BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Angkasa Pura II merupakan perusahaan pengelola jasa kebandarudaraan dan pelayanan lalu lintas udara yang telah melakukan aktivitas pelayanan jasa penerbangan dan jasa penunjang bandara di kawasan Barat Indonesia sejak tahun 1984. Pada awal berdirinya, 13 Agustus 1984, Angkasa Pura II bernama Perum Pelabuhan Udara Jakarta Cengkareng yang bertugas mengelola dan mengusahakan Pelabuhan Udara Jakarta Cengkareng (kini bernama Bandara Internasional Jakarta Soekarno-Hatta) dan Bandara Halim Perdanakusuma. Tanggal 19 Mei 1986 berubah menjadi Perum Angkasa Pura II dan selanjutnya tanggal 2 Januari 1993, resmi menjadi Persero sesuai Akta Notaris Muhani Salim, SH No. 3 tahun 1993 menjadi PT (Persero) Angkasa Pura II. Saat ini Angkasa Pura II mengelola dua belas bandara utama di kawasan Barat Indonesia, yaitu Soekarno-Hatta (Jakarta), Halim Perdanakusuma (Jakarta), Polonia (Medan), Supadio (Pontianak), Minangkabau (Ketaping) dulunya Tabing, Sultan Mahmud Badaruddin II (Palembang), Sultan Syarif Kasim II (Pekanbaru), Husein Sastranegara (Bandung), Sultan Iskandarmuda (Banda Aceh), Raja Haji Fisabilillah (Tanjung Pinang) dulunya Kijang, Sultan Thaha (Jambi) dan Depati Amir 53
54 (Pangkal Pinang), serta melayani jasa penerbangan untuk wilayah udara (Flight Information Region/ FIR) Jakarta. Seiring dengan pertumbuhan industri angkutan udara Indonesia yang meningkat pesat, Angkasa Pura II selalu mengedepankan pelayanan yang terbaik bagi pengguna jasa bandara. Bandara yang dikelola Angkasa Pura II selalu memperoleh penghargaan Prima Pratama dari Departemen Perhubungan RI untuk kategori Terminal Penumpang Bandara. Sebagai Badan Usaha Milik Negara yang handal, selama tiga tahun berturut-turut Angkasa Pura II telah memperoleh penghargaan The Best BUMN in Logistic Sector dari Kementerian Negara BUMN RI (2004-2006) dan The Best I in Good Corporate Governance (2006). Angkasa Pura II selalu melaksanakan kewajibannya memberikan deviden kepada negara sebagai pemegang saham dan turut membantu meningkatkan kesejahteraan dan kepedulian terhadap karyawan dan keluarganya serta masyarakat umum dan lingkungan sekitar bandara melalui program Corporate Social Responsibility. 3.1.2 Visi dan Misi VISI Menjadi pengelola Bandar Udara Bertaraf Internasional yang mampu bersaing di kawasan Regional. 54
55 MISI Mengelola Jasa Kebandarudaraan dan pelayanan Lalu Lintas Udara yang mengutamakan keselamatan penerbangan dan kepuasan pelanggan,dalam upaya memberikan manfaat optimal kepada pemegang saham, mitra kerja, pegawai, masyarakat dan lingkungan dengan memegang teguh etika bisnis. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masingmasing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga dibentuklah sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi, maka dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan. Berikut ini adalah struktur Organisasi perusahaan PT. (Persero) Angkasa Pura II pada bagian Dinas Informatika dan Pelaporan, yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus menjalankan tugasnya masing-masing dan bertanggung jawab kepada atasannya agar bisa tercapai hasil kerja yang optimal. 55
56 Bidang Umum Kadiv Tata Usaha Kadin Informatika Pelaksana Informatika Pelaksana Junior Umum Programmer 1 Programmer 2 Bagian Maintenance Server/Jaringan Web Design / Grafis Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Informatika dan Pelaporan PT. (Persero) Angkasa Pura II Bidang Umum Kadiv Tata Usaha Kadin Informatika Pelaksana Informatika Pelaksana Junior Umum (Programmer 1) Pelaksana Junior Umum (Programmer 2) : Drs. Bambang Sulistyo : Jarot Haryanto.SE.MBA : PLT Sitri Ismanto.Skom : PLT Sitri Ismanto.Skom : Wahyu Cahyadi : Adi Hermawan Pelaksana Junior Umum (Bag. Maintenance Server) : Suharyana Pelaksana Junior Umum (Web Design/Grafis) 56 : Hardiandika
57 3.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang Pada PT. Angkasa Pura II Struktur organisasi merupakan bagian atau kerangka yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu, yang menyatakan adanya urutan dari pengaturan antara hubungan wewenang dan tanggung jawab antar bagian dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi yang baik akan memungkinkan terjadinya suatu kerja sama diantara karyawan dan atasannya, sehingga akan membantu suksesnya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Secara garis besar pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan pada Organisasi Dinas Informatika dan Pelaporan PT. (Persero) Angkasa Pura II adalah sebagai berikut : 1. Bidang Umum Tugas dan tanggung jawab dari Bidang Umum adalah : a. Memimpin seluruh kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bidang umum dan bertanggung jawab penuh terhadap perkembangannya. b. Melaksanakan kebijakan dalam mencapai sasaran perusahaan. 2. Kadiv Tata Usaha Tugas dan tanggung jawab dari Kadiv Tata Usaha adalah : a. Mengetahui seluruh pekerjaan yang dilakukan dalam perusahaan. b. Bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan Tata Usaha. 57
58 3. Kadin Informatika Tugas dan tanggung jawab dari Kadin Informatika adalah : a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan oleh Pelaksana Informatika. b. Menandatangani segala hal yang berhubungan dengan perkembangan pada bagian informatika. 4. Pelaksana Informatika Tugas dan tanggung jawab dari Pelaksana Informatika adalah : a. Melaksanakan proses administrasi, pengadaan barang, perbaikan barang, pembelian barang, dan pembayaran barang. b. Menyusun rencana anggaran pembelanjaan tahun depan. 5. Pelaksana Junior Umum Tugas dan tanggung jawab dari Pelaksana Junior Informatika adalah : a. Membuat salinan dari aplikasi-aplikasi maintenance terdiri dari : keuangan, logistik, pegawai, pajak dan komersil b. Bertanggung jawab terhadap pekerjaan menurut bagian masing-masing pada dinas informatika. c. Memeriksa dan melakukan perbaikan terhadap kerusakan Komputer. 3.3 Tata Laksana / Prosedur Yang Sedang Berjalan Berikut ini akan ditampilkan tata laksana atau prosedur kegiatan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II : 58
59 3.3.1 Analisa Proses Inventaris 1. Karyawan bagian Informatika dan Pelaporan akan melakukan pencatatan komponen apa saja yang digunakan pada komputer disetiap dinas yang ada di kantor cabang utama PT. Angkasa Pura II. 2. Data hasil pencatatan ditulis pada kertas untuk selanjutnya disimpan. 3. Bila dilakukan pembelian komponen baru, karyawan bagian Informatika dan Pelaporan akan langsung mencatat detail komponen yang dibeli. 3.3.2 Analisa Proses Maintenance 1. User mendapati ada komponen komputer yang rusak dan melapor ke bagian Informatika dan Pelaporan untuk diperbaiki. 2. Karyawan bagian Informatika dan Pelaporan akan mendata semua keluhan dari user. 3. Keluhan dari user akan ditangani oleh bagian Informatika dan Pelaporan dengan melakukan pengecekan ke tempat user tersebut. 4. Bila permasalahan telah diketahui maka karyawan bagian Informatika dan Pelaporan akan berusaha memperbaikinya sebagai perbaikan dari pihak dalam.. 5. Bila karyawan bagian Informatika dan Pelaporan tidak dapat memperbaiki komponen yang rusak tersebut maka user 59
60 diharuskan meminta nota dinas dari kadin user untuk melakukan perbaikan ke pihak luar. 6. Bila komponen yang rusak tidak dapat diperbaiki lagi maka dilakukan penggantian komponen dengan yang baru disertai nota dinas dari kadin user. 7. Komponen yang sudah diperbaiki atau diganti baru akan dipasang ke PC user oleh karyawan bagian Informatika dan Pelaporan. 8. Terakhir, karyawan bagian Informatika dan Pelaporan akan membuat semua laporan perbaikan dan penggantian untuk semua kegiatan yang pernah dilakukan. 3.3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Analisa kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang akan digunakan selanjutnya dalam pengembangan sistem basis data inventaris komputer dan kinerja staf dinas Informatika dan Pelaporan. Dapat disimpulkan bahwa kebutuhan-kebutuhan informasinya setelah penulis melakukan wawancara kepada bagian yang terkait adalah sebagai berikut : Informasi yang akan diisikan (input) : 1. Data pengguna 2. Data inventaris komputer 3. Data waktu penyelesaian maintenance 60
61 4. Data perbaikan komponen Informasi yang akan dihasilkan (output) Informasi yang dihasilkan nantinya akan digunakan oleh staf Informatika dan Pelaporan. Informasi tersebut antara lain : 1. Daftar inventaris komputer. Laporan semua data inventaris komputer yang ada di kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II. 2. Daftar permintaan dan realisasi barang. Laporan semua barang yang harus dibeli karena sudah tidak bisa diperbaiki. 3. Daftar perbaikan barang. Laporan semua perbaikan komputer di kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II. Untuk menjaga keamanan data maka setiap user diberikan hak akses untuk dapat menggunakan sistem basis data ini. User dapat mengakses sesuai dengan hak akses yang dimilikinya Sistem basis data ini akan digunakan oleh keseluruhan staf dinas Informatika dan Pelaporan. 61
3.4 Diagram Alir Dokumen Sistem Yang Sedang Berjalan Proses Maintenance Eksternal Gambar 3.2 Diagram Alir Proses Maintenance Eksternal 62
63 Proses Maintenance Internal Staff IT 1 Catat Aplikasi Perbaiki Antar Berita Acara End Gambar 3.3 Diagram Alir Proses Maintenance Internal 63
64 Proses Inventaris Staff IT Start Mencatat detail Hardware Laporan End Gambar 3.4 Diagram Alir Proses Inventaris 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. (Persero) Angkasa Pura II, permasalahan yang dihadapi sistem inventaris dan maintenance komputer pada kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II adalah : 1. Pendataan terhadap inventaris komputer di kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II hanya tercatat secara manual yaitu dengan menggunakan kertas yang disimpan di dalam map, belum terkomputerisasi sama sekali. Akibatnya, pencarian terhadap suatu komponen memakan waktu dan biaya yang banyak. 64
65 2. Pendataan terhadap Maintenance komputer di kantor cabang PT. (Persero) Angkasa Pura II masih senderhana yaitu, hanya menuliskan nama dan keluhannya pada Microsft Word dimana mereka tidak dapat mengetahui apakah keluhan tersebut sudah di cek atau sudah di perbaiki. 3. Pencatatan secara manual menyebabkan kesulitan dalam membuat laporan maintenance dan inventaris yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan. 4. Mengalami kesulitan dalam pencarian maupun pelacakan komponen komputer karena history belum bisa di-record dengan baik. Misalnya mencari keberadaan komponen. 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi segala permasalahan yang dihadapi sistem inventaris tersebut, penulis mencoba memberikan pemecahan terhadap masalah tersebut, antara lain : 1. Dengan membuat sistem basis data inventaris dan maintenance yang terkomputerisasi, sistem ini dapat memudahkan staf Informatika dan Pelaporan dalam melakukan pencatatan, pendataan komponen komputer dan maintenance komputer. 2. Merancang sebuah aplikasi yang dapat memberikan berbagai kebutuhan informasi mengenai transaksi perbaikan dan instalasi komponen. 65