BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat Periode Awal Pendirian: PT. Menara Kadin Indonesia (MKI) didirikan dengan Akta Notaris Nyonya Machrani Moertolo Soenarto S.H dengan nomor 368/XI/Not/97 tertanggal 27 Nopember 1997 Dan mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No. C23-12.955 HT.01.01.Th.97. Berdasarkan akte Notaris tersebut diatas modal dasar perseroan ditetapkan sebesar Rp. 36.000.000.000,- (Tiga puluh enam milyar rupiah), modal yang telah ditempatkan sebesar Rp. 9.800.000.000,- (Sembilan milyar delapan ratus juta rupiah) yang terdiri dari 9800 lembar saham dengan nilai nominal Rp. 1.000.000,- per lembar saham. Dan modal yang telah disetor sebesar Rp. 9.800.000.000,- atau sebanyak 9800 lembar saham. Pada awalnya pendirian PT Menara Kadin Indonesia (MKI) bertujuan untuk mendukung kebutuhan fasilitas ruangan kantor Kadin Indonesia. Menurut rencana semula, MKI akan memiliki 10.000 m² ruangan yang akan disewakan secara komersil. Sehingga dapat memberikan subsidi silang, harga sewa khusus dan terjangkau untuk kantor Kadin Indonesia. Karena krisis moneter tahun 1997, MKI hanya dapat merealisasikan pembelian ruang kantor seluas 1296 m² (lt 29, digunakan oleh Kadin) dan lantai 24 seluas 820 m² (untuk disewakan). Dampak 46
lainnya adalah MKI mempunyai hutang untuk pembelian aset tersebut sebesar USD 2,06 juta kepada Bakrie Investindo (± Rp. 21 M, sesuai kurs pada waktu itu). Periode Konsolidasi: Hasil RUPS September 2002 dilakukan pergantian Direksi Perusahaan dan persetujuan penyelesaian hutang MKI kepada BIO melalui mekanisme penyerahan aset, pengalihan lantai 29 kepada ICCI untuk selanjutnya dimanfaatkan sebagai kantor Kadin Indonesia. Tindak lanjut yang telah dicapai: 1. Negosiasi dengan BIO untuk mematok kurs yang digunakan dalam penentuan hutang. Sehingga hutang MKI menjadi Rp. 9,8 M. 2. Hutang MKI dinyatakan lunas, setelah sepakat dilunasi dengan penyerahan aset lantai 24. 3. Kadin Indonesia di bebaskan dari kewajiban membayar sewa ruangan sejak Oktober 2002, setelah aset lantai 29 dialihkan kepada ICCI. 4. MKI merintis kegiatan usaha baru, setelah tidak memiliki aset untuk disewakan sebagai sumber pendapatan. 5. MKI mulai membukukan laba terhitung tahun 2004. Jenis Perusahaan: Perseroan merupakan perusahaan swasta nasional 100% dengan pemegang saham individu dan perusahaan. Pemegang saham individu terbesar 47
adalah Ir. Aburizal Bakrie sedangkan pemegang saham perusahaan terbesar adalah PT. Indocement Tunggal Prakarsa. III.2 Visi dan Misi Visi Perusahaan: 1. Menjadi perusahaan nasional yang inovatif dan kreatif dalam memberikan jasa manajemen yang mempunyai nilai tambah untuk meningkatkan kinerja dan daya saing dari organisasi/perusahaan serta lembaga pemerintah dengan berlandaskan Human Capital dan kaidah Good Corporate Governance. 2. Sebagai perusahaan yang didirikan oleh pengurus Kadin dan para tokoh pengusaha Indonesia, maka kegiatan usaha harus berorientasi mendukung program pemerintah melalui program peningkatan kemampuan SDM. Misi Perusahaan: 1. MKI ICC National Comittee Indonesia Memaksimalkan kerja sama dengan ICC Komite Nasional Indonesia, salah satu Komite dibawah Kadin Indonesia dan bagian dari jaringan organisasi bisnis dihampir 160 negara didunia. Dengan melaksanakan program peningkatan kemampuan SDM Indonesia khususnya mencapai sertifikasi international antara lain untuk: Bidang International Trade bagi praktisi Perbankan dan korporasi (CDCS) 48
International Commercial Contract Arbitration dll 2. Outsourcing, Training, Consulting & Assestment Center Dalam situasi ekonomi dunia yang sangat dinamis dan turbulensi, perusahaan harus mampu berubah dengan cepat, menyesuaikan diri dengan situasi, maka MKI menawarkan jasa untuk mendukung perusahaan agar dapat mempertahankan dan meningkatkan daya saing melalui program: a. Pengelolaan alihdaya SDM (outsourcing), b. Peningkatan kemampuan SDM melalui pelatihan dan coaching c. Transformasi organisasi (consulting) 3. Sistem Manajemen Kinerja untuk Lembaga Pemerintah Berperan dalam peningkatan kinerja Departemen, Pemda, dan BUMN dengan menyediakan Sistem Manajemen Kinerja berbasis Balance Scorecard, Sistem Informasi Manajemen & Akuntabilitas Kinerja (SIMAK) dan berbagai solusi untuk reformasi birokrasi lainnya. III.3 Bidang Usaha 1. Tahun 1997 2003, Penyewaan Ruangan Kantor Sejak tahun 2004, kegiatan penyewaan ruangan kantor tidak lagi berlanjut sejalan dengan dialihkannya aset ruang kantor yang dimiliki. 2. Tahun 2003-2004, Trading Ekspor 49
a. Dengan pertimbangan tujuan awal pendirian MKI untuk mendukung program Kadin Indonesia, maka manajemen MKI memilih kegiatan usaha kerjasama ekspor dengan UKM, antara lain ekspor Cocoa dll. b. Tahap awal 2003-2004 dilakukan Proyek Kerjasama Ekspor. Proyek tersebut mengalami banyak kendala dalam pelaksanaan ekspor, dari sisi eksportir dan buyer dari luar negri, sehingga tidak mencapai hasil yang diharapkan. 3. Tahun 2005 Sekarang, Jasa Manajemen Outsourcing, Training & Consulting. Sejalan dengan cepatnya perubahan yang terjadi di bidang politik dan ekonomi di seluruh dunia sehingga tantangan yang dihadapi para pelaku usaha semakin berat, maka perusahaan harus bergerak dinamis dan fleksibel atau mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi dengan cepat. Langkah strategis yang diperlukan adalah meningkatkan kemampuan SDM yang ada atau mengalihkan pengelolaan (outsourcing) sebagian SDM untuk meningkatkan fleksibilitas usaha. 4. Tahun 2006 MKI memantapkan kegiatan usaha di bidang jasa manajemen outsourcing (alih daya) dan consulting mencakup: a. Outsourcing Manpower & Business Process Outsourcing b. Training & Consulting Pelatihan & sertifikasi di bidang Trade Finance, Human Resources, dan lain-lain 50
c. Assestment Center Penilaian kompetensi pejabat-pejabat organisasi swasta, BUMN maupun pemerintah untuk kenaikan jabatan dan sebagainya d. Strategic Collaboration dengan Kadin Indonesia, antara lain, mulai 2009 mengelola kegiatan KADIN Business Forum dan memasarkan solusi sistem manajemen kinerja untuk instansi pemerintah III.4 Produk-Produk Cakupan jasa perusahaan meliputi: 1) Learning : Managerial Skill (Hard & Soft Competencies) : - Effective Supervisory Management - Management Development Program for Manager Candidate - Management Development Program for Manager - Management Development Program for Middle Manager Leadership Skill (Soft Competencies) : - Leadership Development Program Functional Skill (Hard Competencies) : 51
- Sales - Human Capital - Finance - Operation Business Skill (Hard & Soft Competencies) : - SME & Enterpreneurship 2) Consulting : Corporate Strategy Formulation & Planning : - Corporate strategic plan - Business Plan - Business Model - Business Process Strategic (Corporate) Performance Management (SPM) - Balanced Scorecard - Blue Ocean Strategy Strategic Competency-Based HC Management (SCBHCM) - Creating HR Scorecard 52
- Strategic Manpower Plan - Strategic Competency Profile - Strategic Human Capital Management - Strategic Competency-Based Job Analysis - Compensation & Benefit Business Intelligence & Dashboard - Cognos, Oracle & Microsoft Platform 3) Management Journal & Research : - Human Capital Management Journal - General Management Journal - Management & Human Capital Research 4) Assessment Center : - Manager & Executive Assessment Center 5) Staff Outsourcing & Executive Search : - Employee Recruitment & Management - Business Process Outsourcing - Executive Search 53
6) Management Survey & Research : - Employee Engagement Index - Employee Satisfaction Index - Multifactor Leadership Index - Corporate Culture Index III.5 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Pembagian tugas dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi berikut: Director Practice Leader/Quality Assurance Finance & Accounting Manager Staff Sales & Marketing Manager Asisten Manager Sales Executive Sales & Operation General Manager Operation & HR Manager Staff ICC Indonesia Employee Search Asisten Manager Journal Publication Managing Editor Koordinator Editor Struktur Organisasi PT. Menara Kadin Indonesia Consulting Managing Consultant/QA Research & Innovation of solution Head of Department Head of Design Program C o n s u l t a n t 54
Berikut adalah uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masingmasing personil yang terkait dengan aktivitas keuangan, operasi dan pemasaran: 1. Director Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Menyiapkan blue print dan business plan tahunan perusahaan. b. Memeriksa dan mengawasi kinerja setiap bagian yang dibawahinya. c. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan yang menjadi pedoman dalam melakukan aktivitas perusahaan. d. Memikirkan strategi penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang dalam usaha menaikkan laba dan mempertahankan keberlangsungan perusahaan berdasarkan laporan keuangan dari Finance & Accounting Manager dan laporan penjualan dari Assistant Sales & Marketing manager. e. Memastikan pencapaian target perusahaan. f. Memberikan otorisasi pembelian untuk kebutuhan tidak rutin. g. Menentukan gaji dan bonus karyawan perusahaan. h. Memeriksa dan bertanggung jawab terhadap laporan keuangan. i. Bertanggung jawab untuk menyiapkan materi training, proposal training dan consulting. 55
2. Managing Consultant Bertanggung jawab kepada direktur. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Menyiapkan materi dan proposal training dan consulting. b. Melakukan quality control terhadap materi training yang sudah ada untuk disesuaikan dengan perkembangan ilmu. c. Melakukan seleksi terhadap calon fasilitator yang ingin mengajar di perusahaan d. Merekomendasikan tenaga konsultan kepada perusahaan 3. General Manager, Sales & Operation Bertanggung jawab kepada direktur. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Menyusun dan mengkoordinasikan perencanaan bidang penjualan & operasional. b. Memimpin pelaksanaan perencanaan bidang penjualan dan operasional. c. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan penjualan dan operasional. d. Menyiapkan budget untuk setiap kegiatan/proyek dan memastikan semua biaya yang dikeluarkan sesuai dengan budget yang ditetapkan. 56
e. Memimpin rapat mingguan dan memonitor laporan mingguan staf pemasaran. f. Memastikan proposal yang dibutuhkan oleh tim pemasaran selalu tersedia. g. Bersama tim pemasaran melakukan presentasi kepada klien jika dibutuhkan. h. Bersama tim pemasaran melakukan negosiasi harga untuk setiap proyek yang akan dilaksanakan. i. Memastikan kelengkapan pendukung (ATK, kelengkapan materi training) untuk kegiatan/proyek yang akan dilaksanakan. j. Memberikan umpan balik dan arahan atas pelaksanaan penjualan dan operasional kepada tim penjualan dan operasional. k. Membuat dan menyampaikan laporan perkembangan penjualan dan operasional kepada direksi, berikut langkah-langkah yang diambil. l. Menyiapkan dan menyampaikan dokumen pengajuan seluruh pengeluaran untuk disetujui oleh direksi dan diteruskan kepada unit kepatuhan dari grup Bakrie (CMA) yang diperbantukan oleh Presiden Komisaris untuk verifikasi. m. Menyiapkan perhitungan insentif untuk staf pemasaran dan meminta bagian keuangan untuk melakukan pembayaran setelah disetujui oleh direksi. n. Mengkoordinasikan penagihan piutang dan pembayaran kewajiban perseroan dengan Bagian Keuangan dan Akuntansi serta Penjualan. 57
o. Melaksanakan pengembangan usaha perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan mitra kerja dan klien. 4. Assistant Sales & Marketing Manager Bertanggung jawab kepada Sales & Operation General Manager. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Menyusun, mengkoordinasikan dan melaksanakan perencanaan bidang penjualan. b. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan penjualan. c. Memasarkan semua produk training, consulting, dan majalah Human Capital Journal kepada klien baik melalui telepon/fax, e-mail, maupun surat penawaran tertulis (hard copy) kepada klien lama ataupun klien baru. d. Memberikan umpan balik dan masukan atas pelaksanaan penjualan kepada tim penjualan dan operasional serta direksi. e. Melakukan koordinasi dengan rekan kerja lainnya (assistant sales & marketing manager dan operational staff). f. Mencatat setiap informasi dari luar khususnya bagi orang yang berminat mengikuti kegiatan training. g. Mengirimkan registration form kepada peserta yang berminat untuk mengikuti training di perusahaan. h. Mengirimkan confirmation letter kepada peserta yang sudah setuju untuk mengikuti training di perusahaan. 58
i. Meminta kepada klien untuk menyiapkan surat perintah kerja atau kontrak kerja sama jika klien ingin menggunakan jasa perusahaan. j. Membuat dan menyampaikan laporan perkembangan penjualan kepada Sales & Operation General Manager, berikut langkah-langkah yang diambil. k. Menyiapkan dan menyampaikan dokumen penjualan berdasarkan proyek/kegiatan kepada Sales & Operation General Manager. l. Mengajukan berbagai pengeluaran setiap proyek/kegiatan dengan dokumen lengkap kepada Sales & Operation General Manager untuk diteruskan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi. m. Membantu secara aktif penagihan piutang berkoordinasi dengan Sales & Operation General Manager dan Finance & Accounting Manager. n. Melaksanakan pengembangan usaha perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan klien perusahaan. 5. Manager, staff, Finance & Accounting Bertanggung jawab kepada direktur. Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Mengeluarkan dan menerima kas berdasarkan dokumen pendukung. b. Memantau pemasukan ke bank atas faktur yang telah terbit dengan cara mengecek saldo bank. c. Membuat dan menyampaikan laporan saldo bank setiap hari kepada direksi dan unit kepatuhan dari grup Bakrie (CMA) yang diperbantukan oleh Presiden Komisaris untuk verifikasi. 59
d. Melakukan pencatatan terhadap penjualan, piutang, penerimaan kas dan pengeluaran kas. e. Membuat faktur penjualan (invoice/kwitansi) berdasarkan confirmation letter yang diterima oleh bagian pemasaran. f. Menerbitkan faktur pajak bagi peserta training/klien yang menginginkan setelah ditandatangani oleh direksi. g. Menyiapkan laporan pajak bulanan dan tahunan baik karyawan ataupun badan dan melaporkannya ke kantor pajak. h. Melaksanakan penagihan piutang berkoordinasi dengan Sales & Operation General Manager. i. Menyiapkan data penggajian dan membayar gaji karyawan, honor konsultan/fasilitator, pajak, jamsostek, dan pengeluaran rutin. j. Bertanggung jawab terhadap pembayaran hutang kepada supplier. k. Melaksanakan pembukuan dan mengkoordinasikan input keuangan kepada sistem akuntansi Zahir. l. Menyampaikan informasi penting terhadap pengelolaan keuangan dan akuntansi yang perlu diketahui direksi, termasuk berbagai perbaikan prosedural yang perlu dilakukan. m. Menyiapkan dan menyampaikan dokumen pengajuan seluruh pengeluaran yang menjadi kewenangannya kepada Sales & Operation General Manager, untuk disetujui oleh direksi dan diteruskan kepada unit kepatuhan dari grup Bakrie (CMA) yang diperbantukan oleh Presiden Komisaris untuk verifikasi. 60
n. Melakukan eksekusi pembayaran berdasarkan persetujuan pengeluaran dari direksi dan Team Khusus Internal Audit yang diperbantukan oleh Presiden Komisaris. o. Menyiapkan laporan keuangan bulanan dan menyampaikannya kepada direksi pada bulan berikutnya. p. Menyiapkan laporan keuangan tahunan. q. Meminta 3 Kantor Akuntan Publik (KAP) untuk menyampaikan penawaran pelaksanaan audit pembukuan perseroan tahunan, lengkap dengan profil KAP dan penawaran biaya. r. Menjadi mitra dan menyediakan dukungan data/dokumen bagi KAP dalam pelaksanaan audit pembukuan perseroan. s. Menyusun dan mengkoordinasikan perencanaan bidang keuangan dan akuntansi. t. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan bidang tugas keuangan dan akuntansi. u. Memberikan umpan balik dan masukan atas pelaksanaan tugas keuangan dan akuntansi kepada tim keuangan dan akuntansi. III.6 Mekanisme dan Prosedur Terkait Dengan Aktivitas Keuangan, Operasi dan Pemasaran Aktivitas keuangan ditekankan pada sistem penerimaan kas dan sistem pengeluaran kas baik melalui cek maupun kas kecil, aktivitas operasi ditekankan pada sistem penjualan kredit dan piutang dagang karena sebagian besar 61
penjualan yang dilakukan perusahaan adalah melalui penjualan kredit serta aktivitas pemasaran. Sistem pembelian tidak dibahas pada aktivitas operasi dalam skripsi ini mengingat aktivitas pembelian di PT Menara Kadin Indonesia tidak terlalu besar jumlahnya dan biasanya hanya berupa pembelian ATK, serta peralatan kantor lainnya. III.6.1 Fungsi yang Terkait Dengan Sistem Penjualan Kredit, Piutang dagang, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas, dan Pemasaran Fungsi yang terkait dengan sistem penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan kredit dan pemasaran PT. Menara Kadin Indonesia adalah: 1. Direktur Direktur bertanggung jawab dalam mengecek dan menanda tangani surat pemberitahuan pengeluaran, dokumen rencana pengeluaran serta voucher bukti pengeluaran bank, menandatangani cek atau bilyet giro bersama dengan komisaris aktif (double signature), mengkoordinasikan penyiapan bahan presentasi dan tim yang akan melakukan presentasi untuk proses pengadaan (tender), merekomendasikan kepada bagian penjualan harga final yang bisa ditawarkan untuk proses tender, menerima dan memeriksa laporan keuangan atau laporan saldo bank dari bagian keuangan dan memonitor kinerja karyawan-karyawan yang dibawahinya. 62
2. General manager, sales & operation General manager, sales & operation bertanggung jawab untuk menyiapkan dokumen rencana pengeluaran mingguan secara lengkap (termasuk rencana anggaran biaya proyek, perjanjian dengan trainer/konsultan dan tagihan dari pihak luar) kemudian dokumen tersebut beserta surat pemberitahuan rencana pengeluaran disampaikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan voucher bukti pengeluaran bank, mengotorisasi dokumen pengajuan pengeluaran kas kecil dan menjawab pertanyaan dari unit kepatuhan grup Bakrie seputar dokumen rencana pengeluaran apabila ada yang kurang jelas. 3. Unit kepatuhan dari grup Bakrie (Capital Managers Asia) CMA bertanggung jawab dalam memverifikasi dokumen rencana pengeluaran, melakukan pengecekkan dokumen secara detil, dan bilamana ada hal-hal yang kurang jelas atau dipertanyakan maka staf yang bersangkutan akan melakukan konfirmasi kepada general manager, sales & operation. 4. Bagian penjualan dan pemasaran Bagian ini bertanggung jawab memasarkan semua produk training, dan consulting, baik melalui telepon/fax, e-mail, majalah Human Capital Journal maupun melalui kurir kepada klien lama ataupun klien baru, menghubungi setiap perusahaan minimal 3 kali melalui telepon dan e-mail sebagai tindak lanjut, mengirimkan registration form kepada peserta yang berminat untuk 63
mengikuti training, mengirimkan confirmation letter kepada peserta yang sudah setuju untuk mengikuti training di perusahaan, meminta kepada klien untuk menyiapkan surat perintah kerja atau kontrak kerja sama jika klien ingin menggunakan jasa perusahaan. 5. Bagian keuangan Bagian ini menerima confirmation letter dari Bagian Pemasaran, mengeluarkan invoice serta mencatat semua invoice yang dikeluarkan pada rekap invoice (kartu piutang) yang berisi tentang nilai piutang, tanggal jatuh tempo dan nama perusahaan/orang yang ditagih, berkoordinasi dengan Bagian Pemasaran dalam melakukan penagihan piutang berdasarkan data rekap invoice dan hard copy invoice, menerima uang cash serta bukti transfer bank dari peserta training atau karyawan yang mengembalikan kelebihan cash advance, menyetorkan pemasukan ke bank, mencatat semua pembayaran yang dilakukan peserta baik berupa uang tunai, cek atau via transfer bank di rekap invoice dan voucher bukti penerimaan bank/kas, memberikan tanda lunas pada rekap invoice, menerima dokumen pengajuan pengeluaran bank/kas kecil rangkap 2 dan surat pemberitahuan rencana pengeluaran dari general manager, sales & operation, membuat voucher bukti pengeluaran bank/kas kecil, menyampaikan surat pemberitahuan pengeluaran beserta dokumen rencana pengeluaran dan voucher kepada direksi untuk diperiksa dan ditandatangani, mengirimkan surat pemberitahuan dan dokumen rencana pengeluaran kepada unit kepatuhan di 64
grup Bakrie (CMA) untuk diverifikasi, mengeluarkan cek/uang, mencatat pengeluaran di dalam jurnal pengeluaran bank/kas, mengarsipkan semua dokumen transaksi keuangan dan membuat dan menyampaikan laporan saldo bank setiap hari kepada direksi dan unit kepatuhan grup Bakrie (CMA). 6. Bagian administrasi Menyiapkan dokumen hukum dan administrasi perusahaan sesuai dengan persyaratan pengadaan atau tender oleh pelanggan. III.6.2 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit, Piutang dagang, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas, dan Pemasaran Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pemasaran pada PT. Menara Kadin Indonesia adalah: 1. Registration form (RF) Registration form dibuat oleh tim pemasaran, dikirimkan kepada peserta yang mendaftar training jika mereka berminat registration form berisikan data diri calon peserta training dikirim kembali ke perusahaan (lampiran 3, L30). 2. Confirmation letter (CL) Confirmation letter dikirimkan satu minggu sebelum hari pelaksanaan training dan sebagai bukti bahwa calon peserta tersebut pasti mengikuti 65
training. Confirmation letter ini merupakan dasar dilakukannya proses penerbitan invoice (lampiran 4, L31). 3. Feedback form Feedback form dibagikan kepada peserta training sebelum acara training diakhiri. Tujuannya adalah untuk mendapatkan umpan balik dari para peserta terhadap pelaksanaan training. Para peserta wajib mengisi feedback form. Secara umum feedback form berisi penilaian terhadap materi training, instruktur, penyelanggaraan training, kritik dan saran terhadap training serta kebutuhan training peserta di masa yang akan datang. 4. Formulir berlangganan khusus untuk majalah Formulir berlangganan diperuntukkan bagi orang yang berminat untuk berlangganan majalah Human Capital Journal yang berisi tentang data diri pelanggan, biaya dan periode berlangganan serta informasi tentang syarat dan tata cara berlangganan. 5. Proposal, silabus training Proposal berisikan konsep atau strategi dari produk yang ditawarkan ke pihak luar dan digunakan sebagai informasi awal untuk meyakinkan calon peserta. Proposal dibuat oleh Direktur dengan dibantu oleh Managing Consultant. 66
6. Surat perintah kerja dan kontrak kerja sama Surat perintah kerja merupakan dokumen yang dibuat oleh klien bahwa klien setuju menggunakan jasa perusahaan. Sedangkan kontrak kerja sama merupakan dokumen yang dibuat baik oleh perusahaan maupun klien yang berisikan kesepakatan-kesepakatan tentang jenis pekerjaan, jangka waktu pekerjaan, sistem pembayaran, dan ruang lingkup pekerjaan dalam bentuk hak dan kewajiban masing-masing pihak. 7. Faktur penjualan (invoice) Faktur penjualan dibuat oleh bagian keuangan berdasarkan dokumen yang diterima berupa CL untuk public training, SPK untuk inhouse training dan kontrak kerja untuk consulting. Faktur penjualan ini dikirim ke klien sebagai dasar penagihan pembayaran (lampiran 5, L32). 8. Kwitansi Kwitansi dibuat oleh bagian keuangan jika pembayaran sudah dilakukan dan dikirimkan ke klien. Biasanya kwitansi baru dibuat jika ada permintaan dari klien yang sudah melakukan pembayaran. 9. Faktur pajak Faktur pajak merupakan dokumen yang dibuat atas invoice yang dikenakan PPN sebagai bukti pungutan pajak yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai pengusaha kena pajak yang menjual jasa kena pajak. Dengan dikeluarkannya 67
faktur pajak ini otomatis akan menambah nilai nominal dari invoice yang dibuat atas biaya pelatihan yaitu sebesar 10% (lampiran 6, L33). 10. Cash advance form Form yang diisi dan diajukan oleh karyawan sebagai dasar permintaan uang untuk pengeluaran rutin dan proyek ke bagian keuangan setelah diotorisasi oleh Sales & Operation General Manager. 11. Expense statement Expense statement dibuat berdasarkan bukti-bukti pengeluaran atas pengajuan yang tercatat di dalam cash advance form dan dilaporkan ke bagian keuangan. 12. Bukti penerimaan bank Bukti penerimaan bank dibuat setelah bagian keuangan mendapatkan laporan saldo bank atas pemasukkan penjualan dari invoice yang telah diterbitkan. Bukti penerimaan bank ini adalah sebagai bukti pembayaran yang dilakukan pelanggan atas piutangnya ke perusahaan (lampiran 7, L34). 13. Bukti penerimaan kas Bukti penerimaan kas dibuat berdasarkan expense statement yang diterima oleh bagian keuangan jika terjadi kondisi dimana cash advance yang diminta lebih besar daripada expensenya. Kelebihan tersebut dimasukkan ke dalam 68
petty cash. Bukti penerimaan kas bisa juga dibuat apabila ada peserta training yang membayar secara tunai (lampiran 7, L34). 14. Bukti pengeluaran bank Bukti pengeluaran bank adalah pengeluaran yang dilakukan melalui rekening giro perusahaan yang ada di bank dengan mengeluarkan cek atau bilyet giro. Biasanya digunakan untuk pengeluaran tidak rutin dan proyek (lampiran 8, L35). 15. Bukti pengeluaran kas Bukti pengeluaran kas adalah pengeluaran yang dilakukan melalui petty cash. Pengeluaran melalui petty cash hanya untuk pengeluaran rutin yang biasanya jumlahnya relatif kecil (lampiran 9, L36). III.6.3 Prosedur Sistem Penjualan Kredit, Piutang Dagang, Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas, dan Pemasaran A. Prosedur pemasaran dan penerimaan pesanan Untuk public training Bagian penjualan dan pemasaran 1. Mempromosikan rencana training kepada berbagai perusahaan melalui e- mail, telepon/fax, majalah Human Capital Journal serta kurir. 69
2. Menghubungi setiap perusahaan minimal 3 kali melalui telepon dan e-mail sebagai tindak lanjut. 3. Mengirimkan registration form via e-mail atau fax kepada calon peserta training yang berminat. Jika calon peserta training setuju, maka registration form yang berisikan data diri calon peserta dikirimkan kembali kepada perusahaan. 4. Seminggu sebelum hari pelaksanaan training, perusahaan akan mengirimkan confirmation letter kepada calon peserta dan meminta calon peserta mengembalikan confirmation letter yang sudah diisi lengkap. 5. Berdasarkan confirmation letter yang diterima oleh perusahaan, maka perusahaan akan menjalankan training jika jumlah peserta minimal 5 orang. Kepastian jumlah peserta itu harus diterima oleh Direktur seminggu sebelum pelaksanaan training. Jika jumlah peserta kurang dari 5 orang, maka training tidak bisa dijalankan. Untuk itu peserta yang sudah menyampaikan confirmation letter dikabari via telepon dan e-mail tentang pembatalan dan rencana penjadwalan ulang training. 6. Peserta yang berhak ikut training adalah yang sudah melakukan pembayaran. Bagi peserta yang akan membayar biaya setelah training dilaksanakan (kredit) harus mengirimkan permohonan tertulis kepada perusahaan yang diketahui oleh pimpinan dari calon peserta training. 70
7. Meminta otorisasi persetujuan kredit atas permintaan kredit pelanggan kepada direktur. 8. Apabila kredit ditolak dengan alasan tertentu (seperti: pengalaman sulit pembayaran piutang), maka bagian penjualan dan pemasaran akan meminta pelanggan untuk membayar secara tunai atau pesanan pelanggan akan dibatalkan. 9. Apabila kredit disetujui oleh direktur, bagian penjualan dan pemasaran akan mengirimkan confirmation letter ke bagian keuangan untuk dibuatkan invoice. Untuk in-house training dan consulting Bagian penjualan dan pemasaran 1. Menerima permintaan dari pelanggan dan meneruskan resumenya kepada Direktur. 2. Menerima perintah dari direktur untuk menyusun proposal berdasarkan model proposal yang sudah ada. Jika proposal harus dibuat baru, direktur meminta managing consultant untuk membantu menyiapkan proposal atau direktur sendiri yang memutuskan untuk membuat proposal. 3. Meminta bagian administrasi menyiapkan dokumen hukum dan administrasi perusahaan sesuai dengan persyaratan pengadaan atau tender oleh pelanggan. 71
4. Mengirim proposal beserta dokumen hukum dan administrasi perusahaan kepada pelanggan. Proposal yang akan dikirim kepada pelanggan harus mendapatkan persetujuan dari direktur, termasuk proposal harga atau biaya. 5. Berkoordinasi dengan pelanggan untuk melakukan rapat dan presentasi sesuai kebutuhan pelanggan sebagai tindak lanjut, kemudian menginformasikan jadwal rapat atau presentasi kepada direktur. 6. Direktur akan mengkoordinasikan penyiapan bahan presentasi dan tim yang akan melakukan presentasi. 7. Memantau terus informasi tindak lanjut pengadaan dan menginformasikannya kepada direktur. Direktur akan merekomendasikan kepada bagian penjualan harga final yang bisa ditawarkan. Jika pelanggan setuju menunjuk perusahaan sebagai pemenang pengadaan, maka kedua belah pihak menandatangani kontrak kerja sama yang sebelumnya sudah dipersiapkan bersama sama. Lalu, pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam perjanjian kerja sama. Lazimnya, pelanggan membayar 10-20% dari nilai kontrak pada saat kontrak ditandatangani. 8. Meng-copy surat kontrak dan memberikannya kepada direktur dan bagian keuangan untuk ditindaklanjuti. 72
B. Prosedur pencatatan piutang Bagian keuangan 1. Menerima confirmation letter atau copy-an surat kontrak dari bagian penjualan dan pemasaran yang akan ditindaklanjuti sesuai dengan persyaratan dalam kontrak kerja sama. 2. Mengeluarkan invoice serta mencatat semua invoice yang dikeluarkan pada rekap invoice (kartu piutang) yang berisi tentang nilai piutang, tanggal jatuh tempo dan nama perusahaan/orang yang ditagih. 3. Invoice terdiri dari 2 rangkap (asli untuk pihak yang ditagih sedangkan 1 copy untuk arsip perusahaan). C. Prosedur penagihan piutang Bagian keuangan 1. Berkoordinasi dengan bagian pemasaran dalam melakukan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo berdasarkan data rekap invoice dan hard copy invoice via telepon/fax dan e-mail. 2. Bagi peserta yang sudah membayar diminta untuk mengirimkan bukti transfer bank via fax atau e-mail. 73
D. Prosedur penerimaan kas Bagian keuangan 1. Menerima uang cash dari peserta training atau karyawan yang mengembalikan kelebihan cash advance dan menerima bukti transfer bank. 2. Mencocokkan uang dan bukti transfer bank dengan invoice yang diarsip oleh perusahaan. 3. Mencatat pembayaran piutang yang dilakukan oleh semua peserta yang telah mengirimkan bukti transfer bank di rekap invoice dan voucher bukti penerimaan bank serta memberikan tanda lunas pada invoice. 4. Jika ada peserta yang membayar secara tunai, maka bagian keuangan harus menyetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 5. Menerima bukti setor dari bank. 6. Mencocokkan bukti setor bank dengan invoice yang diarsip oleh perusahaan. 7. Mencatat penerimaan kas yang dilakukan oleh peserta yang membayar secara tunai di rekap invoice dan voucher bukti penerimaan kas, serta memberikan tanda lunas pada invoice. 8. Mencatat jurnal penerimaan kas dan meng-input jurnal tersebut ke dalam Zahir. 74
9. Semua transaksi keuangan harus dilengkapi dengan dokumen pendukung yang nantinya akan dijadikan arsip oleh Bagian Keuangan. Dari prosedur ini dapat dilihat bahwa telah terjadi perangkapan tugas antara fungsi yang menerima kas dengan fungsi yang melakukan pencatatan akuntansi (jurnal) dilakukan oleh satu orang yaitu bagian keuangan. E. Prosedur pengeluaran kas dengan cek General manager, sales & operation 1. Menyiapkan dokumen rencana pengeluaran mingguan secara lengkap (termasuk rencana anggaran biaya proyek, perjanjian dengan trainer/konsultan dan tagihan dari pihak luar). 2. Setelah semuanya lengkap, mengirimkan dokumen rencana pengeluaran itu berikut surat pemberitahuan rencana pengeluaran kepada bagian keuangan untuk dibuatkan voucher bukti pengeluaran bank. Bagian keuangan 3. Menerima dokumen rencana pengeluaran bank rangkap 2 (1 untuk dasar pembuatan voucher dan cek, dan 1 untuk arsip perusahaan) beserta surat pemberitahuan rencana pengeluaran. 4. Membuat voucher bukti pengeluaran bank yang didalamnya tercantum rincian mengenai nama bank, nomor seri cek atau bilyet giro, tanggal 75
dikeluarkannya cek, nama penerima, nilai nominal dan tujuan penggunaan cek tersebut. 5. Menyampaikan surat pemberitahuan pengeluaran beserta dokumen rencana pengeluaran dan voucher kepada direksi untuk diperiksa dan ditandatangani. 6. Setelah ditandatangani, mengirimkan surat pemberitahuan dan dokumen rencana pengeluaran kepada unit kepatuhan di grup Bakrie untuk diverifikasi. 7. Setelah diverifikasi, dibuatkan cek atau bilyet giro untuk ditandatangani oleh Direktur dan Komisaris aktif. Lalu cek yang sudah ditandatangani dibuat copy yang akan dijadikan arsip perusahaan. 8. Memproses cek atau bilyet giro yang sudah ditandatangani tersebut sesuai dengan tujuan penggunaannya ke bank. 9. Melampirkan ke dalam voucher semua dokumen pendukung berupa bukti transfer bank, copy cek atau bilyet giro dan dokumen pengajuan pengeluaran bank. 10. Mencatat pengeluaran bank tersebut didalam jurnal pengeluaran bank atau register cek dan meng-input jurnal tersebut ke dalam Zahir. Direktur 11. Memeriksa dan menandatangani surat pemberitahuan pengeluaran beserta dokumen rencana pengeluaran dan voucher bukti pengeluaran bank. 12. Menandatangani cek atau bilyet giro bersama komisaris aktif. 76
Unit kepatuhan dari grup Bakrie (CMA) 13. Memverifikasi dokumen rencana pengeluaran, melakukan pengecekkan dokumen secara detil. Dari prosedur ini dapat dilihat bahwa telah terjadi perangkapan tugas, fungsi pengeluaran kas (bank) dengan fungsi pencatatan akuntansi dilakukan oleh satu orang yaitu bagian keuangan. F. Prosedur pengeluaran kas dengan kas kecil Bagian keuangan 1. Menerima dokumen pengajuan pengeluaran kas kecil rangkap 2 (1 untuk dasar pengeluaran uang tunai melalui kas kecil, dan 1 untuk arsip perusahaan) yang sudah diotorisasi oleh general manager. 2. Membuat voucher bukti pengeluaran kas kecil yang didalamnya tercantum nama penerima, nilai nominal dan tujuan penggunaan kas kecil tersebut. 3. Setelah itu mengeluarkan uang melalui kas kecil. 4. Jika pembayaran tagihan dilakukan dengan sistem transfer, maka diproses melalui bank. Sedangkan jika pembayaran tagihan dilakukan dengan tunai, maka pihak penerima pembayaran memberikan tanda terima sebagai bukti pelunasan. 77
5. Melampirkan ke dalam voucher semua dokumen pendukung berupa bukti transfer bank atau tanda terima dalam bentuk kwitansi, kemudian diarsipkan. G. Prosedur pengisian kembali kas kecil Bagian keuangan 1. Membuat permintaan pengajuan pengisian kembali kas kecil. 2. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan melampirkan semua voucher pengeluaran kas beserta dokumen pendukungnya dan diisi berdasarkan jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil. 3. Setelah permintaan pengajuan pengisian kembali kas kecil disetujui, maka dibuatlah cek untuk mengisi kas kecil. 4. Selanjutnya cek tersebut diuangkan ke bank dan disimpan ke dalam kas kecil. 5. Mencatat pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek berdasarkan voucher bukti pengeluaran kas kecil dan meng-input jurnal tersebut ke dalam Zahir. Flowchart prosedur penjualan kredit, piutang dagang, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pemasaran yang berjalan di perusahaan terdapat pada lampiran 1, L1. 78