BAB II LANDASAN TEORI II.1 Pengendalian Internal II.1.1 Pengertian Pengendalian Internal Pengertian pengendalian internal merupakan metode yang berguna bagi manajemen untuk menjaga kekayaan organisasi, meningkatkan efektivitas, efisiensi kinerja. Pengendalian internal juga digunakan manajemen sebagai salah satu alat untuk mengawasi pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahannya. Menurut Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo (2008), pengendalian internal adalah : Suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; kendala pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Mukhtar (2006,p41-42), Pengendalian internal merupakan perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau cara kontrol dalam suatu perusahaan untuk menjaga aset perusahaan guna meningkatkan tingkat kepercayaan dan akurasi data, serta menjalankan operasional perusahaan secara efisien. Menurut Marshall B Romney dan Paul John Steinbart dalam bukunya Accounting Information system, edisi 9 yang di alih bahasakan oleh Deny 8
Armos Kwary, M. Hum dan Dewi Fitriasari, M. Si (2006:229), pengendalian internal adalah : Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah di tetapkan. II.1.2 Tujuan Pengendalian Internal Menurut Wing Wahyu Winarno (2006 : 11.6) tujuan sistem pengendalian internal ada empat, yaitu : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. Kekayaan perusahaan dapat berupa kekayaan yang berwujud maupun yang tidak berwujud. Kekayaan perusahaan sangat diperlukan untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Bangunan, peralatan, mesin-mesin, semuanya bernilai sangat material dari segi keuangan dan sangat diperlukan dalam segi teknis operasional. 2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi dasar pembuatan keputusan. Apabila informasi salah, keputusan yang diambil, baik oleh manajemen maupun pihak lain, dapat salah. Keputusan yang salah akan sangat merugikan perusahaan. Agar informasi tidak salah, perlu dilakukan pengawasan terhadap sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan, sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan, efisiensi merupakan sustu perbandingan antara besarnya pengorbanan dan hasil yang diperoleh. Semakin kecil pengorbanan namun hasil yang diperoleh tetap sama, 9
menunjukkan perusahaan efisien. Perusahaan yang efisien akan lebih mudah mendapatkan laba yang besar. Laba yang besar akan sangat diharapkan oleh pemegang saham atau pemilik perusahaan dan jajaran karyawan. 4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Secara berkala, manajemen telah menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan tujuan tersebut hanya dapat dicapai apabila semua pihak di dalam perusahaan bekerja sama dengan baik. Di dalam suatu perusahaan terdapat banyak orang yang memiliki berbagai kepentingan, namun kepentingan mereka tidak boleh bertentangan dengan kepentingan perusahaan. Di sisi lain manajemen juga harus menetapkan tujuan yang tidak terlalu tinggi, selain juga tidak terlalu rendah. Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos dengan bukunya Accounting Information System, 4 edition diterapkannya pengendalian internal untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu : 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah di tetapkan oleh management. (2007:181) 10
II.1.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal Pengendalian internal memiliki lima komponen yang saling berkaitan. Menurut Dasartha V. Rama dan Frederick L. Jones (2008) mengindentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan, yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) menetapkan suasana organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orangorangnya. Lingkungan pengendalian merupakan fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penilaian Resiko (Risk Assessment) merupakan pengindentifikasian dan analisis entitas mengenai risiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai bagaiamana risiko harus dikelola. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and communication) merupakan pengindentifikasian, penangkapan, dan pertukaan informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan (Monitoring) merupakan suatu proses yang menilai kualitas kerja pengendalian internal pada suatu waktu. Menurut Marshaall B. Romney dan Paul John Steinbart dalam bukunya Accountting Information system, edisi 9 yang di alih bahasakan oleh Deny 11
Arnos Kwary, M. Hum dan Dewi Fitriasari, M. Si, terdapat 5 komponen COSO (The Committee of Sponsoring Organization) 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari beberapa faktor yang dapat mengurangi beberapa resiko inheren yang berkaitan dengan siklus pembelian. Lingkungan pengendalian dapat diperbaiki apabila pemberian otoritas dan tanggung jawab atas semua aktivitas dalam siklus pendapatan telah dikomunikasikan dengan jelas melalui, di antara yang lain, deskripsi tugas tertulis. 2. Pengendalian Resiko Auditor terumatama berkepentingan dengan bukti penilaian manajemen, dan tanggapan atas, risiko yang muncul dari perubahan situasi seperti sumber pendapatan baru, standar akuntansi baru untuk transaksi pembelian, dan dampak dari pertumbuhan yang cepat dalam aktivitas siklus pembelian atau perubahan personil terhadap akuntansi serta pelaporan 3. Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi) Pemahaman atas system akuntansi pembelian memerlukan pengetahuan tentang bagaimana : a. Pembelian diawali b. Barang dan jasa diberikan c. Kas dikeluarkan d. Penyesuaian pembelian dilakukan, termasuk metode pemrosesan data serta dokumen penting dan catatan yang digunakan. 12
4. Aktivitas Pengendalian Akivitas pengendalian bermanfaat dalam mengurangi resiko penyelewengan yang berfokus pada penetapan validitas, atau eksistensi, atau kekejadian, atas transaksi penyesuaian pembelian 5. Pemantauan Komponen ini harus memberikan manajemen umpan balik tentang apakah pengendalian internal yang berkaitan dengan pengadaan dan transaksi siklus pembelian telah beroperasi seperti yang diharapkan. Kemungkinan ini mencakup informasi yang diterima dari : a. Penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan b. Lembaga pengatur yang memperhatikan ketidaksesuaian kebijakan pengakuan pendapatan atau hal hal yang berkaitan dengan pengendalian internal c. Auditor eksternal yang mempertimbangkan kondisi yang dapat dilaporkan atau kelemahan material dalam pengendalian internal yang ditemukan pada audit sebelumnya II.1.4 Batasan Pengendalian Internal Menurut Drs. Sanyoto Gondodiyoto (2007 : 253-254), sistem pengendalian internal yang baik adalah bukan struktur pengendalian yang seketat mungkin secara maksimal, sistem pengendalian internal juga mempunyai keterbatasan-keterbatasan, antara lain sebagai berikut : 13
1. Persekongkolan (kolusi) Pengendalian internal mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan mengharuskan giliran bertugas, larangan dalam menjalankan tugas-tugas yang bertentangan oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan mengambil cuti dan seterusnya. Akan tetapi pengendalian internal tidak dapat menjamin bahwa persengkokolan tidak terjadi. 2. Perubahan Struktur pengendalian internal pada suatu organisasi harus selalui diperbarui sesuai dengan perkembangan kondisi dan teknologi. 3. Kelemahan manusia Banyak kebobolan yang terjadi pada sistem pengendalian internal yang secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena lemahnya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang bersangkutan. Oleh karena itu personil yang paham dan kompeten untuk menjalankannya dan merupakan salah satu unsur terpenting dalam pengendalian internal. 4. Azas biaya-manfaat Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu mungkin melebihi keguanaanny, atau manfaat tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan (cost-benefit analysis). Mengenai pengendalian internal, seringkali dihadapi dilema antara menyusun sistem pengendalian yang komprehensif sedemikian rupa dengan biaya yang relatif menjadi makin mahal, atau se-optimal mungkin dengan risiko, biaya dan waktu yang memadai. 14
II.1.5 Pihak-pihak yang Berkepentingan Menurut Drs. Sanyoto Gondodiyoto (2007 : 254-255), terdapat pihakpihak yang berkepentingan dalam sistem pengendalian internal, yaitu : 1. Manajemen perusahaan Pihak manajemen organisasi/ perusahaan berkepentingan terhadap sistem pengendalian internal, karena struktur pengendalian internal suatu perusahaan pada dasarnya adalah tanggungjawab manajemen puncak (top management, dalam sistem Amerika Serikat yang menganut one board system disebut Board of Directors, sering disebut the Board saja. Pada two board system yang dianut di Indonesia, terdiri dari dewan direksi dan dewan komisaris perusahaan). 2. Dewan komisaris, auditor intern 3. Para karyawan perusahaan itu sendiri, karena sistem pengendalian internal berfungsi sebagai, a. Merupakan aturan umum yang harus dijalankan perusahaan b. Merupakan pedoman kerja (apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan) 4. Regulatory Body (Badan pengatur/ pemerintahan atau ikatan profesi) 5. Auditor ekstern independen Yang memiliki manfaat untuk pengendalian internal, yaitu : a. Untuk mempermudah dalam melakukan studi terhadap sistem informasi dari klien yang diaudit b. Untuk penetapan resiko yang dihadapi sebagai auditor c. Sebagai indikator untuk menentukan pendapatnya terhadap keandalan sistem yang diaudit. (2007 : 254-255) 15
II.1.6 Efektivitas Pengendalian Internal Efektivitas adalah ukuran keberhasilan suatu kegiatan atau program yang dikaitkan dengan tujuan yang ditetapkan. Suatu pengendalian internal dikaitkan efektif apabila memahami tingkat sejauh mana tujuan operasi entitas tercapai, laporan keuangan yang diterbitkan dipersiapkan secara handal, hukum dan regulasi yang berlaku dipatuhi. II.2 Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. II.2.1 Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Fungsi gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam 16
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang drai pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. II.2.2 Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian brang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti ang tersebut 17
dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk ememsan barang kepada pemasok yang telah dipillih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebgai berikut : a. Surat order pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan. b. Tembusan pengakuan oleh pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang. c. Tembusan bagi unit yang meminta barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. 18
d. Arsip tanggal penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. e. Arsip pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f. Tembusan fungsi penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. g. Tembusan fungsi akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian 5. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 19
6. Surat Perubahan Order Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 7. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. II.2.3 Prosedur Transaksi Siklus pembelian terdiri atas berbagai macam organisasi yang memiliki prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, terdapat beberapa macam prosedur, yaitu : 1. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 20
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahuakn kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan melakukkan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 21
6. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 22