Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2017, pp. 674~678 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN OBAT PADA APOTEK ZAIRA - Nanda Diaz Arizona AMIK BSI Pontianak email : nanda.ndz@bsi.ac.id Abstrak Penggunaan komputer akan sangat membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan pengelolaan data yang akan menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Pada saat ini Apotek Zaira Pontianak yang merupakan salah satu badan usaha dibidang penjualan obat-obatan yang masih menggunakan sistem manual dalam melakukan proses pencatatan transaksi penjualan dan pembelian serta dalam membuat laporan keuangan. Sehingga resiko terjadinya kesalahan dalam pencatatan laporan dan pembuatan laporan sangat besar. Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan dan Pembelian. 674 1. Pendahuluan Dimasa yang semakin modern ini, informasi memiliki posisi yang sangat penting sebagai salah satu kebutuhan utama dalam masyarakat, terutama dalam dunia usaha. Hal ini terjadi karena dengan informasi tersebut pengusaha dapat dengan mudah memprediksi keadaan ataupun kebutuhan masa depan, sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan melakukan tindakan yang terbaik untuk kemajuan usahanya. Dengan adanya kepentingan tersebut, maka informasi yang tersedia haruslah informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Komputer merupakan peralatan pendukung yang diciptakan mampu mempermudah pekerjaan manusia dan sebagai sarana pendukung informasi. Untuk itu keberadaan komputer bukan lagi menjadi hal yang asing bagi sebagaian masyarakat. Khususnya dalam dunia usaha, komputer menjadi salah satu kebutuhan primer karena dengan komputer arus informasi yang dulu sulit didapat kini dapat dengan mudah diperoleh. Berkat teknologi komputer ini banyak tugas-tugas manusia yang tadinya dikerjakan secara manual oleh manusia kini telah diambil alih oleh komputer, hal ini dikarenakan teknologi komputer dianggap lebih efisien dan akurat. Apotek merupakan salah satu badan usaha dibidang penjualan obat-obatan yang sangat memerlukan adanya sistem informasi pengelolaan data untuk mempermudah dan memperlancar kinerjanya. Pengelolaan data obat seperti pencatatan data penjualan, pembelian, persediaan stok obat, dan pembuatan laporan akan menjadi lebih efisien dan akurat. Namun sekarang ini masih banyak penulisan atau pencatatan data-data (obat) pada apotek yang dilakukan secara manual, sehingga kesalahan karena ketidaktelitian mungkin saja terjadi. Apotek Zaira Pontianak yang terletak dijalan Tanjung Raya 2 Pontianak merupakan sebuah apotek yang masih melakukan proses pencatatan data-data transaksi penjualan maupun pembelian dalam sebuah buku dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip. Adanya pencatatan dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip tersebut menyebabkan kesulitan bagi karyawan dalam pencarian data-data transaksi, terutama pada saat data atau dokumen transaksi semakin banyak. Proses pembuatan laporan membutuhkan tenaga dan waktu karena harus mengolah laporan data-data yang masih berbentuk kertas sehingga laporan-laporan yang diperlukan tidak dapat langsung disediakan. Keadaan tersebut menyebabkan proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus membuat rekapitulasi dari dokumen-dokumen transaksi. Meskipun dilakukan proses rekapitulasi, data yang disajikan pun sering tidak akurat. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka diperlukan suatu aplikasi untuk mengatur dan mengolah data obat-obatan sehingga proses transaksi dapat terlaksana Diterima 23 Februari, 2017; Revisi 28 Februari, 2017; Disetujui 15 Maret 2017
dengan baik. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, hal ini dapat mempermudah khususnya bagi pihak apotek itu sendiri dan mempercepat proses pengelolaan data pada apotek, mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan pada data, membantu pembuatan laporan, sehingga manajemen datanya pun akan lebih baik. Sehubungan dengan hal itu, maka penulis mengambil judul Perancangan Sistem Penjualan dan Pembelian Pada Apotek Zaira Pontianak. 2. Metode Penelitian Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan riset, penulis menggunakan berapa teknik, diantaranya adalah: 1. Metode Observasi Menurut Margono (2007:159) Pada dasarnya teknik observasi digunakan untuk melihat dan mengamati perubahan fenomena fenomena sosial yang tumbuh dan berkembang yang kemudian dapat dilakukan perubahan atas penilaian tersebut, bagi pelaksana observaser untuk melihat objek moment tertentu, sehingga mampu memisahkan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. 2. Metode Wawancara Pengambilan data melalui wawancara secara lisan langsung dengan sumber datanya, baik melalui tatap muka atau lewat telephone, teleconference. Jawaban responden direkam dan dirangkum sendiri oleh penulis. 3. Metode Studi Kepustakaan Studi kepustakaan merupakan langkah yang penting dimana setelah seorang peneliti menetapkan topic penelitian, langkah selanjutnya adalah melakukan kajian yang berkaitan dengan teori yang berkaitan dengan topik penelitian. 4. Metode Konsultasi dan Diskusi Tahap ini merupakan tanya jawab kepada pembimbing mengenai rancangan program yang akan dibuat. dengan adanya konsultasi dan diskusi, maka akan diperoleh suatu petunjuk praktis sehingga dapat berguna untuk menambah parameter berpikir bagi penulis untuk merancang program. 3. Pembahasan Apotek adalah salah satu badan usaha dibidang penjualan obat-obatan. Dimana di dalamnya dijual banyak sekali jenis obat. Oleh sebab itu apotek sangat memerlukan adanya sistem informasi pengelolaan data penjualan, pembelian, persediaan stok obat, serta pembuatan laporan agar dalam pencatatannya tidak terjadi kekeliruan yang dikarenakan kurang telitinya petugas yang melakukan pencatatan tersebut. Di Pontianak banyak ditemukan apotek yang sudah terkomputerisasi tapi ada juga yang masih menggunakan sistem manual. Apotek Zaira adalah salah satu apotek di Pontianak yang masih menggunakan sistem manual. Sehingga dalam proses pencatatan datanya masih mengalami kendala dan memakan waktu yang cukup lama. 3.1. Tinjauan Perusahaan Berdasarkan peninjauan yang telah dilakukan sebelumnya pada Apotek Zaira Pontianak, penulis memfokuskan pada proses penjualan dan pembelian obat pada apotek tersebut. Dimana proses penjualan dan pembelian obat masih dilakukan secara manual, yaitu masih melakukan proses pencatatan data-data transaksi penjualan dan pembelian dalam sebuah buku dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip. Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi Apotek Zaira Pontianak: 1. Kesulitan bagi petugas apotek dalam pencarian data-data transaksi, terutama pada saat data atau dokumen transaksi semakin banyak. 2. Proses pembuatan laporan membutuhkan tenaga dan waktu karena harus mengolah laporan data-data yang masih berbentuk kertas sehingga laporanlaporan yang diperlukan tidak dapat langsung disediakan. 3. Pada proses pembuatan laporan, petugas apotek harus membuat rekapitulasi dari dokumen-dokumen transaksi.. 3.2. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan Berdasarkan analisa yang dilakukan pada Apotek Zaira, prosedur sistem akuntansi berjalan pada sistem pembelian dan penjualan obat pada Apotek Zaira adalah sebagai berikut: 1. Proses Pengecekan Stok Pada proses ini, sebelum pihak apotek melakukan proses pembelian obat ke supplier, maka petugas apotek perlu melakukan pengecekan persediaan obat untuk mencari tahu obat apa saja yang perlu dibeli. Selanjutnya petugas apotek membuat surat pesanan. Surat Pesanan yang sudah berisi daftar nama obat yang akan dibeli diserahkan ke pimpinan apotek. KNiST, 30 Maret 2017 675
2. Proses Pembelian Obat Pada proses pembelian, surat pesanan yang dibuat oleh petugas apotek selanjutnya akan diserahkan oleh pimpinan apotek ke supplier. 3. Proses Pengiriman Obat Pada proses pengiriman obat, supplier menyerahkan obat yang dipesan oleh pihak apotek dengan menyertakan faktur pembelian yang kemudian diberikan ke petugas apotek. Setelah faktur pembelian diterima, maka selanjutnya petugas apotek memberikan nota tanda terima atau nota bayar ke supplier. Selanjutnya faktur pembelian tersebut diarsipkan dan petugas apotek mencatat laporan pembelian ke buku pembelian. 4. Proses Penyetokan Pada proses penyetokan, petugas apotek akan memeriksa obat yang telah dikirim oleh supplier sesuai surat pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Jika obat yang diterima sesuai dengan obat yang dipesan maka selanjutnya petugas akan memasukkan data obat ke dalam buku pembelian obat. 5. Proses Penjualan Obat yang sudah dilakukan proses penyetokan dan datanya sudah diarsipkan, maka obat tersebut siap untuk dijual ke konsumen. Dengan cara konsumen datang ke apotek dengan menyerahkan resep ataupun tidak menyerahkan resep, setelah itu petugas memberikan obat yang diinginkan konsumen dan kwitansi pembayaran. Jika obat yang diminta konsumen tidak ada maka resep dikembalikan ke konsumen, tapi jika obat yang diminta ada maka resep tidak dikembalikan dan resep tersebut diarsipkan oleh petugas apotek. 6. Proses Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan dilakukan setiap akhir bulan. Dengan cara setiap data dari proses pembelian dan penjualan yang sudah diarsipkan sebelumnya direkap dan dihitung jumlahnya agar dapat terlihat hasil penjualan pada bulan tersebut apakah mengalami keuntungan atau kerugian. Selanjutnya data tersebut diserahkan ke pimpinan apotek. 3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan Gambar 1. Diagram Kontek Sistem Berjalan 3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi program merupakan penjelasan dari nama program dan fungsi masing-masing program yang sebelumnya telah digambarkan dalam bentuk Diagram HIPO. Berikut ini merupakan spesifikasi program : 3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Depan : Faktur Pembelian Alias : FP Sumber : Supplier Tujuan : Pihak Apotek Frekuensi : Setiap Terjadi Transaksi Pembelian Media : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Bentuk : Lihat Lampiran A-1 2. Nama Depan : Resep Dokter Alias : RD Sumber : Konsumen Tujuan : Petugas Apotek Frekuensi : Saat Terjadi Proses Pembelian Media : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Bentuk : Lihat Lampiran A-2 3.5. Permasalahan 1. Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa yang telah dilakukan sebelumnya, maka penulis dapat mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu: 2. Proses pencatatan data penjualan dan pembelian masih dilakukan secara manual yaitu masih menggunakan buku sebagai media pencatatan dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip. KNiST, 30 Maret 2017 676
3. Pencatatan yang masih manual menyebabkan laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu dan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus membuat rekapitulasi dari dokumendokumen transaksi. Meskipun dilakukan proses rekapitulasi, data yang disajikan pun sering tidak akurat. 4. Data yang dibuat sering tidak akurat menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan 3.6. Pemecahan Permasalahan 1. Untuk mengatasi masalah yang telah diuraikan sebelumnya maka penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan pertimbangan sebagai berikut: 2. Diperlukan suatu aplikasi untuk mengatur dan mengolah data sehingga proses input dan outputnya dapat terlaksana dengan baik. 3. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dapat mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data pada apotek, mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan pada data. Sehingga manajemen data akan lebih baik. 4. Pembuatan laporan dilakukan secara otomatis dan terprogram dengan baik, serta tidak memerlukan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi dalam membuat laporan. Berikut tampilan rancangan aplikasi : 2. Laporan Data Stok Obat Gambar 3. Form Data Stok Obat 3. Form Data Akun Gambar 4. Form Data Akun 4. Form Data Transaksi Penjualan 1. Form Data Obat Gambar 2. Form Data Obat Gambar 5. Form Data Transaksi Penjualan KNiST, 30 Maret 2017 677
5. Form Data Transaksi Pembelian Kurniawan, Rulianto. 2010. Php Dan MYSQL Untuk Orang Awam. Palembang: Maxicom. Kusrini. 2007.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi. Ladjamudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Gambar 6. Form Data Transaksi Pembelian 4. Kesimpulan Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Proses pencatatan data penjualan dan pembelian pada Apotek Zaira Pontianak masih dilakukan secara manual yaitu masih menggunakan buku sebagai media pencatatan dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip. 2. Perubahan sistem yang manual menjadi sistem komputerisasi sangat diperlukan. Karena dengan sistem yang sudah terkomputerisasi maka data-data yang dimiliki akan tersimpan dengan baik dan permasalahan seperti redudansi data tidak akan terjadi. 3. Komputerisasi sebagai alternatif dari permasalahan yang terjadi diharapkan mampu mempermudah dan memperlancar kinerja sehingga menghasilkan laporan yang dibutuhkan dengan tepat waktu, efektif dan efisien. Wind, Punto Wicaksono dan Ajeng. 2012. Komputer Akuntansi Untuk Pemula Dan Orang Awam. Jakarta: Laskar Aksara. Meissa, Indra. 2009. Bikin Website Asik ala Joomla 1.5. Jakarta: Gagas Media. Referensi Abdul, Kadir. 2008. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Andi. E.Kendall, Julia A. Kendall dan Kenneth. 2010. Analisis Dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, Jogyanto. 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi. Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. KNiST, 30 Maret 2017 678