Organizing
Syarat Organisasi 1. Sekelompok orang 2. Hubungan dan Pembagian Kerja 3. Tujuan
Definisi Organizing Aplikasi syarat organisasi Gambaran skematis hubungan kerja capai tujuan Proses penetapan dan pembagian pekerjaan, tugas, tanggungjawab, wewenang (JOB DESCRIPTION)
Tujuan Mempermudah pelaksanaan tugas Pembagian kerja jelas Mempermudah pimpinan untuk controlling
Prosesnya. Rinci Seluruh Job kebutuhan alat, TK, bangunan dll Bagi BEBAN KERJA Kombinasikan Antar Fungsi dalam Organisasi Produksi, Personalia, Keuangan, Pemasaran Penetapan Mekanisme Koordinasi Job Evaluasi Efektivitas secara BERKALA
STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI = DESAIN ORGANISASI Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola Mencakup aspek-aspek penting organisasi & proses pengorganisasian meliputi : 1. Pembagian kerja 2. Departementalisasi/ departementasi 3. Bagan organisasi formal 4. Rantai perintah & kesatuan perintah 5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen 6. Saluran komunikasi 7. Penggunaan komite 8. Rentang manajemen & kelompok-kelompok informal
PEMBAGIAN KERJA Prinsip pembagian kerja (division of labor) merupakan tiang dasar pengorganisasian yang memungkinkan synergy terjadi. Konsep synergy kelompok 2 orang atau lebih yang bersama secara kooperatif & dapat mencapai dilakukan perseorangan. bekerja dikoordinasikan hasil lebih dari pada
BAGAN ORGANISASI FORMAL STRUKTUR ORGANISASI Terlalu kompleks secara verbal Perlu bagan organisasi BAGAN ORGANISASI (Organization Chart) Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi & menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya
5 Aspek Bagan Organisasi 1. Pembagian kerja Kotak: Individu/ satuan organisasi yang bertanggung jawab & tingkat spesialisasi 2. Manajer & bawahan atau rantai perintah Menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan & bawahan dalam keseluruahan organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Label + deskripsi kotak pekerjaan atau bidang tanggung jawab yang berbeda. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan Menunjukkan atas dasar apa kegiatan organisasi dibagi-bagi 5. Tingkatan manajemen Menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen
BENTUK-BENTUK ORGANISASI 1. BENTUK PIRAMID Paling banyak digunakan Sederhana, jelas, mudah dimengerti 2. BENTUK VERTIKAL Menyerupai piramid Berwujud tegak sepenuhnya 3. BENTUK HORIZONTAL Aliran wewenang & tanggung kawab dari kiri ke kanan 4. BENTUK LINGKARAN Menekankan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya Jarang digunakan
DEPARTEMENTALISASI Merupakan pengelompokan kegiatankegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis & saling berhubungan dapat dikerjakan bersama
Bentuk departementalisasi 1. FUNGSI : Pemasaran, akuntasi, produksi, keuangan 2. PRODUK/ JASA: Divisi mesin cuci, lemari es, radio 3. WILAYAH 4. LANGGANAN: Penjualan industri, pedagang eceran, Pemerintah, militer, konsumen 5. PROSES ATAU PERALATAN Departemen pemotongan, Kelompok perakitan, bagian pembungkusan, bagian finishing 6. WAKTU : Shif I, II, III 7. PELAYANAN : Ekonomi, bisnis, eksekutif 8. ALPHA-NUMERICAL: Pelayanan telepon 9. PROYEK & MATRIK: Perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, konsultan
Tipe Struktur Organisasi 1. Lini 2. Lini Staff 3. Fungsional 4. Commite/Divisi 5. Matriks
LINI (GARIS) garis bersama kekuasaan dan tggjwb bercabang dari tiap pimpinan (top s/d low) tiap atasan punya bawahan tanggjwb hanya pd satu atasan tiap atasan DITUNTUT pengetahuan SERBAGUNA karena tidak ada bantuan staff ahli
Kelebihan : Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA Disiplin, pengawasan MUDAH akibat DELEGASI yg jelas Keputusan LEBIH CEPAT Kekurangan : Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas Tanpa staff ahli, beban tanggung jawab administrasi yg BERAT Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL sangat KURANG
LINI STAFF biasanya untuk perusahaan besar luas area kerja dan bidang tgs yg kompleks Menyempurnakan kekurangan LINI Ada STAFF AHLI : ahli bidang tertentu Memberi nasehat dan saran pd pimpinan jk ada kesulitan Tidak ada HAK memerintah wawasan
Kelebihan : Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE Manajer hanya perlu keahlian khusus bidangnya Efektivitas tinggi fungsi staff ada ahlinya Kelemahan : wewenang staf harus tegas awalnya staf beri nasehat namun bs jd perintah Staf unefektif pd unit garis jika hanya menunggu untuk dimintai saran
FUNGSIONAL o Organisasi berdasar fungsi (produksi, personalia, keuangan, pemasaran) o Tggjwb karyawan tdk hanya 1 atasan o Pimpinan berhak perintah semua karyawan selama berhubngan dg bidang kerja
o Kelebihan : Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN Mudah isi jabatan sesuai keahliannya Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan o Kelemahan : Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb karyawan menerima perintah dr banyak atasan dg kekuasaan yg sama Antar spesialis ahli sulit kerja sama merasa fungsinya TERPENTING
PRESIDEN DIREKTUR MANAJER PRODUKSI MANAJER PEMASARAN MANAJER KEUANGAN MANAJER PERSONALIA
COMMITE/DIVISI Bila secara fungsional terlalu kompleks atau tidak praktis Divisi: Merancang, memproduksi & memasarkan produknya sendiri Digunakan untuk perusahanperusahaan besar
PROYEK & MATRIK Merupakan tipe departementasi campuran, terstruktur dari satu atau lebih dari tipe-tipe departementasi. Bermaksud mengkombinasikan kebaikan-kebaikan fungsi & divisi dan menghindarkan kekurangan
PROYEK DEPARTEMENTASI pembentukan tim-tim spesialis-spesialis TUJUAN KHUSUS Manajer proyek mempunyai wewenang memimpin anggota selama jangka waktu proyek. Proyek selesai tim dibubarkan
MATRIK Departementasi sama dengan proyek Pada struktur matrik karyawan mempunyai 2 atasan (di bawah 2 wewenang) Rantai perintah pertama adalah fungsional/ divisional vertikal
KOORDINASI KEGIATAN DIBAGI BAGI & DIDEPARTEMENTASI Perlu mengkoordinasikan (mencapai tujuan) Koordinasi efektif? KOORDINASI (=COORDINATION) tergantung rentang manajemen atau rentang kendali Proses pengintegrasian tujuan-tujuan & kegiatan-kegiatan pada satuansatuan terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
KEBUTUHAN ORGANISASI Tergantung pada sifat & kebutuhan komunikasi dalam melaksanakan tugas. Tergantung pada derajat saling ketergantungan bermacammacam satuan pelaksananya. Ada 3 macam derajat ketergantungan: 1. Saling ketergantungan yang menyatu 2. Saling ketergantungan yang berurutan 3. Saling ketergantungan timbal balik
POOLED INTERDEPENDENCE (Menyatu) POOLED INTERDEPENDENCE DIVISI PRODUK A DIVISI PRODUK B
SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE (berurutan) DEPTpembelian DEPT produksi RECIPROCAL INTERDEPENDENCE (Timbal Balik) Bagian Bagian Pemeliharaan Operasi
RENTANG KENDALI Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer/ atasan. Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada atasan tertentu
PENENTUAN RENTANGAN YANG TEPAT PENTING? Mempengaruhi efisiensi manager & kerja efektif bawahan Berhubungan dengan struktur organisasi Sempit (tall) banyak tingkat pengawasan Melebar (flat) tingkatan manajemen sedikit RENTANG OPTIMAL?
1. Henri Fayol - Pengawasan produksi 20-30 orang karyawan - Kepala Pengawas 2-4 pengawas produksi 3. VA. Gracunas Rumus : R = Jumlah hub n = Jumlah bawahan R n n 2 1 n 1 4. Jendr. Iian Hamilton 3-6 orang 5. Lyndall F. Urwick paling banyak 6 orang