Bab 2. Landasan Teori

8 Bab 2 Landasan Teori 2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian Evaluasi (Kamus Besar Bahasa Indonesia), Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi-solusi atas permasalahan yang ditemukan. (Umar Husein 2005,p36), Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikejakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang diperoleh. Jadi kesimpulannya evaluasi adalah menganalisis dan memberi penilaian serta solusi terhadap masalah yang ditemukan. 2.1.2 Pengertian Sistem (James A. Hall 2001, h5), Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (James A. O Brien 2005, h29), Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan

9 bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponenkomponen yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. 2.1.3 Pengertian Informasi (Raymond McLeod 2001, h15), Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. (James A. Hall 2007, p617), Informasi adalah fakta yang menyebabkan penggunanya melakukan tindakan yang tidak akan dapat dilakukannya atau tidak dilakukannya, jika tidak ada fakta tersebut. (Mcleod 2004, p10), information is processed data that is meaningful; it usually tells the user something that she or he did not already know. (Informasi adalah data yang diproses yang mempunyai arti; informasi biasanya memberitahukan pengguna akan sesuatu yang belum pernah ia ketahui). Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diatur dan telah diproses dan mempunyai arti untuk penerimanya. 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi (James A. O Brien 2003, p7), Sistem informasi dapat diorganisasikan dengan mengkombinasikan manusia, hardware, software, jaringan

10 komunikasi dan sumber daya data dimana informasi dikumpulkan, ditransformasikan dan disebarkan dalam organisasi. (James A. Hall 2007, p9), Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para penggunanya. Jadi kesimpulannya sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan dan dapat diorganisasikan dengan mengkombinasikan manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data dimana informasi dikumpulkan, ditransformasikan dan disebarkan dalam organisasi diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para penggunanya. 2.1.5 Pengendalian Internal 2.1.5.1 Pengertian Pengendalian Internal (Arens, Elder dan Beasley 2005, p270), Pengendalian internal berisi dari kebijakan dan prosedur yang didesain untuk mendukung manajemen dengan perlindungan yang diterima oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya. (Romney dan Steinbart 2002, p195), Pengendalian internal adalah perencanaan dari organisasi dan metode-metode yang akurat dan terpercaya, mengembangkan dan memperbaiki keefisienan operasional dan mendorong ketaatan untuk menentukan kebijakan manajerial.

11 (Ron Weber 1999, p35), Pengendalian internal adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak lengkap, mengandung redudansi, tidak efektif dan tidak efisien. Pengendalian internal dikelompokkan menjadi tiga bagian : 1. Preventive control Pengendalian ini digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul. 2. Detective control Pengendalian ini digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan pengendalian setelah masalah tersebut timbul. 3. Corrective control Pengendalian ini digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada detective control. Pengendalian ini mencakup prosedur untuk menentukan penyebab masalah yang timbul, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang timbul, memodifikasi sistem proses. Dengan demikian bisa mencegah kejadian yang sama pada masa yang akan datang. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah kebijakan yang didesain untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi kejadian untuk mendukung manajemen.

12 2.1.5.2 Komponen Pengendalian Internal (http://id.wikipedia.org/wiki/pengendalian_intern), Committee of Sponsoring Organization of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko(Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication). 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau terdesentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

13 2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah diidentifikasi dapat dianalisa dan evaluasi sehingga dapat diperkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. 3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure) Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib. 2. Pelimpahan tanggung jawab. 3. Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait. 4. Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur

14 pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. 5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi. Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strstegi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian

15 atas pengendalian intern sebagai bagian dari auditor atas laporan keuangan. 2.1.5.3 Tujuan Pengendalian Internal COSO yang dikutip dari buku (Romney 2003,p.196) tujuan pengendalian intern adalah : 1. Efektifitas dan efisiensi operasi. 2. Laporan keuangan yang dapat dipercaya. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ada. 2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (Jones Rama 2003, p4), Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan sama seperti perolehan informasi yang berasal dari pengolahan transaksi akuntansi rutin. (McLeod 2001, p304), Sistem Informasi Akuntansi bertugas untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Kesimpulannya Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan data yang berisi informasi akuntansi dan keuangan yang diatur untuk memproses transaksi menjadi informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

16 2.1.6.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi (Menurut Hall 2001,p18): 1. Untuk mendukung fungsi pertanggungjawaban kepengurusan suatu organisasi atau perusahaan. Manajemen bertanggung jawab untuk menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi tersebut. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen unuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi membantu personil operasional untuk bekerja lebih efektif dan efisien. 2.1.6.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Beberapa karakteristik Sistem Informasi Akuntansi menurut (Raymond Mcleod, Jr 2001, p306), yaitu : 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melakukan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik,

17 serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan Sistem Informasi Akuntansi sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian. 2. Berpegangan pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara atau prosedur yang umum digunakan. 3. Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga akhir dan sebaliknya. 4. Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh Sistem Informasi Akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. 5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal. Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. (Raymond Mcleod, Junior 2001, p304-305) Sistem Informasi Akuntansi melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data, yaitu:

18 1. Pengumpulan Data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan. 2. Manipulasi data. Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi : pengklasifikasian, pengurutan, penghitungan, dan pengikhtisaran. 3. Penyimpanan data. Data dari setiap transaksi disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi. 4. Penyiapan dokumen Output yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan dipicu dalam 2 cara: a. Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan bila terjadi sesuatu. Misalnya, tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi. b. Oleh jadwal waktu.

19 Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Misalnya, cek gaji yang disiapkan setiap hari Jumat. 2.1.7 COBIT COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah sebuah framework dan supporting toolset yang membantu manajer menjembatani gap antara tujuan untuk keperluan pengendalian, permasalahan teknik (technical issue) dan resiko bisnis serta mengkomunikasikan level pengendalian kepada stakeholders ( IT Governance Institute, 2005). Pengelolaan assurance, pengendalian dan security professionals. COBIT menyediakan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil dan lebih difokuskan pada pengendalian (control), yang selanjutnya dijelaskan dalam domain dan framework proses. Manfaat dari langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil tersebut antara lain : 1. Membantu mengoptimalkan investasi teknologi informasi yang mungkin dapat dilakukan. 2. Menjamin pengiriman service. 3. Menyediakan pengukuran yang akan digunakan untuk memutuskan ketika terjadi suatu kesalahan. Orientasi bisnis dari COBIT adalah menghubungkan tujuan bisnis ke dalam tujuan teknologi informasi, menyediakan metric dan

20 maturity models untuk mengukur pencapaian tujuan perusahaan serta mengidentifikasikan tanggung jawab yang terkumpul dari bisnis dan IT process owners. Prinsip dasar dari framework COBIT adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. COBIT dikembangkan oleh Information Technology Governance Institute, yang merupakan bagian dari Information System Audit and Control Association (ISACA). COBIT memberikan arahan (guidelines) yang berorientasi pada bisnis, dan karena itu bussiness process owners dan manager, termasuk juga auditor dan user, diharapkan dapat memanfaatkan arahan ini dengan sebaik-baiknya. Domain COBIT: 1. PLAN AND ORGANISE (PO) Domain ini mencakup strategi dan taktik, serta difokuskan pada penentuan arah TI yang dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan-tujuan bisnis (business objectives). Selanjutnya, realisasi dari strategi yang merupakan penjabaran dari visi dan misi perusahaan perlu untuk direncanakan, dikomunikasikan dan diatur dengan perspektif yang berbeda. Domain PO terdiri dari 10 macam proses, yaitu: 1. PO1 Define a Strategic IT Plan 2. PO2 Define the Information Architecture

21 3. PO3 Determine Technological Direction 4. PO4 Define the IT Processes, Organization and Relationships 5. PO5 Manage the IT Investment 6. PO6 Communicate Management Aims and Direction 7. PO7 Manage IT Human Resources 8. PO8 Manage Quality 9. PO9 Assess and Manage IT Risks 10. PO10 Manage Projects 2. ACQUIRE AND IMPLEMENT (AI) IT solution pada realisasi IT strategy perlu diidentifikasikan, dikembangkan atau dipelajari sebagaimana diimplementasikan dan diintegrasikan ke dalam proses bisnis. Sementara itu, perubahan dan perawatan sistem yang ada tercakup dalam domain AI untuk memastikan penyelesaian yang berkelanjutan memenuhi tujuan-tujuan bisnisnya. Domain AI terdiri dari 7 macam proses, yaitu: 1. AI1 Identify Automated Solutions 2. AI2 Acquire and Maintain Application Software 3. AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure 4. AI4 Enable Operation and Use 5. AI5 Procure IT Resources 6. AI6 Manage Changes 7. AI7 Install and Accredit Solutions and Changes

22 3. DELIVER AND SUPPORT (DS) Domain ini difokuskan pada actual delivery dari layanan yang dibutuhkan, yang mana melibatkan layanan pengiriman, manajemen keamanan dan kelancaran, pendukung layanan bagi users dan manajemen data serta fasilitas operasional. Domain DS terdiri dari 13 proses, yaitu: 1. DS1 Define and Manage Service Levels 2. DS2 Manage Third-party Services 3. DS3 Manage Performance and Capacity 4. DS4 Ensure Continuous Service 5. DS5 Ensure Systems Security 6. DS6 Identify and Allocate Costs 7. DS7 Educate and Train Users 8. DS8 Manage Service Desk and Incidents 9. DS9 Manage the Configuration 10. DS10 Manage Problems 11. DS11 Manage Data 12. DS12 Manage the Physical Environment 13. DS13 Manage Operations 4. MONITOR AND EVALUATE (ME) Semua proses teknologi informasi perlu dinilai secara berkala untuk mengetahui kualitas dan pelaksanaannya terhadap pemenuhan

23 kebutuhan pengendalian. Domain ini difokuskan untuk mengetahui performance manajemen, memonitor pengendalian internal, pelaksanaan peraturan dan penyediaan pengelolaan Domain ME terdiri dari 4 macam proses, yaitu: 1. ME1 Monitor and Evaluate IT Performance 2. ME2 Monitor and Evaluate Internal Control 3. ME3 Ensure Regulatory Compliance 4. ME4 Provide IT Governance Menurut COBIT 4.1 (p. 17-18). Proses COBIT teknologi informasi melindungi pengendalian umum teknologi informasi tetapi tidak ada pengendalian aplikasi karena merupakan tanggung jawab dari pemilik proses bisnis dan digambarkan sebelumnya dimana diintegrasikan didalam proses bisnisnya. Berdasarkan COBIT 4.1, kriteria informasi untuk mencapai tujuan bisnis meliputi : 1. Efektifitas Untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan benar, konsisten. dapat dipercaya dan tepat waktu.

24 2. Efisiensi Memfokuskan pada ketentuan informasi melalui penggunaan sumber daya yang optimal. 3. Kerahasiaan Memfokuskan proteksi terhadap informasi yang penting orang yang tidak memiliki hak otorisasi. 4. Integritas Berhubungan dengan keakuratan dan kelengkapan informasi dengan kebenaran yang sesuai dengan harapan dan nilai bisnis. 5. Ketersediaan Berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika diperlukan dalam proses bisnis sekarang dan yang akan datang. 6. Kelengkapan Sesuai menurut hukum, peraturan dan rencana perjanjian untuk proses bisnis. 7, Keakuratan informasi Informasi untuk manajemen mengoperasikan entitas dan mengatur pelatihan keuangan dan kelengkapan laporan pertanggungjawaban. Kaitan Tujuan Bisnis dan Tujuan teknologi informasi dalam COBIT dapat dibagi menjadi 4 perspektif, yaitu :

25 1. Perspektif Keuangan Dilihat dari perspektif keuangan ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Memberikan hasil yang baik dalam investasi pada teknologi informasi memungkinkan investasi bisnis 2. Mengelola teknologi informasi berhubungan dengan resiko bisnis 3. Meningkatkan penguasaan perusahaan dan ketransparanan 2. Perspektif Pelanggan Dilihat dari perspektif pelanggan ada 6 hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pelayanan. 2. Memajukan produk untuk dapat bersaing dan pelayanan 3. Memperkenalkan kelancaran pelayanan dan ketersediaan 4. Cepat tanggap dalam merespon perubahan bisnis 5. Mencapai biaya optimal dalam layanan pengiriman 6. Memperoleh kepercayaan dan informasi yang berguna untuk strategi pembuatan keputusan 3. Perspektif Internal Dilihat dari perspektif internal ada 6 hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Meningkatkan dan memelihara fungsi- fungsi bisnis proses 2. Mengurangi biaya proses

26 3. Menyediakan pemenuhan dengan hukum eksternal, peraturan dan perjanjian 4. Menyediakan pemenuhan dengan kebijakan internal 5. Mengelola perubahan bisnis 6. Menyediakan dan memelihara operasional dan produktifitas staf 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Dilihat dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan ada 2 hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Mengelola produk dan bisnis inovasi 2. Memperoleh dan memelihara kemampuan dan motivasi orang Maturity Models Penilaian kemampuan proses berdasarkan maturity models COBIT adalah bagian kunci dari implementasi pengelolaan teknologi informasi. Maturity dimodelkan untuk pihak manajemen dan digunakan untuk mengontrol IT processes berdasarkan metode evaluasi dari perusahaan, sehingga dapat digunakan untuk menilai dirinya dimulai dari level non existent (0) ke level optimised (5). Pendekatan ini berasal dari maturity model yang dibuat oleh Software Engineering Institute dan digunakan untuk menilai tingkat kematangan (maturity) dari kemampuan pengembangan software.

27 Maturity levels dirancang sebagai profil dari IT processes yang akan diakui oleh pihak perusahaan sebagai penjelasan yang memungkinkan dari kondisi sekarang dan kondisi di masa yang akan datang. IT processes COBIT, yaitu: 1. Dapat menilai performance perusahaan yang sebenarnya, yaitu posisi perusahaan saat ini. 2. Dapat mengetahui status industri saat ini, dengan melakukan perbandingan. 3. Dapat meningkatkan target perusahaan, dengan memetakan posisi yang ingin dicapai oleh perusahaan. 4. Hasil yang diperoleh dengan mudah dapat digunakan dalam uraian manajemen, yaitu dengan cara menampilkannya sebagai pendukung untuk rencana ke depan dari business case yang akan dihadapi. Teknik evaluasi yang digunakan pada Djatmiko (2007), dimana maturity model digunakan sebagai metric untuk mengukur tingkat perkembangan system informasi. Dengan Maturity model dapat digunakan juga untuk mengendalikan proses TI dengan suatu metoda scoring sedemikian sehingga suatu organisasi dapat menilai dirinya sendiri dan tidak ada sampai optimized (dari 0 sampai 5). Pendekatan ini diperoleh berdasarkan Maturity Model. Untuk masing-masing proses IT, ada suatu skala pengukuran, berdasar pada suatu penilaian antara 0 sampai 5. Skala ini

28 dihubungkan dengan matuity model yang diuraikan berkisar antara Tidak ada sampai optimized sebagai berikut : Model Umum Maturity Level 0 Tidak ada (Non-Existent ), kurang lengkapnya setiap proses yang dikenal. Organisasi sama sekali tidak mengetahui adanya masalah. Level 1 Inisialisasi ( Initial ), Terdapat bukti bahwa organisasi telah mengetahui adanya masalah yang membutuhkan penanganan. Penanganan masalah dilakukan dengan pendekatan adhoc, berdasarkan kasus dari perorangan. Tidak dilakukannya pengelolaan proses yang terorganisir. Setiap proses ditangani tanpa menggunakan standar. Level 2 Pengulangan ( Repeatable ), Prosedur yang sama telah dikembangkan dalam proses-proses untuk menangani suatu tugas, dan diikuti oleh setiap orang yang terlibat di dalamnya. Tidak ada pelatihan dan komunikasi dari prosedur standard tersebut. Tanggung jawab pelaksanaan standar diserahkan pada setiap individu. Kepercayaan terhadap pengetahuan individu sangat tinggi, sehingga kesalahaan sangat memungkinkan terjadi. Level 3 Terdefinisi ( Defined ), Prosedur telah distandardisasikan, didokumentasi, serta dikomunikasikan melalui pelatihan. Namun, implementasinya diserahkan pada setiap individu, sehingga kemungkinan besar penyimpangan tidak dapat dideteksi. Prosedur tersebut dikembangkan sebagai bentuk formulasi dari pratik yang ada. Level 4 Dikelola ( Managed ), Pengukuran dan pemantauan terhadap kepatuhan

29 dengan prosedur, serta pengambilan tindakan jika proses tidak berjalan secara efektif, dapat dilakukan. Perbaikan proses dilakukan secara konstan. Implementasi proses dilakukan secara baik. Otomasi dan perangkat yang digunakan terbatas. Level 5 Dioptimalkan ( Optimized ), Implementasi proses dilakukan secara memuaskan. Hal tersebut merupakan hasil dari perbaikan proses yang terus menerus dan pengukuran tingkat kedewasaan organisasi. Teknologi informasi diintergrasikan dengan aliran kerja, dan berfungsi sebagai perangkat yang memperbaiki kualitas dan efektivitas. Organisasi lebih responsif dalam menghadapi kompetisi bisnis. Tabel 2.1.9 Level Model Maturity Terdapat lima macam kemungkinan respon, dikaitkan dengan maturity model yang direkomendasikan oleh COBIT ( skala 0 5 ). Responen akan memilih tingkat aktivitas yang sangat sesuai dengan kondisi saat ini. Maturity Model akan membantu para profesional menjelaskan ke para manajer tentang kekurangan manajemen teknologi informasi dan menetapkan target yang mereka perlukan dengan membandingkan kontrol organisasi pratik yang terbaik. Tingkatan maturity akan dipengaruhi oleh sasaran rinci tingkat dari control maturity akan tergantung pada organisasi yang bergantung pada teknologi informasi, teknologi dan terutama informasinya.

30 2.2 Teori Pendukung 2.2.1 Overview Activity Diagram Activity diagram mempresentasikan bisnis dan juga workflow operasional dalam suatu sistem. Sebuah Activity Diagram adalah variasi dari state diagram yang mana state merepresentasikan operasi dan transisinya merepresentasikan aktivitas yang terjadi pada saat operasi telah selesai. Initial state Fill Out Form Check Form [Incorrect form] [Correct form] Final state Activity diagram tersebut memperlihatkan aksi yang terjadi pada saat anda menyelesaikan suatu isian pada web form. User mulai dengan mengisi form yang tersedia kemudian akan dicek, hasil dari pengecekan tersebut akan diketahui apakah form tersebut harus diisi lagi atau dinyatakan sudah selesai. 2.2.2 Pengertian Persediaan (Baridwan 2000, p149), Persediaan merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan, namun akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual

31 2.2.3 Pengertian Sistem Informasi Persediaan (Bowersox dan Closs 1996, p31), kebutuhan persediaan suatu perusahaan tergantung pada tingkat servis pelanggan yang diinginkan dengan inventori minimum dan dengan biaya keseluruhan yang paling rendah. (Kieso 2001, p394), persediaan adalah aset yang disimpan untuk dijual dalam siklus bisnis biasa atau suatu barang yang akan digunakan atau dikonsumsi sebagai barang produksi untuk suatu barang yang akan dijual. Jadi Kesimpulan kami sistem informasi persediaan adalah sistem yang menyediakan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang berhubungan dengan operasi pemesanan, penyimpanan dan persediaan bahan baku. 2.2.4 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Persediaan Fungsi yang terkait dalam sistem informasi persediaan antara lain (Wilkinson etal, 2000) : 1. Bagian Gudang Bertugas untuk mengatur persediaan yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali,memastikan bahwa persediaan telah dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan,menerima barang yang dipesan dan memeriksa barang yang diterima dalam keadaan baik,menjaga persediaan barang hingga dibutuhkan.

32 2. Bagian Pembelian Bertugas untuk memilih supplier yang kompetitif untuk mendapatkanbarang atau jasa,memesan dan membeli barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 3. Bagian Penjualan Bertugas untuk membuat sales order dan invoice atas barang yang dijual sehingga mengubah jumlah database persediaan.