UPS Berkompetisi Secara Global Menggunakan Teknologi Informasi United Parcel Service (UPS) berdiri pada tahun 1907 di sebuah kantor ruang bawah tanah. Saat itu, Jim Casey dan Claude Ryan dua remaja dari Seattle dengan dua sepeda dan satu pesawat telepon menjanjikan pelayanan terbaik dan harga termurah. UPS telah menggunakan formula ini selama lebih dari 100 tahun untuk menjadi perusahaan pengiriman paket udara dan darat terbesar di dunia. Sebuah perusahaan global dengan lebih dari 408.000 karyawan dan 96.000 kendaraan dan maskapai terbesar ke Sembilan di dunia. Saat ini UPS telah melayani lebih dari 15 juta paket dan dokumen tiap hari untuk dikirim di wilayah Amerika Serikat dan 200 lebih negara lainnya. Perusahaan telah berhasil terus memimpin dalam jasa pengiriman paket dengan berinvestasi besar dalam teknologi informasi terkini meskipun ada pesaing ketat FedEx dan Airborne Express. UPS mengeluarkan lebih dari US$ 1 juta setiap tahun untuk teknologi dan sistem informasi dalam rangka meningkatkan pelayanan pelanggan sambil tetap mengelola biaya rendah dan mengorganisasikan kembali operasi keseluruhannya. Semua bermula dari label barcode yang dapat dipindai dan terpasang pada paket, yang berisi informasi rinci tentang pengirim, tujuan dan kapan paket harus tiba. Pelanggan dapat mendownload dan mencetak label mereka sendiri dengan menggunakan software khusus yang disediakan oleh UPS atau dengan mengakses web site UPS. Bahkan sebelum paket diambil informasi dari label pintar ditransmisikan ke salah satu komputer pusat di Mahwah, New Jersey, atau Alpharetta, Georgia dan dikirim ke distribusi pusat terdekat untuk tujuan akhir. Hal pertama yang diambil supir UPS setiap hari adalah komputer genggam yang disebut Delivery Information Acquisition Device (DIAD), yang dapat mengakses jaringan nirkabel dengan mengandalkan telepon seluler. Setelah supir log-in dia dapat mendownload rute dalam komputer genggamnya. DIAD juga secara otomatis mengenali tanda tangan pelanggan saat pengambilan dan pengiriman informasi. Informasi pelacakan paket kemudian ditransmisikan ke jaringan computer UPS untuk penyimpanan dan pemrosesan. Dari sana informasi dapat diakses diseluruh dunia untuk kepentingan bukti pengiriman pelanggan dan untuk merespon permintaan pelanggan.
Melalui sistem pelacakan paket otomatis, UPS dapat memonitor paket di sepanjang proses pengiriman bahkan mengubah rute paket selama pengiriman. Pada macam - macam titik di sepanjang rute mulai dari pengirim sampai ke penerima, peralatan pemindai kode barang memindai informasi pengiriman pada label paket. dan perkembangan informasi paket di kirimkan ke dalam komputer pusat. Customer service dapat memeriksa status tiap paket dari komputernya yang terhubung ke komputer pusat dan mampu merespon segera pertanyaan pelanggan. Para pelanggan UPS dapat juga mengakses informasi tersebut dari Web site melalui komputer mereka sendiri atau perangkat nirkabel seperti telepon seluler. Tiap orang yang memiliki paket untuk dikirim dapat mengakses Web site UPS untuk melihat rute pengirimannya, mengkalkulasi biaya pengiriman, menentukan waktu transit, mencetak label, jadwal pengambilan dan melacak paket. Data-data yang terkumpul pada Web site UPS dikirim ke komputer pusat dan kemudian kembali ke pelanggan setelah diproses. UPS juga menyediakan piranti yang memungkinkan pelanggan seperti Cisco System untuk mengimplementasikan fungsi-fungsi UPS, misalnya pelacakan dan kalkulasi biaya, ke dalam Web site mereka sendiri sehingga mereka dapat melacak pengiriman tanpa mengunjungi Web site UPS. Pada juni 2009, UPS meluncurkan pos penjualan berbasis web yang baru Order Management System (OMS) yang mengelola layanan pemesanan global dan pemenuhan persedian pada waktu kritis. Sistem ini memungkinkan teknologi yang tinggi, aerospace, peralatan medis, dan perusahaan lain dimana saja di dunia yang mengalami bagian kritis untuk cepat menilai persedian bagian kritis mereka, menentukan strategi routing yang paling optimal untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, tempat pemesanan online, melacak barang dari gudang sampai ke penerima barang. Fitur email dan fax otomatis agar dapat menginformasikan pada pelanggan untuk setiap pengiriman dan pemberitahuan perubahan jadwal penerbangan untuk penerbangan komersial yang membawa paket mereka. Setelah pesanan selesai, perusahaan dapat mencetak dokumen seperti label dan tagihan muatan dalam berbagai bahasa. Setelah beberapa dekade UPS menciptakan divisi Solusi Rantai Persediaan UPS. yang memberi paket layanan lengkap standar kepada para perusahaan pelanggannya yang berisi pertimbangan-pertimbangan apa saja yang harus dilakukan untuk membangun sistem dan infrastruktur mereka sendiri. Termasuk pada layanan ini adalah desain rantai persediaan dan
pengelolaannya, pengiriman muatan, layanan antar transportasi multimodal, dan layanan finansial sebagai tambahan untuk layanan logistik. Case Study Questions : 1. Hal apa yang merupakan input, proses dan output dari sistem penelusuran paket UPS? a. Input : Informasi paket yang dikirimkan, tanda tangan pelanggan, data lokasi baik asal paket maupun lokasi tujuan pengiriman paket, kartu data pengiriman, lokasi terkini dari paket saat dalam proses pengiriman dan bukti penyelesaian pembayaran dari pelanggan b. Proses : Data input yang ditransmisikan ke komputer sentral dan penyimpanan data (gudang penyimpanan data) untuk kemudian disusun berdasarkan akun pelanggan, tanggal, destinasi pengiriman, jenis benda yang dikirim, atau kriteria lainnya. 340 Methode yang dimiliki pengemudi merupakan proses yang bisa mengoptimalkan performa harian. Proses download yang dilakukan pengemudi untuk menemukan rute terbaik dari Delivery Information Acquisition Device (DIAD). Proses lainnya dilakukan oleh UPS dengan melakukan transmisi tracking informasi dari paket kepada jaringan komputer untuk penyimpanan data, scanning dari barcode di beberapa titik di sepanjang rute pengiriman sebagai proses tracking atas pengiriman paket. c. Output: Output dihasilkan saat barang yang dikirim telah sampai di tujuan (pihak penerima). Output bisa berupa tanda terima yang telah ditanda tangani oleh pihak penerima, berbagai macam laporan seperti laporan pengiriman untuk pihak manajemen dan juga data tracking yang diunggah ke situs UPS yang dapat diunduh oleh pihak pelanggan. 2. Teknologi apa yang digunakan oleh UPS? Bagaimana teknologi - teknologi ini berkaitan dengan strategi bisnis UPS?
Teknologi yang digunakan oleh UPS adalah DIAD, sistem scan barcode, jaringan komunikasi kabel dan nirkabel, desktop computers, komputer sentral UPS (komputer dengan mainframe besar), gudang data yang berisi informasi paket yang dikirimkan, dan teknologi transmisi data melalui jaringan ponsel Strategi bisnis yang digunakan oleh UPS adalah dengan menyediakan jasa terbaik dengan harga murah. Karena itu, semua teknologi di atas bertujuan untuk bisa memantau proses pengiriman paket untuk memastikan pengiriman berjalan dengan baik, menyediakan rute terbaik dan tersingkat yang membuat pengiriman bisa berjalan lebih cepat, memilihkan rute yang cuaca dan lalu lintas paling baik untuk pengiriman yang cepat dan menghemat biaya pengiriman. Maka sesuai dengan strategi yang ada, teknologi yang ada berguna untuk pengiriman yang cepat dan murah. 3. Apa tujuan bisnis strategis yang dilakukan UPS dengan alamat sistem informasi? Tujuan bisnis strategis yang di lakukan UPS tentang alamat sistem informasi yaitu menyediakan layanan pelanggan yang terbaik kepada pelanggan. Setiap tahun UPS menghabiskan lebih dari $ 1 milyar untuk mempertahankan layanan tingkat tinggi pada pelanggan. UPS juga fokus pada meningkatkan efisiensi kinerja. UPS berinvestasi dan menggunakan banyak sistem atau perangkat lunak untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Tujuan strategis bisnis yang lain adalah biaya yang lebih rendah. UPS menjaga biaya rendah untuk bersaing dengan kompetitor seperti FedEx. Dengan menggunakan sistem informasi di UPS, dapat mengurangi biaya operasi. 4. Apa yang akan terjadi jika teknologi ini tidak tersedia? Kemungkinannya : UPS akan kesulitan dalam memberikan informasi mengenai pengiriman barang kepada pelanggan. Jika pun bisa, kemungkinan biaya yang dibutuhkan akan lebih tinggi dibanding menggunakan sistem informasi tersebut. Pengiriman paket akan jadi lebih lama. Harga jasa pengiriman lebih tinggi.
Tanpa dilakukannya pemantauan paket, ada kemungkinan barang yang dikirim hilang atau salah kirim. Hal ini akan berdampak dengan tidak mungkinnya UPS menawarkan jasa pengiriman persediaan dan suku cadang pada perusahaan yang terdesak dan butuh barang tersebut secepatnya. Semua karena waktu pengiriman yang lambat. Kemudian UPS juga akan semakin kesulitan untuk bersaing dalam pasar global. MIS in Action : 1. Informasi dan layanan jenis apa yang diberikan pada situs tersebut pada perorangan, bisnis kecil dan bisnis besar? Buat daftar layanan ini. UPS menggunakan situs Web untuk memungkinkan individu, usaha kecil, dan usaha besar untuk mendapatkan akses ke banyak fitur pengiriman UPS yang cepat dan nyaman. Web ini menunjukkan rancangan solusi yang efektif bagi individu, usaha kecil, maupun usaha besar. Berikut beberapa contoh jenis pengiriman barang yang disediakan UPS: Air Freight Memanfaatkan jasa angkutan udara global dan pengiriman ke pusat-pusat bisnis utama di seluruh dunia. Ocean Freight Memanfaatkan jasa angkutan laut dan pelayaran dari pelabuhan utama di seluruh dunia. Ini Rail / Intermodal Freight Pengiriman yang dilakukan dengan kereta (melalui jalur rel), pengiriman ini lebih murah dan dapat diandalkan. Road Freight
Mengandalkan UPS untuk menyediakan jalur yang efektif dan manajemen dalam pengiriman, dapat dilakukan dengan truk pengiriman maupun bukan truk. UPS Express Critical Layanan waktu-kritis dengan akses global, peralatan khusus, komunikasi proaktif, dan pelacakan paket. Ini biasa digunakan oleh usaha besar dalam mengirimkan persediaan barang atau suku cadang di saat kritis. Dari semua ini, diketahui bahwa UPS menyediakan berbagai macam pilihan jasa yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan konsumen, baik individual maupun usaha besar / kecil. Dimulai dari biaya yang murah hingga yang paling mahal. Banyaknya pilihan membuat jasa UPS dapat disesuaikan sesuai kebutuhan konsumen. Dan semua pilihan ini dapat diakses melalui website UPS dan pengiriman barang dapat dilacak dari website yang sama. 2. Telusuri bagian Solusi Bisnis di situs UPS. Dan telusuri Solusi Bisnis UPS berdasarkan kategori (seperti pengiriman, pengembalian, atau perdagangan internasional) dan tulis keterangan tentang semua layanan UPS yang tersedia untuk salah satu kategori ini. Jelaskan bagaimana bisnis akan mendapat manfaat dari layanan ini. Return Dengan sistem pengembalian barang, UPS akan memberikan pemberitahuan segera jika sesuatu membuat barang yang mereka kirim harus dikembalikan.ups juga tidak memungut biaya sebelum barang yang dikirimkan kembali sampai. UPS juga membuat dan memberikan faktur komersial dengan label pengembalian ke pelanggan internasional. Pengembalian yang dilakukan akan diprediksikan dan disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya saja benda bernilai tinggi yang mudah rusak, mereka akan dikembalikan secepat mungkin sebelum mereka usang / rusak. Cara melakukan pengembalian dapat dipilih sesuai kebutuhan, antara lain: Pengembalian dengan mencetak label. Pengembalian dengan Label Elektronik.
Cetak dan kirim label pengembalian. UPS juga memberikan berbagai macam fasilitas lain untuk berbagai macam perusahaan, seperti: Memfasilitasi pemulangan batch sampel uji yang tidak tahan lama untuk perusahaan kesehatan. Menyediakan pengembalian barang dengan cara yang fleksibel untuk konsumen ritel dan kebijakan pengembalian yang mudah dipahami. Mengurangi biaya yang terkait dengan penarikan produk, jaminan penggantian, pembuangan dan daur ulang, dan dokumen penting yang harus dikirimkan secepatnya. Dengan semua fasilitas tersebut, banyak keuntungan yang didapat oleh suatu perusahaan. Untuk perusahaan yang barangnya cepat rusak, barang mereka akan dijadikan prioritas.begitu juga dengan dokumen penting yang akan lebih diprioritaskan. Hal ini bisa membantu pengiriman dokumen tersebut tetap tepat waktu dan terjamin keamanannya. Dapat disimpulkan, perusahaan yang menggunakan jasa UPS akan mendapat banyak keuntungan. 3. Jelaskan bagaimana web site UPS membantu mencapai beberapa atau seluruh tujuan strategis bisnisyang kami jelaskan sebelumnya dalam bab ini. Apa dampak yang akan terjadi pada bisnis UPS jika web site tidak tersedia? Website ini membantu UPS memperluas pelayanannya ke seluruh dunia. Karena dengan satu website, seluruh dunia bisa mengaksesnya dan memakai jasa pengiriman ini. Semua calon pelanggan dan pelanggan bisa memilih jasa yang diinginkan, memeriksa biaya dan waktu yang dibutuhkan, dan melacak pengiriman melalui satu web. UPS jadi bisa memberikan jasanya kepada banyak orang di banyak tempat dengan fleksibel. Pelacakan dapat dilakukan dengan mudah juga sehingga pelanggan dapat memastikan bila lokasi terkini dari barang yang dikirimnya. Jasa yang murah dan dapat terjamin pun jadi mudah diakses karena web ini. Dan seandainya web ini tidak ada, akan menjadi sulit bagi pelanggan untuk melacak paket kirimannya. Pelanggan pun kesulitan untuk mengetahui biaya dan waktu pengiriman yang dibutuhkan. Mereka jadi harus datang langsung ke UPS untuk
melakukan semua itu. Untuk mengetahui macam-macam pengiriman yang tersedia pun jadi sulit. Semua menjadi tidak praktis dan UPS tidak akan bisa bersaing dengan penyedia jasa pengiriman lainnya. Karena UPS bisa memimpin di persaingan yang ketat ini berkat pelacakan dan efisiensinya dalam menyediakan jasa dengan sistem yang terintegrasi.
UPS Berkompetisi Secara Global Menggunakan Teknologi Informasi Beserta Study Kasusnya Disusun oleh : Nanang Adhy Hartanto Rikza Aviyanto Putra Hendesthu Andung Prakoso A12.2005.01913 A12.2005.01991 A12.2008.03242 UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2014 / 2015