PERTANYAAN DISKUSI 1. Identifikasi unsur-unsur DFD dalam narasi berikut ini : Seorang pelanggan membeli beberapa barang dari toko grosir setempat. Jill, seorang pelayan toko, mencatat transaksi dalam cash register dan menerima kas dari pelanggan. Saat penutupan, Jill memberikan baik uang tunai maupun rekaman cash register kepada manajernya. JAWAB : DFD disusun oleh empat unsur, yaitu sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data. Dalam narasi tersebut, unsur-unsur DFD dapat diidentifikasi sebagai berikut : Unsur 1. Sumber dan tujuan data, yaitu pelanggan dan manajer Unsur 2. Arus data, yaitu penerimaan kas, pencatatan transaksi dan pelaporan kas beserta rekaman cash register Unsur 3. Proses transformasi, yaitu pembaruan kas Unsur 4. Penyimpanan data, yaitu cash register pelanggan Penerimaan kas Pembaruan Kas Pelaporan kas dan rekaman cash register manajer Pencatatan transaksi Cash Register 2. Apakah anda setuju dengan pernyataan berikut : salah satu prosedur dari sistem dokumentasi, seperti DFD, dapat memadai pendokumentasian sistem yang telah diberikan? Jelaskan. JAWAB : Tidak, karena sistem dokumentasi tersusun atas bermacam-macam prosedur yang berurutan dan berkesinambungan. Sehingga salah satu prosedur saja tidak dapat memadai pendokumentasian atas sistem yang telah diberikan. Untuk dapat memadai pendokumentasian, data input harus melalui serangkaian prosedur yang berurutan dan berkesinambungan, untuk menghasilkan output lengkap yang bisa dilaporkan kepada pihak internal maupun eksternal. 1
3. Bandingkan petunjuk-petunjuk dalam mempersiapkan flowcharts dan DFDs. Apakah prinsip dan batasan desain umum yang biasanya ada dalam kedua teknik dokumentasi tersebut? JAWAB : Petunjuk membuat DFD 1. Tidak boleh ada relasi/ hubungan langsung antar entitas 2. Entitas tidak boleh berhubungan langsung dengan penyimpanan data 3. Satu alir data boleh merepresentasikan beberapa struktur data. 4. Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya diberi nomor. 5. Semua objek harus mempunyai nama. 6. Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi. 7. Aliran data harus selalu diawali dan diakhiri dengan proses atau entity. 8. Jumlah proses tidak lebih dari sembilan proses dalam sistem, jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan beberapa proses yang bekerja bersama-sama didalam suatu subsistem. Petunjuk membuat Flowchart 1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan mengisi nota tunai 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar. Prinsip dan batasan desain umum yang ada dalam kedua teknik dokumentasi tersebut adalah 1. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 2. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan 3. Aliran data harus selalu diawali dan diakhiri dengan proses atau entity 2
4. Entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya diberi nomor. 5. Gunakan simbol-simbol yang standar. 4. Teman sekelasmu memintamu untuk menjelaskan ketentuan membuat flowcharts dengan menggunakan contoh-contoh nyata. Tariklah symbol utama flowchart dari masing-masing contoh, tempatkan pada satu dari empat kategori : input/output, pemrosesan, penyimpanan serta arus dan lain-lain. Untuk setiap symbol, tunjukkan beberapa penggunaan. JAWAB : Flowcharts disamping merupakan flowcharts bagian order penjualan jasa fotocopy. kategori arus dan lain-lain yang menunjukan terminal. Dalam flowchart, terminal yang dimaksud adalah mulainya flowchart. pemrosesan yang menunjukan pengoperasian secara manual. Dalam flowchart menerima order fotocopy dan mengisi nota tunai dilakukan secara manual. Merupakan simbol pemrosesan yang menunjukan pengoperasian oleh pembantu. Dalam flowchart pengoperasian (menyerahkan nota ke bagian kasa) dilakukan oleh pembeli. input/output yang menunjukan dokumen. Dalam flowchart dokumen yang dimaksud adalah nota tunai yang telah diisi, yang dibuat 2 rangkap. Merupakan simbol arus dan lain-lain yang menunjukan on-page connector. Dalam flowchart, nota pertama diteruskan ke bagian kasa, dan nota kedua diteruskan ke bagian penyerahan barang. 3
Flowcharts disamping merupakan flowcharts bagian kasa penjualan jasa fotocopy. Merupakan simbol arus dan lain-lain yang menunjukan on-page connector. input/output yang menunjukan dokumen. Dalam flowchart dokumen yang dimaksud adalah nota tunai yang berasal dari bagian order penjualan dan pita register kas yang telah dicap lunas. pemrosesan yang menunjukan pengoperasian secara manual. Dalam flowchart menerima uang dan mencap lunas pita register kas dilakukan secara manual. Merupakan simbol pemrosesan yang menunjukan pengoperasian oleh pembantu. Dalam flowchart, nota diberikan kembali kepada pembeli untuk pengambilan barang. Merupakan simbol arus dan lain-lain yang menunjukan off-page connector. 4
2 3 Flowcharts disamping merupakan flowcharts bagian penyerahan barang penjualan jasa fotocopy. aa Nota Tunai ² Register Kas Nota Tunai ¹ Merupakan simbol arus dan lainlain yang menunjukan on-page connector. Menyiapkan Barang Mengecap Sudah diambil Merupakan simbol arus dan lainlain yang menunjukan off-page connector. Menyerahkan Barang pada Pembeli input/output yang menunjukan dokumen. Dalam flowchart dokumen yang dimaksud adalah nota tunai lembar 1 dan 2 serta pita register kas yang telah dicap lunas. Bersama Barang Membandingkan Nota Tunai Lembar 1 dan 2 Register Kas Nota Tunai ¹ Nota Tunai ² 4 pemrosesan yang menunjukan pengoperasian secara manual. Dalam flowchart menerima menyiapkan barang, mengecap sudah diambil, menyerahkan barang pada pembeli dan membandingkan nota tunai lembar 1 dan 2 dilakukan secara manual. Merupakan simbol pemrosesan yang menunjukan pengoperasian oleh pembantu. Dalam flowchart, nota diberikan kembali kepada pembeli bersama barang. Ke pembeli 5
2 Flowcharts disamping merupakan flowcharts bagian akuntansi penjualan jasa fotocopy. Register Kas Nota Tunai ¹ Merupakan simbol arus dan lain-lain yang menunjukan on-page connector. Mengecap Sudah diambil N input/output yang menunjukan dokumen. Dalam flowchart dokumen yang dimaksud adalah nota tunai lembar 1 dan pita register kas yang telah dicap lunas. Jurnal Penerimaan Kas Selesai pemrosesan yang menunjukan pengoperasian secara manual. Dalam flowchart mengecap sudah diambil dilakukan secara manual. Merupakan simbol input/output yang menunjukan data journal atau ledger. Dalam flowchart, jurnal yang dimaksud adalah jurnal penerimaan kas N Merupakan simbol penyimpanan yang menunjukan file dokumen yang diambil dan disimpan secara manual.huruf N menunjukan penyimpanan dilakukan berdasarkan urutan nomor (secara numerik) Merupakan simbol arus dsan lain-lain yang menunjukan terminal. Dalam flowchart, terminal yang dimaksud adalah selesainya flowcharts. 6