SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN WHIZ CALCULATOR COMPANY KASUS 4-4 Disusun Oleh: Arif Nugroho 108694082 Arizal Rosadi 108694086 Siti Masulah 108694097 Rahayu Amelia H 108694268 JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA 2013
LATAR BELAKANG KASUS Perusahaan Whiz Calculator merupakan perusahaan yang memproduksi kalkulator elektronik yang dijual melalui kantor cabangnya ke pedagang perantara, ritel dan secara langsung ke pemerintah serta pengguna industri. Kebanyakan produknya menggunakan merk Whiz yang telah diiklankan secara nasional. Perusahaan ini merupakan salah satu yang terbesar di industrinya. Pada bulan Agustus, Bernard Riesman terpilih menjadi presiden dari perusahaan Whiz Calculator. Riesman sudah bekerja di perusahaan selama 5 tahun dan untuk 2 tahun sebelumnya menjabat sebagai wakil presiden manufaktur. Setelah menjabat sebagai presiden, Riesman mengadakan konferensi dengan pengendali untuk mendiskusikan tentang pengendalian anggaran. Ia berpikir metode lama dalam perencanaan dan pengendalian biaya penjualan tidak memuaskan. Oleh karena itu, ia meminta pengendali untuk membuat sistem baru yang memiliki pengendalian yang lebih baik atas biaya. Metode lama penganggaran biaya penjualan menerapkan basis tetap atau yang ditetapkan. Adapun proses pembuatan anggaran metode lama ini adalah: 1. Setiap Oktober, departemen akuntansi mengirim catatan biaya aktual departemen atau cabang-cabang tahun sebelumnya dan tahun sekarang sampai Oktober ke masing-masing manajer cabang dan manajer lainnya yang berada di bawah departemen penjualan. 2. Dengan berpandu pada catatan ini dan perkiraan penjualan tahun depan serta penilaian manajer, pemimpin cabang akan membuat dan menyerahkan perkiraan biaya untuk tahun berikutnya. 3. Perkiraan ini diberikan pada manajer penjualan yang memimpin semua penjualan cabang. Ia menentukan apakah anggaran tersebut wajar atau tidak dan menelusuri item yang meragukan dengan koresponden. 4. Setelah disetujui oleh manajer penjualan, perkiraan biaya penjualan tersebut diserahkan pada manajer pemasaran, Paula Melmed. Ia yang bertanggung jawab atas aktivitas penjualan, promosi dan pergudangan.
5. Melmed akan mendiskusikan perkiraan biaya penjualan dengan manajer-manajer. Setelah semua perbedaan direkonsiliasi, ia mengabungkan perkiraan biaya semua cabang menjadi sebuah anggaran biaya penjualan. 6. Anggaran ini disampaikan ke komite anggaran untuk persetujuan terakhir. Untuk tujuan pengendalian, anggaran tersebut dibagi 12 dengan jumlah yang sama dimana biaya aktual akan dibandingkan setiap bulan dengan angka yang ada di anggaran. Riesman percaya bahwa ada dua kelemahan terbesar dari metode lama ini dalam penetapan anggaran biaya penjualan: 1. Mustahil bagi seseorang untuk memastikan kewajaran perkiraan yang dibuat oleh banyak kepala departemen. Biaya penjualan dari tahun sebelumnya tidak merupakan standar yang sesuai untuk penilaian perkiraan biaya karena kondisi penjualan tidak pernah sama dalam dua tahun yang berbeda. Perbedaan yang jelas adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan. 2. Kondisi penjualan yang sering berubah ketika anggaran sudah diadopsi, tapi tidak ada ketentuan untuk membuat perubahan cocok dalam anggaran biaya penjualan. Perusahaan tidak memiliki hubungan yang logis antara penjualan dengan biayanya sehingga mustahil untuk memperkirakan tambahan biaya yang terjadi ketika penjualan meningkat.
PERUMUSAN MASALAH Metode baru yang diusulkan oleh pengendali menggunakan basis biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap Whiz Calculator dapat ditentukan dari biaya yang terjadi pada saat minimum penjualan yaitu sekitar 65% kapasitas pabrik sekarang. Perusahaan juga memperhitungkan berapa besar biaya tetap yang terjadi. Selisih antara total biaya dengan biaya tetap adalah biaya variabel. Kemudian formula biaya dibentuk dengan menggunakan persamaan regresi. Adapun yang menjadi pokok permasalahan dalam kasus ini adalah: 1. Dari tampilan 1 dan 3, jelaskan yang Anda ketahui bilamana tiap item pengeluaran merupakan: a. Variabel terhadap volume penjualan b. Sebagian variabel terhadap volume penjualan c. Variabel terhadap faktor lainnya, atau d. Tidak berhubungan sama sekali terhadap volume output. 2. Hubungan apa yang Anda simpulkan dari pertanyaan nomor satu yang merupakan jenis sistem penganggaran yang paling tepat? 3. Haruskah sistem anggaran pengeluaran penjualan yang diusulkan diterapkan? Mengapa? 4. Saran lain apa yang Anda miliki untuk sistem laporan pengeluaran penjualan bagi perusahaan Whiz Calculator?
ANALISIS DAN PEMBAHASAN 1. Klasifikasi biaya dari pandangan Whiz Calculator Berdasarkan data dari tampilan 1 dan 3, item biaya penjualan di cabang A dapat kita klasifikasikan menjadi: - Biaya yang variabel dengan volume penjualan: kompensasi tenaga penjualan. - Biaya yang sebagian variabel dengan penjualan: gaji pengawai kantor, beban perjalanan, perlengkapan kantor, biaya pos, langganan dan iuran, sumbangan, biaya iklan, pajak keamanan social, dan pengeluaran cabang lainnya. - Biaya yang variabel dengan faktor lain: - - Biaya yang tidak berhubungan dengan volume penjualan: gaji manajer, sewa, depresiasi serta lampu dan pemanas. Item Tetap Variabel (per $ penjualan) Gaji manajer 2500 - Gaji pengawai kantor 139 0.0041 Kompensasi tenaga penjualan - 0.0500 Beban perjalanan 568 0.0087 Pelengkapan kantor 282 0.0026 Biaya pos 47 0.0006 Lampu dan pemanas 134 - Langganan 10 0.0005 Sumbangan 20 0.0003 Iklan 35 0.0100 Pajak jaminan sosial 177 0.0036 Sewa 975 - Depresiasi 762 - Pengeluaran cabang lain 318 0.0076 a. Bila item pengeluaran merupakan variabel terhadap volume penjualan, maka secara signifikan item-item pengeluaran tersebut langsung berpengaruh terhadap volume penjualan. Artinya, apabila volume penjualan meningkat maka pengeluaran juga akan langsung mengalami peningkatan. Dalam hal ini dimungkinkan pengeluaran yang tidak terkendali atau pengeluaran yang tidak direncanakan sebelumnya,
akibatnya tidak ada tindakan korektif untuk mengindari pemborosan. Tidak dapat dilakukan perencanaan pengeluaran lebih baik untuk tahun-tahun yang akan datang. b. Bila item pengeluaran merupakan sebagian variabel terhadap volume penjualan. Hal tersebut secara tidak langsung mengurangi volume penjualan sebagaimana point 1.a. diatas, dalam pelaksanaannya masih dapat dilakukan penghematan pengeluaran dalam penjualan. c. Bila item pengeluaran merupakan variabel terhadap beberapa faktor lainnya maka pengaruhnya juga sama seperti pada point b. d. Bila item pengeluaran tidak berhubungan sama sekali dengan output. Dalam hal ini biaya-biaya tersebut tidak akan dipengaruhi oleh naik atau turunnya volume penjualan. 2. Sistem Anggaran yang cocok berdasarkan klasifikasi biaya a. Manajer dapat membandingkan biaya aktual dengan anggaran untuk bulan-bulan yang bersangkutan dan dapat meramalkan pengeluaran yang akan datang. Manfaat pembandingan ini adalah : - Anggaran tersebut memungkinkan manajer/pengendali manaruh perhatian untuk memantau kemajuan terhadap anggaran terutama untuk item-item pengeluaran yang melebihi anggaran. - Memberikan gambaran yang lengkap tentang tanggung jawab manajer yang bersangkutan. b. Dapat dilakukan analisa dan mengambil tindakan untuk mengurangi pengeluaran yang berlebihan antara lain : - Mengurangi penempatan pegawai atau dalam keadaan periode penjualan sepi dapat dialihkan menjadi staf part-time. - Mengurangi biaya lembur Dari kasus Whiz Calculator tersebut, maka sistem anggaran yang paling tepat adalah Sistem Anggaran Fleksibel (Flexible Budgeting). Sistem anggaran ini tidak hanya memerlukan satu penyusunan anggaran, tetapi serangkaian anggaran untuk berbagai level aktivitas. Tujuannya adalah untuk memungkinkan perbandingan biaya
aktual dengan anggaran yang fleksibel yang mengacu pada level aktivitas yang sesungguhnya terjadi. 3. Pertimbangan metode penganggaran baru Sistem anggaran lama perusahaan Whiz Calculator memiliki kekurangan berupa sulit untuk dipastikan kewajaran anggaran yang dibuat oleh berbagai manajer, tidak adanya hubungan logis untuk menyesuaikan penjualan dengan biaya sehingga anggaran bersifat statis dan tidak adanya pemisahan yang jelas komponen tetap dan variabel dari biaya. Manajer memperkirakan berapa besar biaya untuk penjualan tahun berikutnya dengan berdasarkan catatan biaya sebelumnya dan berdasarkan penilaiannya. Namun kondisi penjualan yang tidak sama dari tahun ke tahun membuat perkiraan manajer tidak akurat. Sedangkan di metode penganggaran yang baru ini sudah lebih baik daripada metode lama dimana terdapat kelebihan dan kekurangan seperti: a. Sudah ada pemisahan komponen tetap dan variabel dari biaya. Walaupun pemisahaan belum akurat tapi lebih baik dibandingkan tidak ada pemisahan sama sekali. Pengendali perusahaan juga merencanakan untuk mencari ukuran penyebab yang lebih tepat dalam menjelaskan variasi dalam biaya penjualan setelah ia memiliki kesempatan untuk mempelajarinya dalam periode lama. b. Metode baru lebih akurat. Hal ini dapat dilihat dari anggaran lama terjadi penyimpangan anggaran sebesar 3.581 sedangkan di metode baru hanya sebesar 524. Walaupun sistem baru yang diajukan ini masih ada terdapat kekurangan, tapi sistem ini sudah lebih baik, lebih akurat dan lebih berguna untuk perusahaan Whiz Calculator jika dibandingkan dengan sistem lama. Oleh karena itu, penulis setuju akan penerapan sistem anggaran baru ini di perusahaan Whiz. 4. Saran untuk sistem pelaporan biaya penjualan perusahaan Whiz Calculator a. Perlunya pemisahan antara komponen biaya tetap dan variabel yang lebih akurat. Hal ini dikarenakan untuk komponen variabelnya hanya menggunakan driver
berupa dolar penjualan saja. Driver yang digunakan harus bisa mencerminkan besar konsumsi biaya sehingga lebih akurat dan lebih mengambarkan hal-hal seperti pengaruh ukuran pesanan atas biaya, kesulitan penjualan di daerah tertentu, perubahan psikologi pembeli dan sebagainya. Item-item biaya yang komponen variabel yang belum tentu ditentukan oleh besar dolar penjualan antara lain: - Gaji pengawai kantor: biaya ini termasuk biaya campuran dan perlu dilihat apakah volume penjualan akan mempengaruhi besar komponen variabel biaya ini. Jika komponen variabel gaji pengawai kantor ini dihitung berdasarkan jam kerja lembur maka penggunaan driver penjualan adalah tidak tepat. - Sumbangan: biaya jenis ini termasuk biaya kebijakan dimana besarnya ditetapkan oleh manajer. Dari tampilan dapat dilihat walaupun ada di anggaran tapi tidak ada sumbangan di aktual. Perusahaan perlu menetapkan kebijakan sumbangannya. Jika besar sumbangan terdiri dari dua komponen yaitu jumlah tetap dan jumlah variabel sebesar berapa % dari penjualan maka sumbangan termasuk biaya campuran. - Langganan dan iuran: Perlu diteliti lebih lanjut apakah ada komponen tetap dan variabel yang mempengaruhi besar biaya ini. Untuk langganan biasanya sudah ada harga tetap. Selain itu, harus diteliti lebih lanjut apakah driver dari komponen variabelnya. Jika komponen variabel langganan dan iuran dikenakan berdasarkan driver lain selain dolar penjualan seperti jumlah pesanan maka penggunaan driver dolar penjualan akan tidak akurat. - Selain itu, biaya lainnya seperti biaya transportasi, perlengkapan kantor, iklan, pajak jaminan sosial dan pengeluaran cabang lainnya juga harus diteliti faktor apa yang menentukan besar biaya tersebut serta memisahkan antara bagian tetap dan variabel secara akurat. Jika komponen variabel biaya tidak terpengaruh oleh dolar penjualan, maka formula biaya akan tidak akurat. b. Manajer harus waspada terhadap biaya-biaya tak terkendali (non controllable items), karena kemungkinan item-item pengeluaran yang dilakukan bukan wewenang dari manajer yang bersangkutan. Biaya-biaya terkendali maupun tak
terkendali tersebut, harus tetap disampaikan agar dapat dilakukan penelahaan secara tuntas dari pusat pertanggungjawaban. c. Menerapkan sistem anggaran Zero base review dimana diadakan analisis biaya secara bergiliran yaitu lima tahun sekali. d. Whiz Calculator Company bisa juga membuat anggaran kontijensi yang mengindentifikasikan aksi manajemen yang harus diambil ketika terjadi penurunan penjualan.
DAFTAR PUSTAKA Anthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. 2007. Management Control Systems Twelfh Edition. McGraws-Hill Education (Asia). Haruman, Tendi. 2007. Penyusunan Anggaran Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Van Horne, James. 2010. Fundamentals of Financial Management: Prinsip-Prinsip Manajemen Keuangan. Salemba Empat: Jakarta. Hansen and Mowen. 1997. Akuntansi Manajemen Edisi 4 Jilid 2. Jakarta: Erlangga