SISTEM PENEMPAHAN KENDERAAN UTM DAN MAKLUMAN BERASASKAN SISTEM PESANAN RINGKAS MOHD FAIRUS BIN RAMLAN IJAZAH SARJANA MUDA SAINS (SAINS KOMPUTER) FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN SISTEM MAKLUMAT 4 MEI 2009
PENGHARGAAN Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah kurnianya dapatlah saya menyiapkan Projek Sarjana Muda saya dengan cemerlang. Pertamanya saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih dan penghargaan kepada penyelia saya, Dr Mohd Murtadha Bin Mohamad yang telah menemani dan memberi nasihat dan bimbingan sepanjang saya melaksanakan projek saya, bermula dari Projek Sarjana Muda I. Terima kasih juga kerana telah memberi kepercayaan kepada saya untuk menyertai peringkat saringan Projek Sarjana Muda Terbaik. Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada Saudara Mohd Aizek Bin Zulkifli kerana sudi berkongsi sumber format kertas kerja Program Lawatan Budaya, dan juga kepada Saudara Mohd Faez Bin Mohd Abu Bakar sebagai mantan presiden JKM Kolej 10 yang telah sudi memberi penerangan mengenai prosedur penempahan kenderaan UTM. Saya juga ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan jutaan terima kasih kepada semua pensyarah yang telah terlibat secara langsung atau secara tidak langsung di dalam menjayakan projek ini. Akhir sekali, tidak lupa juga kepada ibu dan bapa saya yang telah banyak memberi kata-kata semangat untuk saya meneruskan pengajian dengan jayanya, dan juga sahabat handai dan rakan seperjuangan yang telah sama-sama berkongsi idea dan pandangan ketika susah dan senang. Segala bantuan anda semua amat saya hargai dan disemat ke dalam hati.
ABSTRAK Sistem Penempahan Kenderaan UTM dan Makluman Berasaskan SMS dibangunkan untuk menyelesaikan masalah utama yang telah lama bertapak di Pejabat Harta Bina UTM iaitu, kelewatan pemprosesan permohonan dan juga prosedur yang ketat dan tidak efisien. Tujuan utama sistem ini dibangunkan adalah untuk mempercepatkan proses permohonan tempahan kenderaan UTM dengan menggunakan sistem berasaskan web dan menggunakan teknologi Sistem Pesanan Ringkas, sekaligus mengurangkan kadar kelewatan dan kerenah birokrasi dengan menjadikan segala prosedur penempahan di atas talian. Jika sebelum ini segala proses penempahan mengambil masa dua minggu dari permulaan pembentangan kertas kerja sehinggalah ke pengagihan pemandu dan kenderaan, dengan adanya sistem ini kelak ia mampu memendekkan masa pemprosesan ke hanya dua atau tiga hari sahaja. Tambahan lagi, sistem ini bukan sahaja sebuah sistem penempahan, tetapi juga adalah sebuah sistem pengurusan penganjuran program dan juga sistem pengurusan keluar masuk pemandu dan kenderaan. Pembangunan sistem ini menggunakan persekitaran pembangunan Microsoft Visual Studio.NET 2005 dan pangkalan data Microsoft SQL Server 2000.
KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA ABSTRAK i ABSTRACT ii KANDUNGAN SENARAI JADUAL SENARAI RAJAH DAFTAR SINGKATAN iii viii ix x I PENGENALAN 1 1.1 Pendahuluan 1 1.2 Pernyataan Masalah 2 1.3 Matlamat 3 1.4 Objektif Sistem 4 1.5 Skop Sistem 4 1.6 Justifikasi / Kepentingan 1.7 Rumusan 5 5 II KAJIAN LITERATUR 7 2.1 Pengenalan 7 2.2 Pengenalan Kepada Unit Perkhidmatan Aset, Harta Bina 8 2.3 Kajian Terhadap Sistem Sedia Ada 8 2.4 Cadangan Penyelesaian 9 2.5 Kajian Terhadap Teknologi Yang Digunakan 10 2.5.1 Kajian Terhadap Internet Sebagai Medium Utama 10 2.5.1.1 WWW (World Wide Web) 10 2.5.1.2 HTTP (Hypertext Transfer Protocol) 11
2.5.1.3 HTML (Hypertext Markup Language) 11 2.5.1.4 URL (Uniform Resource Locator) 12 2.5.2 Kajian Terhadap Sistem SMS 12 2.6 Perisian Yang Digunakan 14 2.6.1 Pangkalan Data MySQL 14 2.6.2 Microsoft Visual Studio.NET 2005 15 2.6.3 Modem Fastrack Wavecom 15 2.7 Justifikasi Pemilihan Teknik / Teknologi 15 2.8 Rumusan 16 III METODOLOGI PROJEK 17 3.1 Pengenalan 17 3.2 Metodologi Projek dan Pembangunan Sistem 18 3.2.1 Kajian Ketersauran 20 3.2.2 Mengenalpasti Keperluan Sistem 21 3.2.3 Pembangunan Prototaip 23 3.2.4 Pengujian dan Penilaian 24 3.2.5 Dokumentasi Keperluan 24 3.2.6 Pembangunan Sistem Sebenar 25 3.3 Kaedah 25 3.3.1 UML (Unified Modelling Language) 26 3.4 Teknik 28 3.4.1 Rajah Kes Guna (Use Case Diagram) 28 3.4.2 Rajah Jujukan (Sequence Diagram) 28 3.5 Perancangan Projek 29 3.5.1 Projek Sarjana Muda I 29 3.5.2 Projek Sarjana Muda II 3.6 Rumusan 29 30
IV ANALISA REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN 31 SISTEM 4.1 Pengenalan 31 4.2 Rekabentuk Struktur Halaman Sistem 32 4.3 Penerangan Sistem Melalui Rajah Kes Guna 35 4.3.1 Kes Guna Bagi Pentadbir Sistem 35 4.3.2 Kes Guna Bagi Kakitangan Hal Ehwal Pelajar 37 4.3.3 Kes Guna Bagi Kakitangan Harta Bina 38 4.3.4 Kes Guna Bagi Pengetua Kolej 40 4.3.5 Kes Guna Bagi Pemohon 41 4.4 Penerangan Aliran Sistem Melalui Rajah Jujukan 43 4.4.1 Jujukan Daftar Pemohon 43 4.4.2 Jujukan Log Masuk Pengguna 44 4.4.3 Jujukan Permohonan Penganjuran Program 44 4.4.4 Jujukan Pengesahan Pegawai Berkuasa 45 4.4.5 Jujukan Penerimaan Pejabat Harta Bina 46 4.5 Rekabentuk Pangkalan Data 4.6 Rumusan 47 47 V PELAKSANAAN DAN HASIL 48 5.1 Pendahuluan 48 5.2 Fasa Pelaksanaan 48 5.2.1 Implimentasi Untuk Fungsi Login 49 5.2.1.1 Log Masuk Pengguna Sistem 49 5.2.2 Implimentasi Bagi Modul Pemohon 50 5.2.2.1 Membuat Permohonan 50 5.2.2.2 Makluman SMS Kepada HEP/Pengetua 51 Kolej 5.2.3 Implimentasi Bagi Modul Hal Ehwal Pelajar (HEP) 52 5.2.3.1 Lihat Semua Permohonan 52
5.2.3.2 Urus Permohonan 53 5.2.3.3 Makluman SMS Kepada Harta Bina 53 5.2.4 Implimentasi Bagi Modul Pengetua 54 5.2.4.1 Lihat Semua Permohonan 54 5.2.4.2 Urus Permohonan 55 5.2.4.3 Makluman SMS 55 5.2.5 Implimentasi Bagi Modul Pejabat Harta Bina 55 5.2.5.1 Lihat Semua Permohonan 56 5.2.5.2 Urus Permohonan 56 5.2.5.3 Makluman SMS 57 5.2.6 Implimentasi Bagi Modul Pentadbir Sistem 58 5.2.6.1 Kemaskini Kenderaan 59 5.2.6.2 Kemaskini Pemandu 59 5.3 Proses Pengujian 60 5.3.1 Pengujian Kotak Hitam 61 5.4 Hasil 67 5.5 Rumusan 67 VI PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN 68 6.1 Pengenalan 68 6.2 Hasil dan Pencapaian 69 6.3 Kelebihan Sistem 70 6.4 Kelemahan Sistem 71 6.5 Cadangan Penambahbaikan 71 6.6 Rumusan 72
RUJUKAN 74 LAMPIRAN A 76 LAMPIRAN B 80 LAMPIRAN C 87 LAMPIRAN D 93 LAMPIRAN E 98 LAMPIRAN F 105
BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Teknologi mengubah dunia. Itulah ungkapan yang sesuai untuk menggambarkan betapa teknologi mampu membawa kemajuan dan perubahan kepada manusia sejagat. Kepesatan pembangunan teknologi terutama teknologi berasaskan Information Technology (IT) amat mempengaruhi senario global dunia masa kini. Kerja-kerja atau tugas-tugas yang dahulunya difikirkan mustahil kini mampu diselesaikan dengan mudah, hanya di hujung jari. Perkembangan penggunaan komputer telah mengubah mata mayarakat dunia terhadap penyelesaian kepada kompleksiti sesuatu tugas. Ini dirancakkan lagi dengan kehadiran sistem yang berasaskan web, yang menggunakan teknologi internet yang memudahkan lagi urusan dilakukan secara global tanpa sebarang hubungan fizikal. Seiring dengan teknologi internet, muncul pula satu lagi teknologi iaitu rangkaian tanpa wayar yang telah menjadi asas utama kepada perhubungan manusia seluruh dunia. Output utama yang didapati dari rangkaian tanpa wayar ini dieksploitasi dengan begitu
meluas di merata dunia, tidak kira samada di dalam bidang ekonomi, politik, sosial dan juga teknologi. Dari sini lahirlah pula sistem komputer yang menggunakan khidmat rangkaian tanpa wayar yang berjaya menghubungkan sebuah sistem dengan modul GSM untuk mencapai mana-mana klien pada bila-bila masa sahaja. Berlandaskan kemajuan teknologi masa kini dan juga masalah yang berbangkit, suatu sistem yang dinamakan Sistem Penempahan Kenderaan UTM dan Makluman Berasaskan SMS akan dibangunkan. Ia adalah bertujuan untuk memudahkan proses pengurusan tempahan kenderaan di Unit Perkhidmatan Aset, Pejabat Harta Bina (PHB), Universiti Teknologi Malaysia, Skudai, Johor Darul Takzim. Antara kelebihan sistem ini adalah seperti kebolehan mengatasi kekangan jarak, lokasi dan masa, mudah serta antaramuka yang baik. Selain daripada itu, ianya juga dapat memberi kemudahankemudahan seperti pengantara dan penghantar bagi maklumat-maklumat tempahan, membekalkan proses pengagihan maklumat dengan lebih selamat dan sebagainya. 1.2 Pernyataan Masalah Penyelesaian datangnya dari masalah yang berbangkit. Dari masalah yang berbangkit, lahirlah pula idea-idea dan perancangan untuk menyelesaikan masalah. Sistem yang dibangunkan ini dapat menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat di dalam proses penempahan kenderaan dan juga memperbaiki kelemahan dan kekangan yang telah dikenal pasti wujud di dalam penggunaan sistem sedia ada. Sistem sedia ada yang digunakan di Unit Perkhidmatan Aset, PHB UTM adalah kurang efisien dan kurang ramah pengguna. Untuk menjadikan sistem kerja di PHB lebih konsisten dan cekap, maka perlunya sistem kerja di PHB dinaik taraf dengan menyerapkan teknologi terkini seiring dengan wawasan universiti untuk menjadi universiti kelas dunia.
Langkah pertama di dalam pembangunan sistem ini ialah untuk menganalisa sistem yang sedia ada yang digunakan di PHB. Setelah menganalisa sistem yang sedia ada, maka barulah satu persatu masalah yang dihadapi itu timbul. Dari masalah yang timbul, maka proses analisa masalah bermula dari situ, dapatlah dicambah idea dan perancangan untuk menyelesaikan masalah yang timbul. Hanya dengan cara ini, dapatlah pembangun sistem mengenalpasti apa yang sebenarnya dikehendaki oleh pengguna hasil dari pengkajian masalah dan penyiasatan penyelesaian yang wujud. Secara umumnya, sistem sedia ada yang digunakan di dalam proses penempahan kenderaan di PHB adalah secara manual. Proses penempahan tradisional ini melibatkan proses-proses yang memerlukan tenaga kerja manusia dan pengurusan masa yang konsisten, yang menyebabkan sering berlaku kelewatan di dalam penempahan kenderaan. Tambahan pula, untuk memohon menempah kenderaan UTM memerlukan pengesahan dari segenap pihak yang tertentu seperti Pejabat Hal Ehwal Pelajar (HEP), Pengetua Kolej, Dekan Fakulti (bagi program fakulti), dan juga sudah tentulah PHB sendiri. Maka dengan segala permasalahan yang timbul, hipotesis awal yang dapat disimpulkan adalah sistem yang akan dibangunkan kelak mampu melicinkan perjalanan kerja proses penempahan kenderaan ini nanti. Sistem penempahan sedia ada banyak menggunakan dan menyimpan data permohonan dan data sulit kenderaan PHB di dalam dokumen-dokumen fizikal. Kaedah penyimpanan dan pengurusan data seperti ini membuka lebih banyak ruang untuk risiko kejadian yang tidak diingini seperti bencana alam, kelalaian manusia mahupun kecurian data. Diharap dengan adanya sistem ini kelak mampu menjadikan pengurusan dan penyimpanan data lebih selamat dan konsisten serta mudah dicapai semula sekiranya perlu.
1.3 Matlamat Matlamat utama projek ini adalah untuk membangunkan sistem berkomputer menggunakan teknologi SMS yang dikenali sebagai Sistem Penempahan Kenderaan UTM dan Makluman Berasaskan SMS yang akan memberi kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan kenderaan secara atas talian dan meminta pengesahan kelulusan dari pihak berwajib dengan menggunakan aplikasi teknologi tanpa wayar SMS. Ini seterusnya dapat mengurangkan penggunaan kertas kerja dan juga mengurangkan tempoh pemprosesan sesuatu permohonan dan mengurangkan penggunaan masa dan tenaga kerja. 1.4 Objektif Sistem Terdapat beberapa objektif bagi projek ini yang telah dikenal pasti bagi memastikan ianya dapat dipenuhi dengan sebaiknya iaitu: i) Mengkaji masalah yang sedang dihadapi dengan sistem sedia ada dan mengenalpasti keberkesanan proses pengurusan tempahan kenderaan dengan menukar sistem manual terdahulu kepada sistem berkomputer ii) Merancang dan merekabentuk aliran program dan struktur fizikal teknikal sistem yang dibangunkan ini. iii) Mengimplimentasi teknologi SMS di dalam sistem ini dan seterusnya mengimplimentasi program ini ke dunia sebenar.
1.5 Skop Sistem Penentuan skop adalah penting dalam pembangunan sesuatu sistem, kerana ia akan menentukan formaliti program dan juga saiz dan kerumitan (kompleksiti) sesuatu program. Antara skop bagi sistem ini yang telah dikenal pasti ialah: i) Sistem ini hanya menguruskan tempahan bas yang dimiliki oleh Unit Perkhidmatan Aset, PHB UTM, Skudai sahaja. ii) Sistem ini akan memberi penekanan kepada empat modul sahaja iaitu modul pelajar, modul Pejabat HEP untuk kegunaan Pejabat Hal Ehwal Pelajar, modul Pengetua Kolej untuk kegunaan pengetua kolej dan modul pentadbir, untuk pentadbir sistem melakukan kerja-kerja penyelenggaraan sistem dan juga modul untuk PHB. iii) Aplikasi ini hanya untuk kegunaan tempahan kenderaan UTM bagi kegunaan program kolej-kolej kediaman dan fakulti di dalam UTM sahaja. iv) Aplikasi ini dibangunkan dan dilarikan dalam persekitaran Windows sahaja. v) Sasaran pengguna sistem ini adalah pelajar kolej, pengetua kolej, kakitangan Pejabat HEP, dan kakitangan PHB. vi) Modul SMS yang dibangunkan adalah untuk kegunaan makluman sahaja. Modul ini tidak digunakan sebagai ejen perhubungan dua hala, mahupun sebagai ejen kelulusan, kerana faktor prosedur.
1.6 Justifikasi / Kepentingan Sistem Penempahan Kenderaan UTM ini dibangunkan adalah untuk memudahkan proses penempahan kenderaan di Unit Perkhidmatan Aset, PHB UTM oleh pelajar, pengetua kolej, Pejabat HEP dan juga PHB UTM. Sistem ini, dengan hadirnya kelak dapatlah mengatasi kekangan masa, lokasi dan jarak, serta mengurangkan penggunaan tenaga kerja dan masa. Selain itu ia dapat mempercepatkan pemprosesan permohonan tempahan kenderaan. 1.7 Rumusan Dapatlah dirumuskan di sini bahawa setiap perincian masalah yang telah dinyatakan adalah bertepatan dan logik dengan objektif dan matlamat yang telah ditetapkan. Pengurusan tempahan kenderaan di PHB semestinya memerlukan sebuah sistem yang cekap bukan sahaja untuk mengendalikan penempahan kenderaan, tetapi juga pengurusan kelulusan permohonan dan juga rekod pemandu dan kenderaan. Bab yang seterusnya akan membincangkan mengenai kajian literatur yang akan menerangkan mengenai semua sistem dan kaedah yang berkaitan dengan pembangunan sistem ini.