PETUNJUK PENGUNAAN MESIN ABSENSI SIDIK JARI DAFTAR ISI: 1. Pengaturan Data Karyawan dan Pendaftaran Sidik Jari 2. Pengaturan Jadwak Kerja Karyawan 3. Cara Mencetak Laporan Absensi, Edit Data Absensi, Pencatatan Keterangan (Sakit, Cuti, Izin, Dinas) dan Export Data Absensi 4. Pengaturan Penting Lainnya dan Daftar Lampiran
BAGIAN I: PENGATURAN DATA KARYAWAN DAN PENDAFTARAN SIDIK JARI 1. DEPARTMENT LIST Menu ini untuk membuat daftar devisi suatu perusahaan : Add Delete Rename : Untuk menambah devisi : Untuk menghapus devisi : Untuk mengubah nama devisi
2. EMPLOYEES Menu ini untuk memasukkan daftar karyawan sebuah perusahaan: Pilih Departemen yang diinginkan : Add : Untuk menambah karyawan Hanya AC No. dan Name yg muncul di mesin / wajib di isi (Nama yang Muncul di LCD Mesin Absensi: Maximal 8 Karakter) Save : Untuk menyimpan data karyawan yang telah di masukkan. Delete : Untuk menghapus karyawan T : Untuk men-transfer devisi karyawan ke devisi yg lain
3. UPLOAD USER INFO AND FP Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung, jadi pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi. ( Pilih Mesin Absensi pada menu utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas atau lihat bagian Lampiran Pengaturan Koneksi Mesin Absensi). Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke mesin absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di upload kemudian klik Upload Select All : Untuk memilih seluruh karyawan Invert All : Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan High-rate mode : mode ini untuk mempercepat pengupload data karyawan
4. REGISTRASI SIDIK JARI Pendaftaran sidik jari dilakukan pada mesin absensi. Welcome Check In 09:00 Tekan tombol Menu 02-01-08 MON Menu User Manage Options Sys Info Pilih User Manage User Manage Enroll User Enroll Admin Delete Pilih Enroll User Enroll User Enroll FP Enroll Pwd FP & Pwd Pilih Enroll FP Enroll FP New Enroll? Tekan ESC ESC OK Backup Enroll UserID 00001 Masukaan AC No. karyawan (misal : 1 Budi) Tekan 1 lalu OK ESC OK
Backup Enroll 00001-0 Place Finger ESC/Exit Masukkan sidik Jari Budi ke sensor sebanyak 3x Backup Enroll UserID 00001-0 Tekan OK ESC OK(SAVE) Backup Enroll Continue? Tekan OK untuk menambahkan sidik jari berikutnya. ESC OK Backup Enroll Continue? UserID 00001 Masukkan AC No karyawan lalu tekan OK dan seterusnya. ESC OK
BAGIAN II: PENGATURAN JADWAL KERJA KARYAWAN 1. MAINTENANCE TIMETABLE Menu ini untuk mengatur jam kerja karyawan. Add Post Delete : Untuk menambahkan jam kerja : Untuk menyimpan jam kerja : Untuk menghapus jam kerja Contoh Pengisian: Timetable Name : Judul jam kerja (Normal) On Duty : Jam Datang (09:00) Off Dut : Jam Pulang (17:00) Late Time : Toleransi Terlambat (0) Early : Toleransi Pulang Awal (0) Beginning In : Batas awal check in (07:00) Ending In : Batas akhir check in (12:00) Begiining Out : Batas awal check out (12:01) Beginning Out : Batas akhir check out (06:00) Masukan Semua daftar Jam kerja karyawan sesuai dengan jam kerja perusahaan anda.
2. SHIFT MANAGEMENT Menu ini untuk mengatur hari kerja karyawan. Add : Untuk menambahkan shift kerja Save : Untuk menyimpan shift kerja Add Time : Untuk menambahkan jam kerja yang telah di buat di maintenance timetable
Pilih Daftar Hari kerja karyawan pada bagian sebelahkanan, lalu pilih satu jam kerja yang sesuai dengan har tersebut, lalu tekan tombol OK. (Lakukan Add Time lagi untuk hari kerja lainnya, jika jam kerja nya berbeda)
3. EMPLOYEE SCHEDULE Menu ini untuk mengatur karyawan tertentu mengunakan jadwal kerja tertentu. Pilih devisi, lalu pilih karyawan yang dituju, lalu klik Arrange Shifts. (Untuk memilih lebih dari satu gunakan tombol Ctrl, atau Select All untuk memilih semua)
Klik tombol + (Bagian Kiri) Pilih Shift yang akan digunakan, lalu klik OK. Lalu OK lagi jika telah selesai.
Catatan: Auto-assign timetable: fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range Waktu Check In. Range ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Endin In pada menu maintenance timetable. (Silakan lihat pada bagian Lampiran untuk Contoh Pengunaan Fitur ini) Temporary Shift: fitur ini untuk mengatur/mengedit jam kerja karyawan secara manual, Pengantian Shift, dll. (Silakan lihat pada bagian Lampiran untuk Contoh Pengunaan Fitur ini)
BAGIAN III: CARA MENCETAK LAPORAN ABSENSI, EDIT DATA ABSENSI, PENCATATAN KETERANGAN KETIDAKHADIRAN (SAKIT, CUTI, IZIN, DINAS) DAN EXPORT DATA ABSENSI 1. DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS Untuk men-download data absensi yang ada di mesin absensi. 2. REPORT Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran. Pilih devisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol Calculate. Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan yang ingin dicetak. Catatan: Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian: Clock In/Out Log Exception: tampilan ini berisi semua data absensi karyawan (data mentah)
Shift Exception: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara detail Misc Exception: tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana karyawan tersebut melakukan absensi diluar hari kerja dan data keterangan ketidakhadiran karyawan. Calculated Items: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara rekap Untuk Mencetak Laporan sesuai tampilan diatas, klik kanan pada area tampilan, lalu pilih Create report for current grid. Sedangkan untuk Export Data ke Excel dapat memilih Export Data. 3. APPEND CLOCK IN/OUT Menu ini untuk menambah data absensi secara manual
4. MAINTANANCE AL/BL Menu ini untuk memberi keterangan ketidakhadiran dan alasannya (Sakit, Izin, Cuti, Dinas)
BAGIAN IV: PENGATURAN PENTING LAINNYA DAN DAFTAR LAMPIRAN 1. HOLIDAY LIST Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll. (Klik Menu Maintenance/Options > Holiday List) 2. ADMINISTRATOR Menu ini untuk membuat administrator di software (program attendance management). (Klik administrator > Add Super Administrator, pilih nama karyawan, klik OK, jika keluar message box klik OK lagi, pilih semua opsi / cek all, lalu klik OK) Password default adalah Ac No.
Modify password : untuk mengubah password admin. (Masukan Ac No pada kolom old password, dan isi New password dan verify new password dengan password baru) 3. CARA MEMBUAT ADMINISTRATOR DI MESIN ABSENSI Untuk membuat administrator pada mesin absensi, masuk ke employee list, pilih nama karyawan yang ingin dijadikan administrator, lalu ganti Privilige User menjadi Suppervisor. kemudian upload data karyawan lagi ke mesin absensi. (Lihat Bagian I, Nomor 3) (Pastikan karyawan yang ingin menjadi administrator, sidik jari nya telah terdaftar pada mesin absensi) 4. MENGATUR JAM DAN FORMAT JAM PADA MESIN ABSENSI Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, pilih AC Manage. (klik tombol Sync time untuk melakukan synkronisasi / mengirim jam komputer ke mesin absensi)
(untuk mengatur format Jam, klik Read Options, setelah tampil menu pilihan pada Date Format, pilih format jam yang diinginkan, lalu klik Set Options) 5. CARA MELIHAT INFORMASI DATA ABSENSI PADA MESIN ABSENSI Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, pilih AC Manage. (klik bagian Device Info, lalu klik tombol Read Options)
6. CARA MENGHAPUS DATA ABSENSI DI MESIN ABSENSI Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, klik kanan pada layar, lalu pilih Detele AC Log, setelah muncul kotak konfirmasi, pilih Yes.
7. CARA BACKUP DAN DELETE SIDIK JARI KARYWAN PADA MESIN ABSENSI Menu ini untuk mem-download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam program attendance management dan juga untuk men-delete sidik jari karyawan Browse Users In Device : untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi High Rate : untuk mempercepat proses mendownload Download : untuk mendownload sidik jari karyawan Delete : untuk men-delete sidik jari karyawan Cara BackUp Sidik Jari: Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user, centang opsi High Rate, lalu tekan Download. Cara Delete Sidik Jari: Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek nama user yang akan di delete atau Select All untuk memilih semua user, lalu tekan Delete.
9. MENGAKTIFKAN DAN MENGATUR FITUR LEMBUR Klik menu attendance rules, klik bagaian Calculation. Beri tanda Cek pada After 60 Mins. Leaving count as OT. (Sistem akan menghitung lembur setelah 60 Menit dari jam pulang, ketentuan jumlah waktu dapat di set sesuai dengan keperluan). Catatan: If no clock in, count as: ABSENT: beri tanda cek untuk mengharuskan Check-IN If no clock out, count as: ABSENT: beri tanda cek untuk mengharuskan Check-OUT
10. PENGATURAN PARAMETER / SATUAN DALAM LAPORAN Klik menu attendance rules, klik bagian Statistic Items. (Menu ini untuk mengatur parameter / satuan2x yang digunakan dalam laporan) Symbol In report : Symbol yang muncul di laporan absensi Min Unit : Satuan yang digunakan dalam laporan absensi (Workday / Hour / Minute) Pengaturan Parameter yang disarankan: Dinas : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: D Normal : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: N Late : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: L Early : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: E Afl : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: AF Absent : Beri Tanda Cek pada Acc by times, dan beri symbol: A OT : Beri Tanda Cek pada Round At Acc, pilih Min Unit: Hour, dan beri symbol: OT
11. LAMPIRAN PENGATURAN KONEKSI MESIN ABSENSI Koneksi antara Mesin absensi dan Program Attendace Management dapat mengunakan Kabel UTP ataupun kabel Serial. Silakan klik Tombol Device di menu bagian atas program attendance management untuk mengatur jenis koneksi ke mesin absensi. Add Save Delete : untuk menambah mesin absensi baru : untuk menyimpan pengaturan mesin absensi : untuk mendelete mesin absensi dari daftar mesin Communication Parameter: Name : untuk memberi nama pada mesin absensi Comm.Type : untuk memilih jenis koneksi: Ethernet: untuk Koneksi mengunakan kabel UTP. (Gunakan kabel Straight untuk koneksi mesin absensi ke Switch/Hub atau kabel Cross untuk koneksi kabel langsung ke PC). IP Address Comm.Key Serial Port: untuk Koneksi mengunakan kabel Com Serial. : alamat IP dari mesin absensi yang dituju : Password Komunikasi antara mesin absensi dan program attendance management. (ComKey ini harus diatur terlebih dahulu pada mesin absensi) Cara Mengatur ComKey pada Mesin Absensi: Masuk ke Menu > Options > Com Opt > COMM Key > isi comkey lalu tekan OK.
Cara Setting IP di Mesin Absensi: Masuk ke Menu > Options > Com Opt > IP Addr, lalu ganti alamat IP sesuai dengan IP Jaringan anda atau biarkan jika PC langsung terhubung ke mesin absensi tanpa melalui jaringan Cara Setting IP di PC: Pilih Menu Start pada windows anda, pilih Control Panel, Pilih Network Connection, Klik Kanan pada Local Area Connection, pilih Opsi Properties, pilih Internet Protocol (TCP/IP). Jika PC anda terkoneksi ke jaringan, anda tidak perlu merubah setting apapun, tinggal menyesuaikan setting IP Address mesin absensi anda agar 1 network dengan jaringan yang ada agar dapat berkomunikasi. Jika PC anda terhubung langsung ke Mesin Absensi, anda dapat lakukan settingan seperti contoh diatas.
12. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR AUTO-ASSIGN TIMETABLE fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range Waktu Check In. Range ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Ending in In pada menu maintenance timetable. Contoh Kasus 1: Seorang karyawan Bekerja dari Jam 09:00 sampai jam 17:00 pada hari senin-jumat. Pada hari sabtu atau minggu jika Karyawan ini masuk. Maka diinginkan agar sistem dapat menset hari sabtu atau minggu tersebut sebagai hari kerja. Solusi: Masuk ke menu Employee Schedule, pilih nama karyawan tertuju, klik Arrage Shift, Klik Tombol + (sebelah kanan) lalu pilih jam kerja sesuai dengan hari kerja biasa, misal: Umum.
Contoh Kasus 2: Seorang karyawan mempunyai 3 jam kerja, yaitu: Shift Pagi, Siang dan Malam tetapi hari kerjanya tidak bisa dipastikan. Solusi: Masuk ke menu maintanance, buat 3 jenis Jam Kerja dengan nama Pagi, Siang dan Malam, dengan settingan sebagai berikut ini. Timetable Name : (Pagi) (Siang) (Malam) On Duty : (06:00) (14:00) (22:00) Off Dut : (14:00) (22:00) (06:00) Late Time : (0) (0) (0) Early : (0) (0) (0) Beginning In : (04:00) (12:00) (20:00) Ending In : (09:00) (17:00) (01:00) Begiining Out : (09:01) (17:01) (01:01) Beginning Out : (03:00) (13:00) (21:00) Setelah selesai input jam kerja, masuk ke Employee Schedule, pilih nama karyawan tertuju, klik Arrage Shift, Klik Tombol + (sebelah kanan) lalu pilih jam kerja Pagi, Siang, dan Malam.
Dengan demikian maka sistem akan mendeteksi jadwal kerja karyawan ini setiap hari secara otomatis berdasarkan range waktu check in (Beginning In Ending In). Jika Karyawan melakukan absensi pada jam 04:00 sampai 09:00 maka sistem secara otomatis akan mengunakan Jam Kerja Pagi, Jika Karyawan Absensi pada Jam 12:00 sampai dengan 17:00 maka sistem mengunakan Jam Kerja Siang dan Jika absensi Jam 20:00 sampai dengan 01:00 akan mengunakan Jam Kerja Malam. 13. LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR TEMPORARY SHIFT Fitur ini untuk mengatur/mengedit jam kerja karyawan secara manual, Pengantian Shift, dll. (Klik Menu Employee Schedule pada menu sebelah kiri) Temporary Shift : Untuk membuat Temporary Shift + : Untuk menambah Jam Kerja pada Hari tertentu - : Untuk menghapus Jam Kerja pada Hari Tertentu Save : Untuk menyimpan perubahan sebelumnya X (Hitam) : Untuk membatalkan perubahan yang barusan dilakukan X (Merah) : Untuk menghapustemporary Shift yang telah di buat
Cara Pengunaan: Pilih Nama Karyawan yang ingin dibuat atau diedit Jam Kerjanya, klik Temporary Shift, lalu klik +, lalu pilih Hari Kerja karyawan disebelah kanan, dan pilih Jam Kerja yang sesuai disebelah Kiri, lalu Klik OK. Lakukan + lagi untuk Hari dan Jam Kerja lainnya. 14. LAMPIRAN CARA POSTING JAM LEMBUR KE LAPORAN UTAMA Klik menu Report, lalu masuk bagian Misc Exception. (Data yang mempunyai keterangan FOT pada kolom Exception diatas, merupakan data lembur karyawan diluar Jam Kerjanya, Dimana Karyawan melakukan absensi diluar Hari Kerjanya )
Pilih Data yang akan di Posting, lalu klik menu Audit it to: OT, setelah itu akan tampil konfirmasi Commit seperti gambar dibawah Klik Commit all audited, data telah berhasil di Posting, Silakan Calculate lagi dan Lihat pada Laporan Rekap Utama maka Jumlah Lembur telah bertambah.