36 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN 3. Sejarah Perusahaan PT. TIRATANA ELECTRIC merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan barang-barang listrik (elektrik). Perusahaan ini berdiri pada tahun 997, yang berlokasi di Jalan Tangkuban Perahu No. 0, Bekasi 744. Perusahaan ini didaftarkan pada akte notaris dengan No.9 tanggal 4 Februari 997, dengan Notaris Lukman Kirana, SH. Berdasarkan akte pendirian, PT. TIRATANA ELECTRIC didirikan dengan modal dasar Rp. 550.000.000,- (lima ratus lima puluh juta rupiah) yang terbagi dalam 550 (lima ratus lima puluh) lembar saham dengan nilai nominal Rp.000.000 (satu juta rupiah) per lembar saham. Pemegang saham ada dua orang, yakni:. Drs. Roben Nakata sebanyak 350 lembar 2. Ratana Chandrika, S.Kom. sebanyak 200 lembar Pada periode perjalanannya PT. TIRATANA ELECTRIC bermula dari suatu keadaan dimana banyak berkembangnya bisnis dibidang elektrik, mulai dari menjual dan membeli barang-barang listrik (elektrik) tersebut. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya kebutuhan akan barang-barang listrik untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari, seperti lampu, kabel, dll. Dengan banyak berkembangnya bisnis dibidang ini, maka PT. TIRATANA ELECTRIC melihat bahwa ada cukup banyak peluang / kesempatan
37 untuk mendirikan perusahaan dalam menjual peralatan listrik. Mengingat semakin tingginya persaingan pada bidang ini, mengharuskan PT. TIRATANA ELECTRIC meningkatkan pelayanan dan kualitas dari barang-barang yang akan dijualnya. Perusahaan ini didirikan berdasarkan :. Kebijakan Pemerintah yang memudahkan dalam hal mendirikan usaha perdagangan. 2. Meningkatnya kebutuhan akan barang-barang listrik dalam kehidupan seharihari. 3. Pertimbangan pemilihan lokasi yang memungkinkan, dengan keunggulan seperti : a Sumber Daya Manusia yang mudah didapat. b Transportasi yang memudahkan dalam pendistribusian produk. c Wilayah yang Strategis. 3.2 Struktur Organisasi Organisasi usaha dalam menangani kegiatan perdagangan barang-barang listrik (elektrik) oleh PT. TIRATANA ELECTRIC, secara singkat dapat dilihat dalam bagan organisasi sebagaimana terlampir pada gambar berikut :
38 Dewan Komisaris Direktur Sekretaris Manager Gudang Manajer Keuangan / Akuntansi Manajer Penjualan Manajer Pembelian Manajer Personalia Bagian Gudang dan Pengiriman Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Administrasi Penjualan Bagian Pembelian Bagian Personalia Supir Salesman Gambar 3. Struktur Organisasi PT. TIRATANA ELECTRIC ( Sumber : PT. TIRATANA ELECTRIC ) Adapun tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
39. Dewan Komisaris o Mempunyai kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak menetapkan garis-garis kebijaksanaan perusahaan. o Berkewajiban untuk mengawasi pekerjaan dan berhak meminta pertanggungjawaban kepada direktur utama atas semua kebijaksanaan yang telah dijalankan. 2. Direktur o Mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan secara maksimal dan mengawasi seluruh kegiatan tiap-tiap bagian agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas masing-masing. o Mengadakan rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan dari bawahannya dan memberikan petunjuk untuk meningkatkan prestasi di masa yang akan datang. o Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para karyawan. 3. Sekretaris o Membantu Direktur dalam hal surat-menyurat. o Mengetik laporan budget dari Direktur. o Membuat agenda pertemuan. o Mengatur rapat intern / ekstern. o Membuat notulen rapat. o Melaksanakan tugas lain dari Direktur. 4. Manajer Gudang
40 o Mengawasi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh Bagian Gudang dan Pengiriman. o Memeriksa laporan stok barang di gudang. o Memeriksa barang yang diterima dari supplier. o Mengambil tindakan untuk gudang. o Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur. 5. Manajer Keuangan/Akuntansi o Menyusun dan mengembangkan rencana-rencana keuangan jangka pendek dan jangka panjang untuk perusahaan yang mencakup perolehan sumber dana dan penggunaan dana untuk operasi perusahaan. o Mengawasi jalannya sistem dan prosedur yang berlaku serta memberikan usul-usul perbaikan bila diperlukan. o Memberikan persetujuan untuk pengeluaran-pengeluaran uang dalam batas wewenangnya. o Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur. 6. Manajer Penjualan o Membuat target penjualan bulanan dan tahunan. o Mencari pelanggan baru dan menerima pesanan dari pelanggan. o Mem-follow up setiap permintaan dari pelanggan. o Memelihara hubungan baik dengan para pelanggan. o Membuat resume penjualan. o Memonitor realisasi atas tagihan penjualan. o Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur.
4 7. Manajer Pembelian o Menyusun rencana pembelian sehingga pembelian barang sesuai jenis, jumlah, waktu, dan dengan kualitas yang baik. o Membuat laporan pembelian bulanan. o Melakukan pengarahan dan pengawasan kepada para bawahannya o Memilih dan menyeleksi supplier. o Bernegosiasi mengenai jangka waktu pembayaran dan diskon atas pembelian tersebut. o Menjaga hubungan baik dengan supplier agar selalu mendapat barang dengan harga dan kualitas yang baik. o Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur. 8. Manajer Personalia o Menyusun rencana penambahan dan kebutuhan akan karyawan baru. o Melakukan pemeriksaan mengenai gaji dan pajak karyawan. o Menyelenggarakan arsip data karyawan dan lamaran-lamaran pekerjaan. o Melakukan wawancara dan menguji calon karyawan baru. o Membuat laporan-laporan kepada direktur utama atas hasil kebijaksanaannya yang telah dijalankan. o Bertanggung jawab kepada direktur utama atas analisa laporan kegiatan personalia secara periodik. o Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur. 9. Bagian Gudang dan Pengiriman
42 o Melakukan penyimpanan dan pengeluaran barang sesuai dengan wewenang yang diberikan dari Manajer Gudang. o Menerima Surat Jalan dari bagian administrasi penjualan. o Melakukan pengecekan kuantitas barang. o Menjaga keamanan barang dari kerusakan dan kehilangan. o Meng-input tanda terima pengiriman barang untuk pelanggan. o Melakukan pengiriman barang. o Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Gudang. 0. Bagian Keuangan o Membuat financial jadwal arus kas dan menganalisa laporan posisi kas melalui hutang dan piutang perusahaan. o Bekerjasama dengan manajer dari setiap bagian untuk menyusun anggaran perusahaan secara keseluruhan. o Meng-input faktur penjualan. o Mengawasi penerimaan dan pengeluaran perusahaan. o Mempersiapkan semua tagihan yang akan dibayar. o Melakukan penagihan kepada pelanggan yang hampir jatuh tempo. o Menerima penyetoran piutang pelanggan. o Membuat bukti setor bank. o Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Keuangan/Akuntansi.. Bagian Akuntansi
43 o Membuat laporan keuangan setiap bulan. o Melakukan pengecekan jurnal o Memposting laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan keuangan. o Meng-input semua bukti pengeluaran, penerimaan kas/bank, jurnal memorial sesuai kode perkiraan ke komputer. o Mencocokkan buku kas/bank manual, rekening koran dengan buku besar yang ada di komputer. o Memberi nomor perkiraan setiap pengeluaran kas/bank, penerimaan kas/bank, jurnal memorial sesuai dengan pendapatan dan bebannya. o Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Keuangan/Akuntansi. 2. Bagian Administrasi Penjualan o Menerima order dari pelanggan kemudian menentukan jumlah pesanan yang dapat dipenuhi berdasarkan laporan saldo persediaan barang di gudang. o Membuat laporan administrasi penjualan. o Membuat surat order. o Melakukan pengecekan status pelanggan. o Meng-input surat order. o Bertanggung jawab atas pembuatan surat jalan serta mendistribusikannya ke bagian-bagian yang memerlukan. o Menerima retur penjualan dari pelanggan. o Meng-input retur penjualan.
44 o Membuat tolakan order dan retur. o Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Penjualan. 3. Bagian Pembelian o Membuat laporan daftar harga. o Membuat laporan pembelian bulanan. o Memonitor realisasi pembelian yang telah dilaksanakan. o Bertanggung jawab dalam mempersiapkan order pembelian untuk melaksanakan pembelian barang dan atas ketepatan penyediaan barang. o Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Pembelian. 4. Bagian Personalia o Mencatat data-data pegawai ke dalam arsip pegawai o Menerima surat-surat lamaran dan memberikan kepada manajer personalia untuk diseleksi o Membuat surat penerimaan kerja untuk pegawai yang lolos seleksi o Membuat laporan prestasi kerja pegawai kepada manajer personalia o Bertugas membantu kelancaran pelaksanaan tugas dari berbagai bagian, dan menyelenggarakan sarana teknis dan non teknis. o Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer Personalia. 5. Salesman o Menawarkan produk-produk yang dijual oleh perusahaan kepada pelanggan. o Mencari pelanggan baru. o Mencatat pesanan pelanggan atas produk-produk yang ditawarkan.
45 o Melaksanakan tugas lain dari bagian administrasi penjualan. 3.3 Prosedur Kerja Sistem Yang Sedang Berjalan Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, umumnya berdasarkan pada prosedur secara lisan ataupun prosedur tertulis. PT. TIRATANA ELECTRIC menjalankan kegiatan penjualan kredit yang merupakan salah satu dari operasional perusahaan tidak menggunakan prosedur tertulis tapi hanya berupa instruksi langsung secara lisan. 3.3. Sistem Penjualan Kredit Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order/pesanan dari pelanggan. Pesanan dapat diperoleh melalui :. Pelanggan memesan melalui salesman yang akan dicatat pada surat order, kemudian surat order tersebut diserahkan ke bagian administrasi penjualan. Jika ada pelanggan baru, maka perusahaan akan melakukan survei terlebih dahulu apakah pelanggan tersebut layak untuk diberi kredit atau tidak, umumnya hal ini dilakukan oleh salesman. Untuk pelanggan yang baru membuka usaha, maka penjualan dilakukan dengan tunai, umumnya pelanggan baru juga diperoleh dari jasa salesman. 2. Pelanggan memesan melalui telepon atau faxcimile, yang akan dicatat pada surat order oleh bagian administrasi penjualan.
46 Setelah itu, bagian administrasi penjualan akan memproses surat order tersebut dengan melihat apakah barang tersedia atau apakah limit kredit masih mencukupi. Jika terdapat masalah maka order ditolak dengan membuat Tolakan Order ke pelanggan. Tapi jika order diterima, maka bagian administrasi penjualan akan meng-input surat order dan mencetak surat jalan sebanyak 4 rangkap dimana rangkap ke- diberikan kepada bagian gudang dan pengiriman, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian keuangan, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian akuntansi, dan rangkap ke-4 diarsip berdasarkan tanggal. Bagian keuangan menerima surat jalan rangkap ke-2 dari bagian administrasi penjualan lalu meng-input faktur penjualan dan mencetaknya sebanyak 4 rangkap dimana rangkap ke-3 dikirim ke bagian gudang dan pengiriman untuk diserahkan kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan. Bagian gudang dan pengiriman menerima surat jalan rangkap ke- dari bagian administrasi penjualan, lalu berdasarkan surat jalan tersebut bagian gudang dan pengiriman menyiapkan barang dan memberi paraf pada surat jalan tersebut. Setelah selesai, manajer gudang akan mengecek kembali kesesuaian antara barang yang disiapkan dengan surat jalan dan memberi otorisasi. Kemudian bagian gudang dan pengiriman meng-input tanda terima pengiriman untuk menandakan bahwa supir telah membawa barang pesanan untuk dikirim kepada pelanggan sebanyak 2 rangkap. Setelah itu barang yang telah disiapkan dikirim ke pelanggan bersama
47 dengan surat jalan rangkap ke- dan faktur penjualan rangkap ke-3. Setelah pelanggan menandatangani surat jalan rangkap ke-, bagian gudang dan pengiriman mengarsip berdasarkan tanggal. Setelah mendekati tanggal jatuh tempo, bagian keuangan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan membawa faktur penjualan rangkap ke-, 2 dan 4. Kemudian pelanggan membayar sesuai dengan jumlah utangnya dan menandatangani faktur tersebut lalu faktur penjualan rangkap ke- diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pelunasan penjualan sedangkan rangkap ke-2 diberikan kepada akuntansi dan rangkap ke-4 diarsip berdasarkan tanggal. Setelah itu, bagian keuangan menyetor hasil penerimaan kas setiap harinya kepada bank dengan membuat bukti setor bank 2 rangkap dimana rangkap ke- untuk bank dan rangkap ke-2 diberikan kepada akuntansi. Bagian akuntansi menerima faktur penjualan rangkap ke-2 dari bagian keuangan dan surat jalan rangkap ke- 3 dari bagian administrasi penjualan lalu mencocokkan dengan data yang ada pada komputer serta bukti setor bank rangkap ke-2 yang selanjutnya akan dibuatkan Jurnal Penjualan dan mencetak laporan penjualan.. 3.3.2 Sistem Retur Penjualan Retur Penjualan dimulai dari diterimanya retur barang dari pelanggan di bagian administrasi penjualan. Retur diproses dengan melihat apakah sebab dilakukan retur, sehingga retur barang disetujui atau
48 tidak, jika ditolak maka bagian administrasi penjualan akan membuat tolakan retur sebanyak 2 rangkap dimana rangkap ke- dikirim ke pelanggan dan rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Jika retur diterima, maka jumlah barang dan nama barang yang diretur di input berdasarkan retur barang dari pelanggan serta mencetak bukti retur penjualan sebanyak 3 rangkap dimana rangkap ke- untuk pelanggan, rangkap ke-2 untuk bagian akuntansi, rangkap ke-3 diarsip berdasarkan tanggal. 3.3.3 Sistem Pencatatan Piutang Sistem pencatatan piutang secara keseluruhan telah dilakukan dengan terkomputerisasi dimana data-data yang telah di input dari masingmasing bagian telah tersimpan secara otomatis didalam sistem penjualan. Sehingga bagian akuntansi hanya melakukan pencocokan data dengan dokumen sumber. Selanjutnya bagian akuntansi mencetak laporan penjualan agar dapat mengetahui total penjualan per hari, per barang dan per customer serta laporan piutang pelanggan dimana dengan laporanlaporan tersebut akan diketahui tentang keadaan piutang pelanggan, sehingga untuk pelanggan yang masih belum dapat membayar piutang pada saat telah jatuh tempo, atau pelanggan tidak sanggup membayar piutang, maka pihak manajemen akan mengeluarkan kebijakan tertentu. Adapun bagan alir dari prosedur yang berjalan dapat digambarkan dengan menggunakan overview activity diagram sebagai berikut :
49 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit Pelanggan Bagian Administrasi Penjualan Bagian Gudang & Pengiriman Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Komputer Surat Order Melakukan order SO = Surat Order (in complete) Menerima order Melakukan persetujuan transaksi T Sesuai Y MSBrg Menginput surat order Surat Jalan SJ = Surat Jalan (in process) Menyiapkan barang Menginput faktur penjualan MSCust Membuat tolakan order Meminta otorisasi dari manajer gudang Faktur Penjualan FP = Faktur Penjualan (in process) FJualh Faktur Penjualan Tolakan Order TO = Tolakan Order (in complete) Menginput tanda terima pengiriman Tanda Terima Pengiriman TP = Tanda Terima Pengiriman (in complete) MsSlm MsCust FP = Faktur Penjualan (in complete) Mengirim barang Menerima barang Menjurnal Surat Jalan FJualh SJ = Surat Jalan (in complete) Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
50 Overview Activity Diagram Penagihan Bagian Keuangan Pelanggan Bank Bagian Akuntansi Komputer Melakukan penagihan Melakukan pembayaran Faktur Penjualan FP = Faktur Penjualan (in complete) Menerima pembayaran Membuat Bukti Setor Bank Bukti Setor Bank Menerima penyetoran BS = Bukti Setor Bank (in complete) Bukti Setor Bank BS = Bukti Setor Bank (in process) Menjurnal Fjualh Gambar 3. 3 Overview Activity Diagram Penagihan ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
5 Overview Activity Diagram Retur Penjualan Pelanggan Bagian Administrasi Penjualan Bagian Akuntansi Komputer Melakukan retur barang Menerima retur barang Melakukan persetujuan transaksi MsBrg T Sesuai Y Menginput retur penjualan MsCust Nota Retur Penjualan FRetur NR = Nota Retur Penjualan (in process) Nota Retur Penjualan Membuat tolakan retur NR = Nota Retur Penjualan (in complete) Menjurnal Tolakan Retur FJualh TR = Tolakan Retur Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Retur Penjualan ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
52 3.4 Komponen Sistem Informasi Penjualan Yang Sedang Berjalan Kegiatan penjualan kredit yang terjadi pada PT. TIRATANA ELECTRIC dijalankan melalui proses input yang memerlukan komponenkomponen sistem informasi yang terdiri dari hardware, software, dan brainware sehingga dapat menghasilkan output yang memadai. 3.4. Deskripsi Input Komponen input dari sistem penjualan kredit pada PT. TIRATANA ELECTRIC berupa surat order / pesanan dari pelanggan. 3.4.2 Deskripsi Output Komponen output dari sistem penjualan kredit pada PT. TIRATANA ELECTRIC berupa surat jalan, tanda terima pengiriman, faktur penjualan, serta laporan penjualan, retur penjualan, penerimaan kas dan piutang. 3.4.3 Spesifikasi Hardware, Software, dan Brainware Pada PT. TIRATANA ELECTRIC sudah dilengkapi dengan komponen-komponen hardware, software, dan brainware. Komponen hardware yang digunakan yaitu personal computer yang berjumlah 9 buah, dengan kapasitas memory sebesar 256 MB. Perusahaan ini memiliki jaringan yang berpusat pada satu server dengan kapasitas memory sebesar GB. Untuk memudahkan kegiatan operasional
53 perusahaan, maka perusahaan menyediakan printer yang berjumlah 5 buah dan sebuah mesin faximile. Komponen software yang digunakan adalah program Microsoft Foxpro versi 8 yang dibuat oleh orang luar (outsource) dari perusahaan, program ini berfungsi untuk merekam setiap aktivitas penjualan yang terjadi di dalam perusahaan. Sedangkan komponen brainware perusahaan ini terdiri dari bagian gudang dan pengiriman yang berjumlah 2 orang, bagian keuangan yang berjumlah 3 orang, bagian akuntansi yang berjumlah 2 orang, bagian administrasi penjualan yang berjumlah 2 orang, dan manajer untuk masing-masing bagian berjumlah orang. 3.5 Narasi Sistem Penjualan Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order / pesanan dari pelanggan. Kemudian surat order di-input melalui menu input penjualan, dimana file yang digunakan adalah master salesman, master customer, master barang, master password, file penjualan header dan file penjualan detil. Selanjutnya akan dicetak surat jalan sebanyak 4 rangkap dan faktur penjualan 4 rangkap. Berdasarkan surat jalan yang dicetak, barang pun disiapkan untuk dikirim ke pelanggan dan di-input tanda terima pengiriman pada menu proses pengiriman berdasarkan master supir, master customer, master password dan file penjualan header, yang selanjutnya akan dicetak sebanyak 2 rangkap.
54 Setelah barang terkirim, maka dilakukan update status pengiriman pada menu proses terkirim. Faktur penjualan yang akan ditagih, di-input tanda terima ambil faktur dan dicetak sebanyak 2 rangkap berdasarkan master salesman, master customer, master password, file penjualan header dan detil serta file ambil faktur dari menu ambil faktur. Setelah menerima pembayaran atas piutang, maka dilakukan input pada menu pelunasan penjualan berdasarkan master barang, master salesman, master customer, master supir, master passsword, master bank, file penjualan header, file penjualan detil, file piutang, file potongan/retur, file retur header dan file retur detil. Adapun bagan alir dari sistem penjualan yang sedang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut :
55 Kegiatan Proses Order Mulai MsCust Surat Order MsBrg Input Surat Order MsSlm FJuald FJualh MsPass Cetak Surat Jalan Cetak Faktur Surat Jalan Faktur Selesai Gambar 3.5 Sistem Flowchart Kegiatan Proses Order ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
56 Kegiatan Pengiriman Barang Proses Pengiriman Mulai Proses Update Pengiriman Mulai Surat Jalan Surat Jalan MsCust MsCust FJualh Entri Kiriman MsSpr Entri Kiriman MsSpr MsPass FJualh MsPass Selesai Cetak Tanda Terima Pengiriman 2 Tanda Terima Pengiriman Selesai Gambar 3.6 Sistem Flowchart Kegiatan Pengiriman Barang ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
57 Kegiatan Penagihan Proses Ambil Faktur Mulai MsSlm Faktur FJualh MsCust Entri Ambil Faktur FJuald MsPass FAmbil Fak Cetak Tanda Terima Ambil Faktur 2 Tanda Terima Ambil Faktur Selesai Gambar 3.7 Sistem Flowchart Kegiatan Penagihan ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
58 Pelunasan Mulai MsSlm MsCust Faktur MsSupir FRetur Entri Pelunasan MsPass FJuald FPiut FJualh MsBrg FReturh Selesai FReturd MsBank Gambar 3.8 Sistem Flowchart Pelunasan Penjualan ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC ) 3.6 Struktur Data Sistem Informasi Penjualan Berikut adalah struktur data dari sistem informasi penjualan yang ada pada PT. TIRATANA ELECTRIC :
59 Struktur Data Sistem Informasi Penjualan MsPass -pass : char -user : char -status : char -tr : char -tr2 : char -tr3 : char -tr4 : char -tr5 : char -tr6 : char -tr7 : char -tr8 : char -tr9 : char -tr0 : char -tr : char -tr2 : char -tr3 : char -tr4 : char -tr5 : char -tr6 : char -tr7 : char -tr8 : char -tr9 : char -tr20 : char -tr2 : char -tr22 : char -tr23 : char -tr24 : char -tr25 : char -tr26 : char -tr27 : char -tr28 : char -tr29 : char -tr30 : char -tr3 : char -tr32 : char -tr33 : char -tr34 : char * * FPiut -no_jual : char -tgl_byr : Date -jml_byr : int -no_giro : char -tgl_giro : Date -kd_bank : char -no_bon : char -st_bayar : char -keterangan : char FRetjhxx -no_retur : char -no_jual : char -tgl_retur : Date -kd_cust : char FJualhxx -no_jual : char -kd_cust : char -tgl_order : int -tgl_kirim : Date -supir : int -user : char -st_kirim : char -jenis_jual : char -lunas : char * * * * FJualdxx -no_jual : char -kuantitas : int -hrg_sat : int -kd_brg : char -rec_no : int -user : char -gain : int -omset : char FRetur -no_jual : char -jml_retur : int -tgl_retur : Date MsSupir -supir : char -nama : char FAmbilFak -no_jual : char -tgl_ambil : Date -nama : char -jumlah : int MsSlm -kd_slm : char -nm_slm : char -status : char -alamat : char * MsBank -kd_bank : char -nm_bank : char * MsCust -nm_cust : char -kd_cust : char -alamat : char -telepon : int -kd_slm : char -limit_piutang : int -limit_hari : int FRetjdxx -no_retur : char -kd_brg : char -kuantitas : int -rec_no : int -hrg_sat : int -no_jual2 : char -status : char -user : char * * MsBrg -nm_brg : char -kuantitas : int -harga : int -status_brg : char -kd_brg : char -satuan : char Gambar 3.9 Struktur Data Sistem Informasi Penjualan ( Sumber : Dikembangkan dari hasil wawancara dengan Manajer Penjualan PT. TIRATANA ELECTRIC )
60 3.7 Pelaksanaan Operasional Sistem Berdasarkan evaluasi yang dilakukan mengenai sistem informasi penjualan yang berjalan pada PT. TIRATANA ELECTRIC sudah sesuai dengan prosedur yang ada termasuk untuk semua bagian yang terkait dalam sistem penjualan. Dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kegiatan operasional yang dilakukan, salah satunya bila barang yang tersedia digudang menumpuk dan tidak terjual maka perusahaan akan menjualnya dengan harga rendah untuk menghabiskan persediaan barang yang ada. Perusahaan juga menerima retur penjualan dari pelanggan tanpa adanya batas waktu, kecuali ada pemberitahuan dari supplier bahwa barang tersebut sudah tidak bisa diretur atau supplier pailit/tutup, maka akan diberikan surat edaran dimana pelanggan diberikan jangka waktu tertentu (umumnya satu bulan untuk mengembalikan barang tersebut), setelah itu perusahaan tidak menerima pengembalian barang lagi. Bila perusahaan menerima pelunasan piutang dari pelanggan dalam waktu kurang dari atau sama dengan satu minggu setelah transaksi dilakukan, maka pelanggan mendapatkan diskon sebanyak 2%. Dalam evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi penjualan dan piutang yang sedang berjalan pada PT. TIRATANA ELECTRIC, terdapat masalah sebagai berikut :. Tidak adanya standar pemberian kredit (kredit limit) bagi masing-masing pelanggan sehingga memungkinkan terjadinya piutang dagang kepada salah satu pelanggan terlalu besar nilainya, hal ini dapat merugikan perusahaan.
6 2. Tidak tersedianya Standard Operating Procedures (SOP) yang tertulis sehingga bila terjadi pergantian karyawan maka akan mengalami kesulitan karena tidak adanya petunjuk tertulis mengenai pekerjaan yang bersangkutan.