BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi Yayasan Pendidikan Karya (YP Karya) yaitu Yayasan yang bergerak dalam Bidang Pendidikan yang berdiri tepatnya pada Tanggal 10 Februari 1976, awalnya hanya mengelola kursus mengetik TU (Tata Usaha), Bahasa Inggris dan Kursus Akuntansi sebagai pendirinnya yaitu : Bapak Drs, H. Ateng Suharis (Alm) yang berlokasi di : Jl. KH Hasyim Ashari No. 15 Kotak POS 129 Cipondoh Tangerang. Setelah itu berkembang seiring dengan kepercayaan masyarakat terhadap Yayasan Pendidikan Karya dengan mendirikan sekolah-sekolah dimana semuanya mempunyai alasan yang berbeda tetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk memajukan pendidikan, yang difokuskan didaerah Cipondoh, Tanah Tinggi dan sekitarnya. Salah satu diantaranya yaitu : pendirian STM YP Karya (SMK 2 YP Karya) pada tahun 1996 dengan program keahlian yang dibuka adalah : Teknik Mekanik Otomotif dan Teknik Elektronika Komunikasi dengan Surat Izin Operational dari Kanwil Provinsi Jawa Barat No. 875/102.1/Kep/OT/96 Tangerang 16 September 1996. Dan pada tanggal 15 Mei 2000 STM YP Karya diakreditasi oleh Kanwil Provinsi Jawa Barat dengan nilai 81 (Delapan Puluh Satu) dan Nomor Piagam B. 02.799 (U) dengan Nomor Data Sekolah (NDS) 4202250004 Tahun 2000. 44

45 SMK 2 YP Karya didirikan tepatnya pada tanggal 04 April 1996 dan mulai beroperasi pada tahun pelajaran 1996/1997 dan merupakan sekolah yang ke 4 (empat) dari sekolah yang berada dilingkungan Yayasan Pendidikan Karya diantaranya : 1. SMK YP Karya 1 (Bisnis dan Manajemen) berdiri pada tahun 1977 2. Sekolah Menengah Atas (SMA) berdiri pada tanggal 23 Maret 1983 3. Sekolah Menengah Pertama (SMP) berdiri pada tahun 1983 4. SMK 2 YP Karya (Teknologi dan Industri) berdiri pada tanggal 04 April 1996 Selama kurang lebih sembilan tahun SMK 2 YP Karya berkembang dan masih mengalami frekuensi dalam jumlah siswa (bisa dilihat dalam grafik) terlampir pada tahun pelajaran 1998/1999 SMK 2 YP Karya melaksanakan EBTA/ EBTANAS bergabung dengan STM Negeri Sukabumi, itupun hanya satu kali penggabungan yaitu angkatan yang pertama dan setelah itu semua mulai Tahun Pelajaran 1999/2000 sampai dengan sekarang melaksanakan Ujian Nasional tersendiri. Dalam perkembangan selanjutnya SMK 2 YP Karya mulai mengajukan diri untuk mengadakan Akreditasi yaitu pada tahun pelajaran 1999/2000 dan kelur surat keputusan dari Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor : 79/C.C7/Kep/PP/2000, tanggal 03 Mei 2000 dengan Status DIAKUI. Dan selanjutnya pada bulan Juli 2005 SMK 2 YP Karya telah mengajukan surat permohonan akreditasi ulang untuk tahun 2005 sampai dengan tahun 2010.

46 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan dalm suatu organisasi atau perusahaan. Struktur sekolah ini berguna untuk mengetahui tugas dan wewenang dan tanggung jawab setiap bagian didalam sekolah tersebut. Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK 2 YP KARYA (Sumber : SMK 2 YP KARYA)

47 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Setiap bagian dalam sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab masingmasing. Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam sekolah yang kurang baik dapat menimbulkan kesulitan dan menghambat perkembangan sekolah, sehingga sekolah membuat suatu uraian tugas, wewenang dan tanggung jawwab agar masing-masing bagian dapat menjalankan kegiatannya. Sesuai dengan struktur organisasi, maka di bawah ini diuraikan tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut: A. Kepala Sekolah 1. Rumusan Umum Tugas dan fungsi 1.1. Menyusun dan melaksanakan Program Kerja 1.2. Mengarahkan, membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan kurikuler 1.3. Bertanggung jawab pada jalannya Aliran Dana 1.4. Bertanggung jawab pada pengembangan unit produksi dan hubungan Kerja Industri, sehingga sekolah kejuruan menjadi suatu proses pencapaian pembentukan SDM yang bertakwa dan produktif 1.5. Lulusannya didasari dari proses Demand Driven bukan merupakan supply driven 2. Uraian Tugas dan Wewenang Kepala Sekolah 2.1. Merencanakan RIPS, program kerja tahunan RAPBS

48 2.2. Memelihara dan mengembangkan organisasi dan manajemen sekolah 2.3. Merencanakan dan membina pengembangan potensi kerja sekolah 2.4. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program kerja sekolah 2.5. Membuat DP3 guru dan staff 2.6. Membina penyelenggaraan administrasi sekolah dibidang keuangan, keterangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum 2.7. Membina dan mengawasi pengelolaan penyesuaian dan pelaksanaan kurikuler 2.8. Membina kegiatan KBM tes Pormatif, tes Sumatif, Ebta dan Ebtanas 2.9. Melaksanakan kegiatan KBM 6 jam pelajaran 2.10. Merencanakan penggabungan Sarana/Prasarana 2.11. Membina pelaksanaan pemeliharaan perbaikan sarana/prasarana 2.12. Mengatur dan mengelola penggunaan keuangan Sekolah 2.13. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan dan penerimaan siswa baru 2.14. Membina kesiswaan 2.15. Membina penelusuran lulusan/tamatan 2.16. Mempromosikan/memasarkan tamatan sekolah SMK 2.17. Membina pelaksanaan SK 7 K 2.18. Membuat laporan berkala / misidentil 2.19. Mengoreksi dan merevisi program kerja staff 2.20. Melakukan pengawasan / supervisi tugas guru dan staff

49 2.21. Menandatangani surat-surat, berkas-berkas, dokumen-dokumen sekolah, raport, STTB, dan perjanjian dengan asosiasi profesi yang relevan 2.22. Mengelola keuangan sekolah 2.23. melakukan penyesuaian kurikulum yang kemudian disyahkan menurut ketentuan yang berlaku 2.24. Mempromosikan guru dan staff serta mengusulkan menjadi guru tetap yayasan (GTY) dan pegawai tetap yayasan (PTY) atau peningkatan profesionalisme yang lain 2.25. Menerima memindahkan dan mengeluarkan siswa 2.26. Mencari sponsor untuk membantu penyelenggaraan pendidikan 2.27. Membuat dan menandatangani DP 3 2.28. Memberikan sanksi terhadap guru dan staff yang melanggar peraturan tata tertib pegawai yang ditentukan sekolah atau yayasan, serta mengajukan kepada yayasan untuk membuat status GTY atau PTY yang bersangkutan ; 2.29. Menentukan dan mengusulkan siswa yang berhak memperoleh beasiswa 3. Tanggung Jawab 3.1. Tercapainya Misi SMK YP Karya 2 3.2. Adanya Administrasi sekolah yang baik dan tertib 3.3. Kebenaran dan kelengkapan data guru, siswa dan proses KBM 3.4. Kebenaran pelaksanaan Kurikulum

50 3.5. Terpeliharanya hubungan kerja sama yang baik dengan dunia usaha/industri dan masyarakat lingkungan sekolah 3.6. Terlaksananya iklit kerja yang sehat dan kompetitif 3.7. Kebenaran penggunaan sarana pendidikan 3.8. Kebenaran laporan-laporan 3.9. Terbinanya hubungan kerja dengan Bp 3 3.10. Tersedianya Dana Operasional Sekolah B. Wakasek Kurikulum 1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi 1.1. Mengerti dan dapat mengimplementasikan Visi, Misi dan Tujuan SMK 1.2. Peningkatan dan pengembangan Profil Tamatan 1.3. Memiliki wawasan yang luas pada peningkatan kelas kewirausahaan 1.4. Membantu kepala sekolah dalam pelaksanaan kegiatan kurikulum dan Ekstrakulikuler 2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun Program Kerja Tahunan (action Plan) 2.2. Mengkoordinir pemasyarakatan dan pengembangan kurikulum 2.3. Menyusun Program Pengajaran (mingguan, bulanan, catur, tahunan) dan mengkoordinasikan pelaksanannya 2.4. Mengkoordinir kegiatan belajar mengajar termasuk tugas guru, jadwal pelajaran, evaluasi belajar dan sebagainya

51 2.5. Menganalisa ketercapaian target kurikulum dan daya serap tamatan 2.6. Mengkoordinasi persiapan dan pelaksanaan Evaluasi hasil belajar siswa, Ujian Akhir Sekolah, Prakerin, Uji Kompetensi dan sebagainya 2.7. Menyusun kriteria kenaikan kelas, persyaratan kelulusan dan penentuan life skill bersama kepala sekolah 2.8. Menyusun laporan berkala tentang kegiatan kurikulum dan ekstra kurikulum dengan dibantu Ketua Jurusan, Kesiswaan, dan bagian Hubungan Kerja Industri (HKI) 2.9. Mengkoordinasi wali kelas, penulisan dan pengembangan bahan ajar 2.10. Mendokumentasikan kurikulum, penyesuaian kurikulum dan bahan Ajar yang telah baku 2.11. Mewakili sekolah dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kurikulum 3. Wewenang dan Tanggung Jawab Wakasek Kurikulum 3.1. Mewakili Kepala Sekolah Apabila tidak berada ditempat 3.2. Menyusun jadwal pelajaran 3.3. Memberikan data-data guru dan murid kepada kepala sekolah 3.4. Mengkoordinir keseluruhan kegiatan pengajaran 3.5. Mengkoordinir keseluruhan kegiatan Pokja Kurikulum di sekolah 3.6. Melaksanakan tugas-tugas harian 3.7. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan surat tugas dari kepala sekolah

52 3.8. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan sekolah pada saat kepala sekolah tidak ditempat 4. Hasil Kerja 4.1. Terlaksananya KBM disekolah dengan baik 4.2. Adanya perangkat pelaksanaan KBM 4.3. Terlaksananya kegiatan analisis kurikulum 4.4. Terlaksananya kegiatan evaluasi daya serap baik untuk siswa ataupun tamatan 4.5. Terlaksanannya pembuatan target kurikulum dan daya serap 4.6. Terbentuknya Pokja kurikulum dan terselenggaranya kegiatan Pokja kurikulum 4.7. Terselenggaranya mengajar 16 jam pelajaran dari pagi hingga sore hari 4.8. Terwujudnya Laporan kepada kepala sekolah C. Kepala Tata Usaha 1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi 1.1 Mengkoordinir Administrasi Sekolah 1.2 Menyalurkan Aliran dana sesuai petunjuk kepala sekolah 2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun Program Kerja Administrasi 2.2. Membuat RAPBS dengan kepala sekolah 2.3. Membuat dan melaporkan kenaikan tingkat untuk Guru dan Staff

53 2.4. Membuat laporan keuangan sekolah 2.5. Ikut mengoreksi dan merevisi program kegiatan di sekolah 2.6. Mengatur dan merencakan kebutuhan rumah tangga sekolah 2.7. Ikut melaksanakan penerimaan murid baru beserta yayasan 2.8. Mengarsipkan siswa yang mendapat Beasiswa, keringanan biaya bagi yang tidak mampu 2.9. Pengarsipan surat masuk dan keluar 2.10. Pengarsipan dokumentasi siswa dan guru 2.11. Mengkoordinasikan pelaksanaan program pengembangan karier 2.12. Menyusun laporan 3. Wewenang dan Tanggung Jawab 3.1. Bertanggung jawab atas laporan Aliran Dana sekolah 3.2. Bertanggung jawab atas kelengkapan administrasi sekolah 3.3. Bertanggung jawab atas tugas yang diemban sesuai dengan jabatannya atau tugas khusus yang diberikan 4. Hasil Kerja 4.1. Tersusunnya Program kerja KTU 4.2. Terwujudnya laporan berkala dan Insidentil

54 D. KETUA JURUSAN 1. Rumusan Umum Tugas dan Fugsi 1.1. Membantu kepala sekolah dalam pengembangan dan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar serta melaksanakan tugas mengajar dan meningkatkan profesi guru dalam Bidang keahliannya. 2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun Program Kerja jurusan (mingguan, bulanan, Cawu, semester 2.2. Mendalami, menganalisis dan mengembangkan kurikulum sesuai dengan jurusannya 2.3. Mengkoordinir tugas guru dalam jurusannya 2.4. Mengkoordinir tugas Pokja dalam mengoreksi serta mengembangkan kurikulum sesuai dengan jurusannya 2.5. Mengevaluasi hasil analisis kurikulum dari masing-masing guru sesuai dengan tugasnya 2.6. Mengkoordinir penggunaan ruang teori dan praktik 2.7. Membantu kepala sekolah dalam peningkatan profesi guru sesuai dengan tugasnya 2.8. Mengatur urusan administrasi meliputi catatan kewajiban siswa, data guru, inventaris sekolah dalam jurusannya 2.9. Mengajar minimal 18 jam pelajaran 2.10. Membantu melaksanakan dan memelihara hubungan dengan dunia kerja/industri (DUDI) atau instansi yang terkait

55 2.11. Membantu pelaksanaan bimbingan kejuruan (BP/BK) dalam jurusannya 2.12. Supervisi dan Evaluasi kegiatan belajar mengajar dan tugas lain dalam jurusannya 2.13. Membuat laporan berkala dan Insidentil 2.14. Memasarkan dan menelusuri tamatan 2.15. Membantu pelaksanaan 5 K dan 7 K di jurusannya 3. Wewenang dan Tanggung Jawab 3.1. Menyusun daftar tugas guru sesuai dengan jurusannya 3.2. Mengembangkan kurikulum sesuai jurusannya 3.3. Mengatur penggunaan ruang teori dan praktik 3.4. Membuat daftar kolom program peningkatan profesi guru sesuai dengan jurusannya 3.5. Membantu kelancaran pelaksanaan KBM 3.6. Mengatasi urusan administrasi sesuai dengan jurusannya 3.7. Membantu menyelesaikan masalah sehubungan dengan jurusannya 3.8. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program di jurusannya 3.9. Bertanggung jawab atas terciptanya iklim kerja yang sehat dijurusannya 3.10. Bertangung jawab Atas Pelaksanaan Remidial / Perbaikan Setelah Pembagian Raport dan Pelaksanaan Semester Pendek

56 4. Hasil Kerja 4.1. Adanya program kerja rumpun secara mingguan, bulanan, Cawu atau semester 4.2. Adanya kurikulum hasil pengembangan 4.3. adanya daftar tugas guru sesuai jurusannya 4.4. Adanya hasil analisa kurikulum dari masing-masing guru Pokja yang dikoordinir dalam jurusannya 4.5. Adanya hasil analisa dan pengembangan ruang praktik/bengkel bersama dengan kepala bengkel atau penanggung jawab ruangan 4.6. Adanya daftar/jadwal penggunaan ruang praktik/bengkel 4.7. Adanya laporan pengembangan profesi 4.8. Adanya daftar inventaris tentang kemajuan kelas seusai dengan bidang studinya 4.9. Tercapainya kemajuan kelas sesuai dengan bidang keahlian atau program keahliannya 4.10. Adanya daftar tatap muka dan nilai siswa sesuai dengan bidang studinya 4.11. Adanya bantuan dan kerja sama dengan Bagian Hubungan Kerja Industri (HKI) dan BP/BK 4.12. Membantu tercapainya pelaksanaan Praktik Industri di Perusahaan / Instansi 4.13. Adanya bantuan pelaksanaan bimbingan siswa sehingga siswa mencintai jurusannya

57 4.14. Adanya supervisi dan kegiatan belajar meagajar dan tugas lain dalam jurusannya 4.15. Adanya daftar hasil penelusuran lulusan 4.16. Laporan berkala dan insidentil ketua rumpun 3.4 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan 3.4.1. Diagram Alir Dokumen Prosedur Absensi Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Absensi

58 Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar 3.2 yang merupakan Diagram Alir Dokumen Prosedur Absensi, antara lain: 1. Wakasek kesiswaan mendatangi tiap-tiap kelas pada awal dan akhir pelajaran 2. Mencatat data absensi yang didapatkan 3. Hasilnya merupakan dokumen absensi rangkap dua 4. Rangkap 1 diberikan ke masing-masing wali kelas 5. Rangkap 2 disimpan oleh Wakasek kesiswaan sebagai dokumentasi

59 3.4.2. Diagram Alir Dokumen Prosedur Penilaian Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penilaian

60 Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar 3.3 yang merupakan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penilaian, antara lain: 1. Masing-masing guru bidang studi mengadakan ujian setiap bulannya. 2. Hasil ujian dikumpulkan 3. Hasil ujian tersebut menjadi data jawaban bagi masing-masing guru bidang studi 4. Guru bidang studi memeriksa hasil ujian 5. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua 6. Rangkap pertama disimpan oleh masing-masing guru bidang studi untuk dokumentasi 7. Rangkap dua diberikan ke Wakasek kurikulum 8. Wakasek kurikulum menyatukan data dari semua guru bidang studi. 9. Hasilnya diserahkan ke wali kelas 10. Wali kelas menghitung nilai berdasarkan hasil nilai yang diterima dan absensi masing-masing siswa 11. Hasil akhirnya berupa Raport

61 3.4.3. Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjadwalan Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjadwalan

62 Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar 3.4 yang merupakan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjadwalan, antara lain: 1. Wakasek kurikulum mengumpulkan sekaligus menciptakan jadwal dari tiap-tiap guru bidang studi 2. Berdasarkan jadwal tersebut, Wakasek kurikulum membuat jadwal pelajaran untuk masing-masing kelas 3. Hasilnya merupakan dokumen jadwal pelajaran rangkap dua 4. Rangkap pertama, berdasarkan jadwal pelajaran dimasukkan ke jadwal mengajar guru 5. Rangkap kedua disimpan oleh Wakasek kurikulum sebagai dokumentasi

63 3.4.4. Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran SPP Mulai TU Baca Data Siswa Cek Tanggal Bayar Tepat waktu Menerima SPP Input SPP dari Siswa Selesai Lebih waktu Menghitung Denda Menjumlahkan SPP yang harus dibayar Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran SPP Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar 3.5 yang merupakan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran SPP, antara lain: 1. Tata Usaha (TU) membaca data siswa yang akan membayar 2. TU melakukan pengecekan pada tanggal bayar 3. Jika pembayaran dilakukan tepat waktu, maka TU menerima uang SPP 4. Setelah menerima uang pembayaran, TU menginput data pembayaran ke Buku catatan pembayaran

64 5. Jika pembayaran dilakukan melebihi waktu yang ditentukan, TU menghitung jumlah denda, lalu menghitung jumlah total yang harus dibayar 6. Setelah dibayar, ulangi langkah ketiga (3), dan keempat (4). 3.5 Permasalahan yang dihadapi Setelah menganalisis sistem kegiatan operasional yang sedang berjalan pada SMK 2 YP KARYA, permasalahan yang dihadapi antara lain: 1. Kegiatan operasional pada SMK 2 YP Karya masih menghasilkan data yang kurang akurat karena masih terdapat data yang berulang, tidak tercatat, salah perhitungan dalam penilaian. 2. Sistem yang sedang berjalan pada SMK 2 YP Karya ini kurang menunjang untuk jangka waktu yang panjang karena data yang ditampung semakin besar, sehingga akan memperlambat kinerja sistem untuk menyajikan informasi secara tepat dan akurat. Dengan sistem tersebut, waktu pencarian terhadap data yang diinginkan tidak dapat dilakukan secara cepat, sehingga kurang mendukung proses pengambilan keputusan. 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi SMK 2 YP Karya merupakan badan organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan, oleh karena itu SMK 2 YP Karya tentunya memerlukan laporan berisi data yang tepat. Sehingga data tersebut dapat dianalisa oleh pihak pengambil keputusan dalam organisasi sekolah tersebut.

65 Data dan Informasi yang dibutuhkan oleh SMK 2 YP Karya untuk membantu dalam pengambilan keputusan, yaitu : Informasi mengenai biodata siswa Informasi mengenai data siswa baru Informasi mengenai nilai Informasi mengenai absensi Informasi mengenai daftar mata pelajaran Informasi mengenai waktu pengajaran Informasi mengenai jadwal pembayaran SPP Jumlah tagihan yang terlambat di bayar Informasi siswa yang terlambat membayar tagihan uang sekolah Informasi siswa yang membayar tepat waktu Informasi siswa yang sering terlambat membayar 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Dengan permasalahan pada uraian di atas, kami mengusulkan beberapa pemecahan masalah, yaitu : Merancang sistem basis data penjadwalan, input nilai, absensi siswa, serta pembayaran SPP secara terkomputerisasi, yang diharapkan dapat mengurangi atau menghilangkan kelemahan pada sistem yang telah ada. Untuk menunjang sistem ini, kami juga merancang database yang berkaitan dengan sistem dan terintegritas didalamnya, dan diharapkan pihak sekolah akan mendapat informasi yang diinginkan secara cepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan data dan informasi.