EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN SKRIPSI Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana (S1) Sosial Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh: ROBERTO SETIA BUDI HUTABARAT 120903066 DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2016
ABSTRAK EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN Nama Departemen Fakultas Universitas Dosen Pembinbing : Roberto Setia Budi Hutabarat : Ilmu Administrasi Negara : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : (USU) : Drs. Rasudyn Ginting, M.Si Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan observasi dilapangan, dan pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling. Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat analisis dari indikator efektivitas yaitu, seperti kejelasan tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian. Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa membimbing dan menyertai penulis selama proses pengerjaan skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan. Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak kepada kedua orang tua tersayang P.Hutabarat dan F br. Sihombing, S.Kep yang dengan tulus, sabar, dan penuh kasih sayang telah membesarkan, mendidik, membimbing, dan memberikan dukungan yang terbaik baik moril dan material serta yang selalu mendoakan penulis hingga sampai saat ini. Selain itu penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada orang-orang yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung, kepada yang terhormat: 1. Bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si. 2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan penuh kesabaran dalam proses penyelesaian skripsi ini. 3. Kepada dosen-dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang telah memberikan begitu banyak ilmu kepada penulis selama masa perkuliahan. 4. Kepada Bapak Kepala Kantor Perpustakaan kota Medan Bapak Januari Pane yang memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian skripsi dan meluangkan waktu dalam melaksanakan wawancara dengan peneliti
5. Kepada semua pegawai Kantor Perpustakaan Kota Medan yang telah membantu memberikan informasi dan data-data yang menyangkut penelitian ini. 6. Kepada informan saya, Ibu Nurhayati, Pak Taufik, kak Novita yang sangat baik memberikan waktunya untuk keperluan penelitian ini. Juga terhadap informan masyarakat yang tidak saya masukkan kedalam penulisan skripsi ini yang memberikan ide-ide, masukan, dan saling berdiskusi terhadap penelitian yang penulis lakukan. 7. Untuk kak Dian Siregar yang baik dan kak Mega Sihaloho yang telah membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan. 8. Terima kasih buat sahabat, Andro, Erwin, Jonatan, Rio, Roberto, Wahyu baik dalam permainan maupun dalam belajar. Terimakasih atas keseruan yang telah diberikan 9. Terima kasih untuk kawan-kawan kelompok magang, Roberto, Anugrah, Erwin, Leo, Iren, Debi, 10. Terima kasih untuk teman-teman Administrasi Negara 2012 untuk setiap dukungan dan semangat yang diberikan kepada penulis dalam proses pengerjaan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih mempunyai banyak kekurangan baik isi maupun bahasanya. Oleh sebab itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi ini. Terima kasih Medan, 25 Oktober 2016 Penulis Roberto Setia Budi Hutabarat
DAFTAR ISI ABSTRAK... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI iv BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 7 1.3 Tujuan Penelitian... 7 1.4 Manfaat Penelitian... 7 1.5 Kerangka Teori... 8 1.5.1 Efektivitas... 8 1.5.1.1 Pengertian Efektivitas... 8 1.5.1.2Ukuran Efektivitas... 9 1.5.2 Sistem Informasi Manajemen... 12 1.5.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen... 12 1.5.2.2 Tujuan umum Sistem informasi manajemen... 15 1.5.2.3 Penggunaan Sofware Administrasi Perpustakaan... 19 1.5.3 Pelayanan Publik... 22 1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik... 22 1.5.3.2 Unsur-unsur Pokok Pelayanan Publik... 27 1.5.3.3 Prinsip-prinsip Pelayanan Publik... 28 1.6 Sistematika Penulisan... 30 BAB II METODE PENELITIAN... 32 2.1 Bentuk Penelitian... 32 2.2 Lokasi Penelitian... 32 2.3 Informan Penelitian... 32 2.4 Teknik pengumpulan data... 33 2.5 Teknik Analisis Data... 34 BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN... 35 3.1 Gambaran umum lokasi penelitian... 35 3.2 Perpustakaan kota Medan... 37 3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan... 37 3.2.2 Data geografis dan wilayah kerja Perpustakaan kota Medan... 37 3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan... 40 3.2.4 Visi dan misi perpustakaan kota Medan... 41 3.2.5 Struktur kantor perpustakaan kota Medan... 41 3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan... 42 3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan... 41 BAB IV PENYAJIAN DATA... 47 4.1 Pelaksanaan Wawancara... 47 4.2 Identitas Informan... 48 4.2.1 Identitas Informan berdasarkan Jenis Kelamin... 48 4.2.2 Identitas Informan berdasarkan Usia... 49 4.2.3 Identitas Informan berdasarkan Jenjang Pendidikan... 50 4.2.4 Identitas Informan berdasarkan Pekerjaan... 50 4.3 Hasil Wawancara... 52 4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan.52 4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan... 65
4.3 Data Sekunder... 68 BAB V ANALISA DATA... 70 5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen... 71 5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen... 72 5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai... 73 5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan... 74 5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap... 75 5.1.5 Perencanaan yang matang... 76 5.2 Penyusunan program yang tepat... 78 5.2 Tersedianya sarana dan prasarana kerja... 79 5.2 Pelaksanaan yang efektif dan efisien... 80 5.1.6 Sistem pengawasan dan pengendalian... 81 5.2 Hambatan dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen... 82 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 83 6.1 Kesimpulan... 83 6.2 Saran... 86 DAFTAR PUSTAKA