BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis 2.1.1. Sistem Nugroho Widjajanto (2001:2) mengartikan sistem sebagai sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output. James A.Hall (2009:8) mendefinisikan sistem sebagai kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sejalan dengan definisi sistem menurut Hall, Bodnar et al (2003:2) mendefinisikan sistem sebagai a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal. Dari definisi sistem di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sesuatu dapat dikatakan sebagai sistem apabila memiliki dua atau lebih subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama. Subsistem-subsistem yang saling berinteraksi itulah yang menjadi sebuah sistem dan interaksi antar subsistem umumnya terjalin melalui komunikasi yang relevan. 6
2.1.2. Sistem Informasi Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistirbusikan ke para pengguna. (Hall : 2009:9) Secara singkat, sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut : Storage Input Processing Output Gambar Users 2.1 Gambar 2.1 Model Sistem Informasi Sumber : Gelinas/Dull Secara garis besar, sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu : Sistem informasi manajemen (management information system MIS). Dalam prakteknya, manajemen cenderung membutuhkan informasi yang berada di luar kemampuan SIA. Semakin berkembangnya perusahaan, maka informasi yang dibutuhkan juga akan semakin kompleks, dalam hal ini, sistem informasi manajemen memproses 7
berbagai transaksi non keuangan yang di luar jangkauan sistem informasi akuntansi, misalnya : riset pasar, analisa produk dan sebagainya. Sistem informasi akuntansi (accounting information system AIS) Dalam sistem informasi akuntansi, yang diolah adalah berbagai transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. 2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang memproses berbagai transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi ini terdiri dari 3 subsistem, yaitu (Hall, 2009:13) : Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system TPS). Sistem pemrosesan transaksi penting untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena : Mengkonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan Mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku besar) Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel operasional dalam mendukung operasi hariannya. Sistem pemrosesan transaksi ini terdiri dari tiga siklus transaksi : siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi. Sistem buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting system). Sistem buku besar dan pelaporan keuangan secara umum dipandang sebagai suatu sistem yang terintegrasi. Sistem ini merupakan sistem yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, serta berbagai laporan lainnya yang diisyaratkan oleh hukum. 8
Sistem pelaporan manajemen (management reporting system MRS) Sistem ini merupakan sistem yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan yang bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, dan sebagainya. Romney et al (2003:2) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen : Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan fungsifungsi yang berbeda. Prosedur, baik manual maupun otomatis, termasuk pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan. Data yang berhubungan dengan proses bisnis organisasi. Software yang digunakan untuk mengolah data organisasi. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, perangkat, dan alat komunikasi jaringan. 2.1.4. Penyusunan Sistem Akuntansi Sistem akuntansi disusun berdasarkan kebutuhan dari para penggunanya, yang umumnya terdiri dari pihak eksternal dan pihak internal. Pihak eksternal meliputi pihak di luar perusahaan, seperti pemegang saham, kreditur, debitur, bank, kantor pajak, maupun masyarakat umum. Pihak internal merujuk pada para manajer yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri. Dalam penyusunan sebuah sistem akuntansi, ada 7 (tujuh) prinsip yang harus diikuti agar sistem yang dihasilkan berkualitas dan memberikan manfaat ke penggunanya. Tujuh prinsip dimaksud adalah (Widjajanto, 2001:8) : Analisis transaksi bisnis. 9
Dalam penyusunan sistem akuntansi, yang pertama kali harus dilakukan adalah memahami transaksi bisnis perusahaan. Dari transaksi bisnis perusahaan yang dilakukan setiap hari kemudian dirangkai menjadi sebuah sistem. Pencatatan transaksi ke dalam formulir dan catatan yang tepat. Terjadinya sebuah transaksi harus ada bukti yang jelas untuk membuktikan bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi yang kemudian digunakan sebagai dokumen dasar untuk pencatatan dalam jurnal. Untuk itu, diperlukan formulir yang dirancang khusus sesuai dengan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Perancangan sistem internal check dalam transaksi. Internal check terjadi apabila di dalam suatu perusahaan, pada saat suatu transaksi terjadi, penanganan dan pencatatan transaksi tersebut dilakukan oleh dua pihak atau lebih untuk mencegah adanya peluang dalam melakukan kecurangan. Pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam buku (jurnal dan buku besar). Dewasa ini, pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam jurnal maupun buku besar, umumnya telah menggunakan sistem pengolahan data elektronik sehingga meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan penjumlahan ataupun pemindahan dari jurnal ke buku besar. Perancangan berbagai pernyataan (statement) akuntansi dan laporan statistik dengan sumber data dari transaksi yang telah tercatat di buku. Sebuah sistem dirancang untuk memperoleh hasil akhir berupa laporan-laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, dalam penyusunan sistem yang harus dipertimbangkan adalah apa yang akan dilaporkan sebagai hasil akhir dari sebuah sistem. Pelaksanaan pemeriksaan intern (internal audit) yang berkesinambungan dan pemeriksaan eksternal secara periodik terhadap sistem akuntansi. Pemeriksaan intern dan pemeriksaan ekstern terutama ditujukan untuk menghindari terjadinya praktik kecurangan (fraud) dengan adanya peluang dari sistem akuntansi yang berjalan, oleh karena itu perlu dilakukan pemeriksaan secara berkesinambungan. Penyajian laporan untuk memenuhi kebutuhan instansi pemerintah. Laporan bukan hanya ditujukan untuk pihak internal saja, melainkan perlu dipertanggungjawabkan kebenarannya terhadap pihak eksternal, misalnya : Direktorat Jendral Pajak. 10
2.1.5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Dalam penyusunan suatu sistem, umumnya mengacu pada siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle SDLC) yaitu proses yang ditempuh organisasi untuk memperoleh serta mengimplementasikan sistem akuntansi yang baru. Perubahan suatu sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru, baik perubahan yang dilakukan secara keseluruhan ataupun sebagian, harus melalui SDLC. SDLC ini merupakan suatu aplikasi dari pendekatan sistem. Penggunaan SDLC dalam pengembangan sistem diperlukan karena SDLC terdiri dari berbagai tahapan yang memungkinkan pengembangan sistem memiliki tingkat keberhasilan paling tinggi. Proyek pengembangan sistem terlebih dahulu direncanakan dan diatur sumber-sumber daya yang dibutuhkan. Sistem yang digunakan saat ini juga dilakukan analisa untuk menemukan dan memahami permasalahan yang ada. Selanjutnya, sistem dirancang dan diimplementasikan. Dalam SDLC, ada lima langkah yang harus dilakukan untuk mendesain dan mengimplementasikan sistem yang baru (Romney et al,2005:268) : Analisis Sistem Selama analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk membeli atau untuk mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan sistem yang terbatas. Apabila sebuah proyek dapat melalui pemeriksaan awal, sistem yang ada saat ini akan disurvei untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek 11
dan untuk mengidentifikasi kelemahan serta kekuatannya. Kemudian, studi mendalam atas sistem yang diajukan akan dilakukan untuk menetapkan kelayakannya. Apabila sistem yang diajukan layak, maka kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Terakhir, dibuat laporan analisis sistem untuk meringkas pekerjaan yang dilakukan selama tahap analisis sistem. Desain Konseptual Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain alternatif yang tepat. Terdapat banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri atau melakukan outsourcing. Desain Fisik Selama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer tersebut. Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem yang baru tersebut. Implementasi dan Perubahan Tahap implementasi dan perubahan adalah tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Oleh karena kerumitan dan peran penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan teliti. Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih atau pegawai lama direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem diselesaikan. Setelah sistem terpasang dan berjalan, penyesuaian akan diperlukan dan tinjauan pasca implementasi akan dilakukan untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain apapun. Operasional dan Pemeliharaan Sistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai keperluan perusahaan. Selama masa hidupnya, sistem tersebut secara periodik akan ditinjau. Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut. Proses ini disebut sebagai tahap operasional dan pemeliharaan. Kadang kala, perubahan besar atau pergantian sistem diperlukan dan SDLC dimulai dari awal kembali. 12
2.1.6. Pengendalian Internal COSO, mendefinisikan pengertian pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal yang memadai harus terdiri dari beberapa komponen yang membentuk pengendalian internal tersebut. COSO membagi komponen pengendalian internal menjadi 5 (lima) yaitu (Arens et al, 2008:376) : Lingkungan pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti pentingnya bagi entitas itu. Penilaian risiko (risk assessment) Penilaian risiko atas pelaporan keuangan adalah tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP. Aktivitas pengendalian (control activities) Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani risiko guna mencapai tujuan entitas. Informasi dan komunikasi (information and communication) Tujuan sistem informasi dan komunikasi akuntansi dari entitas adalah untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan transaksi yang dilakukan entitas itu serta mempertahankan akuntabilitas aktiva terkait. Pemantauan (monitoring) Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah 13
beroperasi seperti yang diharapkan, dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi. Untuk pencapaian pengendalian internal yang maksimal dalam suatu organisasi, diperlukan beberapa sarana, antara lain (Sawyer et al, 2005:77): Organisasi Organisasi sarana kontrol merupakan struktur peran yang disetujui untuk orang-orang di dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efisien dan ekonomis. Kebijakan Kebijakan adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman atau membatasi tindakan. Prosedur Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Personalia Orang-orang yang dipekerjakan atau ditugaskan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang diberikan. Akuntansi Akuntansi merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya. Penganggaran Anggaran adalah sebuah pernyataan hasil-hasil yang diharapkan yang dinyatakan dalam bentuk numerik. Pelaporan Laporan yang dihasilkan harus dilaporkan tepat waktu, akurat, bermakna, dan ekonomis. Untuk membantu pengumpulan informasi untuk penelaahan dan penilaian sistem pengendalian internal, dapat digunakan salah satu media yang diuraikan (Hartadi, 1999:116) : Uraian tertulis (narative record) Uraian tertulis ini biasanya diikuti dengan daftar pertanyaan atau bagan alir. Uraian tertulis digunakan dalam suatu penugasan yang berhubungan dengan permasalahan kecil di mana sistem pengendalian internalnya lemah. Daftar uji (check list) 14
Daftar uji merupakan urutan instruksi atau pertanyaan di mana akuntan harus mengikuti atau menjawab/mengisi. Daftar uji digunakan apabila baru pertama kali dilakukan pengujian. Daftar pertanyaan (questionnaire) Questionnaire merupakan urutan pertanyaan yang komprehensif yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal. Cara ini digunakan untuk mempelajari sistem pengendalian internal dengan cara mengisi daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Bagan alir (flowchart) Bagan alir merupakan pengujian grafis dari masing-masing bagian sistem pengendalian internal perusahaan. Bagan alir menunjukkan urut-urutan proses atau dokumen dan pencatatan sistem. Dalam bagan alir juga tampak adanya pemisahan tugas atau fungsi dari masing-masing bagian yang ada. Beberapa karakteristik yang menunjukkan keefektifan pengendalian internal adalah : Memiliki tujuan yang jelas Biaya yang efektif Terdokumentasi Dapat diuji Terkendali 2.2. Kerangka Konseptual Analisis Sistem Desain Konseptual Desain Fisik Implementasi 15
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Dalam kerangka konseptual ini dijelaskan tahapan-tahapan yang dilalui dalam pengembangan sistem. Tahap pertama merupakan tahap analisis dimana penulis melakukan analisa tentang sistem yang saat ini sedang berjalan di PT. Sahabat Jaya Tio Perkasa. Tahap kedua berupa tahap desain konseptual. Dalam tahap desain konseptual, yang dilakukan adalah membuat spesifikasi desain untuk sebuah sistem dan prosedur yang baru bagi PT Sahabat Jaya Tio Perkasa yang bertujuan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi. Untuk ini, diberikan tiga alternatif desain, yaitu manual, semi manual dan full computerized. Tahap ketiga merupakan tahap desain fisik. Di tahap ini, penulis melakukan desain output, desain file dan database, desain input, desain program, desain prosedur serta desain pengendalian. Tahap terakhir yaitu tahap implementasi. Tahap ini merupakan tahap dimana penulis melakukan pelatihan ke karyawan yang terlibat, pengujian sistem dan konversi. 16