APLIKASI PENCATATAN KEHADIRAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BARCODE DENGAN MEMANFAATKAN PEMROGRAMAN PHP (Studi Kasus di STT POMOSDA) Siti Wahyuniati*), Sukarni**) ABSTRAK Pencatatan kehadiran mahasiswa merupakan salah satu hal penting dari suatu sistem perkuliahan. Saat ini, STT POMOSDA masih menggunakan sistem pencatatan kehadiran mahasiswa secara manual. Data kehadiran mahasiswa akan digunakan sebagai syarat seorang mahasiswa untuk bisa mengikuti UTS (Ujian Tengah Semester) dan UAS (Ujian Akhir Semester). Selain itu, data kehadiran mahasiswa juga digunakan sebagai pembanding prestasi seorang mahasiswa. Pencatatan kehadiran manual sendiri yaitu pencatatan kehadiran yang menggunakan lembaran yang akan diisi oleh seorang mahasiswa pada saat mengikuti perkuliahan. Masih banyak kelemahan dalam sistem pencatatan kehadiran secara manual tersebut kurang efektif dan efisien, dan membuat sistem basis data yang akan digunakan dalam aplikasi absensi yang terkomputerisasi, user Interface untuk mengelola basis data tersebut, dan aplikasi absensi yang terkomputerisasi dengan baik antara sistem basis data, user interface, dan user itu sendiri dengan penambahan metode barcode. Selain itu, untuk menentukan bahwa seorang mahasiswa yang akan mengikuti ujian mata kuliah tertentu benar-benar memenuhi minimal 75% kehadiran juga akan kesulitan. Selain itu admin juga mengalami kesulitan dalam menentukan apakah mahasiswa dapat mengikuti ujian atau tidak. Dalam Penelitian ini telah dikembangkan suatu aplikasi pencatatan kehadiran mahasiswa dengan menggunakan barcode. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat memberikan solusi optimal yang telah terkomputerisasi, kecepatan dan ketepatan pengolahan data, dan mengurangi tingkat kesalahan pada waktu proses pengabsenan berlangsung. Karena barcode NIM merupakan salah satu ciri dari mahasiswa sehingga setiap mahasiswa pasti mempunyai NIM yang berbeda dengan mahasiswa yang lainnya. Kata kunci: user interface, barcode, PHP BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang STT POMOSDA adalah salah satu sekolah tinggi yang ada di kabupaten Nganjuk yang tepatnya di Kec. Tanjunganom, yaitu jl. Wachid Hasyim No: 375 Tanjunganom, Nganjuk dan mempunyai 2 (dua) program jurusan yaitu Teknik Informatika dan Teknik Industri. Agar sistem perkuliahan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan pencatatan kehadiran mahasiswa yang akurat. Pencatatan kehadiran mahasiswa digunakan sebagai syarat untuk mengikuti UTS (Ujian Tengah Semester) dan UAS (Ujian Akhir Semester) yaitu minimal 75% mahasiswa harus menghadiri perkuliahan. Selain itu, pencatatan kehadiran mahasiswa digunakan sebagai catatan bahwa mahasiswa tersebut mengikuti perkuliahan serta dapat digunakan sebagai bahan pembanding prestasi mahasiswa. Saat ini, STT POMOSDA masih menggunakan pencatatan kehadiran mahasiswa secara manual, yaitu mahasiswa diberi lembaran untuk ditandatangani setiap mereka mengikuti perkuliahan. Sistem pencatatan kehadiran mahasiswa saat ini dirasa kurang
efektif dan efisien, dan membuat sistem basis data yang akan digunakan dalam aplikasi absensi yang terkomputerisasi, user interface untuk mengelola basis data tersebut, dan aplikasi absensi yang terkomputerisasi dengan baik antara sistem basis data, user interface, dan user itu sendiri dengan penambahan metode barcode. 1.2 Tujuan Penelitian Berdasarkan pada masalah yang telah didefinisikan di atas maka tujuan Penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Membuat aplikasi pencatatan kehadiran mahasiswa berdasarkan scan barcode mahasiswa sehingga dapat meningkatkan keakuratan data kehadiran mahasiswa dan dapat membantu dalam menentukan layak tidaknya mahasiswa untuk mengikuti ujian. b. Menganalisis keefesienan aplikasi pencatatan kehadiran mahasiswa menggunakan barcode dengan memanfaatkan pemrograman PHP dibanding dengan pencatatan kehadiran secara manual. 1.3 Metodologi Penelitian Pendekatan sistematis/metodologi yang akan digunakan dalam merealisasikan tujuan dan pemecahan masalah di atas adalah dengan menggunakan langkah-langkah berikut : a. Studi Literatur Mempelajari metode otentikasi barcode yang diperoleh dari buku-buku, artikel, dan dari sumber-sumber lain yang relevan untuk menunjang penyelesaian penelitian ini. b. Pengumpulan data dan survei untuk memperoleh data yang diperlukan dan gambaran nyata mengenai kebutuhan sistem. c. Pengembangan sistem akan dilakukan menggunakan metode pengembangan perangkat lunak dengan tahapan sebagai berikut : 1) Perencanaan Tahapan ini dilakukan untuk melakukan perencanaan tentang apa yang akan dikerjakan dan perlu dipersiapkan. 2) Analisis dan Perancangan Tahapan ini menentukan rancangan sistem yang akan dibuat, berdasarkan desain yang diusulkan dan analisis sistem yang telah dilakukan. Rancangan sistem menggunakan desain terstruktur. a) Implementasi Tahapan ini adalah tahapan untuk implementasi rancangan sistem yang telah disetujui dengan menggunakan bahasa pemrograman dan alat bantu yang sesuai. b) Pengujian Tahap terakhir yang dilakukan untuk pengujian sistem secara fungsional yaitu per proses dan menganalisis sistem baru terhadap sistem lama. BAB II LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Sistem dilihat dari segi etimologinya berasal dari bahasa inggris yaitu sistem yang berarti susunan, cara, jaringan (Echols dan Shadily, 2000:575). Menurut Hartono 1
(1999:683), sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian sistem dalam kamus besar bahasa Indonesia berarti Perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Pengertian Barcode Barcode merupakan susunan garis cetak vertikal hitam putih dengan lebar berbeda untuk menyimpan data-data spesifik seperti kode produksi, nomor identitas, dan lain - lain sehingga sistem komputer dapat mengidentifikasi dengan mudah, informasi yang dikodekan dalam barcode. Dewasa ini barcode dapat dijumpai dimana-mana. Coba ambilah sebuah produk di supermarket terdekat, dan periksa apakah terdapat banyak garis hitam vertikal warna hitam yang saling berdekatan. Itulah yang disebut barcode. Di dalam barcode tersebut terdapat informasi (umumnya berupa angka). Angka tersebut biasanya juga tercantum di bawah barcode tersebut. Kode barcode dengan warna contrast (biasanya hitam di atas putih) sangat mudah dikenali oleh sensor optik CCD atau laser yang ada pada alat pemindah, untuk kemudian diterjemahkan oleh komputer menjadi angka. (www. scribd.com). Simbologi Barcode Simbologi adalah suatu teknik dimana suatu data di-encoding untuk memperoleh suatu bentuk data yang sulit untuk diketahui oleh banyak orang. Hasil encoding tersebut kemudian akan diubah atau diterjemahkan kembali menjadi bentuk data yang semula. Barcode merupakan salah satu teknik simbologi yang sering dipergunakan, terutama dalam industri. Terdapat 3 bagian besar pembagian set karakter (character set ) dalam simbologi Barcode, yaitu : 1. Karakter Numerik, dimana karakter karakter yang ada dalam tipe ini adalah karakter angka saja. 2. Karakter abjad dan numerik (alphanumeric), dimana karakter karakter yang ada dalam tipe ini adalah karakter huruf dan angka. 3. Karakter ASCII, dimana karakter karakter yang ada dalam tipe ini adalah seluruh karakter ASCII yang memiliki bobot 0 sampai 127. 2.6 Simbologi Berdasarkan Kode Karakter Secara umum terdapat dua tipe atau jenis simbologi barcode, yakni : a) Simbologi Diskrit (Discrete Symbology). Simbologi diskrit adalah jenis simbologi dimana masing-masing karakter dapat diinterpretasikan secara terpisah tanpa tergantung atau memperdulikan sisa kode barcode yang lain. Kebanyakan simbologi memiliki karakter tertentu pada bagian awal dan pada bagian akhir dari kode. Pada simbologi ini, masing-masing karakter dipisahkan oleh spasi yang ada diantara karakter. Spasi tersebut tidak mengandung informasi apapun. Spasi tersebut hanya bertugas untuk memisahkan antara karakter satu sama lain. Adapun bentuk simbologi diskrit terdapat pada gambar 2.2 sebagai berikut: 2
Gambar 2.2 Simbologi Diskrit b) Simbologi Kontinyu (Continous Symbology). Simbologi kontinyu adalah jenis simbologi dimana masing-masing karakter tidak dapat diinterpretasikan secara terpisah. Pada umumnya, sebuah karakter diawali oleh sebuah garis (bar) dan diakhiri dengan sebuah spasi (space). Spasi terakhir dibatasi oleh garis pertama dari karakter berikutnya. Gambar 2.3 Simbologi Kontinyu Metode Pengembangan Sistem Metode waterfall merupakan metode yang sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah ke-1 belum dikerjakan, maka langkah 2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 belum dikerjakan maka langkah ke-3 juga tidak dapat dikerjakan, begitu seterusnya. Secara otomatis langkah ke-3 akan bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan. Analisa kebutuhan Desain sistem Penulisan kode program Pengujian program Gambar 2.9 Metode waterfall (Kadir, 2003) Penerapan progran dan pemeliharaan 3
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Deskripsi Sistem Lama Pada saat ini, STT POMOSDA masih menggunakan sistem pencatatan kehadiran mahasiswa secara manual, yaitu admin membuat form data kehadiran mahasiswa lalu dosen akan mengambil form tersebut sebelum melakukan perkuliahan. Setelah itu, dosen akan menyerahkan ke mahasiswa dan mahasiswa akan menandatangani form tersebut. Setelah itu, dosen sebelum mengumpulkan form tersebut ke admin, dosen akan menandatangani juga form tersebut. Setelah diterima oleh admin, maka admin akan menginputkan data kehadiran mahasiswa tersebut ke database kehadiran mahasiswa. Mahasiswa Admin Dosen Start membuat form data kehadiran mahasiswa Form kehadiran mhs Mengam bil form Tanda tangan Mhs Form kehadiran Mhs Form kehadiran Mhs Tanda tangan dosen Penginputan data Form kehadiran Mhs File data kehadiran mhs Selesai Gambar 3.1 proses sistem lama Analisis Sistem Yang Diusulkan Aplikasi yang dibangun pada penelitian ini adalah Aplikasi Pencatatan Kehadiran Mahasiswa Menggunakan Barcode Dengan Memanfaatkan Pemrograman PHP. Tujuan dari aplikasi ini pada dasarnya adalah untuk membantu pihak pengelola data kehadiran mahasiswa di STT POMOSDA. Flow Diagram Mahasiswa Admin Dosen Mulai Penjadwalan Validasi Perkuliahan Registrasi Perkuliahan Absensi Perkuliahan Rekap Absensi Selesai Rekap Absensi Phase Gambar 3.2 proses sistem Usulan 4
Perancangan sistem Proses perancangan dimulai dengan pembuatan Digram Aliran Data level 0 atau diagram konteks. Dari analisis kebutuhan sistem aplikasi pencatatan kehadiran mahasiswa menggunakan Barcode, dapat ditentukan sumber data yang dibutuhkan oleh sistem dan tujuan informasi yang dihasilkan oleh sistem (disebut eksternal entity). Eksternal entity pada sistem ini adalah dosen dan mahasiswa. Info jadwal ADMIN Rekap absen Info absen Info jadwal 0 APLIKASI PENCATATAN KEHADIRAN MAHASISWA MENGGUNAKAN BARCODE Rekap absensi Absensi mahasiswa MAHASISWA Scan barcode Info absensi DOSEN Rencana kuliah Gambar 3.3 Diagram Konteks Diagram Aliran Data /Data Flow Diagram (DFD) Level 0 2 m_kelas Info jadwal Id_kelas Admin Info absensi Rekap absensi 1 m_matakuliah 3 m_dosen Id_dose Id_matakuliah Info jadwal 1 Penjadwalan Id_dosen Id_jadwal 5 Rekap absensi Mahasiswa 4 m_jadwal Id_absensi Id_dosen 4 Validasi perkuliahan Rencana perkuliahan 2 Registrasi perkuliahan Id_jadwal Id_perkuliahan 5 t_perkuliahan 6 t_absensi Id_absensi Scan barcode Id_perkuliahan 3 Absensi perkuliahan Id_absensi Info absensi Absensi mahasiswa Dosen Rekap absensi Gambar 3.4 DFD Level 0 5
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Implementasi Antar Muka Implementasi antar muka menggambarkan tampilan dari aplikasi yang dibangun. Berikut ini adalah implementasi antar muka dari aplikasi yang dibuat: Halaman Admin Gambar 4.1 Halaman utama Halaman login Pada halaman depan, admin dapat mengakses aplikasi dengan melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan username dan password. Kemudian tekan tombol Login. Gambar 4.2 Halaman login Halaman manajemen periode Pada halaman manajemen periode digunakan untuk memanipulasi data periode tahun ajaran Gambar 4.4 Halaman majanemen periode 6
Halaman manajemen dosen Pada halaman manajemen dosen digunakan untuk melihat, menambah, mengubah dan menghapus data dosen yang memberikan kuliah pada mahasiswa. Gambar 4.10 Manajemen dosen Halaman manajemen mata kuliah Pada halaman manajemen mata kuliah digunakan untuk melihat, menambah, mengubah dan menghapus data jadwal matakuliah mahasiswa. Gambar 4.13 Halaman manajemen mata kuliah Halaman manajemen absensi Pada halaman ini digunakan untuk melihat, menambah, mengubah dan menghapus jadwal kuliah. Gambar 4.16 Halaman manajemen absensi 7
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dengan dibangunnya perangkat lunak Aplikasi Pencatatan Kehadiran Mahasiswa Menggunakan Barcode Studi Kasus STT POMOSDA adalah : 1. Perubahan sistem absensi manual menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi dengan penambahan sistem barcode dilakukan agar tingkat kesalahan dalam melakukan absensi dapat diminimalisir dan dapat memberikan pelayanan lebih baik serta hasil keluaran atau laporan yang dibutuhkan sesuai dengan yang diharapkan 2. Waktu yang dibutuhkan mahasiswa melakukan absensi selama kuliah di STT POMOSDA dengan menggunakan aplikasi pencatatan kehadiran mahasiswa menggunakan barcode lebih cepat daripada menggunakan pencatatan kehadiran secara manual. 3. Aplikasi absensi mahasiswa dengan metode barcode ini akan memberikan kemudahan dalam melakukan pendataan kehadiran karena adanya interface aplikasi dan penggunaannya yang user friendly. Saran Untuk pengembangan penelitian selanjutnya mengenai Aplikasi Pencatatan Kehadiran Mahasiswa Menggunakan Barcode, Adapun saran yang ingin disampaikan penulis terhadap penelitian ini adalah : 1. Untuk pengembangan selanjutnya, sebaiknya dilakukan dengan menggunakan metode lain seperti dengan Fingerprint Scan System. 2. Sebaiknya membuat sistem absensi dengan pengenalan wajah menggunakan metode eigenface. 3. Harus dilakukan pelatihan bagi admin, terutama yang menggunakan aplikasi ini dan adanya petugas khusus yang akan memelihara aplikasi ini, sehingga kinerja aplikasi ini dapat berjalan dengan baik. 4. Untuk implementasi awal (1 sampai 2 bulan pertama), setiap hari database harus dikontrol untuk menghindari ketidakteraturan database yang ada untuk menghindari terjadinya human error dalam penggunaan sistem. *) Mahasiswa STT POMOSDA, **) Staff Pengajar STT POMOSDA DAFTAR PUSTAKA Abdul Fadlil, Kartika Firdausy, Fauzi Hermawan. Pengembangan sistem basis data presensi perkuliahan dengan kartu mahasiswa ber-barcode, 2008 http://rifiana.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/26083/teknik+pengujian+perangkat +Lunak+-+Black+Box.pdf (diakses tanggal 4 Juni 2013) http://amokdarmianto.file.wordpress/2011/03/sbd-021.pdf (diakses tanggal 30 Mei 2013) Hidayat, Arief S.Kom Teori Perancangan Basis Data, 2008 Johari. Pemrograman PHP dan MYSQL. Pratama, Adam Aplikasi Sistem Absensi Karyawan Dengan Menggunakan Metode Barcode, 2007 8