48 BAB III ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. TENTANG PERUSAHAAN 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Adi Pertiwi berdiri sejak 03 November 2010, merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan umum dan jasa yang dimana perusahaan ini adalah pengembangan dari perusahaan sebelumnya berdeskripsi CV. Pradana Pertiwi yang bergerak sejak tahun 1992. Dimana CV. Pradana Pertiwi ini pergerakannya di bidang garment khusus anak-anak yang merupakan supplier di department store matahari. Berkembang daridunia industri anak, kini PT. Adi Pertiwi berusaha mendirikan perusahaan baru yang bergerak di general supplier.pt. Adi Pertiwi memasok peripheral IT seperti komputer PC, laptop ataupun konsultan SIM dan pengadaan-pengadaan barang lainnya ataupun berbagai bidang rental. Marketnya saat ini adalah TAC PERTAMINA dan lingkup PEMDA DKI JAKARTA. Perusahaan ini dipimpin oleh tenaga-tenaga yang handal dan berpengalaman, sehingga kesinambungan pola kerja dan perkembangan perusahaan sangat terjaga. PT. Adi Pertiwi juga bekerasama dengan PT. Insan Data Permata sebagai ATPM mesin absensi HandKey yang hamper memasok seluruh pemda-pemda atau department di Indonesia. PT. Dwamitra Konsultindo selaku konsultan IT yang memiliki pengalaman di instansi pemerintahan, department ataupunswasta. PT. Optima Solusindo Informatika (Kaspersky), PT. Griya Mitra Persada adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang dan jasa komputer. Sepesialisasi dibidang komputerisasi seperti : PC, server, notebook, networking, office machine, projector, pda,
49 handphone, design website, maintenance service dan software Microsoft. PT. Griya Mitra Persada menjadi sarana dan partner dalam pengadaan perangkat keras maupun perangkat lunak yang berhubungan dengan sistem teknologi, komputerisasi dan informasi. 3.1.2. Tujuan Perusahaan Kebutuhan dan kenyamanan konsumen menjadi salah satu prioritas utama kami, untuk menjawab tantangan itu, kami siap memaksimalkan sumber daya manusia yang kami miliki sehingga dapat memberikan kenyamanan serta kepuasan kepada konsumen dengan sebaik - baiknya. Suatu nilai lebih apabila suatu perusahaan mampu memberikan kemakmuran dan kenyamanan khususnya bagi lingkungan perusahaan dan masyarakat global pada umumnya, dengan tidak memandang suatu golongan ataupun komunitas. 1. Nilai-Nilai Pemikiran secara matang yang dituangkan dalam bentuk keuletan dan kerja keras adalah kunci untuk tetap bertahan dalam persaingan nasional dan global. 2. Nilai integritas Untuk meningkatkan kesejahteraan dari para karyawan dan pemilik kami dengan jelas dan transparan. 3. Karyawan Komitmen kami terhadap anggota perusahaan untuk memberikan kebebasan berpikir dan berpendapat, agar potensi personal dapat tercapai secara maksimal secara jujur dan bertanggung jawab.
50 4. Atmosphere Dasar yang dibentuk dalam perusahaan ini adalah kekeluargaan, persahabatan dan saling kerjasama antar anggota perusahaan sehingga tercipta suasana yang hangat layaknya satu keluarga besar. 3.1.3. Kegiatan Bisnis Perusahaan Mekanisme kerja perusahaan dimulai dengan divisi pemasaran dan pengembangan yang bertugas untuk mencari informasi dan pengumuman yang berkaitan dengan pekerjaan. Divisi pemasaran dan pengembangan ini biasanya mencari informasi tentang lelang yang sesuai untuk dikerjakan oleh perusahaan. Setelah itu divisi pemasaran menemukan lelang yang cukup sesuai dengan perusahaan, divisi pemasaran mendaftarkan perusahaan untuk mengikuti lelang tersebut. Kemudian setelah perusahaan terdaftar dan terpilih untuk ke tahap prakualifikasi. Divisi operasional dengan teknik kemudian bekerja untuk menyusun dokumen prakualifikasi. Divisi operasional dan teknik ini biasanya bekerja sama dengan divisi lainnya untuk menyusun dokumen prakualifikasinya. Contoh, saat dokumen prakualifikasi, atau proposal pengajuan proyekk disusun, divisi administrasi bertugas untuk melengkapi teknisi yang akan terlibat kedalam proyeknya. Divisi administrasi ini bertanggung jawab untuk mendapatkan semua data teknisi, dari mulai resume kerja, surat kontrak kerja, hingga sertifikat yang didapat. Dalam pengajuan proposal untuk proyek pemerintahan kelengkapan data yang terlibat akan sangat mempengaruhi pertimbangan penyelenggaraan. Divisi pemasaran dan pengembangan kembali bekerja untuk mengawasi informasi yang berkenan dengan proyek. Diperusahaan PT. Adi Pertiwi ini, divisi pemasaran dan pengembangan juga terkadang bertugas untuk melakukan presentasi dalam tahap prakualifikasi lelang. Tenaga ahli disesuaikan pada bidang pekerjaan yang didapat. Namun, di PT. Adi Pertiwi, divisi pemasaran dan pengembangan ini mayoritas memiliki latar belakang ilmu marketing dan manajemen. Setelah proyek didapat oleh perusahaan hingga persetujuan kontrak kerja, proyek ini
51 kembali diberikan kepada divisi operasional dan teknik. Setiap proyek biasanya memiliki team leader yang berbeda, namun tidak jarang juga satu team leader memimpin beberapa proyek. Team leader ini bekerja sama dengan divisi operasional dan teknik untuk mengerjakan sesuai dengan standarisasi yang berlaku dengan mutu dan kualitas yang baik. 3.1.4. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. ADI PERTIWI
52 3.1.5. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Utama dan Direktur: Orang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menjalankan Perseroan Terbatas (PT), tetapi direktur lebih berwenang dalam memegang kendali perusahaan dibandingkan dengan direktur. Corporate Secretary : Untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholder. 2. General Manager : Memiliki tanggung jawab keseluruhan di dalam sebuah perusahaan, Seorang General Manager memiliki wewenang untuk mempekerjakan, memecat, atau mempromosikan karyawan. IT Departement : Kumpulan orang yang ahli memahami bentuk data elektronik, visual, dan komunikasi audio yang tersedia, departemen TI akan dapat mengevaluasi layanan yang tersedia dan menentukan layanan serta vendor bisa menyediakan peralatan yang terbaik dan dukungan layanan bagi perusahaan. Seiring dengan membuat penentuan tentang apa peralatan yang digunakan dan vendor untuk bekerja dengan, departemen TI juga akan mengawasi hari ke hari operasi dari semua perangkat komunikasi elektronik dalam perusahaan. Selain itu, departemen TI juga sebagai analisis programmer hardware sisqo. Administration Departement : Kumpulan orang yang ahli dalam memahami bentuk data-data administrasi di dalam perusahaan. Bertanggung jawab besar dengan data-data administrasi tersebut.
53 HRD :Berkaitan dengan karyawan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan Recruitment dan Selection, Training dan Development, Industrial Relation dan Employee Relation, Kepersonaliaan atau Administrasi. Disinilah tugas terpenting untuk kesuksesan seluruh kekuatan sumber daya manusia di perusahaan. o Staff : Seseorang yang membantu HRD dalam tugasnya. Procurement: Berkaitan untuk membeli barang dan jasa yang konsisten dengan kerangka kualitas dan waktu yang diperlukan oleh badan tersebut pada total biaya terendah. o Staff : Seseorang yang membantu dalam tugas procurement. Finance Departemen: Kumpulan orang yang ahli dalam memahami bentuk data-data keuangan dan memiliki tanggung jawab yang besar di keuangan perusahaan. o Staff : Seseorang yang membantu dalam tugas Finance Departemen. Operational Departement : Sekumpulan orang ahli yang bertanggung jawab untuk memproduksi barang dan jasa dalam organisasi. Mengacu pada sistem transformasi yang memproduksi barang atau jasa. Termasuk didalamnya adalah membuat rancangan dan analisis operasi. Marketing / Pemasaran : Salah satu kegiatan-kegiatan pokok yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan
54 kelangsungan perusahaannya, untuk berkembang, dan untuk mendapatkan laba. o Staff : Seseorang yang membantu dalam tugas marketing atau pemasaran. 3.2. GAMBARAN SISTEM 3.2.1. Data Flow Diagram Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah perangkatperangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan menganalis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data yang saling berkaitan. 3.2.1.1. Diagram Konteks Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
55 Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Akutansi 3.2.1.2. Diagram Nol Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaranlingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Akutansi 56
57 3.2.2. Prosedur dan Flowchart di Dalam Sistem Akuatansi 3.2.2.1. Prosedur dan Flowchart Jurnal Umum - Setelah jurnal di input, karyawan pun mensortir data secara manual dari program eksel selama satu periode. - Hasil laporan jurnal umum di serahkan kepada manager. Gambar 3.4. Flowchart Jurnal Umum
58 3.2.2.2. Prosedur dan Flowchart Buku Besar - Data yang sudah siap di jurnal umum di pisah-pisahkan sesuai akun-akun yang ada di jurnal umum pada periode tersebut. - Setiap akun di hitung totalnya. - Karyawan menampilkan hasil-hasil sesuai akun tersebut. - Karyawan mencetak laporan hasil dari buku besar, dan di berikan kepada manager.
Gambar 3.5. Flowchart Buku Besar 59
60 3.2.2.3. Prosedur dan Flowchart Neraca Saldo Sebelum di Sesuaikan - Karyawan menyusun Neraca Saldo yang berisi deskripsideskripsi sesuai dengan saldo yang terdapat dalam buku besar beserta saldonya masing-masing yang telah ditentukan. - Karyawan mencetak hasil laporan dari neraca saldo sebelum di sesuaikan, dan di berikan kepada manager Karyawan Manager Mulai BukuBesar menyusun Neraca Saldo sesuai nama akun serta hanya mengambil totalnya masing- masing dari setiap akun Laporan rinci Neraca Saldo Sebelum di sesuaikan Laporan hasil Neraca Saldo Sebelum di Sesuaikan Selesai Gambar 3.6. Flowchart Neraca Saldo Sebelum di Sesuaikan
61 3.2.2.4. Prosedur dan Flowchart Neraca Penyesuaian - Data-data yang telah dirincikan dalam Neraca Saldo Sebelum di Sesuaikan. Karyawan meng-input data yang terlupakan selama satu periode dan dimasukkan di dalam neraca penyesuaian ini. Gambar 3.7. Flowchart Neraca Penyesuaian
62 3.2.2.5. Prosedur dan Flowchart Neraca Lajur - Memasukkan saldo-saldo rekening buku besar ke dalam kolom neraca saldo pada neraca lajur - Memasukkan ayat-ayat jurnal penyesuaian ke dalam kolom penyesuaian pada neraca lajur, mengisi kolom-kolom neraca saldo setelah disesuaikan. - Memindahkan saldo-saldo dalam neraca saldo setelah disesuaikan, rekening-rekening nominal dipindahkan ke kolom laba rugi, sedangkan rekening-rekening riel dipindahkan ke kolom neraca. - Menjumlahkan debet dan kredit pada kolom rugi laba dan kolom neraca.
63 Karyawan Mulai NeracaPenyesuaian Memasukkan saldo- saldo rekening buku besar ke dalam kolom neraca saldo pada neraca lajur Memasukkan ayat - ayat jurnal penyesuaian ke dalam kolom penyesuaian pada neraca lajur. Memindahkan saldo- saldo dalam neraca saldo setelah disesuaikan Menjumlahkan debet dan kredit pada kolom rugi laba dan kolom neraca. Selesai Gambar 3.8. Flowchart Neraca Lajur
64 3.2.2.6. Prosedur dan Flowchart Laporan Laba Rugi - Hasil operasi perusahaan diperoleh dengan cara karyawan membandingkan antara penghasilan yang diperoleh dengan beban-beban yang telah dikeluarkan untuk memperoleh penghasilan tersebut dan didapat dari neraca lajur. - Karyawan mencetak hasil laporan laba rugi dan di berikan kepada manager.
Gambar 3.9. Flowchart Laporan Laba Rugi 65
66 3.3. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM AKUTANSI Sistem akuntansi produksi yang sedang berjalan pada PT. ADI PERTIWI prosesnya masih manual dan belum terintegrasi. Berdasarkan beberapa kelemahan yang ada pada sistem akuntansi produksi yang sedang berjalan saat ini menurut analisis COSO, menyatakan bahwa PT. ADI PERTIWI membutuhkan sistem informasi akuntansi yang handal yang mampu menciptakan proses pelaporan produksi menjadi lebih efektif dan efisien. Efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi dalam proses pelaporan produksi yang diusulkan untuk perusahaan PT. ADI PERTIWI dirasakan lebih baik dan bermanfaat bagi perusahaan. Sistem yang diusulkan telah terintegrasi disetiap bagiannya, yang dapat memudahkan pegawai dalam menjalankan proses-proses produksinya. 3.4. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Mendata masalah apa saja yang terjadi dalam sistem yang sudah ada, yaitu: 1. Informasi yang dibutuhan menjadi kurang efisien dan efektifitas proses bisnis seperti dalam peng-inputan secara manual, sehingga menimbulkan data berulang yang tidak di perlukan, dan data yang di input membutuhkan waktu cukup lama. 2. Adanya tindakan manipulasi data pada perusahaan, karena karyawan hanya menggunakan Microsoft excel, sehingga data mudah di manipulasi kan. 3. Minimum-nya tingkat kerahasiaan data, karyawan yang menginput dengan Microsoft excel tingkat kerahasiaannya lebih rendah, karena tidak adanya keamanan tingkat tinggi pada software tersebut, seperti tidak adanya password khusus pada karyawan tertentu. 4. Tidak rapinya pencatatan yang dilakukan oleh pihak karyawan, di karenakan software yang di gunakan saat ini pada perusahaan tersebut masih kurang.
67 5. Sulitnya menghasilkan laporan secara cepat dan tepat, karena terlalu banyak menginput data secara manual, serta perhitungan yang tidak relevan sehingga kurang membantu karyawan tersebut. 3.5. SOLUSI PEMECAHAN MASALAH Sistem akuntansi produksi yang sedang berjalan pada PT.ADI PERTIWI prosesnya masih manual dan belum terintegrasi. Berdasarkan beberapa kelemahan yang ada pada sistem akuntansi produksi yang sedang berjalan saat ini menurut kami, menyatakan bahwa PT.ADI PERTIWI membutuhkan: Sistem informasi akuntansi yang handal yang mampu menciptakan proses pelaporan produksi menjadi lebih efektif dan efisien. Dikarenakan sistem ini dapat menghandal seluruh kegiatan informasi akutansi secara cepat tanpa memerlukan waktu dan pemikiran yang lama. Perlunya sistem pencatatan yang mampu memberikan data secara tepat dan mudah dalam pembuatan data, sehingga karyawan tidak perlu merasa khawatir dengan perhitungan yang tidak sesuai serta pembuatan yang tidak membuat karyawan sulit untuk meng-input. Peningkatan sistem keamanan data dalam sistem akuntasi. Sistem keuangan yang tidak memiliki keamanan akan sangat membahayakan bagi perusahaan. Dibutuhkannya sistem keamanan salah satunya dengan loginpassword pada karyawan bersangkutan saja yang dapat meng-input atau update data tersebut, sehingga aman dari pemalsuan, penipuan, dan pencurian pada pihak yang tidak bertanggung jawab. Efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi dalam proses pelaporan produksi yang diusulkan untuk perusahaan dirasakan lebih baik dan bermanfaat bagi perusahaan. Sistem yang diusulkan telah terintegrasi disetiap bagiannya, yang dapat memudahkan pegawai dalam menjalankan proses-proses produksinya.