BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Tinjauan Organisasi Organisasi adalah suatu sistem yang paling berpengaruh, mempengaruhi diantara orang dalam kelompok berkerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Organisasi dapat diibaratkan sebagai salah satu kesatuan anggota tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 3.2 Sejarah PT. Prima Andriyani Lestari PT. PRIMA ANDRIYANI LESTARI adalah perusahaan yang bergerak di bidang service Provider dalam pembangunan infrsatruktur pelayanan telekomunikasi. Didirikan oleh Ir. Fery Lukman Berdiri pada bulan November 2004. PT. Prima Andriyani Lestari (PT.PAL) melayani bidang pembangunan dan perbaikan elektronika untuk beberapa perusahaan provider di daerah jawa. Pada juli 2005 PT. Prima Andriyani Lestari Menangani Pembangunan Radio Base Station (RBS), Mini Link (ML), dan Comissioning serta lainya. Meskipun terbilang Persuahaan muda, PT. Prima Andriyani Lestari siap menjadi yang terbaik, memiliki kapabilitas di bidang telekomunikasi dan memilki eksistensi yang tinggi serta memiliki perusahaan relasi yangf baik, focus berkelanjutan dalam penyelesaian poyek dan target. 34
3.2.1 Visi Dan Misi PT. Prima Andriyani Lestari. Visi Menjadi Perusahaan yang unggul dan terkemuka di bidang pembangunan infrastruktur telekomunikasi membangun bangsa dengan meningkatkan kemajuan teknologi dan informasi. Misi Mennyelenggarakan penelitian, pembangunan dan mengabdi kepada negara dengan turut serta menciptakan lapangan kerja. Menghasilkan kemampuan pembangunan infratsruktur teknologi yang tepat dan bermutu serta mencipatkan jarak menjadi tanpa batas. 35
3.2.2 Struktur Organisasi 36
3.3 Analisa Sistem Berjalan Pada perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi pastilah memiliki arsip-arsip penting dalam setiap perkerjaanya baik proyek yang pernah dikerjakan ataupun proyek yang berjalan. Khususnya pada perusahaan kontraktor PT. Prima Adriyani Lestari sistem kearsipanya masih secara fisik yaitu berupa kertaskertas dokumen yang tersimpan di dalam rak kearsipan sehingga dapat memungkinkan sulit dalam pencarianya, kurang aman dari faktor lingkungan, serta menambah biaya pengeluaran kertas-kertas kearsipan. Sistem yang berjalan pada saat ini sulit untuk mencari informasi mengenai pendokumentasian kegiatan serta laporan-laporan proyek di ruang kearsipan. Selam ini arsip-arsip di PT. Prima Andriyani Lestari bersifat Konvensional, artinya berupa berkas-berkas yang menumpuk sehingga tidak efisiensi dalam waktu pencarian ketika arsip dokumen tersebut di butuhkan kembali. Sehingga perlu dibuatnya suatu sistem kearsipan yang terkomputerisasi sehingga ketika informasi sudah dikomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat. Hal ini menjadi kelebihan dari sistem informasi kearsipan.. 37
3.3.1 Use case Sistem Berjalan Use Case Sistem Berjalan PT. Prima Andriyani lestari Menerima Informasi Proyek Buat proposal proyek Marketing Pengajuan proposal Penilaian Proposal Pihak Lelang Konfirmasi Pengesahan Kontrak Penerimaan kas Pimpinan Pencairan dana Keuangan Pelaksanaan proyek operasional Laporanlaporan kegiatan Proyek Gambar 3.2 Usecase Berjalan 38
Deskripsi Use Case yang sedang Berjalan 1. Nama Use Case : Menerima Informasi Proyek : Marketing Deskripsi : Bagian Marketing menerima adanya informasi proyek baru. 2. Nama Use Case : Buat proposal Proyek : Marketing Deskripsi : Bagian Marketing melakukan pembuatan proposal 3. Nama Use Case : Pengajuan proposal : Directur Deskripsi : Melakukan Pengajuan proposal kepada pihak lelang 4. Nama Use Case : Penilaian Proposal : Pihak Lelang, Deskripsi : Melakukan Penilaian proposal 5. Nama Use case : Konfirmasi Pengesahaan Kontrak : Marketing Deskripsi : Melakukan pengesahaan proposal dan kontrak kerja kepada Directur 6. Nama Use case : Penerimaan Kas : Finance Deskripsi : Menerima membuat rincian kas berdasarkan estmasi biaya proyek 7. Nama Use Case : Pencairan dana : Finance Deskripsi : Melakukan Pencairan dana guna operasional pelaksanaan proyek 8. Nama Use Case : Melaksanakan Kegiatan Proyek : Operasional Deskripsi : Melakukan perkerjaan proyek 9. Nama Use Case : Laporan-laporan Kegiatan proyek : Marketing, Finance, Operasional. Deskripsi : Menyerahkan laporan kegitan proyek 39
3.3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan Marketing Pimpinan Pihak lelang Finance Operasional Terima informasi proyek Buat Proposal Tidak disetujui Pengajuan Proposal Penilaian Proposal Menyerahkan kontrak Proyek Menerima Kontrak Proyek Kirim anggaran Pencairan dana Penerimaan kas Menyerahkan laporan l Verivikasi Dana anggaran Memberikan dana Menerima Seluruh laporan Menerima dana Menyerahkan laporan Pelaksanaan Proyek Menyerahkan laporan Gambar 3.3 Activity berjalan 40
3.4 Identifikasi Kebutuhan Menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa. Adapun kebutuhan yang diperlukan untuk perancangan sistem pengarsipan document laporan proyek pada PT. Prima Andriyani Lestari. adalah sebagai berikut : 1. Kebutuhan : Mengelola user Masalah : Pada sistem yang berjalan belum ada wadah dimana id staff dan informasi dapat dikelola secara sistematis. Usulan : Dengan dibuatkanya suatu sistem id staff maka staff dapat memiliki database kepegawaian sehinnga dapat berinteraksi dengan sistem. 2. Kebutuhan : Mengelola Data Masalah : Pada sistem berjalan belum adanya pengeloaan data atau informasi yang berkaitan tentang laporan dan masih dilakukan secara manual. Usulan : Dengan dibuatkanya sistem informasi berbasis web berupa maka pengeloaan data tentang jenis pengerjaan proyek serta rekanan atau sub kontraktatr serta main kontraktor dapat terakses.. 41
3. Kebutuhan : Data Proposal, laporan proyek, dan dokumentasi proyek Masalah : Pada sistem berjalan penyimpanan dokumen penting masih secara manual berupa arsip-arsip yang menggunakan berkas laporan yang disimpan di dalam ruang arsip sehinnga sulit dalam pencarianya serta keamanan terhadap dokumen penting tersebut kurang terjamin.. Usulan : Dengan dibuatkanya sistem penyimpanan dengan database, sehingga arsip-arsip tersebut dapat terjamin keamananya dan mempermudah untuk proses pencarianya. 4. Kebutuhan : Lihat Daftar list Proposal, dan daftar list laporan proyek, Masalah : Pada sistem berjalan laporan tentang arsip hanya berupa daftar list secara manual sehingga mempersulit dalam proses pencarianya.. Usulan : Dengan dibuatkanya sistem laporan arsip yang terintegrasi dengan database maka laporan arsip dapat di tampilkan secara keseluruhan, dapat dilakukan pencaeian dan proses pengunduhan. 42
3.5 Analisa Sistem Usulan Dari beberapa masalah yang di temukan dalam sistem proses yang berjalan yaitu Sistem yang berjalan pada saat ini sulit untuk mencari informasi mengenai pendokumentasian kegiatan serta laporan-laporan proyek di ruang kearsipan. Selam ini arsip-arsip di PT. Prima Andriyani Lestari bersifat Konvensional, artinya berupa berkas-berkas yang menumpuk sehingga tidak efisiensi dalam waktu pencarian ketika arsip dokumen tersebut di butuhkan kembali. Maka dapat diusulkan perlu dibuatnya suatu sistem kearsipan yang terkomputerisasi sehingga ketika informasi sudah dikomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat Dengan adanya sistem baru ini, yang menjadi bahan penelitian seputar batasan pendokumentasian arsip-arsip pada PT. Prima Andriyani Lestari berupa Proposal proyek, laporan proyek, dan pendokumentasian. Dalam kebutuhannya Para staff karyawan PT. Prima Andriyani Lestari dapat menggunakan sistem yang baru berbasis web yang akan memudahkan para staff yang berwenang mengetahui informasi dan pembuatan laporan setiap kegiatan secara cepat. Para staff dapat mengunggah dan mengunduh berkas-berkas penting seperti proposal proyek, laporan hasil kegiatan proyek, dan dokumentasi proyek. Semua file kegiatan yang diinput akan tersimpan ke dalam database agar dapat mempermudah pencarian Dokumentasi laporan Proyek di PT. Prima Andriyani Lestari 3.5.1 Use Case Usulan 43
Use Case Usulan PT. Prima Andriyani lestari Mengelola User Mengelola data Admin Masukan Proposal Masukan Laporan Melihat Daftar List Proposal Staff Melihat Daftar List laporan 3.5.2 Deskripsi Use Case Usulan Gambar 3.4 Usecase usulan Tabel 3.1 Descripsi Use case Mengelola User Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Tindakan Utama mengelola User Admin mengelola user Admin Admin masuk ke dalam Admin melakukan pengelolaan id useryaitu para staff, pembuatan hak akses, dan kelola informasi Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 44
Tabel 3.2 Descripsi Use case Mengelola Data Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Mengelola Data Staff memasukan data Staff Staff memasukan data Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Staf yang berwenag melakukan kelola data sebagai informasi didalam sistem Tabel 3.3 Descripsi Use case Masukan proposal Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Memasukan Proposal Para Staf memasukan proposal Staf Staf memasukan proposal Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Tabel 3.4 Descripsi Use case Masukan laporan Para staf dapat memasukan proposal ke dalam database Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Tindakan Utama Memasukan laporan Para Staf memasukan laporan Staf Staf memasukan laporan Para staf dapat memasukan laporan ke dalam database Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 45
Tabel 3.6 Descripsi Use case Melihat Daftar List Proposal Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Melihat daftar list proposal Para Staf melihat daftar list proposal Staf Staf melihat daftar list proposal Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat melihat daftar list proposal secara kesulurahan, dan dapat mengunduhnya. Tabel 3.7 Descripsi Use case Melihat Daftar List laporan Nama Use Case Deskripsi Singkat Pra kondisi Melihat daftar list laporan Para Staf melihat daftar list laporan Staf Staf melihat daftar list laporan Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat melihat daftar list laporan secara kesulurahan, dan dapat mengunduhnya. 46
3.5.3 Actvity Diagram Usulan 1. Activity Diagram Kelola User Admin Sistem Kelola User Halaman Utama Login Membuat dan mengelola akun Login berhasil Login gagal Simpan Gambar 3.5 Activity Diagram Usulan Kelola user Tabel 3.8 Descripsi Activity Diagram Mengelola User Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Tindakan Utama mengelola User Admin mengelola user Admin Admin melakukan login Admin melakukan pengelolaan id user yaitu para staff, pembuatan hak akses, dan kelola informasi Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 47
2. Activity Diagram mengelola Data Admin Sistem Kelola Data Halaman Utama Login Pilih Menu Login berhasil Login gagal Masukan data Simpan Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Mengelola Data Tabel 3.9 Deskripsi Activity Diagram Usulan Mengelola Data Nama Activity Mengelola Data Deskripsi Singkat Pra kondisi Tindakan Utama Staff memasukan data Staff Staff melakukan login Staf yang berwenag melakukan kelola data sebagai informasi didalam sistem Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - 48
3. Activity diagram masukan proposal Staff Sistem Memasukan Proposal Halaman Utama Login Masukan Proposal Login berhasil Login gagal Upload Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Masukan Proposal Tabel 3.10 Deskripsi Activity Diagram Usulan Masukan Proposal Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Memasukan Proposal Para Staf memasukan proposal Staf Staf melakukan login Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat memasukan proposal ke dalam database dengan cara mengupload. 49
4. Activity diagram masukan laporan Staff Sistem Memasukan Laporan Halaman Utama Login Masukan Laporan Login berhasil Login gagal Upload Gambar 3.8 Activity Diagram Usulan Masukan Laporan Tabel 3.11 Deskripsi Activity Diagram Usulan Masukan Laporan Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Memasukan laporan Para Staf memasukan laporan Staf Staf memasukan loggin Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat memasukan laporan ke dalam database dengan cara mengupload 50
6. Activity lihat daftar list proposal Staff Sistem Melihat Daftar List Proposal Halaman Utama Login Daftar list Proposal Login berhasil Login gagal Display daftar list Proposal Search Download Gambar 3.10 Activity Diagram Lihat Daftar List Proposal Tabel 3.12 Deskripsi Activity Diagram Lihat Daftar List Ptroposal Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Melihat daftar list proposal Para Staf melihat daftar list proposal Staff Staf melakukan login Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat melihat daftar list proposal secara kesulurahan, dan dapat mengunduhnya. 51
7. Activity diagram lihat daftar list laporan Staff Sistem Melihat Daftar List Laporan Halaman Utama Login Daftar list Laporan Login berhasil Login gagal Display daftar list Laporan Search Download Gambar 3.11 Activity Diagram Usulan Lihat Daftar List Laporan Tabel 3.13 Deskripsi Activity Diagram Usulan Lihat Daftar List Laporan Nama Activity Deskripsi Singkat Pra kondisi Melihat daftar list laporan Para Staf melihat daftar list laporan Staff Staf melakukan login Tindakan Utama Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Para staf dapat melihat daftar list laporan secara kesulurahan, dan dapat mengunduhnya. 52
3.6 Sequence Diagram Squence diagram login Staff Home Login Db_staff Menu Kegiatan Masuk Halaman utama Lakukan login Input id staff Input password Gagal login Cek id staff Hak akses pilih menu kegiatan logout Gambar 3.12 Squence Diagram Login 53
Sequence Diagram kelola user Menu Kegiatan From kelola akun staff Db_staff Admin Pilih Kegiatan Kelola staff Save file Edit file Koneksi db Load data lama Tampil data lama Simpan Validasi data Update data Hapus Koneksi db Hapus data Data Tehapus Gambar 3.13 Squence Diagram Kelola User 54
Sequence kelola data Menu Kegiatan Kelola data Db_data Admin Pilih Kegiatan Tambah data Save file Edit file Koneksi db Load data lama Tampil data lama Simpan Validasi data Update data Gambar 3.14 Squence Diagram Kelola data 55
Diagram squence masukan proposal Staff Menu Kegiatan From Proposal proyek Db_Proposal Pilih Kegiatan Upload Proposal Save file Edit file Koneksi db Load data lama Tampil data lama Simpan Validasi data Update data Hapus Koneksi db Hapus data Data Tehapus Gambar 3.15 Squence Diagram Masukan Proposal 56
Diagram squence masukan laporan Staff Menu Kegiatan From laporan proyek Db_laporan Pilih Kegiatan Upload laporan Save file Edit file Koneksi db Load data lama Tampil data lama Simpan Validasi data Update data Hapus Koneksi db Hapus data Data Tehapus Gambar 3.16 Squence Diagram Masukan laporan 57
Diagram squence lihat daftar list proposal Menu kegiatan Tabel proposal Db_proposal Staff Open() Get_proposal() Load data() unduh_proposal () Display_jadwal() Gambar 3.17 Squence Diagram Lihat Daftar List Proposal Diagram squence lihat daftar list laporan Menu kegiatan Tabel laporan Db_laporan Staff Open() Get_laporanl() Load data() unduh_laporan () Display_jadwal() Gambar 3.18 Squence Diagram Lihat Daftar List Laporan 58
3.7 Class Diagram -id_staff -nama -divisi -status -telepon -email -password (+) login (+) edit (+) delete (+) save Staff 1 1..* Kontraktor_Utama Dok_Proposal Jenis_Pengerjaan -kode_kontraktor - nama_kontraktor - alamat - email - telpon (+) input (+) save (+) edit (+)delete 1 1 -no_proposal - nama_proyek - waktu_proyek - kode_kontraktor - kode _pengerjaan -upload_file_proposal -id_staff (+) input (+) upload (+) save (+) search (+) download 1 1 -kode_pengerjaan - nama pengerjaan -Jenis Pengerjaan (+) input (+) save (+) edit (+)delete 1 1 Dok_Laporan -no_laporan - no_proposal - waktu_laporan - upload_file_laporan (+) input (+) upload (+) save (+) search (+) download Gambar 3.19 Class Diagram 59
3.8 Perancangan Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Struktur Tabel Staff Nama tabel Primary key : tabel Staff : id_staff Tabel 3.14 Struktur tabel staff No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. id_staff Varchar 11 Id_staff 2. nama Varchar 30 Nama Staff 3. divisi Varchar 15 Divisi Staff 4. status Varchar 15 Status Pengguna 5. telepon Varchar 15 Telepon Staff 6. email Varchar 20 Email staff 7. password Varchar 25 Password staff 2. Struktur Tabel Dok_Proposal Nama tabel Primary key : tabel dok_ proposal : no_ Proposal Tabel 3.15 Struktur tabel Proposal No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. no_proposal Varchar 6 Kode proposal 2. nama-proyek Varchar 50 Nama Proyek 3. waktu_proyek Date - Waktu Proyek 4. kode_kontraktor Varchar 6 Kode main kontraktor 5 Kode_pengerjaan Varchar 6 Kode jenis pengerjaan 6 upload _file_proposal Text - Unggah berkas file 7. Id_staff Varchar 11 Id staff pengunggah 60
3. Struktur Tabel Dok_Laporan Nama tabel Primary key : tabel dok_laporan : no_laporan Tabel 3.16 Struktur tabel Laporan No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. no_laporan Varchar 6 Kode Laporan 2. no_proposal Varchar 6 Nama proyek 3. waktu_laporan Date - Waktu laporan Proyek 4. Upload_file_laporan Text - Mengunggah file laporann 4. Struktur Tabel Main_Kontraktor Nama tabel Primary key : tabel Main Kontraktor : kode kontraktor Tabel 3.17 Struktur tabel Main Kontraktor No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. kode_kontraktor Varchar 6 Kode Kontraktor 2. nama_kontraktor Varchar 30 Nama Kontraktor 3. alamat Varchar 50 Alamat Kontraktor 4 email Varchar 20 Email kontraktor 5 telepon Varchar 15 Telepon kontraktor 5. Struktur Tabel Jenis_Pengerjaan Nama tabel Primary key : tabel Jenis Pengerjaan : kode pengerjaan Tabel 3.18 Struktur tabel Jenis Pengerjaan No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Kode Pengerjaan Varchar 6 Kode Pengerjaan 2. Nama Pengerjaan Varchar 50 Nama Pengerjaan 3 Jenis Pengerjaan Varchar 50 Area Proyek 61
3.9 Struktur Tampilan Struktur Tampilan Login Admin Halaman Utama Login ( Admin) Home Buat akun Kelola Daftar List Logout data Data kontraktor Data Pengerjaan Staff Proposal Laporan Pengerjaan Kontraktor Rekanan Gambar 3.20 Struktur Tampilan Login Staff Admin Struktur Tampilan Login Staff Halaman Utama Login (staff) Home Kegiatan Daftar List Logout Input proposal Input Laporan Proposal Laporan Gambar 3.21 Struktur Tampilan Login Staff 62
3.10 Rancangan Layar 1. Halaman Utama Login HEADER LOGO Home Our Project Company data Login Id staff Password Login 2. Halaman Login admin Gambar 3.22 Tampilan Layar Login HEADER LOGO Home Buat akun Kelola Data Daftar logout Gambar 3.23 Tampilan Layar Halaman Login Admin 63
3. Halaman Login Staff HEADER LOGO Home Kegiatan Daftar List logout Gambar 3.24 Tampilan Layar Halaman Login Staff 4. Buat Akun Staff Buat Akun staff Id Staff : Nama : Divisi : Status : Telepn : E-mail : Password : Simpan Reset Gambar 3.25 Tampilan Layar Buat Akun Staff 64
5. Kelola Data Data Kontraktor Kode Kontraktor I : Nama Kontraktor : Alamat : Email : Telpon : Simpan Reset Gambar 3.26 Tampilan Layar Kelola Data Kontraktor 6. Data Pengerjaan Data Pengerjaan Kode Pengerjaan : Nama Pengerjaan : Jenis Pengerjaan Simpan Reset Gambar 3.27 Tampilan Layar Kelola Data Pengerjaan 65
7. Input Proposal Input Proposal No Proposal : Nama Proyek : Waktu Proyek : Kode kontrakor : Kode pengerjaan : Upload File :. Id Staff : Simpan Reset Gambar 3.28 Tampilan Layar Input Proposal 8. Daftar List Proposal Masukan Kata Kunci Search No kode proposal Nama Proyek Bulan Pengerjaan Kontraktor Utama Action Gambar 3.29 Tampilan Layar Daftar List Proposal 66
9. Input Laporan Input Proposal No Laporan : No proposa : Waktu laporan : Upload File :. Simpan Reset Gambar 3.30 Tampilan Layar Input Laporan 10. Daftar List Laporan Masukan 9. Kata Daftra Kunci List Laporan search No Laporan No Proposal Waktu Laporan Nama File Action Gambar 3.31 Tampilan Layar Daftar List Laporan 67