BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dimasa sekarang Teknologi Informasi (TI) sangatlah berkembang dan menjadi peranan penting bagi seluruh lapisan masyarakat dalam kehidupan sehari-hari dikarenakan semua serba terkomputerisasi. Teknologi Informasi mampu menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat luas. Dengan adanya penerapan teknologi informasi tersebut maka diharapkan segala kegiatan perusahaan akan dapat berjalan dengan baik dan terkontrol. Disamping itu, perkembangan teknologi informasi yang kini kian berkembang pesat memudahkan kita dalam melakukan aktifitas-aktifitas bisnis. Pada masa saat ini teknologi informasi telah menyediakan berbagai kemudahan. Komputer sebagai salah satu media elektronik modern yang mampu mengolah data mentah secara otomatis sehingga menghasilkan serangkaian laporan yang kita inginkan, sesuai dengan sejumlah program yang terdapat didalam komputer tersebut. Dengan cara kerja yang cepat, tepat dan akurat membuat komputer menjadi alat utama dalam kegiatan perusahaan. Namun, kesalahan dalam program akan berakibat fatal bagi output yang dihasilkan. Demikian halnya dengan layanan internet yang kini semakin banyak digunakan oleh masyarakat, internet dapat memberikan informasi secara real time dimanapun kita berada, kapanpun dan siapapun didunia ini. Saat ini, hampir setiap orang dapat mengakses informasi terupdate melalui internet salah satunya yaitu dengan situs website yang beredar didalam dunia maya. Melalui website tentu akan mempermudah melakukan pencarian informasi yang dibutuhkan dan juga mempercepat pekerjaan ketika melakukan upload data/informasi dengan menggunakan internet. Informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat mendukung para manajemen untuk pengambilan keputusan guna pencapaian sasaran dan tujuan yang ditetapkan. Pengeloaan data yang dilakukan secara komputerisasi merupakan media yang tepat untuk semua lapisan masyarakat, karena bisa mempercepat untuk mendapatkan data/informasi yang dibutuhkan. 1
2 Informasi yang disajikan melalui situs website sangat mendukung proses sejak awal pekerjaan hingga akhir pekerjaan, juga dapat memberikan efisiensi tenaga, waktu dan biaya operasional yang berjalan didalam suatu perusahaan yang menggunakannya. Kemajuan teknologi saat ini, semua orang berusaha untuk membuat suatu sistem informasi yang baik dan juga mudah digunakan untuk membantu pekerjaan manusia. Adanya jaringan luas dan mudah diakses juga merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan informasi yang cepat dan tepat. Dengan adanya pengembangan inilah, maka setiap perusahaan ingin mengubah sistem yang lama ke sistem yang baru agar tidak tertinggal dari yang lainnya. Seperti di dunia Perbankan yang telah menggunakan sistem terkomputerisasi dengan memanfaatkan media website untuk membantu mempercepat semua pekerjaan dan juga sekaligus menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak yang menggunakannya. Kemajuan setiap perusahaan, terutama perbankan tidak akan terlepas dari arti penting asset-asset yang dimiliki karena turut mempengaruhi perkembangan perbankan tersebut. Asset yang dimiliki biasanya berbentuk barang, peralatan kerja maupun fasilitas. Asset perusahaan memiliki nilai kapital yang besar dan sangat menunjang proses bisnis perusahaan, mulai dari meja, kursi, komputer, laptop, printer, mesin penghitung uang, mesin pendeteksi dollar dan lainnya. Ketersediaan asset tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat ekonomis bagi perusahaan perbankan. Adanya asset-asset ini sangat mempengaruhi kinerja dan performa cabang dalam menjalankan kegiatannya untuk melayani setiap nasabah yang datang ke cabang. Asset tersebut harus diidentifikasi, dikelola dan dirawat dengan baik, sehingga kondisinya selalu optimal. Realita dilapangan menunjukkan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari kesalahan mengelola asset tersebut, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu asset sudah saatnya diperbaiki atau bahkan diganti.
3 Asset-asset yang dimiliki pada kenyataannya membuat biaya operasional dan pemeliharaannya menjadi cukup besar, sementara kondisinya sering tidak terkontrol karena tidak rapinya penjadwalan untuk masa pemeliharaan terhadap seluruh assetasset yang ada, justru akan menyebabkan tidak efisien bagi Cabang. Sebagai sumber daya utama perbankan untuk melakukan seluruh kegiatan di cabang, maka pengelolaan dan pemeliharaan asset harus diperhatikan. PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk adalah perusahaan yang bergerak dibidang Jasa Keuangan, Jasa keuangan adalah suatu istilah yang digunakan untuk merujuk jasa yang disediakan oleh industri keuangan. Jasa keuangan juga digunakan untuk merujuk pada organisasi yang menangani pengelolaan dana. Bank, bank investasi, perusahaan asuransi, perusahaan kartu kredit, perusahaan pembiayaan konsumen, dan sekuritas adalah contoh-contoh perusahaan dalam industri ini yang menyediakan berbagai jasa yang terkait dengan uang dan investasi. Dalam menjalankan proses bisnisnya, Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria telah menggunakan perangkat IT yang meliputi hardware, software dan network. Saat ini Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam pengelolaan asset. Kegiatan permintaan, pendataan, monitoring maintenance asset dan lain-lain masih menggunakan dokumen yang harus ditanda tangani oleh manajemen dan data asset masih disimpan dalam bentuk file Microsoft Excel. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan karena penelurusan suatu asset lebih sulit, respon time terhadap keluhan pengguna cukup tinggi, biaya yang tinggi karena penanganan gangguan lebih bersifat korektif dan bukan preventif, hilangnya asset akibat tidak terinventarisir dengan baik dan sulitnya mengetahui nilai asset tidak bergerak pada Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria secara periodik. Aplikasi website yang akan dibuat yaitu berupa sistem yang dapat memonitoring dan juga sekaligus dapat digunakan sebagai reminder untuk pemeliharaan setiap asset yang sesuai dengan jadwalnya masing-masing. Berdasarkan permasalahan diatas, maka diangkatlah penelitian ini dengan judul Aplikasi Monitoring Maintenance Asset Pada Kantor Cabang Bank Mandiri. Aplikasi web ini dibuat dengan menggunakan program PHP dan juga database MYSQL, dengan harapan aplikasi ini mampu memberikan solusi dalam memecahkan masalah pengelolaan assey yang selama ini ada pada Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria.
4 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimana proses bisnis dalam pemeliharaan asset yang sudah berjalan pada saat ini? 2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat digunakan untuk memonitoring maintenance asset tidak bergerak pada Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria? 1.3 Batasan Masalah Dalam rangka pemusatan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasannya, maka batasannya adalah hanya akan membahas mengenai Aplikasi monitoring maintenance asset di Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria, diantaranya: 1. Pengelolaan asset cabang hanya meliputi: meja, kursi, sofa, perangkat komputer, laptop, printer, mesin penghitung uang, mesin pendeteksi dollar dan penyejuk ruangan, namun tidak termasuk kendaraan dan Gedung. 2. Aplikasi Monitoring Maintenance Asset ini hanya menghasilkan Laporan Asset dan Laporan Surat Tugas agar bagian IT mendapatkan informasi kerusakan asset dan dapat melakukan perbaikan asset sesuai dengan Surat Tugas yang sudah di Approve oleh Branch Manager melalui website. 3. Aplikasi Monitoring Maintenance Asset ini hanya sampai dalam tahapan Testing dan belum diimplementasikan di Kantor cabang Jakarta Gandaria. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitian adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis memiliki tujuan sebagai berikut : 1. Untuk memahami kondisi sistem yang ada dan juga untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dibuat pada Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria.
5 2. Agar tingkat pemeliharaan asset tidak bergerak di Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria menjadi lebih terjaga. 3. Untuk mempercepat penanganan Asset tidak bergerak di Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria. 1.5 Manfaat Penelitian Penulisan Tugas Akhir ini dapat memberikan kontribusi berbagai pihak antara lain : 1. Bagi Perusahaan Karena pengelolaan Asset yang telah ada pada saat ini, masih bersifat manual untuk pembuatan Surat Tugas Perbaikan Assetnya. Dimulai dari pembuatan Surat Tugas oleh bagian Verif, lalu Approval yang dilakukan oleh BM dan Surat Tugas tersebut dikirimkan melalui kurir untuk sampai dibagian IT Kantor Pusat. Apabila Aplikasi pada Tugas Akhir ini akan diimplementasikan di Kantor Bank Mandiri cabang Jakarta Gandaria, maka akan mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan Asset dicabang. Karena pengelolaan Asset dilakukan melalui website, dimana Surat Tugas Perbaikan dapat dikirimkan melalui Online melalui Aplikasi Monitoring Maintenance ini ke bagian IT. 2. Bagi Dunia Pendidikan Tugas Akhir ini bisa digunakan sebagai tambahan informasi dan sumber bagi pihak yang berkompeten terhadap masalah yang dibahas, sekaligus sebagai bahan perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat sebelumnya dan juga diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai sumber ilmiah. 3. Bagi Penulis Tugas Akhir ini merupakan implementasi dari teori yang telah didapatkan semasa perkuliahan di Universitas Mercu Buana, selain itu penulis juga dapat mengembangkan wawasan dan pengetahuan tentang masalah-masalah yang tidak didapatkan dibangku kuliah. 1.6 Metode Penelitian 1.6.1 Jenis Penelitian Dalam melakukan penelitian, metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Field Research. Dengan menggunakan penelitian didalam lingkungan Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria. Metode yang
6 diterapkan pada penelitian ini adalah berdasarkan penganalisaan data yaitu metode kualitatif. Dengan mempelajari seluruh responden di Cabang Jakarta Gandaria yang dijadikan objek penelitian sehingga dapat dianalisis. Dalam mengeksplanasi hasil penelitian ini menggunakan metode deskriptif, dimana penelitian ini mencari unsur-unsur, ciri-ciri dan sifat-sifat suatu fenomena yang berkaitan dengan kegiatan monitoring maintenance asset tidak bergerak di Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria. Metode ini dimulai dengan pengumpulan data di Cabang, penganalisaan data dan juga metode pengembangan sistem yang akan dibuat. 1.6.2 Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan hasil dari suatu pembahasan diperlukan data atau informasi yang akurat, maka didalam penelitian ini digunakan metode pengumpulan data, yaitu : a. Observasi Pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan data oleh pengumpul data terhadap peristiwa yang diselidiki pada objek penelitian yaitu fokus pada pemeliharaan asset cabang. Dalam melakukan observasi ini dilakukan pengamatan langsung terhadap aktivitas dalam keseharian dari sistem yang berjalan untuk kegiatan monitoring maintenance asset tidak bergerak yang ada serta proses pengolahan data asset di Cabang Jakarta Gandaria. b. Wawancara Dalam penelitian ini, wawancara dilakukan dengan memberikan pertanyaan kepada CSA (Customer Service Administrator), CSO (Customer Service Officer), Telko (Teller Koordinator), Verifikator, dan BM (Branch Manager). Untuk seluruh pertanyaan yang berkaitan dengan permasalahan yang dapat dilihat pada lampiran. c. Dokumentasi Dokumen-dokumen yang dipelajari untuk memperoleh data dan informasi dalam penelitian ini menggunakan Daftar Asset yang diperoleh dari Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria dan juga Laporan
7 pemeliharaan asset tersebut serta hasil wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini. 1.6.3 Metode Pengembangan Sistem Secara garis besar metode waterfall mempunyai langkah-langkah sebagai berikut: 1. Communication Tahap communication pada project initiation dan requirement gathering yang dilakukan untuk penelitian ini adalah wawancara langsung dengan user pengelola asset di Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria mengenai kebutuhan aplikasi yang dibutuhkan. 2. Planning Planning ini terdiri dari estimating, scheduling, dan tracking. Pada tahap ini, pembuatan aplikasi membutuhkan waktu ± 6 bulan hingga penelitian selesai dilakukan di Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria. 3. Modeling Pada tahap modeling terdiri dari analysis dan design. Untuk mengindentifikasi masalah yang terjadi pada monitoring maintenance asset pada Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria, maka metode Analisa Sistem yang digunakan yaitu PIECES. Dimana dilakukan Analisis terhadap kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economic), pengendalian (control), efisiensi (efficiency) dan pelayanan (service). Tahap desain yang digunakan yaitu dengan menggunakan pendekatan UML (Unified Modeling Language) untuk penuangan pemikirian dari aplikasi yang akan dibangun dan juga untuk mendapatkan solusi dari permasalahan maintenance asset yang terjadi di Kantor Bank Mandiri Cabang Jakarta Gandaria. Diagram yang digunakan dalam design aplikasi ini yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram.
8 4. Construction Tahap ini terdiri dari code dan test. Pada tahap Kode, bahasa Pemograman yang digunakan adalah PHP dan Pada tahap Tes, alat yang digunakan untuk melakukan pengujian pada website yaitu dengan menggunakan browser Google Chrome serta database yang digunakan yaitu MYSQL. 5. Deployment Tahap ini terdiri dari delivery, support, dan feedback. Pada tahap ini, aplikasi menyediakan fungsi dan fitur pengelola asset yang sesuai dengan kebutuhan di Bank Mandiri cabang Jakarta Gandaria. Penelitian ini juga menyediakan dokumentasi berupa desain UML untuk semua fitur dan fungsi. Namun untuk feedback dari aplikasi belum ada, karena aplikasi monitoring maintenance asset ini belum di implementasikan langsung di cabang Jakarta Gandaria. 1.7 Sistematika Penulisan Pembahasan dan penelitian dalam Tugas Akhir ini dibagi menjadi 5 BAB, sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Merupakan uraian tentang latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. Dari BAB I ini dapat diketahui secara garis besar alasan-alasan dipilihnya topik ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. BAB 2 akan dibagi menjadi beberapa subbab yang masing-masing secara garis besar akan membahas mengenai: database yang digunakan MYSQL, model desain yang menggunakan UML, PHP, beberapa pengertian penting yang berkaitan dengan sistem monitoring pemeliharaan asset di Kantor Cabang Bank Mandiri, dsb.
9 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini merupakan analisis pada perangkat yang akan digunakan untuk membangun sistem dan juga berisi tentang perancangan sistem. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini merupakan implementasi hasil program yang dirancang, yaitu beberapa tampilan program, teknik pengujian sistem dan perangkat yang digunakan. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab terakhir ini berisikan kesimpulan berdasarkan hasil analisis dan perancangan aplikasi. Selain itu bab ini juga berisi saran-saran yang menjelaskan tentang usulan-usulan yang berhubungan dengan pengembangan atau perancangan sistem agar sistem ini dapat berjalan dengan baik pada saat ini dan pada masa yang akan datang.