BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat Perusahaan Pada tanggal 6 Januari 2002 PT Prima Auto Mandiri didirikan di Tebet dengan Akta Pendirian Nomor 12 yang dibuat oleh notaris Monica, SH. PT Prima Auto Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk MOBIL SUZUKI, yang awalnya hanya melayani penjualan mobil saja, tetapi beberapa bulan kemudian melayani servis pemeliharaan mobil dan penyediaan suku cadang (spare parts). Modal awal yang disertakan dalam bisnis ini sebesar Rp. 1.000.000.000 dalam bentuk kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan perusahaan. PT Prima Auto Mandiri berlokasi di Jl. Tebet Barat IV NO. 20, GD Sasendo II Blok D/10 JAK-SEL 12810. PT Prima Auto Mandiri bekerja sama dengan PT sebagai main dealer (supplier) MOBIL SUZUKI bagian wilayah Jakarta-Tebet dan langsung berada di bawah Suzuki dealer group sebagai produsen utama MOBIL SUZUKI Indonesia. PT Prima Auto Mandiri siap bersaing dengan usaha sejenisnya, dibuktikan dengan dengan menggunakan sistem komputerisasi untuk menjalankan system operasi. Tujuan utama PT Prima Auto Mandiri tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi juga dapat memberikan pelayanan terbaik III. 2 Bentuk Badan Hukum Perusahaan 32
Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan izin usaha PT Prima Auto Mandiri, selain daripada Akta Pendirian Nomor 12 tersebut, antara lain sebagai berikut : Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No. 317345100137 Tanggal 27 Februari 2002 dari Kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan Dunia Usaha Pemerintah Kota Jakarta. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) menengah No. 0078/PM/2002 Tanggal 10 Oktober 2002 dari Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaaan Dunia Usaha Pemerintah Kota Jakarta. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-80/WPJ.08/KP.0203/2002 Tanggal 10 Desember 2002 dari pihak kantor Pelayanan Pajak Jakarta dengan NPWP No. 01.093.720.7-113.000 III.3 Kegiatan Usaha Perusahaan Kegiatan pokok perusahaan adalah menjual mobil secara tunai maupun kredit serta menyediakan jasa pemeliharaan mobil sebagai usaha tambahan. Supply MOBIL SUZUKI ini didapat dari PT Dwi Perkasa Mobiltama dengan dan atau tanpa pemesanan. Pemesanan dapat langsung dari PT Dwi Perkasa Mobiltama, tapi juga tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa pesanan. PT Dwi Perkasa Mobiltama dapat memberikan langsung memberikan supply mobil dikarenakan pertimbangan kredit yang baik atau karena kelebihan stock mobil pada PT Dwi Perkasa Mobiltama. Kegiatan utama yang dilakukan oleh PT Prima Auto Mandiri dalam operasi perusahaan adalah : 1. Proses penitipan/konsinyasi MOBIL SUZUKI 33
2. Proses penjualan mobil dan penagihannya 3. Proses penjualan spareparts dan jasa perbaikan 4. Proses pembelian mobil 5. Proses pembelian spare parts mobil dan keperluan kantor 6. Proses pengurusan STNK dan BPKB Kegiatan usaha yang dilakukan adalah penjualan MOBIL SUZUKI dari berbagai type dan usaha penyediaan jasa pemeliharaan mobil serta penjualan suku cadang mobil yang juga di-supply dari PT Dwi Perkasa Mobiltama. III. 4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas III.4.1. Struktur Organisasi Organisasi merupakan pola hubungan antara fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pendirinya. Struktur Organisasi merupakan kerangka pembagian fungsi yang ada dalam suatu organisasi dan pendelegasian wewenang kepada masing-masing fungsi, yang disusun secara sistematis guna mencapai tujuan perusahaan. Stuktur Organisasi berbentuk bagan-bagan yang masing-masing menjelaskan fungsi dan kegiatan yang terdapat dalam organisasi yang biasanya diperlukan oleh perusahaan untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi tergantung dari kegitan operasi dalam kegiatan itu sendiri, pembagian tugas dan wewenang serta 34
tanggung jawab masing-masing fungsi dan komunikasi diantara fungsi-fungsi tersebut. Struktur Organisasi akan selalu disesuaikan dengan perkembangan perusahaan, sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan wadah yang hidup dan senantiasa mencari penyesuaian dengan perkembangan yang terjadi dalam perusahaan. Struktur Organisasi yang tepat pada satu perusahaan, belum tentu akan tepat bagi perusahaan lainnya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan jenis perusahaan, luas lokasi perusahaan dan tujuan perusahaan. Dari hasil wawancara, Struktur Organisasi PT Prima Auto Mandiri menggunakan sistem lini atau garis yang disusun secara singkat namun pembagian tugas dilakukan secara jelas bagi masing-masing karyawan. Para manager bertanggung jawab langsung atas para bawahannya yang memiliki tugas masing-masing, dan juga bertanggung jawab langsung kepada direktur atas segala tugas dan wewenang yang telah dipercayakan kepadanya. Sedangkan penasehat direktur hanya berhubungan langsung dengan direktur dalam memberikan laporan perkembangan perusahaan dan khususnya dalam memberikan saran-saran untuk perkembangan perusahaan. 35
Pada dasarnya secara keseluruhan mereka masing-masing terikat dalam hubungan kerja yang normal dalam mencapai tujuan akhir perusahaan. Struktur Organisai PT Prima Auto Mandiri dapat dilihat pada gambar 3.1 pada halaman berikut ini: 36
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT PRIMA AUTO MANDIRI 37
III.4.2 Uraian Tugas dan Wewenang Berikut uraian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur organisasi PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Rapat Umum Pemegang Saham Rapat Umum Pemegang Saham PT Prima Auto Mandiri adalah: a. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Diselenggarakan tiap tahun paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku Perseroan ditutup. Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca dan laba rugi dari tahun yang bersangkutan dajukan oleh direktur untuk mendapatkan pengesahan rapat. Pengajuan laporan tahunan mengenai jalannya Perseroan, hasil yang dicapai selama tahun yang bersangkutan, perubahan yang terjadi selama tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan Perseroan oleh direktur. Diputuskan penggunaan laba perseroan Hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi ketentuan dalam Anggaran Dasar. b. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Direksi atau komisaris berwenang menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa 38
Permintaan Rapat Umum Pemegang Umum Saham Luar Biasa secara tertulis dan harus disampaikan dengan menyebutkan hal-hal yang hendak dibicarakan disertai alasannya. 2. Komisaris Tugas dan Wewenang komisaris PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut: Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perusahaan serta memberi nasehat dan saran kepada Direksi. Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dikuasai Perseroan dan berhak memeriksa pembukuan, surat-surat serta dokumen bukti lain untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan Direksi. Direksi wajib memberikan penjelasan atas segala pertanyaan yang diajukan Komisaris. 3. Direktur Utama Direktur Utama memiliki kedudukan tertinggi dalam operasional PT Prima Auto Mandiri yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Menyediakan modal kerja yang dibutuhkan perusahaan. Bertanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan baik kedalam maupun keluar perusahaan. Mengawasi kegiatan para karyawan Mengawasi jalannya operasi perusahaan. Memberikan pelatihan khusus bagi karyawan inti perusahaan. 39
4. Staff Ahli Direksi Staff ahli direksi merupakan orang yang dapat dipercaya oleh Dirut dan posisinya berada di bawah Dirut langsung. Tugas dan Wewenangnya adalah sebagai berikut: Memberikan masukan kepada pimpinan untuk kemajuan perusahaan termasuk langkah-langkah yang mungkin dapat ditempuh untuk kelancaran operasi perusahaan, khususnya mengenai keuangan. Bertanggung jawab mengawasi pelaporan keuangan untuk pihak intern maupun ekstern. 5. Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Pemasaran memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujukan untuk direktur Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Bertanggung jawab terhadap promosi produk perusahaan Bertanggung jawab atas operasional bagian pemasaran Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan. Mengawasi kegiatan operasi para tenaga marketing, salesman, termasuk juga para channel. Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan. 40
Dalam melakukan tugasnya Bagian Pemasaran dibantu oleh : a) Sales Marketing dan Channel Tenaga Sales Marketing dan channel ini memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan Menjaga mutu pelayanan kepada customer Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu, dan sesuai dengan yang dipesan. Memberi pesanan kepada bagian pembelian dan utang atas barang yang diinginkan customer a) Kepala Gudang Kepala Gudang PT Prima Auto Mandiri memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab menjaga kualitas dan kuantitas barang. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang. Membuat laporan Stock Gudang/kartu gudang. Membuat laporan bengkel yang kemudian diserahkan ke Bagian Akuntansi Kepala Gudang dalam melakukan tugasnya dibantu oleh petugas gudang dan juga bertanggung jawab atas mekanik. 41
Mekanik Bertugas memberikan jasa pemeliharaan dan perbaikan mobil bagi customer garansi maupun customer lepas. b) Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian Keuangan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab atas laporan keuangan internal Mengawasi cashflow perusahaan. Mengawasi piutang dan hutang perusahaan. Membuat limit plafon hutang di bank. Membuat laporan mengenai saldo rekening perusahaan pada suatu bank setiap harinya termasuk penerimaan dan pengeluaran kas/bank. Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam bidang keuangan. Membina dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank yang mendukung keuangan perusahaan. Mengkoordinir tugas-tugas yang dilakukan oleh Bagian Tagihan, Kasir serta Bagian Pembelian dan Hutang. Bekerjasama dengan bagian Akuntansi dalam menyiapkan laporan keuangan serta membuat rekonsiliasi bank. Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Keuangan membagi staff-nya menjadi tiga bagian yaitu: a) Bagian Tagihan Tugas dan Wewenang Bagian Tagihan PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut: 42
Membuat kuitansi penagihan. Membuat laporan penagihan. Menagih piutang yang tersendat. Memonitor saldo-saldo piutang, untuk menghindari penumpukan piutang yang terlalu besar. b) Kasir Tugas dan Wewenang Kasir PT Prima Auto Mandiri adalah sebagai berikut: Membuat laporan kas operasional perusahaan Mengeluarkan kas operasional perusahaan dan menjaga dana di kas selalu tersedia. Menerima uang muka dari customer. Membuat kuitansi penerimaan uang. Membuat laporan penerimaan kas harian. Bertanggung jawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya dan memastikan kebenaran penghitungan dengan jumlah yang tercantum dengan bukti yang ada. c) Bagian Pembelian dan Hutang Tugas dan Wewenang Bagian Pembelian dan Hutang sebagai berikut: Menjalin hubungan yang baik dengan supplier melalui telepon dan email Melakukan pembelian unit mobil sebagai persediaan barang dagang perusahaan dan mengusahakan pembelian agar selalu tepat waktu. Membuat surat pemesanan barang. Membuat laporan stock mobil berdasarkan pesanan pembelian. 43
Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang Melakukan pembelian inventaris kantor dan spare parts mobil. Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo. Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur. Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo hutang ke dalam catatan hutang. Membuat giro mundur sebagai pembayaran hutang dan mencatatnya ke dalam register cek sebagai daftar pengeluaran giro yang telah dilakukan. 6. Kepala Bagian Akuntansi Kepala Bagian Akuntansi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan buktibukti yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank, melakukan posting dan menyusun laporan keuangan Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk kepentingan pihak luar perusahaan. Bekerja sama dengan bagian keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank. Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan. Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta mencegah penyalahgunaannya. 44
Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Bagian Akuntansi dibantu oleh bagian pajak. Tugas dan wewenang staff pajak adalah sebagai berikut: Membuat laporan harian keuangan bengkel dan dealer. Membuat laporan bulanan bengkel dan dealer. Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan bengkel dan dealer. Membuat faktur pajak atas penjualan yang dilakukan. III.5 Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan karena ini menyediakan persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha perusahaan. Pada PT Prima Auto Mandiri kegiatan pembelian sangat penting dikarenakan satusatunya cara untuk mendapatkan persediaan barang dagang. Apabila fungsi pembelian tidak efisien dapat mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian karena menyangkut pembelian yang cukup besar dan kelancaran kegiatan penjualan yang dibutuhkan konsumen sangat tergantung pada fungsi pembelian ini. Kegiatan pembelian pada PT Prima Auto Mandiri sebagian besar dilakukan secara kredit dengan jatuh tempo tanpa angsuran. Pembelian secara tunai hanya dilakukan perusahaan untuk mendapat persediaan barang tertentu yang jarang diminta oleh konsumen, atau pada saat persediaan barang dagang benar-benar menipis, 45
sementara persediaan konsumen sedang meningkat. Untuk persediaan barang harian, semua dibeli secara kredit dan menimbulkan hutang lancar bagi PT Prima Auto Mandiri. PT Prima Auto Mandiri akan memesan barang pada saat type yang diinginkan perusahaaan tidak tersedia di dealer dan di gudang perusahaan atau pada saat stock mobil di gudang sudah mencapai batas tingkat minimum yang hanya didapat dari satu supplier yaitu PT Dwi Perkasa Mobiltama, yang bertindak sebagai main dealer MOBIL SUZUKI bagian wilayah Jakarta-Tebet. Namun terkadang juga akan mendapat stock mobil tanpa melalui pemesanan dikarenakan PT Dwi Perkasa Mobiltama melihat saldo kredit yang menurun dan pembayaran kredit yang baik oleh PT Prima Auto Mandiri. Apabila terdapat kelebihan stock mobil pada PT Dwi Perkasa Mobiltama, tanpa bisa menolak PT Prima Auto Mandiri harus menerima stock tersebut yang berarti juga akan menambah saldo hutang pada PT Dwi Perkasa Mobiltama. Pemenuhan kebutuhan akan stock mobil di perusahaan selalu terpenuhi, dikarenakan PT Prima Auto Mandiri selalu menjaga itikad baik yaitu pembayaran hutang selalu tepat pada tanggal jatuh tempo. Dalam prosedur pembelian, PT Prima Auto Mandiri memiliki tiga jenis cara pembayaran, yang semuanya tetap ditujukan pada satu supplier PT Dwi Perkasa Mobiltama, yaitu: 1. Langsung secara tunai 2. Langsung secara kredit 3. Melalui bank BCA sebagai perantara 46
Berikut ini adalah kriteria dan perbedaan dari ketiga cara pembayaran tersebut: Secara Tunai: Mendapatkan diskon 0.75% Permintaan Barang melalui pesanan terlebih dahulu Dilakukan hanya untuk membeli barang yang jarang dibutuhkan atau barang yang dibutuhkan cepat. Secara Kredit (Langsung kepada supplier) Tidak mendapatkan diskon Permintaan Barang tanpa pemesanan atau dengan pemesanan. Pembayaran dengan jatuh tempo dua minggu setelah SO tanpa angsuran (sales order). Tidak ada limit tertentu untuk saldo hutang, semua tergantung PT Dwi Perkasa Mobiltama Secara kredit (Melalui perantaraan BCA) Mendapat diskon 0.75% Permintaan Barang melalui pemesanan Jatuh tempo pembayaran hutang 14 hari kerja Ada limit plafon kredit sebesar 700.000.000 47
Dapat dibayar secara angsuran dengan jumlah tergantung perusahaan Harus membuat surat pelunasan yang ditujukan untuk bank yang bersangkutan Dokumen-dokumen yang dipakai menyangkut pembelian dan hutang ini adalah: a) Sales Order dari PT Dwi Perkasa Mobiltama sebagai ganti surat penagihan. b) Laporan Penerimaan Barang. c) Payment voucher. A. Prosedur permintaan pembelian Prosedur yang berkaitan dengan aktivitas permintaan pembelian sebagai persediaan barang dagang adalah sebagai berikut : Permintaan kebutuhan dilakukan langsung oleh bagian marketing sesuai dengan permintaan konsumen jika barang tidak tersedia di gudang. Bagian marketing melakukan permintaan pembelian secara langsung kepada bagian pembelian. Dalam permintaan pembeliannya, bagian marketing akan menyebutkan type yang diinginkan. B. Prosedur Pembelian adalah : Prosedur yang dilakukan dalam aktivitas pembelian persediaan barang dagang ini 48
Setelah Bagian Pembelian menerima pesanan permintaan pembelian dari Bagian marketing, Bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon kepada PT Dwi Perkasa Mobiltama. Pemesanan pembelian melalui telepon, tanpa menyertakan surat atau dokumen tertentu sebagai bukti pemesanan pembelian. Pada pihak supplier mencatat pemesanan pada Sales Order yang dianggap sama dengan surat pesanan pembelian yang seharusnya telah dibuat oleh Bagian Pembelian. Tidak ada negosiasi harga karena sudah ada ketentuan harga untuk periode tertentu. C. Prosedur Penerimaan Barang Prosedur yang akan dilakukan PT Prima Auto Mandiri dalam melakukan aktivitas penerimaan barang adalah: Barang dikirimkan oleh supplier setelah adanya pemesanan dengan jangka waktu pengiriman yang terkadang cukup lama hingga mencapai satu minggu setelah pemesanan melalui telepon. Supplier akan menyerahkan barang berikut surat jalan dan sales order yang akan diambil oleh messenger PT Prima Auto Mandiri satu hari setelah barang diterima. Sales order berfungsi sebagai surat tagihan. Isi dari sales order adalah nomor sales order, tanggal, nama, nama dan alamat pelanggan, kolom otorisasi oleh supplier, tanggal jatuh tempo cara pembayaran, type mobil, warna, jumlah unit, harga satuan mobil dan total harga. 49
Tanggal sales order sama dengan tanggal pemesanan melalui telepon yang dilakukan oleh Bagian pembelian. Isi dari surat jalan adalah tanggal, nama,surat jalan, nama dan alamat pelanggan, type mobil, warna, jumlah unit, nomor mesin, nomor rangka dan kolom otorisasi dari pihak perusahaan dan PT Dwi Perkasa Mobiltama. Barang diterima oleh bagian pembelian dengan mencocokkan surat jalan dan sales order dengan fisik barang. Kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya seperti: type, warna, dan jumlah unit mobil serta keadaan fisik barang harus baik dan tidak lecet/rusak. Apabila ada yang rusak akan dikembalikan kepada PT Dwi Perkasa Mobiltama. Apabila Bagian Pembelian setuju dengan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan selanjutnya barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk dapat disimpan dan diberikan ke Bagian Pemasaran sesuai kebutuhan serta untuk dibuatkan suatu perincian stock mobil yang dimiliki perusahaan. Disini petugas gudang akan mencocokkan surat jalan dengan fisik barang untuk kepentingan pembuatan stock mobil. Petugas gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan surat jalan yang diterima setelah memeriksa keadaan fisik barang. Laporan Penerimaan Barang dibuat rangkap dua yang didistribusikan kepada bagian pembelian dan gudang. 50
Isi dari laporan Penerimaan Barang ini adalah nomor LPB, tanggal, telah diterima dari, type mobil, warna dan jumlah unit serta kolom otorisasi dari petugas gudang. Petugas gudang juga harus memasukkan data-data yang ada di surat jalan ke dalam kartu stock mobil perusahaan. LPB dan surat jalan akan diberikan ke Bagian Pembelian dan Pencatatan Hutang untuk diproses lebih lanjut. D. Prosedur Pencatatan dan pembayaran hutang Dalam melakukan aktivitas pencatatan dan pembayaran hutang, langkah-langkah yang akan dilakukan oleh Bagian Pembelian dan Hutang adalah sebagai berikut: Setelah menerima LPB dan surat jalan, Bagian pembelian dan hutang mencatat data-data yang terdapat dalam sales order seperti: type, warna, jumlah barang, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo dan cara pembayaran ke dalam catatan hutang yang akan menambah saldo hutang dagang perusahaan karena adanya pembelian. Membuka giro mundur yang ditujukan kepada supplier. Giro ini disebut mundur karena pada tanggal penerimaan barang, namun dengan tanggal pencairan giro sesuai tanggal jatuh tempo hutang yang terdapat dalam sales order. Setelah giro dibuat, akan meminta otorisasi tanda tangan kepada direktur dengan menyertakan sales order. Direktur akan mencocokkan jumlah terutang dalam sales order dengan jumlah nominal giro, serta memeriksa kembali tanggal jatuh tempo dan nomor rekening tujuan yang sudah ditulis dalam giro. 51
Giro yang sudah ditandatangani, dibuat copyannya dimana Lembar asli dikirim ke supplier dan Lembar copy giro diarsip di bagian Pembelian dan hutang. Bagian hutang kemudian membuat payment voucher yang berfungsi sebagai bukti kas keluar untuk pembayaran hutang dagang perusahaan. Payment voucher berisi nomor giro, jumlah nominal uang yang dikeluarkan, tanggal pembuatan payment voucher dan tanggal jatuh tempo giro. Bagian hutang mencatat data-data dari payment voucher ke dalam catatan hutang yang menunjukkan bahwa hutang yang terkait telah dibayar, yang akan mengurangi saldo hutang dagang perusahaan. Bagian pembelian dan hutang mengarsip LPB, surat jalan, sales order, payment voucher dan copy giro. E. Prosedur Retur Pembelian Berikut proses yang terjadi berkait dengan prosedur retur pembelian dikarenakan ada barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai pesanan akan dikembalikan oleh bagian gudang : Apabila ada mobil yang lecet, maka barang akan dikembalikan namun surat jalan yang ada tetap ditandatangani. Memastikan bahwa barang pengganti akan dikirimkan berikut dengan pesanan selanjutnya. Untuk pengembalian dalam jumlah unit kecil, pengembalian barang tidak merubah isi sales order terkait dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan kemudian hari. Dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang pengganti tidak berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order. 52
Untuk pengembalian dalam jumlah unit yang banyak, sales order baru akan diberikan dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit mobil pengganti. 53