KATA PENGANTAR Dengan segala kerendahan hati penulis memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Makalah ini untuk memenuhi dalam bidang penilaian mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul Otomatisasi Kantor. Mungkin dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan baik itu dari segi penulisan, isi dan lain sebagainya, maka penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran guna perbaikan untuk pembuatan makalah untuk hari yang akan datang. Lamongan 04 juni 2015 1
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 BAB I Pendahuluan A. Latar Belakang... 3 B. Rumusan Masalah... 4 BAB II Gambaran Umum... 5 BAB III Pembahasan A. Definisi Otomatisasi Kantor (OA)... 6 B. Tujuan Otomatisasi kantor... 6 C. Pengguna Otomatisasi Kantor... 7 D. Macam macam System Otomatisasi Kantor... 10 E. Faktor faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi - Otomatisasi Kantor... 11 BAB IV Penutup A. Kesimpulan... 12 DAFTAR PUSTAKA... 13 2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi, dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu, tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu, yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya. 3
B. Rumusan Masalah A. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor? B. Tujuan Otomatisasi Kantor? C. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor? D. Aplikasi pada Otomatisasi Kantor E. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor? 4
BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA, pada awalnya OA, dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai. Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. 5
BAB III PEMBAHASAN A. Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah ; Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. B. Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system, disitu pasti ada yang akan di tuju, baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju, apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu; Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. Pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. 6
Penggabungan dan penerapan teknologi. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara mendorong korespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. C. Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran, mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini: Manajer adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia. 7
Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. E. Aplikasi pada Otomatisasi Kantor ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi, yaitu: Pengolahan Kata ( Word Processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik, hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan, sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya. Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. 8
Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. Transmisi faksimile atau FAX FAX, singkatan dari facsimile tranmision, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. Desktop publishing Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter. 9
D. Macam - Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas, maka kita dapat menggolongkan, aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor, yaitu: System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grupgrup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video. 10
System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. E. Faktor - faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik, yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu sendiri. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut: 1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. 2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. 3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan. 11
BAB IV PENUTUP Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Otomatisasi kantor (office automation/oa) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). 12
DAFTAR PUSTAKA Kadir, Abdul, Pengenal Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2002 Jogiyanto, H.M, Sistem Teknolgi Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2005 Slide Sistem Informasi Manajemen Dari BSI Mahasiswa_gunadarma.wordpress.com 13