BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di PT. Frtuna Badja Inti, menemukan permasalahan seperti pencatatan dari custmer, ke pabrik dan pencatatan penawaran kepada pihak custmer masih menggunakan micrsft excel dan micrsft wrd. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menganalisis Sistem. 2. Mendesain Sistem. 3. Mengimplementasi Sistem. 4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem. Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan slusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini. 1.1 Analisa Sistem Dalam pengembangan teknlgi infrmasi, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem. Perancangan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan lingkup bisnis dan daya saing perusahaan. Data-data yang dibutuhkan adalah data yang berkenaan dengan tujuan pembuatan sistem infrmasi dan penawaran. Untuk pembuatan sistem infrmasi ini data yang dibutuhkan adalah data-data knsumen dan penawaran kepada knsumen untuk menghasilkan sebuah sistem infrmasi yang infrmatif. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa diperlukan sebuah sistem infrmasi dan penawaran untuk perusahaan. 1
2 1.2 Desain Sistem Setelah analisa sistem dilakukan, tahap selanjutnya yaitu desain sistem dimana pada tahap ini melakukan desain Dcument Flw, System Flw, Data Flw Diagram, Cnceptual Data Mdel, Physical Data Mdel, dan Struktur Tabel. 1.2.1 Dcument Flw Dcument Flw merupakan bagan yang memiliki arus dkumen keseluruhan dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prsedur dalam sistem. President PT. FBI Bag. Administrasi PT. FBI Bag. Pengadaan Knsumen Bag. Sales PT. FBI Bag. Pengadaan PT. FBI Bag. Penjualan Supplier Mulai 1 Meminta lapran Permintaan Barang Membuat Membuat detail Lapran Mencetak lapran Lapran Permintaan Mengirim 2 Membuat penawaran Detail Mengirim detail Detail Barang PT. FBI 1 Penawaran dari PT. FBI Penawaran Meminta detail harga Membuat detail harga Disetujui Tidak setuju Mengirimkan detail penawaran Detail harga Detail harga N Setuju 2 Membuat Purchase Order Menerima Purchase Order N Purchase Order Purchase Order Menerima Purchase Order Mengirim Purchase Order Purchase Order Membuat surat jalan End Surat jalan Surat jalan Mengirim surat jalan Menerima surat jalan
3 Gambar 4.1 Dcument Flw Permintaan dan Penawaran Pada gambar 4.1, menjelaskan tentang Dcument Flw untuk pembuatan knsumen dan penawaran ke knsumen, dalam dcument flw ini dijelaskan prses untuk pembuatan knsumen dan penawaran ke knsumen yang masih menggunakan micrsft excel dan micrsft wrd. 1.2.2 System Flw System Flw merupakan gambaran aliran kerja yang terdapat didalam suatu sistem. Setiap data yang di tambah, edit, hapus akan diprses leh sistem dan disimpan ke dalam database. Systems Flw yang mengenai penyelesaian permasalahan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. President PT. FBI Bag. Administrasi PT. FBI Bag. Sales PT. FBI Bag. Pengadaan PT. FBI Ntifikasi knsumen Mulai Pencatatan Data Harga Barang Menerima Data Selesai Data Menerima data harga Membuat ke supplier Membuat penawaran harga Data Data penawaran harga Cetak Cetak penawaran harga Revisi harga? Tidak Ya Pencatatan revisi harga Ntifikasi pemesanan Selesai
Gambar 4.2 Sistem Flwchart Sistem Infrmasi dan 4
24 1.2.3 Data Flw Diagram (DFD) Data flw diagram merupakan perangkat yang digunakan untuk mendesain sistem dalam pengembangan sistem terstruktur. Penggambaran data flw diagram pada sistem ini dimulai dari cntext diagram, DFD level 0, dan DFD level 1. A. Cntext Diagram Presiden PT. FBI Ntifikasi Permintaan Barang Knsumen Bag. Pengadaan PT. FBI Infrmasi Permintaan Barang Data Supplier Infrmasi Supplier Infrmasi Lapran Permintaan Barang 1 Sistem Infrmasi Permintaan dan Penawaran Data pelanggan Infrmasi pelanggan Data Infrmasi Data Infrmasi Bag. Administrasi PT. FBI Data revisi harga Lapran Penawaran Harga Barang Infrmasi Infrmasi pelanggan Bag. Sales PT. FBI Gambar 4.3 Cntext Diagram Pada gambar 4.3, menggambarkan prses sistem infrmasi dan penawaran, cntext diagram di atas memiliki 4 entitas yaitu bagian pengadaan PT. FBI, bagian administrasi PT. FBI, bagian sales PT. FBI dan Presiden PT. FBI. Detail dari cntext diagram dapat dilihat pada DFD Level 0.
B. DFD Level 0 Presiden PT. FBI Bag. Sales PT. FBI Lapran penawaran harga Infrmasi pelanggan Infrmasi Lapran penawaran harga 1.3 Prses Penawaran Infrmasi penawaran harga 7 Data penawaran Infrmasi pelanggan Infrmasi Lapran Ntifikasi knsumen 1.2 Prses Permintaan Infrmasi supplier Data supplier Infrmasi Data revisi harga Infrmasi Data pelanggan Infrmasi pelanggan Data Infrmasi Data Infrmasi Bag. Pengadaan PT. FBI Bag. Administrasi PT. FBI Gambar 4.4 DFD Level 0 25
C. DFD Level 1 Permintaan Data supplier Bag. Pengadaan PT. FBI Infrmasi supplier 26 Data Supplier Data supplier Infrmasi Infrmasi Lapran 1.2.4 Kella data supplier 25 1.2.5 Infrmasi supplier Membuat lapran Data supplier 24 Infrmasi Lapran Infrmasi Lapran Data revisi harga Data pelanggan 2 Data Infrmasi 1.3 Prses Penawaran (Sistem Infrmasi Permintaan dan Penawaran) Infrmasi Data Infrmasi Infrmasi pelanggan 1.2.3 Kella data revisi harga Data 1.2.2 Kella data pelanggan Ntifikasi knsumen Presiden PT. FBI Data Infrmasi Data 23 Data pelanggan Infrmasi Data revisi harga Infrmasi pelanggan Data pelanggan Bag. Administrasi PT. FBI Infrmasi pelanggan 1.2.1 Kella data pelanggan Data pelanggan Gambar 4.5 DFD Level 1 Permintaan 26
53 Pada gambar 4.4, menggambarkan detail prses dari cntext diagram secara keseluruhan. Dimana pada DFD level 0 di atas memliki empat entitas eksternal yaitu presiden PT. FBI, bagian sales PT. FBI, bagian administrasi PT. FBI dan bagian pengadaan PT. FBI. Kemudian memiliki dua prses yaitu dan penawaran dan memiliki satu data strage yaitu data penawaran. Pada DFD level 0 akan di detailkan lagi pada DFD Level 1, disini DFD Level 1 dimiliki satu prses yaitu. Bagian administrasi PT. FBI memasukkan data supplier dan bagian pengadaan PT. FBI memasukkan data pelanggan dan data ke prses dan menghasilkan infrmasi supplier, infrmasi, infrmasi pelanggan dan infrmasi yang akan diinfrmasikan ke bagian administrasi dan bagian pengadaan PT. FBI. Infrmasi pelanggan dan infrmasi diteruskan ke prses penawaran yang dikirimkan ke bagian sales PT. FBI. Pada bagian sales PT. FBI terdapat lapran penawaran harga yang masuk ke dalam data strage penawaran yang menghasilkan infrmasi penawaran harga. Pada Gambar 4.5, memiliki tiga entitas yaitu presiden PT. FBI, bagian administrasi PT. FBI dan bagian pengadaan PT. FBI, kemudian memiliki lima prses kella data pelanggan, kella data pelanggan, kella data revisi harga, kella data supplier dan membuat lapran. Dan memiliki 5 data strage yaitu pelanggan, supplier,, pelanggan dan 5 data supplier.
54 4.2.4 Cnceptual Data Mdel (CDM) Cnceptual data mdel adalah gambaran secara keseluruhan dari entitas sistem yang digunakan. Bentuk cnceptual data mdel dari sistem infrmasi dan penawaran digambarkan pada gambar 4.6. # id_pelanggan nama_pelanggan alamat_pelanggan n_telp_pelanggan fax_pelanggan pelanggan Integer Variable characters (250) Variable characters (250) Characters (12) Characters (12) memiliki # pelanggan id p nama_prject _p tgl p jam_per_p nama_custmer_p Integer Variable characters (250) Variable characters (100) Variable characters (10) Variable characters (150) memiliki # id_penawaran tgl_penawaran nama_custmer menerima penawaran Integer Variable characters (20) Variable characters (250) memiliki # id_ tgl_ jam_per nama_ material ukuran berat harga qty Integer Variable characters (100) Variable characters (10) Variable characters (200) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Integer Integer memiliki # id_supplier nama_supplier alamat_supplier n_telp_supplier supplier Integer Variable characters (250) Variable characters (250) Characters (12) Memiliki # id s tgl s uraian_ keterangan supplier Integer Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (250) Gambar 4.6 Cnceptual Data Mdel (CDM) 4.2.5 Physical Data Mdel (CDM) Physical data mdel adalah hasil dari cnceptual data mdel yang akan diimplementasikan ke dalam DBMS. Bentuk physical data mdel dari sistem infrmasi dan penawaran digambarkan pada gambar 4.7.
55 pelanggan id_pelanggan nama_pelanggan alamat_pelanggan n_telp_pelanggan fax_pelanggan varchar(250) varchar(250) char(12) char(12) <pk> id_pelanggan = id_pelanggan pelanggan id p id_pelanggan id_ nama_prject _p tgl p jam_per_p nama_custmer_p varchar(250) varchar(100) varchar(10) varchar(150) <pk> <fk1> <fk2> id_pelanggan = id_pelanggan id_ = id_ id_penawaran id_pelanggan id_ tgl_penawaran nama_custmer penawaran varchar(20) varchar(250) <pk> <fk1> <fk2> id_ = id_ id_ tgl_ jam_per nama_ material ukuran berat harga qty varchar(100) varchar(10) varchar(200) varchar(100) varchar(100) varchar(100) <pk> id_supplier nama_supplier alamat_supplier n_telp_supplier supplier varchar(250) varchar(250) char(12) <pk> id_supplier = id_supplier id s id_supplier id_ tgl s uraian_ keterangan id_ = id_ supplier varchar(20) varchar(250) varchar(250) <pk> <fk1> <fk2> Gambar 4.7 Physical Data Mdel (PDM) 4.2.6 Struktur Tabel Struktur tabel terdiri dari tabel tabel yang berisi data yang diperlukan untuk membentuk database. Berikut ini adalah tabel tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem infrmasi dan penawaran. a. Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : Id_pelanggan Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data pelanggan
56 Tabel 4.1 Tabel Pelanggan Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_pelanggan Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Nama_pelanggan Varchar 250 Nama pelanggan Alamat_pelanggan Varchar 250 Alamat pelanggan N_telp_pelanggan Char 12 N telepn pelanggan Fax_pelanggan Char 12 Fax pelanggan b. Nama Tabel : Barang Primary Key : Id_ Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data Tabel 4.2 Tabel Barang Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_ Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Nama_ Varchar 200 Nama Tanggal_ Varchar 100 Tanggal Material Varchar 100 Material Jam_per Varchar 10 Waktu Ukuran Varchar 100 Ukuran Berat Varchar 100 Berat
57 Nama Field Tipe Lebar Keterangan Harga Integer 3 Harga Qty Integer 3 Kuantiti c. Nama Tabel : Supplier Primary Key : Id_supplier Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data supplier Tabel 4.3 Tabel Supplier Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_supplier Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Nama_supplier Varchar 250 Nama supplier Alamat_supplier Varchar 250 Alamat supplier N_telp_supplier Char 12 N telepn supplier d. Nama Tabel : Permintaan Pelanggan Primary Key Freign Key Fungsi : Id p : Id_pelanggan, Id_ : Menyimpan data pelanggan Tabel 4.4 Tabel Permintaan Pelanggan Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id p Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi
58 Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_pelanggan Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Id_ Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Nama_prject_p Varchar 200 Nama prject pelanggan Tanggal p Varchar 100 Tanggal perlanggan Jam_per_p Varchar 10 Waktu pelanggan Nama_custmer_p Varchar 150 Nama pelanggan e. Nama Tabel : Permintaan Supplier Primary Key Freign Key Fungsi : Id s : Id_supplier, Id_ : Menyimpan data supplier Tabel 4.5 Tabel Permintaan Supplier Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id s Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi
59 Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_supplier Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Id_ Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Tanggal s Varchar 20 Tanggal supplier Uraian_ Varchar 250 Uraian supplier Keterangan Varchar 250 Keterangan f. Nama Tabel : Penawarn Primary Key Freign Key Fungsi : Id_penawaran : Id_pelanggan, Id_ : Menyimpan data penawaran Tabel 4.6 Tabel Penawaran Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_penawaran Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Id_pelanggan Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi
60 Nama Field Tipe Lebar Keterangan Id_ Integer 3 Karakteristik sesuai klasifikasi Tgl_penawaran Varchar 20 Tanggal penawaran Nama_custmer Varchar 250 Nama pelanggan 4.3 Implementasi Sistem Implementasi sistem menjelaskan detail sistem infrmasi dan penawaran, penjelasan sftware/hardware pendukung, dan frm-frm yang ada pada sistem infrmasi dan penawaran. 1.3.1 Teknlgi 1. Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi penggajian ini adalah satu unit kmputer dengan: 1. Prcessr Intel(R) Cre(TM) i3 CPU 2. RAM 2 GB 3. VGA n Bard 4. Mnitr Super VGA (1024 X 768) 5. 320 GB HDD 6. Keybard dan Muse 7. Printer 2. Perangkat Lunak Perangkat lunak minimum yang harus di-install ke dalam sistem kmputer adalah:
61 1. Sistem perasi : Windws 7 2. XAMPP 3. Mzilla Firefx 4. Ntepad ++ 1.3.2 Tampilan Prgram Berikut ini merupakan tampilan-tampilan yang digunakan di Sistem Infrmasi Perminataan dan Penawaran Barang pada PT. Frtuna Badja Inti. 1. Halaman Lgin Pada halaman lgin, pengguna menginputkan username dan passwrd pada klm yang tersedia. Setelah itu pengguna menekan tmbl lgin untuk masuk sebagai user yang telah ditentukan. Gambar 4.8 Halaman Lgin
62 2. Halaman Hme Setelah melakukan lgin maka akan muncul halaman hme. Gambar 4.9 Halaman Hme 3. Input Data User Halaman input data user digunakan untuk memasukkan data user atau karyawan baru dengan mengisi frm sesuai yang telah ditetapkan dan menekan tmbl simpan untuk menyimpan data user yang telah dimasukkan tersebut. Gambar 4.10 Input Data User
63 4. Tampilan Data User Halaman ini berisi tentang data user atau pengguna dan dapat melakukan blkir jika user tersebut sudah tidak aktif di dalam perusahaan tersebut. Halaman ini hanya dapat digunakan leh user dengan level president. Gambar 4.11 Tampilan Data User 5. Input Data Supplier Halaman input data supplier digunakan untuk memasukkan data supplier baru dengan mengisi frm sesuai yang telah ditetapkan dan menekan tmbl simpan untuk menyimpan data user yang telah dimasukkan tersebut. Gambar 4.12 Input Data Supplier
64 6. Tampilan Data Supplier Halaman ini berisi tentang infrmasi supplier. Data supplier tersebut dapat diedit atau di hapus leh user. Gambar 4.13 Tampilan Data Supplier 7. Edit Data Supplier Halaman edit data supplier digunakan untuk maintenane data supplier. Gambar 4.14 Edit Data Supplier
65 8. Tampilan Data Halaman ini digunakan untuk menampilkan data yang telah diinputkan dan telah tersimpan ke dalam database. Gambar 4.15 Tampilan Data Barang 9. Input Data Custmer Halaman input data custmer digunakan untuk memasukkan data pelanggan baru dengan mengisi frm sesuai yang telah ditetapkan dan menekan tmbl simpan untuk menyimpan data user yang telah dimasukkan tersebut. Gambar 4.16 Input Data Custmer
66 10. Tampilan Data Custmer Halaman ini berisi tentang infrmasi pelanggan. Data custmer tersebut dapat diedit atau di hapus leh user. Gambar 4.17 Tampilan Data Custmer 11. Edit Data Custmer Halaman edit data custmer digunakan untuk maintenane data pelanggan. Gambar 4.18 Edit Data Custmer
67 12. Halaman Transaksi Permintaan dari Custmer Halaman ini digunakan sebagai transaksi dari pelanggan. Pengguna dapat menginputkan transaksi sesuai dengan frm dari pelanggan. Gambar 4.19 Halaman Transaksi Permintaan dari Custmer 13. Tampilan Data Permintaan dari Custmer Halaman ini menampilkan data dari inputan yang pernah dilakukan leh user. Data tersebut dapat di edit dan dilihat detailnya dari transaksi leh pengguna. Gambar 4.20 Tampilan Data Permintaan dari Custmer
68 14. Edit Data Permintaan dari Custmer Halaman edit data dari custmer digunakan untuk maintenane data dari pelanggan. Gambar 4.21 Edit Data Permintaan dari Custmer 15. View Permintaan dari Custmer Halaman ini digunakan untuk dapat melihat detail dari setiap transaksi dari custmer. Gambar 4.22 View Permintaan dari Custmer
69 16. Halaman Transaksi Permintaan ke Supplier Halaman ini digunakan sebagai transaksi ke supplier. Pengguna dapat menginputkan transaksi sesuai dengan frm ke supplier. Gambar 4.23 Halaman Transaksi Permintaan ke Supplier 17. Tampilan Data Permintaan ke Supplier Halaman ini menampilkan data dari inputan yang pernah dilakukan leh user. Gambar 4.24 Tampilan Data Permintaan ke Supplier
70 18. Edit Permintaan ke Supplier Halaman edit data ke supplier digunakan untuk maintenane data ke supplier. Gambar 4.25 Edit Permintaan ke Supplier 19. View Permintaan ke Supplier Halaman ini digunakan untuk dapat melihat detail dari setiap transaksi ke supplier. Gambar 4.26 View Permintaan ke Supplier
71 20. Halaman Transaksi Penawaran ke Custmer Halaman ini digunakan sebagai transaksi penawaran ke pelanggan. Pengguna dapat menginputkan transaksi penawaran sesuai dengan frm penawaran ke pelanggan. Dengan menekan tmbl tampilkan maka traksaksi dari pelanggan yang ada di dalam database tersebut akan tampil untuk pengguna dapat memasukkan penawaran harga. Gambar 4.27 Halaman Transaksi Penawaran ke Custmer 21. Tampilan Penawaran ke Custmer Halaman ini menampilkan data penawaran dari inputan yang pernah dilakukan leh user. Data penawaran tersebut dapat direvisi dan dilihat detailnya dari transaksi penawaran leh pengguna. Gambar 4.28 Tampilan Penawaran ke Custmer
72 22. Halaman Revisi Harga Penawaran Halaman ini digunakan untuk merevisi harga penawaran yang sudah pernah dibuat pada penawaran harga sebelum revisi tersebut. Dengan menekan tmbl simpan maka data revisi penawaran yang sudah diinputkan akan dimasukkan ke dalam database. Gambar 4.29 Halaman Revisi Harga Penawaran 23. View Detail Penawaran Halaman ini digunakan untuk dapat melihat detail dari setiap transaksi penawaran harga ke pelanggan. Gambar 4.30 View Detail Penawaran