BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis melaksanakan Praktek Kerja/Magang bertempat di Klinik Bhakti Mulya Tangerang selama dua bulan di mulai pada tanggal 01 Oktober 2015 s/d 30 Nopember 2015 yang ditempatkan di unit rekam medik ( registrasi pasien). Waktu bekerja setiap hari senin sampai dengan hari jumat dan dimulai pada pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.30. Klinik tersebut beralamat di Jln Raya Kronjo No 5 Desa Pasilian RT 05 RW 03 Kecamatan Kronjo Kabupaten Tangerang. Pada hari pertama pelaksanaan magang yang penulis alami di Klinik Bhakti Mulya Tangerang tanggal 01 Oktober 2015, penulis diterima oleh pimpinan klinik diruang manajemen untuk diberikan penjelasan tentang tata tertib dan kewajiban yang berlaku di Klinik Bhakti Mulya serta diberikan pengetahuan tentang Company Profile Klinik Bhakti Mulya. Setelah diberikan penjelasan tata tertib dan pengetahuan tentang Klinik Bhakti Mulya Selanjutnya penulis di perkenalkan dengan staf dimasing masing unit pelayaanan meliputi ; unit rekam medik, unit Farmasi, bagian keuangan, unit Laboratorium, unit Radiologi, unit gawat darurat (UGD), poli rawat jalan, dan poli kesehatan ibu dan anak (KIA). 20
Selanjutnya penulis diarahkan untuk melaksanakan magsng di unit rekam medik dengan jadwal 4 minggu di bagian pendaftaran (registrasi) pasien dan 4 minggu dibagian pengelolaan kartu rekam medik. 3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung penulis menemukan manfaat dan pengetahuan yang didapat, seperti tata cara berorganisasi yang ada dalam dunia kerja, kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan, serta pengalaman yang didapatkan selama penulis melakukan praktik kerja lapangan atau magang di Klinik Bhakti Mulya. 3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan yang penulis lakukan selama 4 minggu pertama magang yaitu penulis melakukan kegiatan yang sama seperti karyawan yang lain yang betugas di bagian pendaftran yaitu melakukan regsistrasi pasien kedalam system informasi klinik pasien dengan ketentuan sebgai berikut: Untuk pasien baru akan dibuatkan kartu rekam medik sesuai dengan nomor urut pasien untuk pasien lama kartu rekam mediknya dicari dari rak kartu rekam medik selanjutnya diserahkan pada bagian unit rawat jalan. Setelah pasien diperiksa dan atau dilakukan tindakan oleh dokter maka kartu rekam mediki pasien akan dikembaliakan kebagian pendaftran dan disusun rapi kedalam rak kartu rekam medik sesui dengan urutan nomor rekam medik pasien. 4 minggu terakhir penulis melaksanakan magang di bagian rekam medik pasien dengan kegiatan : 21
Menginput data kedalam system yang meliputi data penyakit sesuai dengan kode diagnose ( ICD X), dan data tindakan yang dilakukan oleh dokter : menyusun kembali kartu rekam medik pasien sesuai dengan urutan nomor ke dalam rak. Flowchart Pendaftaran Pasien Di Klinik Bhakti Mulya Tangerang PASIEN DATANG REGISTRASI PASIEN BARU PASIEN LAMA BUAT KARTU REKAM MEDIK (STATUS) CARI KARTU STATUS PELAYANAN YANG DITUJU KASIR PASIEN PULANG 22
3.3.2 Kegiatan Non Rutin Selain itu ada juga kegiatan tidak rutin yaitu kegiatan yang tidak sesuai dengan job desk yang telah diberikan, kegiatan tersebut ialah : 1. Membantu memanggil pasien untuk diperiksa 2. Mengarahkan pasien yang berkunjung sesuai dengan tujuan yang diinginkan 3. Membantu menyusun obat dan alkes pada tempat yang telah ditentuikan Berikut adalah contoh foto media di unit rekam medik yaitu system inforamsi klinik (PC), system informasi khusus peserta BPJS kesehatan, ruang tempat registrasi pasien, kartu rekam medik pasien rawat jalan, kartu rekam medik pasien rawat inap satu hari (one day care), rak tempat penyimpanan kartu rekam medik serta lemari arsip 1. Tampilan Sistem informasi klinik di ruang pendaftaran 23
2. Tampilan Prymari Care system pasien peserta BPJS Kesehatan 3. Ruang Pendaftaran Pasien 4. 24
5. Kartu Rekam medik pasien rawat jalan 6. Kartu rekam medik pasien rawat inap / Observasi 25
6.Rak penyimpanan kartu rekam medik (kartu status pasien) 7 Lemari Arsip 26
3.3 Masalah yang Ditemukan Unit Kerja 3.3.1 Masalah Operasional Masalah operasional yang penulis temukan saat melakukan praktik kerja lapangan atau magang pada Klinki Bhakti mulya adalah : 1. Penginputan data diagnose dan tindakan dokter tidak secara relal time hal ini menyebabkan menumpuknya kartu rekam medik di bagian pendaftaran. 2. Penyusunan kartu rekam medik tidak sesuai dengan nomor urut hal tersebut menyulitkan dalam pencarian kartu rekam medik, yang mengakibatkan lambatnya pelayanan terhadap pasien. 3. Masalah dari sumber daya manusia atau pegawainya sendiri, terkadang kurang teliti dalam penginputan data pasen.petugas mendaftar pasien berbeda dengan nama asli karena keluarga pasien mendaftar dengan nama panggilan. Hal ini juga menyulitkan ketika pasien datang kembali tanpa membawa kartu kunjungan berobat 4. Kebersihan dan kerapihan ruangan masih perlu ditingkatkan. terutama di ruang penyimpanan satus pasien (kartu rekam medik). 3.3.2 Penyebab Masalah Penyebab masalah dari hal hal diatas menurut penulis adalah : 1. Kurangnya penjelasan dari petugas kepada pasien untuk selalu membawa kartu kunjungan apabila berkunjung kembali. 27
2. Kurangya diterapkanya mekanisme pengawasan terhadap sumber daya manusia sehingga banyak pekerjaan rutin yang tidak dilakukan dengan tuntas (menyusun kartu rekam medik setelah selesai pelayanan). 3. Belum adanya job description (uraian tugas) yang jelas untuk masing masing petugas. 4. Kurang disiplinnya petugas dalam menjaga kerapihan dan kebersihan. 3.3.3 Pemilihan Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat diambil dalam menangani permasalahan kebersihan ini adalah : 1. Petugas harus memberikan penjelasan terhadap pasien terkait kartu kunjungan brobat. Agar supaya pasien bisa mengerti dan memahami keguanan dari kartu kunjungan brobat tersebut. Baik melalui penjelasan maupun media (banner, leflet dan lain-lain) 2. Adanya supervisi yang dilakukan oleh oleh supervisor yang yang ditugaskan untuk mengawasi dan memberikan arahan kepada petugas. 3. Perlu dibuatkanya job description (uraian tugas) yang jelas untuk masing masing petugas. 4. Penambahan sumberdaya manusia untuk lebih meningkatakan mutu pelayanan. 5. Perlu adanya pertemuan rutin yang melibatan semua unit kerja untuk mewujudkan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan. 28
3.4 Pemecahan Masalah Operasional Pemecahan masalah adalah suatu tindakan yang harus diambil dalam menangani suatu masalah dengan cara memilih alternatif pemecahan masalah yang ada agar masalah dapat terselesaikan dengan tuntas dan berkelanjutan. Dalam memecahan masalah operasional yang ada pada Klinik Bhakti Mulya penulis memilih alternatif pemecahan masalah yang kesatu, kedua dan ketiga. Penulis memilih ketiga alternatif tersebut dengan pertimbangan mudah dilaksanakan dan tidak mememerlukan biaya yang besar, tetapi akan meningkatkan kulaitas kerja dari petugas yang pada akhirnya akan meningkatnya mutu pelayanan terhadap masyarakat. 29