3 Billing. Vendor. Shipping. Payroll. 11 Warehouse. Receiving. Sales Order. Production. Accounts Payable. Customer 4. Employee. Accounting.

Transkripsi

1 BAB VI PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI Pengantar Pemrosesan transaksi beragam aktivitas perusahaan yang harus dilakukan untuk mendukung operasi sehari-hari. hari. 1

2 Arus transaksi perusahaan manufaktur 14 Shipping 11 Warehouse Purchasing Receiving Customer Sales Order 3 Billing 5 Accounts Receivable Production 15 Production Schedule Accounting Payroll Employee Accounts Payable Vendor 25 Siklus transaksi dan sistem aplikasi Tidak ada dua organisasi yang memproses transaksi dengan cara yang benar-benar sama, tetapi sebagian besar organisasi mengalami dan memproses arus transaksi yang serupa. 2

3 Siklus transaksi dan sistem aplikasi Arus transaksi operasional dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis. Siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan. Siklus transaksi dan sistem aplikasi Klasifikasi arus transaksi berdasarkan siklus transaksi proses Pendapatan Pengeluaran Produksi Keuangan

4 Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi meliputi: inputs processing storage outputs Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Jenis-jenis input: customer orders sales slips invoices purchase orders employee time cards 4

5 Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis. Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan. Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi. Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terus-menerus. Contoh : sales journal purchase journal cash receipts journal cash disbursements journal 5

6 Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Source Documents Cash Receipts Journal Cash Disbursements Journal General Journal Purchases Journal Sales Journal Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan. File kumpulan data yang terorganisir. transaction file master file reference or table file 6

7 Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi Output, adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem Contoh output: trial balance financial reports operational reports paychecks Teknik sistem Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Flowcharts barangkali merupakan teknik- teknik sistem yang paling umum. 7

8 Simbol-simbol dasar Input/Output Process Flowline Annotation Simbol khusus Input/Output Punched Card Punched Tape On-Line Storage Magnetic Tape Magnetic Disk 8

9 Simbol khusus Input/Output Document Manual Input Display Communication Link Off-Line Storage Sismbol khusus Proses Decision Predefined Process Preparation Manual Operation Auxiliary Operation (pembantu) Collate/pembandingan Sort Arsip sementara Arsip tetap 9

10 Additional Symbols Connector Off-page Connector Transmittal Tape Terminal Parallel Mode Penggunaan simbol dalam Flowcharting Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem. Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah. Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus 10

11 Penggunaan sismbol dalam flowcharting Arah arus normal Invoice Telaah dan setujui Invoice disetujui Arus terbalik ditunjukkan dengan anak panah Invoice disetujui Telaah dan setujui Invoice Penggunaan simbol dalam Flowcharting Penggunaan simbol penghubung pada halaman yang sama Stores Purchasing A Requisition A Requisition 11

12 Penggunaan simbol dalam Flowcharting Penggunaan simbol penghubung pada halaman yang berbeda Stores Purchasing Requisition A A Requisition Pengunaan simbol dalam Flowcharting Arus dua arah ditunjukkan dengan anak panah Requisition Prepare Purchase Order and Update Vendor Files Purchase Order Vendor Files 12

13 IPO and HIPO Charts Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem. Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-outputoutput dalam sistem yang menjadi perhatian. IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO. IPO Chart Pembuat: Mr. Foxx Nomor bagan: 3.1 System: penggajian Description: kalkulasi Gaji kotor Date: 6/9/0X Input Process Output Catatan gaji karyawan Master file gaji Akumulasikan jam Catata gaji kotor kerja master file Cari tarip gaji yg benarpenggajian Hitung pembayaran gaji kotor Hasil-hasil kesalahan hitung 13

14 HIPO chart 1.0 Payroll System Data Preparation Processing Review Calculate Gross Pay Calculate Net Pay Accumulate Hours Worked Find Correct Pay Rate Compute Gross Pay Bagan arus sistem dan program Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem. Bagan arus sistem difokuskan pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. Bagan arus program (Program flow-chart) ) lebih rinci dalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding bagan arus sistem. 14

15 Diagram Arus Data logis Data Flow Diagram (DFD) digunakan trutama oleh pengembang Analisis sistem. DFD merupakan diagram yang menggunakan Notasi simbol yang menggambarkan arus dari data sistem. DFD legih ditekankan pada proses logis dari pada proses fisik. Dua tujuan DFD yaitu: analisis arus data, dan desain logis. Terminator Data Flow Process Data Store Diagram Arus Data Timekeeping Process Payroll Data Employees Payroll Data 15

16 Diagram Arus Data Status terkini Employee Data Timekeeping Data penggajian Verify Payroll Data P1 Keabsahan data Valid Payroll Data Data Flow Diagram Employee Data Net Pay and Deductions Valid Payroll Data Data to Process Calculate Pay P2 Paychecks Employees Net Pay and Deductions Update Employee Files Current Amounts Process Payroll Journal Details Journal Data Compute Net Pay 16

17 Data Flow Diagram Net Pay and Deductions Update Employee Files Compute Net Pay Current Amounts Process Payroll Journal Paychecks Details Employees Journal Data Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi, menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang menerapkan pengendalian. Arus pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus. 17

18 Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan. Satu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses. Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan. Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses. 18

19 Analytic Flowchart Approve Vendor List Prepare Quotation Purchasing Select Vendors Suppliers Request for Quotation Request for Quotation Analytic Flowchart Quotations Purchasing Suppliers Quotations Select Bid Prepare Purchase Order Purchase Order Purchase Order 19

20 Document Flowchart Controller Vice President Manufacturing Accounts Payable Purchasing Agent Receiving Stores Purchase Purchase Purchase Requisition Requisition Requisition Purchase 2 To Vendor Purchase Order Order 3 1 Purchase 2 Purchase Order 3 4 Order Forms Distribution Chart Purchasing Inventory Payables Production Accounting Purchase Order Copy

21 Bagan Arus Dokumen Prosedur Penjualan (manual) (Nugroho Widjajanto) Pelangga n Penjualan Penagihan Kredit Piutang Buku Besar Gudang Pengirima n Pesanan Pelanggan Pesanan Pelanggan Order Penjualan Pesanan Pelanggan Order Penjualan Pesanan Pelanggan Order Penjualan Pesanan Pelanggan Order Penjualan N Order Penjualan Pesanan Pelanggan Faktur D Faktur Pesanan Pelanggan N Faktur N Pernyataan Piutang Voucher jurnal Pernyataan Piutang N Pernyataan Piutang Pesanan Pelanggan D Voucher jurnal Hukum Sandwich Setiap simbol proses harus berada diantara simbol input dengan output. Timekeeping Process Payroll Data Employees Payroll Data 21

22 Teknik Uraian tertulis (Narrative Techniques) Teknik narrative seringkali bermanfaat terutama dalam tahap penemuan fakta dalam analisis sistem. Contoh: Pertanyaan atau wawancara terbuka dan tertutup Menelaah dokumen end 22