LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL TENGAH TAHUN 2011 PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) UNIVERSITAS RIAU Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 2011
a. Pendahuluan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) merupakan salah satu kebanggaan Universitas Riau bersamaan dengan berbagai hibah lain yang berhasil diraih universitas. Tingkat kompetisinya tinggi, arah pengembangannya jelas, dan indeks kinerjanyapun terukur. Oleh karena itu Unit Monev Universitas Riau sangat mendorong semua Prodi yang eligible - sesuai dengan arah pengembangan universitas - untuk serius menyusun perencanaan dan menuangkan dalam proposal hibah Dikti. Pengalaman menunjukkan bahwa berbagai proyek yang berhasil diraih Universitas seperti DUE Project yang dilanjutkan dengan semi-que, DUE-Like, IMHERE, TPSDP, PHK, PHKI sampai PHK-PKPD ini, memberikan kontribusi yang sangat signifikan dalam pengembangan universitas. Monevin ini bertujuan untuk mengevaluasi implementasi, hasil dan dampak program hibah, serta mengidentifikasi hambatan-hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan program dan penyelesaian yang telah dan akan dilakukan. b. Pelaksanaan monevin Metode pelaksanaan monev dilakukan dengan mengevaluasi laporan dan visitasi yakni dengan melakukan kunjungan ke FK UNRI dan melakukan pertemuan dengan pimpinan fakultas, wawancara dengan koordinator, staf pengelola hibah, mahasiswa dan dosen jurusan. Program yang lebih detil adalah diskusi dengan pelaksana hibah termasuk PiC untuk meminta penjelasan lebih lanjut tentang proses pelaksanaan dan masalah atau kendala yang dihadapi mulai dari perencanaan sampai proses pelaksanaan. Tim reviewer melaporkan hasil kerjanya kepada unit Monev universitas, selanjutnya, Unit Monev menyampaikan temuan kepada pimpinan universitas. c. Lingkup kegiatan Saat ini UNRI sedang menjalankan 3 hibah Dikti: PHK-PKPD, PHKI, dan IMHERE (tahun terakhir). Semua kegiatan hibah tersebut dimonitor oleh Unit Monev UNRI. Selain untuk mengetahui dengan jelas perkembangan unit penerima, Unit Monev juga melakukan evaluasi terhadap rencana pengembangan yang tertuang dalam RIP (Rencana Implementasi Proyek) untuk setiap akhir tahun proyek. Evaluasi tengah tahun lebih ditekankan kepada evaluasi proses pelaksaan dan hambatan. d. Hasil evaluasi Secara umum, kegiatan PHK-PKPD dapat berjalan dengan baik, meskipun ada beberapa hambatan pada masa awal proyek. Pada waktu sesi dengan pimpinan yang dihadiri oleh Dekan, PD1, PD2 dan PD3, kami mendapat gambaran bahwa pimpinan merasakan sekali manfaat proyek ini karena pada waktu yang berdekatan FK sedang mempersiapkan akreditasi. Semangat kerja tim sudah terbentuk dengan sendirinya. Selain itu ada semangat untuk menjadi lebih baik dengan adanya komunikasi baik sesama staf pengajar internal maupun dengan nara sumber TA dari universitas mitra, UGM. Hal ini sekaligus dapat dijadikan sebagai self-portrait. Pimpinan juga menyampaikan apresiasi kepada mitra UGM yang sangat kooperatif, dan pemberian asistensi yang jelas dan bagus. Dari sisi finansial, pimpinan sangat mendukung sekali proyek ini yang ditunjukkan dengan adanya tambahan dana pendamping dari PNBP ii
Fakultas sebesar Rp.200 juta selain kewajiban institusi yang sudah disiapkan oleh Rektorat. Selain itu Fakultas juga menyediakan mobil operasional untuk menunjukkan dukungan penuh secara eksplisit. Namun kami juga mengamati bahwa proyek ini belum dapat diukur dampaknya karena baru saja dimulai. Beberapa capaian indikator belum dapat sepenuhnya di claim or blame sebagai akibat proyek ini. Tahun 2011 ini merupakan tahun pertama proyek sehingga berbagai langkah persiapan telah dilakukan seperti pembukaan kantor, pembentukan staf, mekanisme pengintegrasian program ke dalam institusi (keuangan, pengadaan barang, dll). Beberapa sub-kegiatan sudah dilakukan sampai tengah tahun 2011. Ada dua hal yang perlu diperhatika dengan serius oleh pengelola dalam pelaksanaan PHK-PKPD ini: pertama, banyaknya kegiatan workshop dan TA dalam semester yang bersamaan sehingga keikutsertaan dosen menjadi tidak maksimal karena kesibukan pengajaran. Kedua, beberapa dosen yang sedang sekolah digantikan oleh dosen lain yang mungkin tidak persis benar kesesuaian dengan kepakarannya, namun hal ini bisa dimengerti karena sumberdaya FK sedang dalam tahap pembinaan. Evlauasi terhadapat aktiftas dapat dijelaskan sebagai berikut: Penguatan pencapaian kompetensi pada program sarjana kedokteran telah dilakukan kegiatan melalui Inhouse training untuk tutor, Magang Manajemen manajemen PBL, skill lab, perpustakaan (75%), TA Pengembangan skill lab (33%), Inhouse training instruktur (67%). Hibah pembelajaran saat ini sedang dilakukan review terhadap proposal yang akan dijalankan. Kendala yang dirasakan dalam pelaksanaan program adalah mengatur kesesuaian waktu antara UR dan UGM sebagai universitas mitra dalam melaksanakan kegiatan. Kendala lainnya adalah keterlambatan pencairan dana sehingga beberapa program juga harus dijadwalkan ulang. Permasalahan yang dihadapi ketika kegiatan sedang berjalan adalah pengaturan kegiatan akademis lainnya yang bersamaan dengan jadwal kegiatan, sehingga sebagian peserta workshop harus meninggalkan sebagian kegiatan untuk mengajar. Peningkatan efektivitas pencapaian kompetensi lulusan pada tahap profesi dokter (kepaniteraan klinik), telah dilakukan kegiatan yaitu, mengembangkan dan memenuhi perangkat kurikulum klinik sesuai standar kompetensi dokter. Telah dirancang lima kegiatan dalam bentuk magang, in-house training dan technical assistance untuk forensik, kebidanan dan anak. Sayangnya, kegiatan magang belum terlaksana sama sekali karena sulit sekali mengatur waktu bagi dokter spesialis untuk pergi dan meninggalkan praktek spesialisnya. Alternatif yang mungkin saat ini adalah menganti calon yang akan berangkat magang dan atau membagi waktu menjadi dua kali berangkat dengan konsekuensi penambahan biaya transportasi. iii
Pihak penelola harus berupaya keras mengantisipasi hal ini karena kegiatan penyusunan kurikulum selanjutnya perlu melibatkan stakeholders, termasuk alumni, lembaga penerima lulusan bahkan mahasiswa. Oleh karena itu disarankan agar PiC dapat menyiapkan pengganti peserta yang akan dimagangkan atau mendiskusikan ulang dengan lembaga mitra untuk menyesuaikan waktu penyelenggaraan. Keberhasilan aktifitas ini akan berdampak pada kontinuitas kerja tim penyusunan modul atau kurikulum sehingga siap untuk diimplementasikan pada tahun 2011. Pengembangan sistem seleksi mahasiswa baru dan pembinaan mahasiswa, telah dilakukan kegiatan peningkatan mutu pembinaan mahasiswa di bidang akademik dan non-akademik. PIC-3 membawahi 5 kegiatan yaitu TA dan workshop yang berkaitan denga unit Bimbingan Konseling, policy study dan pengembangan matrikulasi dan media promosi. Yang sudah dijalankan hanya TA dan workshop Unit Bimbingan Konseling (BK). Melalui SK Dekan sudah terbentuk Unit BK, meskipun belum mempunyai ruangan tersendiri unit ini sudah mulai memberikan konseling terhadap mahasiswa. Sudah ada mahasiswa yang datang untuk mengkonsultasikan rendahnya nilai dan kejenuhan dalam belajar. Kegiatan policy study tidak dijalankan dengan alasan penerimaan mahasiswa baru ditangani oleh pihak rektorat, fakultas tidak punya wewenang sehingga dikhawatirkan akan tidak dapat dimanfaatkan hasilnya. Dari hasil diskusi dengan tim reviewer diputuskan akan memikirkan kembali kegiatan ini karena jika akan dilaksanakan maka perlu perobahan TOR yang cukup mendasar. Kegiatan perancangan program matrikulasi dan media promosi juga belum dijalankan karena dianggap juga sejalan dengan policy study, namun dari hasil diskusi dua kegiatan ini masih mungkin dijalankan tetapi dengan melakukan perobahan metode yang dampaknya harus merevisi TOR. Peningkatan kelembagaan, manajemen dan sistem penjaminan mutu internal dilakukan melalui program yang disusun sebanyak 7 kegiatan. Baru dua dari tujuh kegiatan yang sudah terlaksana. Kendala utama dari kegiatan adalah penyesuaian waktu. Pada progam ini PD1 dan PD2 harus magang selama dua minggu ke universitas mitra. Dari hasil diskusi akan dicoba untuk membagi kegiatan dalam 2 termen sehingga memudahkan bagi yang memegang jabatan untuk meninggalkan kantor dengan waktu yang lebih pendek. Evalauasi terhadap kemajuan fisik dapat dijelaskan sebagai berikut: Capaian kemajuan fisik pendidikan bergelar domestik sebesar 10%, capaian kemajuan fisik pendidikan tidak bergelar domestik sebesar 23,2%, capaian kemajuan fisik pengembangan program 24%, capaian kemajuan fisik TA kemitraan sebesar 30 %, capaian kemajuan fisik komponen khusus kemitraan sebesar 55%. iv
Pada paket 1 terdapat kendala pada proses penyiapan berita acara evaluasi sehingga kegiatan ini sedikit tertunda dari jadwal pengiriman berita ke Jakarta untuk mendapatkan NOL pemenang. Pengadaan secara shopping post review (teaching class equipment dan furniture) belum dilaksanakan dan masih menunggu sampai adanya kontrak shopping pre-review pengadaan buku dan jurnal. Secara umum kegiatan penagadaan berjalan on the right track. Dari sesi diskusi dengan mahasiswa diketahui bahwa mereka sudah tahu program PHK-PKPD ini namun ada yang belum mengetahui detail program. Mereka misalnya minta penyediaan akses database journal online yang sayangnya sejak beberapa waktu yang lalu ada masalah dengan akses internet di fakultas. e. Rekomendasi Berdasarkan hasil evaluasi di atas, maka Unit Monev UNRI mengajukan beberapa butir untuk mendapat perhatian sebagai berikut: 1. Policy study sebaiknya tetap dijalankan meskipun dijalankan oleh Rektorat. 2. Tentang pengaturan waktu maik pelaksanaan magang maupun workshop, sebaiknya didiskusikan lagi dengan Project dan UGM. Misal, sangat sulit utk melakukan magang manajemen secara bersamaan PD1 dan PD2 selama 2 minggu ke UGM. Ini dapat mengganggu proses pembelajaran di FK UNRI sendiri. Untuk itu harus ada upaya proaktif dari pihak manajemen. 3. Perlu dilakukan pengaturan waktu utk magang dokter spesialis karena calon peserta magang sulit meninggalkan tugasnya dalam waktu yang relatif lama. Alternatif dengan memperpendek waktu magang atau menjadikan dua sesi yang berbeda mungkin perlu dipikirkan (misal di split menjadi dua kali masing-masing satu minggu). 4. Disarankan agar PiC memberikan perhatian terhadap perubahan kandidat sehingga dijamin tidak menyimpang dari tujuan semula yang ditetapkan dalam TOR. Mekanisme pemilihan kandidat juga perlu dituliskan dengan tegas dan eksplisit. 5. Akses internet segera dibenahi, meskipun tidak termasuk dalam kegiatan proyek secara speisifik, namun dapat mengganggu kinerja aktifitas lainnya. Upaya untuk mendiskusikannya dengan Pusat Komputer universitas perlu dilakukan. 6. Mengingat bahwa kegiatan PHK-PKPD ini melibatkan personel dokter yang tugasnya bukan hanya di fakultas tetapi juga praktek di rumah sakit maka perlu dilakukan perencanaan ulang program yang melibatkan banyak personel agar kegiatan yang diracang semula dapat direalisasikan. 7. Kegiatan hibah ini dapat dilanjutkan dengan kehati-hatian dan dedikasi yang tinggi. Reviewer internal: 1. Arisman Adnan, Ph.D 2. Syamsudhuha, Ph.D 3. Yenita Roza, Ph.D v