BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kemajuan zaman dan perkembangan teknologi yang sangat pesat, memberikan pengaruh terhadap pemanfaatan teknologi informasi di segala bidang, sebab banyak solusi dan kemudahan yang ditawarkan oleh teknologi informasi. Banyak teknologi informasi yang digunakan untuk menjalankan kegiatan di bidang organisasi, bisnis dan instansi, hingga teknologi informasi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi maupun solusi dalam bidang monitoring ruangan. Dalam bidang monitoring penggunaan ruangan, teknologi informasi sangat membantu pekerjaan manusia. Dimana proses monitoring penggunaan ruangan yang dilakukan saat ini, masih dengan cara me-monitoring melalui catatan yang ada dipapan tulis dan mengecek surat peminjaman yang masuk. Apabila ingin meminjam ruangan, peminjam juga harus menanyakan ke bagian aset yang menangani peminjaman ruangan apakah ruangan dapat dipinjam atau tidak, kemudian ke kantor KPTU untuk menyerahkan surat peminjaman ruangan. Sekolah Vokasi merupakan salah satu fakultas yang ada di UGM (Universitas Gadjah Mada). Sekolah vokasi menggunakan banyak gedung sebagai lokasi perkuliahan, dua diantaranya adalah Gedung pusat Sekolah Vokasi UGM dan Gedung Perpustakaan Sekolah Vokasi UGM. Fakultas ini memiliki 26 program studi dengan masing-masing program studi memiliki himpunan mahasiswa sendiri. Himpunan mahasiswa setiap program studi aktif berorganisasi dan memiliki banyak kegiatan, sehingga ruangan sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya kegiatan. Sekolah Vokasi UGM menyediakan ruangan yang diperbolehkan dipinjam untuk kegiatan mahasiswa maupun perkuliahan yaitu di Gedung pusat Sekolah Vokasi UGM dan Gedung Perpustakaan Sekolah Vokasi UGM. Adanya ruangan yang dipinjam membutuhkan monitoring atau pengawasan. Namun kurangnya tenaga kerja dalam monitoring penggunaan ruangan yang ada serta penanganan terhadap mahasiswa apabila meminjam ruangan terdapat beberapa permasalahan. 1
2 Permasalahan yang ada dalam monitoring penggunaan ruangan yaitu saat ini proses monitoring yang ada kurang efisien, memakan banyak waktu dan tenaga. Selain itu pemberian informasi dari pegawai dirasa kurang valid. Sebagai contoh ruangan yang sudah dipinjam, dapat dipinjam kembali pada tanggal dan waktu yang sama. Hal ini menimbulkan permasalahan antar himpunan mahasiswa. Selain itu sulitnya birokrasi juga menjadi salah satu permasalahan. Teknologi informasi yang terus berkembang membuat inovasi-inovasi baru yang melahirkan ide untuk membuat sistem yang dapat digunakan untuk memonitoring penggunaan ruangan dengan melihat ketersediaan ruangan yang ada, mengaktif nonaktifkan ruangan yang dapat dipinjam, pegawai mendapat pemberitahuan berupa informasi peminjaman ruangan dan pembatalan peminjaman ruangan, verifikasi data peminjam, mendapat informasi data peminjaman, serta dapat berkomunikasi dengan peminjam walaupun tidak secara langsung. Proses tersebut mempermudah pegawai KPTU dan pegawai bagian aset yang menangani monitoring penggunaan ruangan Sekolah Vokasi UGM. Selain itu terdapat proses verifikasi peminjaman ruangan yang dipinjam oleh mahasiswa sehingga informasi yang dihasilkan valid. Dari informasi yang valid tersebut diharapkan tidak akan ada lagi permasalahan peminjaman antar sesama peminjam ruangan dan memudahkan pegawai dalam melakukan proses monitoring penggunaan ruangan yang ada. 1.2. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat sistem yang dapat digunakan untuk monitoring penggunaan ruangan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (UGM). 1.3. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak meluas dari inti permasalahan, maka pembahasan akan dibatasi oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Sistem tidak menyediakan fasilitas perubahan denah ruangan. 2. Sistem hanya dapat digunakan oleh civitas akademika Sekolah Vokasi UGM. 3. Sistem tidak menyediakan fasilitas pembuatan laporan tiap tahunnya.
3 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah membangun sebuah sistem monitoring penggunaan ruangan berbasis web dalam lingkungan kampus Sekolah Vokasi UGM. Fungsi utama untuk me-monitoring penggunaan ruangan dengan melihat ketersediaan ruangan yang ada, mengaktif nonaktifkan ruangan yang dapat dipinjam, pegawai mendapat pemberitahuan berupa informasi peminjaman ruangan dan pembatalan peminjaman ruangan, verifikasi data peminjam, mendapat informasi data peminjaman, dapat berkomunikasi dengan peminjam walaupun tidak secara langsung, serta verifikasi peminjaman ruangan yang dilakukan oleh peminjam. 1.5. Manfaat Penelitian Manfaat yang didapat oleh admin dalam penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Membantu dalam melakukan monitoring penggunaan ruangan. 2. Memudahkan admin dalam mengaktif dan nonaktifkan ruangan yang dapat dipinjam. 3. Memudahkan admin dalam validasi akun data peminjam. 4. Memudahkan admin dalam memberikan akses kepada pegawai KPTU dalam menggunakan sistem, sehingga pegawai KPTU juga dapat langsung monitoring penggunaan ruangan. 5. Mengetahui adanya pemberitahuan peminjam yang meminjam dan membatalkan peminjaman ruangan. 6. Membantu dalam proses verifikasi ruangan yang dipinjam oleh peminjam. 7. Mengetahui informasi data peminjaman dan cetak laporan setiap bulannya. Manfaat yang didapat oleh pegawai KPTU Sekolah Vokasi UGM dalam penelitian ini sebagai berikut. 1. Pegawai KPTU mendapatkan akses menggunakan sistem sehingga dapat monitoring langsung penggunaan ruangan. 2. Memudahkan pegawai KPTU Sekolah Vokasi UGM dalam melayani peminjaman ruangan oleh peminjam.
4 3. Mengetahui informasi yang akurat, sehingga dalam penyampaian informasi kepada peminjam valid dan tidak akan terjadi bentrok pada peminjaman ruangan. 4. Mengetahui hasil verifikasi peminjaman ruangan yang dilakukan oleh admin. 5. Mengetahui informasi data peminajaman dan laporan setiap bulannya. 1.6. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian ini dibagi menjadi empat bagian utama yaitu observasi, wawancara, studi literatur, dan perancangan dan pengembangan sistem. 1. Observasi Metode ini dilakukan melalui proses pengumpulan data mengenai jumlah ruangan Sekolah Vokasi UGM dan Perpustakaan Sekolah Vokasi UGM yang dapat dipinjam dan informasi proses peminjaman ruangan yang saat ini dilakukan. Kemudian data tersebut akan digunakan untuk membuat perencaanaan sistem informasi. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan admin yaitu pegawai yang bertugas menangani peminjaman ruangan dan pegawai KPTU Sekolah Vokasi UGM yang akan mengimplementasikan Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM. Wawancara ini dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan admin dan pegawai KPTU Sekolah Vokasi UGM serta memperoleh data dan informasi yang berkaitan dalam penelitian ini. 3. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan data dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM, termasuk dalam perancangan, analisa data, dan implementasi sistem. 4. Metode Perancangan dan Pengembangan Sistem Metode ini dilakukan untuk penerapan dari tujuan penelitian. Metode ini terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
5 a. Analisis Sistem Analisis Sistem berisi tentang permasalahan yang ada dalam proses monitoring pengggunaan ruangan Sekolah Vokasi UGM. Hasil dari analisis permasalahan ini kemudian dituliskan dalam analisis kebutuhan sistem, kebutuhan data, kebutuhan fungsional dan juga kebutuhan non fungsional sistem yang akan dibangun. b. Perancangan Perancangan Sistem berisi tentang Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM yang akan dibangun dan dirancang berdasarkan analisis yang telah dilakukan. Sistem dirancang meliputi perancangan basis data, perancangan menu, dan perancangan user interface. c. Implementasi Sistem Implementasi Sistem berisi tentang sistem yang akan diimplementasikan dari perancangan yang telah dilakukan, Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM menggunakan bahasa pemograman Hypertext Prepocessor (PHP), framework CodeIgniter, basis data MySQL dan server Apache. d. Pengujian Sistem Pengujian Sistem berisi tentang pembahasan dalam pengujian Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM yang telah dibuat. Tujuannya adalah menguji kesesuaian sistem yang dibuat dengan perancangan yang disusun sebelumnya, mengurangi kesalahpahaman pada sistem serta memastikan sistem ini dapat digunakan dengan baik. e. Dokumentasi dan Pelaporan Dokumentasi dan Pelaporan berisi tentang dokumentasi dan pelaporan yang merupakan bahasan tentang pembuatan laporan dan dokumentasi dari Sistem Monitoring Penggunaan Ruangan di Sekolah Vokasi UGM yang telah dibuat.
6 1.7. Sistematika Penelitian Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas dalam penelitian, yaitu terdiri dari: BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Membahas tentang tinjauan secara umum sebagai dasar penelitian. Pada bagian ini menjelaskan informasi-informasi yang digunakan sebagai bahan acuan penulis yang bersumber Informasi tersebut dapat berupa penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. BAB III LANDASAN TEORI Menjelaskan mengenai teori-teori yang menjadi landasan dalam tahap analisis dan perancangan sistem. Selain itu, pada bab ini juga berisi penjelasan tentang komponen-komponen yang digunakan dalam membangun sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Membahas tentang analisis dan perancangan sistem pada penelitian ini. Bagian analisis meliputi analisis permasalahan, kebutuhan fungsional dan nonfungsional sistem, gambaran umum sistem, analisis kebutuhan data, analisis basis data, dan analisis model sistem. Perancangan sistem meliputi perancangan struktur menusistem dan perancangan antarmuka pengguna yang digunakan dalam penelitian ini. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Membahas tentang implementasi sistem beserta hal-hal yang mendukung dalam pembangunan sistem. Pada bab ini menjelaskan beberapa kode program yang digunakan dalam membangun sistem dan menampilkan tampilan antarmuka yang digunakan dalam sistem.
7 BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM Membahas tentang pengujian dan pembahasan sistem yang menguji kesesuaian sistem dengan perancangan yang sudah dibuat. Pengujian sistem bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem, mengurangi adanya kesalahan serta memastikan sistem dapat digunakan dengan baik. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Memuat tentang kesimpulan dan saran sehingga dapat dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Memuat tentang sumber referensi literatur yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.