterapkan suatu kinerja yang maksimal dengan mengoptimalkan sumber daya yang sudah tersedia. Kajian ini merupakan Upaya yang dilakukan dalam kajian ini diharapkan akan mampu meningkatkan kinerja Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau dilihat dari tugas pokok dan fungsinya serta dapat pula dilihat sebagai pendekatan masyarakat. Kajian ini dilakukan dalam beberapa tahap kegiatan, yaitu (1) Gambaran umum kegiatan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau. (2) Analisis kegiatan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau (3) Strategi rancangan kegiatan lanjutan dan (4) Kondisi yang diharapkan. Dapat dilihat pada gambar kerangka pemikiran di bawah ini :
22 Eksternal Masyarakat, LSM, Media Masa, Wawancara, Diskusi kelompok dan pengamatan berperanserta Analisis Kegiatan Pengembangan SDM dan Organisasi Biro Humas 16 BIRO HUMAS KANTOR GUBERNUR Internal a. Lingkungan Manajemen Biro Humas - Aspek yang membuat persepsi negatif b. Kebijakan Gubernur (Pergub) 1. Bagian Pengumpulan Informasi 2. Bagian Penyajian Informasi 3. Bagian Penerangan 4. Bagian Publikasi Permasalahan 1. Persepsi masyarakat terhadap pemerintah masih negatif 2. Kinerja Biro Humas sangat minim dalam penggunaan prinsip masyarakat dan penciptaan good governance 3. Arus informasi masih dominan satu arah (dari pemerintah ke masyarakat). 4. Belum ditemukan format yang tepat dalam pengelolaan humas yang berbasis masyarakat dan penciptaan good governance 1. Performance kegiatan Biro Humas Bidang Penerangan: - Program Layanan (pengumpulan informasi, penyajian informasi, penerangan dan publikasi 2. Pengembangan program Biro Humas berbasis masyarakat a. Komunikasi, edukasi dan informasi b. Pengembangan Advokasi c. Pengembangan Kapasitas 3. Persepsi Masyarakat pada program Biro Humas Bidang Penerangan, Wawancara, Diskusi kelompok dan pengamatan berperanserta Analisis SWOT STRATEGI DAN RANCANGAN PROGRAM a. Penerapan strategi masyarakat dalam kinerja Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau b. Penyusunan program Biro Humas Bidang Penerangan basis Masyarakat Komunikasi, edukasi dan informasi Pengembangan Advokasi Pengembangan Kapasitas c. Pelaksanaan 9 eleman good governance Dukungan Pemerintah dan Masyarakat KONDISI YANG DIHARAPKAN Terciptanya good governance Pemerintah Propinsi Riau melalui Kinerja Biro Humas Bidang Penerangan dengan prinsip masyarakat Gambar 3. Kerangka Pemikiran Strategi Program Layanan Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau 16
23 Kerangka fikir pada Gambar 3. menerangkan bahwa kegiatan Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dipengaruhi oleh faktor Eksternal yang berasal dari masyarakat, LSM serta media masa, selain itu juga dipengaruhi oleh faktor internal seperti lingkungan manajemen biro humas, kebijakan gubernur (pergub), serta bagian-bagian lain dalam internal struktur organisasi biro humas bidang penarangan. Berdasarkan faktor yang berpengaruh tersebut, kajian ini juga merumuskan bentuk permasalahan yang mungkin terjadi dalam kegiatan layanan biro humas, seperti persepsi masyarakat yang masih negative terhadap pemerintah, kinerja biro humas bidang penarangan yang masih minim dalam penggunaan prinsip mengembangan masyarakat dan good governance, Arus informasi masih dominan satu arah serta belum ditemukannya format yang tepat dalam pengelolaan humas yang berbasis masyarakat dan penciptaan good governance. Melalui wawancara, diskusi kelompok dan pengamatan berperan serta, dikumpulkan data-data yang kemudian dianalisis untuk melihat bagaimana performance kegiatan biro humas bidang penerangan, program biro humas berbasis masyarakat seperti, komunikasi, edukasi dan informasi, advokasi dan kapasitas, serta persepsi mayarakat pada program Biro Humas Bidang Penerangan. Untuk merancang strategi program layanan Biro Humas di masa yang akan datang, dilakukan analisis SWOT dengan mengoptimalkan kekuatan dan kelemahan serta memanfaatkan peluang yang ada serta meminimalisir ancaman yang ada. Pembuatan strategi juga mempertimbangkan hal-hal yang terkait dengan SDM dan organisasi Biro humas serta dukungan pemerintah dan masyarakat. Strategi yang dibuat meliputi penerapan strategi masyarakat dalam kinerja Biro Humas Bidang Penerangan, penyusuna program Biro Humas bidang penerangan dengan tiga strategi masyarakat, serta pelaksanaan Sembilan elemen good governance. Kondisi yang diharapkan
adalah Terciptanya good governance Pemerintah Propinsi Riau melalui Kinerja Biro Humas Bidang Penerangan dengan prinsip masyarakat 24 3.2. Lokasi dan Waktu Kajian Kajian ini dilaksanakan di Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau yang dilaksanakan pada tanggal 5 November 2009 sampai dengan 10 Maret 2010. Sasaran kajian adalah perkembangan kegiatan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau sejak Pergub Nomor Nomor 11 tahun 2009, baik mengenai tugas pokok dan fungsinya, serta bagaimana strategi masyarakat diterapkan dalam kegiatan Biro Humas. Alasan pemilihan lokasi penelitian di Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau dilakukan atas dasar pertimbangan bahwa kegiatan humas merupakan hal baru di kantor pemerintahan, kemudian penulis juga berkeinginan untuk melihat bagaimana program humas di laksanakan, serta bagaimana prinsipprinsip pengambangan masyarakat diterapkan dalam kegiatan kehumasan di Sekretariat Daerah Propinsi Riau. Jadwal kajian lapangan terdiri beberapa tahapan yaitu; tahapan pertama adalah melihat profil Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau baik sumberdaya manusia anggota, organisasi, dan manajemen, Tahap Kedua yaitu menganalisis kegiatan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau dan Tahap ketiga adalah merancang strategi dan rencana tindak lanjut kegiatan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau yang lebih baik dengan memasukkan prinsip-prinsip masyarakat dalam program kegiatannya. Kajian akhir berupa studi kasus dengan judul Strategi Program Layanan Biro Hubungan Masyarakat Sekretariat Daerah Provinsisi Riau (Studi pada Bagian Penerangan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau) untuk penyusunan program rencana aksi ke depan. Adapun jadwalnya sebagai berikut :
25 Tabel 3. Jadwal Kajian NO JENIS KEGIATAN 1. Survey lokasi 2. Penyusunan Proposal 2. Kolokium 3. Kajian Lapangan 5. Penyusunan Tugas Akhir 7. Seminar dan Ujian 2009 2010 2011 BULAN BULAN BULAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 1 2 3 3.3. Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data yang dipergunakan dalam kajian ini adalah berasal dari berbagai sumber, baik melalui pengumpulan data primer (diskusi/wawancara langsung dengan tokoh formal dan informal, baik di Sekretariat Daerah Provinsi Riau maupun masyarakat, dengan cara individual, diskusi kelompok terfokus maupun pengamatan lapangan), pengumpulan data skunder (data statistik, laporan tertulis dari berbagai sumber data, kajian pihak lain serta publikasi lainnya). Tahapan dan pendekatan yang akan dilakukan dalam pengumpulan data primer adalah : (1) diskusi dan wawancara mendalam yang dilakukan dengan kepala bagian atau staff Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau maupun staff-nya; (2) observasi lapangan, digunakan untuk mengumpulkan data yang berkenaan implementasi program Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau maupun strateginya, data juga digunakan untuk mencari potensi-potensi baru yang perlu dikembangkan serta diberdayakan. Pengumpulan data skunder dalam kajian ini bersumber dari Biro Humas Bagian Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau, seperti dokumentasi pelaksanaan program, laporan kegiatan dan surat-surat resmi yang mendukung kecukupan data meliputi; (2) strategi pelaksanaan kegiatan program biro humas; (3) perkembangan pelaksanaan program biro humas bidang penerangan; (3)
laporan kegiatan biro humas bidang penerangan tahun 2009; (4) struktur organisasi dan kelembagaan biro humas. 26 3.4. Sumber Data Metode pengumpulan data lapangan dalam kajian ini dilakukan berdasarkan tujuan yang telah dirancang. Konsentrasinya meliputi; penentuan sumber data yakni melalui pemilihan responden yang berasal dari Karyawan Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau dan stafnya yang terdiri dari 3 orang yaitu 1 orang kepala bidang dan 2 orang staff. Untuk pihak ekesternal dipilih 4 orang yang berasal dari media masa lokal dan nasional yang berkedudukan di Kota Pekanbaru, tokoh masyarakat Riau 2 orang dan aktivis LSM 1 orang. data yang diambil berdasarkan kebutuhan setiap jenis data yang ingin dikumpulkan. Pengumpulan data baik berupa data primer maupun data sekunder dilakukan dari berbagai sumber. Pengumpulan data ini bertujuan untuk memperoleh gambaran umum kegiatan Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau seperti manajemen, sumberdaya manusia, organisasi, program layanan lainnya berasal dari kantor biro humas, serta tanggapan maupun masukan dari masyarakat terhadap kinerja biro humas. Untuk proses pengklasifikasian pengumpulan data dapat dilihat pada tabel 4.
27 Tabel 4. Matrik Kelengkapan Metode Pengumpulan Data Tujuan Jenis Data Sumber Data Analisis Data 1. Kedudukan, tugas pokok dan fungsi Informan : Analisis data organisasi Setda dan biro humas Kepala Bagian Biro kualitatif 2. Strategi pelaksanaan kegiatan program Humas bidang biro humas (bagian penerangan) penerangan, staf Biro 3. Perkembangan pelaksanaan program Humas bidang biro humas (bagian penerangan) penerangan 4. Laporan kegiatan biro humas (bagian penerangan) mulai dari tahun 2008 5. Struktur organisasi dan kelembagaan biro humas Mengetahui profil Biro Humas Sekretariat Daerah Provinsi Riau secara umum (SDM, anggota, organisasi, manajemen) Mengetahui bentuk program layanan biro kehumasan (bagian penerangan) Sekretariat Daerah Provinsi Riau. Mengetahui permasalahan yang dihadapi biro humas (bagian penerangan) Sekretariat Daerah Provinsi Riau dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Merumuskan rancangan strategi dan rencana tindak lanjut dari biro humas (bidang penerangan) Sekretariat Daerah Provinsi Riau untuk mengembangkan organisasinya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya a. Program Layanan 1. Layanan pengumpulan informasi 2. Layanan penyajian informasi 3. Layanan Penerangan 4. Layanan Publikasi b. format pengelolaan humas bagian penerangan yang berbasis masyarakat c. Bentuk Program masyarakat biro humas d. Penerapan strategi masyarakat : 1. Komunikasi, informasi dan edukasi. 2. Pengembangan Partisipasi masyarakat 3. Persepsi masyarakat terhadap Pemerintah Propinsi Riau a. Permasalahan Internal b. Permasalahan Eksternal c. Kemanfaatan program biro humas dilihat dari : 1. Kinerja biro humas bagian penerangan dengan penggunaan prinsip masyarakat. 2. Arus informasi yang diterima masyarakat dan pemerintah 1. Potensi SDM, sumber kebijakan dan akses lainnya. 2. Penerapan strategi masyarakat dalam program kegiatan biro humas (bagian penerangan) 3. Penyusunan program tindak lanjut dengan memasukkan prinsip masyarakat (Komunikasi, informasi dan edukasi serta partisipasi) Responden : Wartawan media massa Informan : Kepala Bagian Biro Humas bidang penerangan, staf Biro Humas Responden : Wartawan media massa, tokoh masyarakat dan aktivis LSM Informan : kepala bagian biro humas bidang penerangan, staf biro humas Stakeholders : Kepala biro humas, Kepala bagian biro humas, staf biro humas Pekanbaru. Wartawan media massa Analisis data kualitatif Analisis data kualitatif Analisis SWOT FGD (Diskusi Kelompok) Analisis data kualitatif
28 3.5. Metode Analisis Data Untuk menganalisis program Biro Humas Bidang Penerangan Sekretriat Daerah Provinsi digunakan analisis kualitatif. Metode analisis kualitatif akan menghasilkan data-data deskriptif berupa data-data tertulis atau lisan dari pimpinan maupun staff Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau yang diamati serta diwawancarai secara mendalam di lapangan. Analisis data dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Reduksi data, yaitu melakukan pemilihan, pemilahan dan penyederhanaan data. Kegiatan dalam reduksi data ini adalah menyeleksi data, membuat ringkasan dan menggolongkan data. 2. Penyajian data, yaitu mengkonstruksikan data dalam bentuk narasi, matriks, grafik atau bagan, sehingga memudahkan dalam pengambilan kesimpulan. 3. Penarikan kesimpulan, yaitu menghubungkan antar data (fenomena) secara kualitatif dan berdasarkan landasan teoritis yang meliputi mencari arti tindakan masyarakat, mancari pola hubungan, penjelasan, alur sebab akibat dan proposisi. 4. Verifikasi kesimpulan, yaitu meninjau kembali kesimpulan yang telah dilakukan dengan meninjau catatan lapangan dan bertukar pikiran dengan pimpinan Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau serta stafnya. Dalam kajian ini juga dilakukan analisis SWOT. Analisis SWOT adalah suatu analisis kualitatif yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk memformulasikan strategi dalam suatu kegiatan (Rangkuti, 2000). Analisis SWOT digunakan untuk menganalisis kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari faktor-faktor internal, serta peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dari faktor-faktor internal Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau.
29 3.6. Rancangan Penyusunan Program Penyusunan program untuk kegiatan aksi ke depan pada Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau bidang penerangan dilaksanakan setelah semua hasil riset dan analisis kajian diketahui maka untuk itu rancangan yang dirumuskan harus mempertimbangkan beberapa faktor : 1. Kondisi terkini dari kegiatan program pada Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau bidang penerangan sesuai dengan Peraturan Gubernur 2. Tugas pokok dan fungsi staff di Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau 3. Persepsi dan penilaian stakeholder terhadap kinerja program biro humas bidang penerangan 4. Program utama Pemerintah Propinsi Riau pada masa yang akan datang yang dihubungkan dengan kinerja biro humas dalam mendukung program tersebut. Semua unsur tersebut di atas akan dirancang dengan memanfaatkan partisipasi staff Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau dan stakeholders, dalam kajian ini dibatasi pada kalangan pers (wartawan). Penyusunan rancangan program Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau dilaksanakan secara terpadu antara fungsi peneliti sebagai fasilitator dalam pelaksanaan FGD yang menghadirkan responden dari internal biro humas bidang penerangan dan stakeholders yang disebutkan di atas. Agar rancangan program lebih fokus pada program biro humas bidang penerangan dengan pendekatan masyarakat, maka analisis SWOT akan lebih efektif apabila telah dilakukan terlebih dahulu analisis pada kegiatan program biro humas dari aspek kegiatan yang telah dilakukan oleh staff dan seberapa besar aspek masyarakat telah dilakukan dalam menjalankan program di tingkat masyarakat, sehingga dapat diketahui dampak yang terjadi pada performance kinerja pemerintah Propinsi Riau yang dinilai oleh masyarakat atau stakeholder yang ada.
30 Rancangan program yang dihasilkan berdasarkan kesepakatan dari FGD (diskusi kelompok) dilakukan secara partisipatif yang dihadiri oleh staf Biro Humas Bidang Penerangan Sekretariat Daerah Provinsi Riau maupun stakeholder. Bentuk rancangan program masyarakat tersebut merupakan wujud dari jawaban pertanyaan-pertanyaan dalam rumusan 5 W + 1 H. rumusan dimaksud merupakan jawaban terhadap isi rancangan program (What), terhadap kelompok siapa dilakukan program (Whom), siapa yang berperan melakukannya (Who), dimana rencana lokasi program dilaksanakan (Where) dan saat kapan mulai diselenggarakan (When) serta bagaimana teknis pelaksanaannya (How).