Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan oleh Kepala, PEMERINTAH KOTA SAMARINDA Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 BIDANG PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN JUDUL SOP PENANGANAN PENGADUAN DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 1. Sarjana / Diploma / SMU / SMK Sederajat 2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 24 Tahun 2008 tentang Penjabaran Fungsi dan 2. Memahami tentang proses Penanganan Pengaduan Tata Kerja Struktur Organisasi Inspektorat, Perencanaan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Samarinda 3. Peraturan Walikota Nomor 36 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Walikota Samarinda Nomor 22 Tahun 2010 tentang Pola Mekanisme Koordinasi dan Hubungan Kerja serta Penyerahan Sebagian Kewenangan Operasional Kepada Pejabat Di Lingkungan Pemerintahan Daerah Kota Samarinda. 4. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 3 Tahun 2013 tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Perizinan Pada Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Kota Samarinda. 5. Peraturan Walikota Nomor 16 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Penanganan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 11 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Satandar Operasional Prosedur Admiistrasi Pemerintahan. 3. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait KETERKAITAN : PERALATAN / PERLENGKAPAN : 1. Data-data pendukung 2. Peralatan Lapangan Hal : 1 / 25
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN : 1. Pentingnya Kesabaran dan keramahan petugas dalam menghadapi dan menjelaskan 1. Disimpan secara elektronik / manual permasalahan yang terjadi kepada pelapor sangat diperlukan guna menghindari kesalah pahaman dari pelapor. 2. Keterlambatan penyampaian Laporan pasca penelusuran terkait permasalahan yang dilaporkan akan menyebabkan proses penanganan pengaduan tidak tepat waktu/terlambat. 3. Standar Operasional Prosedur yang disusun diberlakukan pada kondisi semua pejabat terkait ada di tempat dan semua persyaratan kelengkapan permohonan terpenuhi. No 1 Pemohon datang ke loket pengaduan untuk melakukan pelaporan tertulis kepada bagian Loket Pengaduan (LP) JFU/ petugas Loket Pengaduan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) Pelaksana Kabid Pengendalian & Pengawasan Kepala Baku Mutu Kelengkapan Waktu Output Pengaduan Tertulis 15 Menit Konsep Laporan 2 Petugas menerima Laporan & menjelaskan Penginputan 30 Tanda Terima Laporan Hal : 2 / 25 Ket.
No mekanisme Pengaduan dengan melakukan Registrasi terlebih dahulu 3 Pengumpulan data-data administrasi Penelusuran petugas untuk pengecekan administrasi yang dilaporkan 4 Kabid memverifikasi Laporan serta data yang telah di himpun 5 Penyerahan berkas kepada Kepala untuk diberikan disposisi tindak lanjut 6 Melakukan Inspeksi Lapangan di dampingi pejabat yang berwenang / berkoordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait JFU/ petugas Loket Pengaduan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) Pelaksana Kabid Pengendalian & Pengawasan Kepala Baku Mutu Kelengkapan Waktu Output LP Data yang dilampirkan & Konsep Laporan Laporan tertulis dari Pelapor & Data Administrasi Laporan tertulis & Data Administrasi Laporan & data adminitrasi terkait pengaduan 7 Membuat Berita Acara Menghadap Draft Laporan hasil inspeksi Menit 3 Hari 15 Menit 20 Menit 3 Hari 20 Menit Konsep laporan di paraf oleh PPNS dan Data Penunjang Administrasi Perizinan Konsep laporan di paraf oleh kabid Konsep laporan di tanda tangani oleh kepala badan Mengambil Dokumentasi, Data dan Melakukan Pemanggilan Kepada terlapor, Data hasil investigasi terlapor Ket. 8 Pembuatan Laporan Sementara untuk dilakukan pelaporan kepada Kepala Draft Laporan hasil inspeksi 2 Jam Draft Laporan hasil inspeksi di paraf oleh PPNS 9 Kabid memverifikasi Laporan serta data yang telah di himpun Draft Laporan hasil inspeksi 20 Menit Draft Laporan hasil inspeksi di paraf oleh Kabid Hal : 3 / 25
No 10 Kepala memverifikasi draft laporan hasil peninjauan lapangan dan memberikan arahan tindak lanjut 11 Jika permasalahan tidak selesai maka Kabid. bersama-sama dengan PPNS akan melakukan mediasi antara pelapor dan terlapor dengan dibantu oleh SKPD terkait 12 Pembuatan laporan hasil mediasi kepada Kepala JFU/ petugas Loket Pengaduan Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) Pelaksana Kabid Pengendalian & Pengawasan Kepala Baku Mutu Kelengkapan Waktu Output Laporan Hasil Inspeksi Undangan pelapor dan terlapor 1 jam 5 Hari Draft laporan 1 Jam Laporan hasil inspeksi di tanda tangani dan diberikan disposisi/arahan Draft laporan & Berita acara hasil mediasi Laporan & Berita acara hasil mediasi Ket. 13 Data yang telah di himpun akan diarsipkan dan ditembuskan kepada SKPD terkait Laporan, data administrasi serta hasil mediasi 1 Hari Registrasi arsip Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penyusunan RKA dan DPA (APBD Murni / Pergeseran / Perubahan) BPPTSP Kota Samarinda Hal : 4 / 25
DASAR HUKUM 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 37 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2013 3. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 11 Tahun 2009 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Daerah Kota Samarinda Tahun 2009 Nomor 11) 4. Peraturan Daerah Kota Samarinda Nomor 10 Tahun 2012 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Samarinda Tahun Anggaran 2013 (Lembaran Daerah Kota Samarinda Tahun 2012 Nomor 10) 5. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 55 Tahun 2012 tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Samarinda Tahun Anggaran 2013 (Berita Daerah Kota Samarinda Tahun 2012 Nomor 55) 6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 56 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah Tahun Anggaran 2013 Pemerintah Kota Samarinda KETERKAITAN PERINGATAN 1. Apabila ada keterlambatan dalam penyusunan RKA & DPA (APBD Murni / Pergeseran / Perubahan) BPPTSP Kota Samarinda maka akan berakibat terlambatnya pelaksanaan kegiatan di lingkungan BPPTSP Kota Samarinda KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memahami tentang proses penyusunan RKA dan DPA 2. Memiliki kemampuan dalam penyusunan RKA dan DPA 3. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Data-data pendukung 2. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor 3. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Disimpan secara elektronik / manual Hal : 5 / 25
No 1 Kasubag menerima Surat Edaran Sekretaris Daerah tentang Pengajuan Usulan. 2 Kasubbag Memerintahkan JFU untuk Mendistribusikan Surat Pemberitahuan JFU Bendahara Pengelola Kasub. bag Pelaksana Kepala BIdang Sekretaris Kepala Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat Edaran Sekretaris Daerah Surat Edaran dan Lembar Disposisi 15 Menit 30 Menit Surat Edaran Sekretaris Daerah Surat Edaran Sekretaris Daerah Kete rangan 3 JFU Menggandakan Surat Pemberitahuan dan Menyampaikan Surat Edaran kepada Kepala Bidang dan Kasub.bag 4 Kepala Bidang menerima, Mengumpulkan dan Merekap Usulan Kemudian memerintahkan Bendahara Pengelola menyusun konsep RKA. Surat Edaran Sekretaris Daerah Konsep Usulan RKA 30 menit Pemberitahuan Surat Edaran kepada Bidangbidang dan sub bagian 1 hari Draf RKA Hal : 6 / 25
No 5 Bendahara pengelola kegiatan membuat Usulan Rencana Anggaran (RKA) JFU Bendahara Pengelola Kasub. bag Pelaksana Kepala BIdang Sekretaris Kepala Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy) 5 hari Draft Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy) Kete rangan 6 JFU menerima dan Memverifikasi Usulan Rencana Anggaran (RKA) dari bidang dan sub bagian 7 JFU membuat Rekap Usulan Rencana Anggaran (RKA) dari Bidang- Bidang dan Sub Bagian Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), Draft Rekap Usulan RKA 1 hari Draft Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy) 3 hari Bahan Penyusunan RKA & DPA (APBD Murni/Pergeseran / Perubahan) 8 Kasubbag memberi paraf Rekap Usulan Rencana Anggaran (RKA) jika ada revisi maka dikembalikan jika benar maka disetujui. 9 Sekretaris memberikan paraf Rekap Usulan Rencana Anggaran (RKA) jika ada revisi maka dikembalikan jika benar maka disetujui. 10 Kepala badan menandatangani Rekap Usulan Rencana Anggaran (RKA) jika ada revisi maka dikembalikan jika benar maka disetujui.sekaligus Memberikan Perintah kepada Kasubbag untuk Mengirimkan Rekap Usulan RKA kepada BAPPEDA Kota Samarinda. 11 Kasubbag menerima surat edaran jadwal pelaksanaan Asistensi RKA dan Memerintahkan Kepada JFU untuk Melaksanakan Asistensi RKA. ya ya Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), Draft Rekap Usulan RKA Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), Rekap Usulan RKA dan Lembar Disposisi Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), Rekap Usulan RKA Jadwal Pelaksanaan Asistensi RKA dan Lembar Disposisi 2 jam Bahan Penyusunan RKA & DPA 1 jam Bahan Penyusunan RKA & DPA 15 menit 15 menit Bahan Penyusunan RKA & DPA Bahan Penyusunan RKA & DPA Hal : 7 / 25
No 12 JFU melaksanakan Proses Asistensi RKA dengan SKPD dan memberikan Lembar Klarifikasi dan Merevisi RKA sesuai dengan arahan Tim TAPD yang terdapat dalam Lembar Klarifikasi 13 JFU melakukan input Usulan RKA ke dalam Program Jaringan SIMDA (Sistem Informasi Manajemen Daerah). JFU Bendahara Pengelola Kasub. bag Pelaksana Kepala BIdang Sekretaris Kepala Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Copy), hari Bahan Penyusunan RKA & DPA 1 hari Bahan Penyusunan RKA & DPA Kete rangan 14 JFU memberikan Informasi dari Hasil Penginputan RKA Kepada TAPD 15 JFU meminta Persetujuan / Pengesahan RKA dan DPA kepada TAPD kemudian dilanjutkan kepada Pimpinan TAPD. 16 JFU menerima dan Menggandakan RKA dan DPA yang telah Disahkan dan Ditandatangani oleh TAPD. 17 JFU menjilid dan Mendistribusikan RKA dan DPA SKPD kepada Bagian - Bagian dan TAPD serta mengarsipkannya Usulan RKA (Hard Copy dan Soft Cop) dan Lembar Klarifikasi Lembaran RKA / DPA SKPD Lembaran RKA & DPA SKPD Buku (Dokumen) RKA & DPA APBD 30 menit hari Tindak Lanjut Penyusunan RKA & DPA Lembaran RKA & DPA 3 hari Lembaran RKA & DPA, Stempel dan Copy Lembaran RKA & DPA 1 hari RKA & DPA APBD Hal : 8 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Penyusunan Standar Operasional Prosedur ( SOP ) DASAR HUKUM 7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 8. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 11 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda. KETERKAITAN 1. SOP Penanganan Surat Masuk 2. SOP Penanganan Surat Keluar PERINGATAN 2. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan; 3. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah; KUALIFIKASI PELAKSANA 4. Memahami tentang proses Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kabupaten Kutai Kartanegara 5. Memiliki kemampuan dalam Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kabupaten Kutai Kartanegara 6. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 4. Data-data pendukung 5. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor / dll 6. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Tanda Terima Surat. 2. Dokumen SOP Hal : 9 / 25
No Pelaksana Mutu Baku Keterangan 1 Sekretaris mendisposisi ke Kasubbag Perencanaan Program untuk tindak lanjut pembuatan SOP 2 Kasubbag membentuk Tim Penyusunan SOP yang akan ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala 3 Tim kerja menyusun SOP dan menyampaikan Dokumen SOP kepada Kepala JFU Kasub bag Sekretaris Kepala Tim Kerja Kelengkapan Waktu Out put Disposisi 5 menit Perencanaan penyusunan SOP Surat Edaran 1 jam Tim Penyusunan SOP Dokumen dan Peraturan tentang izin 15 hari Draf Dokumen SOP 4 Kepala memeriksa draf dokumen SOP. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika setuju maka diserahkan ke Kasubbag untuk dikonsultasikan ke Bagian organisasi. 5 Kasubbag menerima Dokumen SOP yang telah dikonsutasikan, jika tidak ada revisi maka Kasubbag memerintahkan JFU untuk membuat lembar Penanda tangan dan menyampaikan kepada Kepala 6 JFU membuat lembar penanda tangan dokumen SOP dan diajukan ke Kasubbag. 7 Kasubbag memeriksa Jika setuju akan diparaf, Jika tidak setuju dikembalikan untuk direvisi. kemudian sampaikan ke Sekretaris. 8 Sekretaris memeriksa dokumen SOP Jika tidak setuju direvisi. Jika setuju di paraf kemudian sampaikan ke Kepala. 9 Kepala memeriksa Dokumen SOP Jika ada revisi, maka diperbaiki. Jika setuju maka akan ditanda tangani dan menyampaikan ke Kasubag. Draft Dokumen SOP 1 hari Koreksi Draf Dokumen SOP Dokumen SOP 30 menit Dokumen SOP 15 menit Dokumen SOP Final Lembar pengesahan Dokumen SOP Dokumen SOP 1 hari Paraf persetujuan SOP Dokumen SOP 1 hari Paraf persetujuan SOP Dokumen SOP 1 hari Dokumen SOP Hal : 10 / 25
No Pelaksana Mutu Baku Keterangan JFU Kasub bag Sekretaris Kepala Tim Kerja Kelengkapan Waktu Out put 10 Kasubbag Menginstruksikan JFU untuk menyampaikan SOP BPPTSP Ke Bagian Organisasi dan mengarsip dokumen SOP. 11 JFU Mengarsip semua kelengkapan data SOP BPPTSP. Dokumen SOP 30 menit Dokumen SOP, dll 30 menit Tanda terima pengiriman SOP Arsip dokumen SOP Hal : 11 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Penyusunan Standar Pelayanan DASAR HUKUM 9. Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 10. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan. 12. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan 13. Peraturan Daerah Kota Samarinda nomor 9 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik 14. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 06 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan dan Etika Pelayanan. KETERKAITAN 3. Manual Mutu 4. SOP Penanganan Surat Keluar PERINGATAN 1. Jika Penyelenggara Publik tidak membuat standar pelayanan, maka akan di kenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2. JIka Penyelenggaraan Pemerintahan tidak membuat SOP AP akan menghambat proses penyelenggaraan pemerintahan KUALIFIKASI PELAKSANA 7. Memahami tentang proses Fasilitasi Penyusunan Standar Pelayanan 8. Memiliki kemampuan dalam Fasilitasi Penyusunan Standar Pelayanan 9. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 7. Data-data pendukung dan data pelengkap 8. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor 9. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Standar Pelayanan 2. SOP Hal : 12 / 25
No Pelaksana Mutu Baku Keterangan JFU Kasub bag Sekretaris Kepala Tim Kerja Kelengkapan Waktu Out put 1 Sekretaris mendisposisi ke Kasubbag Perencanaan Program untuk tindak lanjut pembuatan SP Disposisi 5 menit Perencanaan penyusunan SOP 2 Kasubbag membentuk Tim Penyusunan SP yang akan ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala 3 Tim kerja menyusun SP dan menyampaikan Dokumen SP kepada Kepala 4 Kepala memeriksa draf dokumen SP. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika setuju maka diserahkan ke Kasubbag untuk dikonsultasikan ke Bagian organisasi dan diadakan Forum Group Discussion (FGD) dengan masyarakat penguna layanan. 5 Kasubbag menerima Dokumen SP yang telah dikonsutasikan dan telah diadakan FGD, jika tidak ada revisi maka Kasubbag memerintahkan JFU untuk membuat lembar Penanda tangan dan menyampaikan kepada Kepala 6 JFU membuat lembar penanda tangan dokumen SP dan diajukan ke Kasubbag. 7 Kasubbag memeriksa Jika setuju akan diparaf, Jika tidak setuju dikembalikan untuk direvisi. kemudian sampaikan ke Sekretaris. 8 Sekretaris memeriksa dokumen SP Jika tidak setuju direvisi. Jika setuju di paraf kemudian sampaikan ke Kepala. 9 Kepala memeriksa Dokumen SP Jika ada revisi, maka diperbaiki. Jika setuju maka akan ditanda tangani dan menyampaikan ke Kasubag. 10 Kasubbag Meninstruksikan JFU untuk menyampaikan SP BPPTSP Ke Bagian Organisasi dan mengarsip dokumen SP. Surat Edaran 1 jam Tim Penyusunan SOP Dokumen dan Peraturan tentang izin 15 hari Draf Dokumen SOP Draft Dokumen SOP 1 hari Koreksi Draf Dokumen SOP Dokumen SOP 30 menit Dokumen SOP Final Dokumen SOP 15 menit Lembar pengesahan Dokumen SOP Dokumen SOP 1 hari Paraf persetujuan SOP Dokumen SOP 1 hari Paraf persetujuan SOP Dokumen SOP 1 hari Dokumen SOP Dokumen SOP 30 menit Tanda terima pengiriman SOP 11 JFU Mengarsip semua kelengkapan data SP Dokumen SOP, dll 30 Arsip dokumen SOP Hal : 13 / 25
BPPTSP. menit Hal : 14 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Fasilitasi Penyusunan Standar Pelayanan Minimal ( SPM ) DASAR HUKUM 15. Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 16. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 17. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan. 18. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan 19. Peraturan Daerah Kota Samarinda nomor 9 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik KETERKAITAN 5. SOP Pembuatan dan Pengesahan Surat dan/atau Telaahan Staf 6. SOP Penanganan Surat Keluar PERINGATAN 3. Jika Penyelenggara Publik tidak membuat standar pelayanan, maka akan di kenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku 4. JIka Penyelenggaraan Pemerintahan tidak membuat SOP AP akan menghambat proses penyelenggaraan pemerintahan KUALIFIKASI PELAKSANA 10. Memahami tentang proses Fasilitasi Penyusunan Standar Pelayanan Minimal 11. Memiliki kemampuan dalam Fasilitasi Penyusunan Standar Pelayanan Minimal 12. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 10. Data-data pendukung dan data pelengkap 11. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor 12. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 3. Standar Pelayanan Minimal 4. SOP Hal : 15 / 25
No 1 Sekretaris menerima surat permintaan tentang pembuatan standar pelayanan Minimal (SPM) ke Kasubbag Perencanaan Program untuk tindak lanjut 2 Kasubbag menerima disposisi dan menelaah surat dan kelengkapan Pelaksana JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Sura t Edaran 5 menit Disposisi penyusunan SPM Disposisi dan Surat Edaran 5 menit Konsep Telaahan Ket. 3 Kasubbag melakukan koordinasi kepada bidangbidang untuk meminta kelengkapan dokumen penyusunan SPM 4 Kasubbag memerintahkan JFU untuk koordinasi kepada bidang - bidang untuk meminta data-data penyusunan Standar Pelayanan Minimal. 5 JFU mengumpulkan data - data untuk penyusunan Standar Pelayanan Minimal ( SPM ). 6 JFU menyusun Standar pelayanan Minimal (SPM) kemudian menyampaikan draf Standar Pelayanan Minimal ( SPM ) ke Kasubbag 7 Kasubbag memeriksa Jika setuju akan diparaf, Jika tidak setuju dikembalikan untuk direvisi. kemudian sampaikan ke Sekretaris. 8 Sekretaris memeriksa dokumen SOP Jika tidak setuju direvisi. Jika setuju di paraf kemudian sampaikan ke Kepala. 9 Kepala memeriksa Dokumen SOP Jika ada revisi, maka diperbaiki. Jika setuju maka akan ditanda tangani dan menyampaikan ke Kasubag. 10 Kasubbag Menginstruksikan JFU untuk menyampaikan SOP BPPTSP Ke Bagian Organisasi dan mengarsip dokumen SOP. 11 JFU Mengarsip semua kelengkapan data SOP BPPTSP Surat Edaran tentang penyusunan SPM Konsep Surat Pemberitahuan Surat Pemberitahuan Dokumen Penyusunan SPM 30 menit Koordinasi penyusunan SPM 30 menit Koordinasi penyusunan SPM 1 jam Data-data penyusunan SPM 2 hari Draf SPM Draf SPM 1 hari Paraf persetujuan Draf SPM Draf SPM 1 hari Paraf persetujuan Draf SPM Draf SPM 1 hari Paraf persetujuan Draf SPM Dokumen SOP 30 menit Tanda terima pengiriman SOP Dokumen SOP, dll 30 menit Arsip dokumen SOP Hal : 16 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Penyusunan Indikator Kinerja Utama DASAR HUKUM 20. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah 21. Peraturan Walikota Samarinda nomor 29 tahun 2011 tentang Pedoman SAKIP KETERKAITAN 7. SOP Pembuatan dan Pengesahan Surat dan/atau Telaahan Staf 8. SOP Penanganan Surat Keluar PERINGATAN 5. Indikator Kinerja Utama (IKU) merupakan ukuran keberhasilan yang menggambarkan kinerja utama instansi pemerintah sesuai dengan tugas fungsi serta mandat (core business) yang diemban. 6. IKU dipilih dari seperangkat indikator kinerja yang berhasil diidentifikasi dengan memperhatikan proses bisnis organisasi dan kriteria indikator kinerja yang baik. 7. IKU perlu ditetapkan oleh pimpinan Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah sebagai dasar penilaian untuk setiap tingkatan organisasi. Indikator Kinerja pada tingkat Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya adalah indikator hasil (outcome) sesuai dengan kewenangan, tugas dan fungsinya masing-masing. Indikator kinerja pada unit kerja (setingkat Eselon I) adalah indikator hasil (outcome) dan atau keluaran (output) yang setingkat lebih tinggi dari keluaran (output) unit kerja dibawahnya. Indikator kinerja pada unit kerja (setingkat Eselon II) sekurang-kurangnya adalah indikator keluaran (output). KUALIFIKASI PELAKSANA 13. Memahami tentang proses Penyusunan Indikator Kinerja Utama 14. Memiliki kemampuan dalam Penysunan Indikator Kinerja Utama 15. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 13. Data-data pendukung 14. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor / dll 15. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 3. Berkas Indikator Kinerja Utama. 4. Checklist Pengumpulan IKU Hal : 17 / 25
No 1 Sekretaris melaksanakan regulasi atau menerima disposisi tentang pembuatan IKU dan mendisposisi ke Kasubbag untuk tindak lanjut pembuatan IKU 2 Kasubbag mempelajari disposisi tindak lanjut pembuatan IKU 3 Kasubbag memerintahkan JFU untuk membuat Surat Edaran kepada semua bidang untuk menyampaikan IKU masing-masing bidang. 4 JFU mendistribusikan surat ke semua bidang dan sub bagian di BPPTSP. 5 Kasubbag meneriman IKU masing-masing Bidang dan Sub Bagian dan mempelajari IKU, jika sesuai diterima dan jika tidak sesuai dikembalikan 6 JFU mengentry data IKU Fial Bidang dan sub Bagian ke e-lakip 7 Kasubbag menerima Hasil Entry Dokumen IKU dan memerintahkan JFU untuk membuat lembar Penanda tangan dan menyampaikan kepada Sekretaris. 8 Kasubbag memerintahkan JFU untuk mempersiapkan rapat pembahasan IKU 9 Kasubbag melaksanakan pembahasan rapat IKU. Jika tidak setuju, maka draft IKU di perbaiki. Jika setuju, maka draft IKU di paraf 10 Kasubbag menyusun finalisasi IKU BPPTSP dan menyampaikan ke Sekretaris Jika ada revisi, maka diperbaiki. Jika setuju maka diparaf Pelaksana Mutu Baku Keterangan JFU Kasub bag Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu Output Disposisi 5 menit IKU tahun lalu 5 menit Disposisi Draft Surat Edaran 2 hari Surat Edaran Surat Edaran 1 jam Tanda terima Daftar Cek list 1 hari Data IKU Bagian Draft Dokumen IKU Draft Dokumen IKU Draft Dokumen IKU dan SuratUndanga Draft Dokumen IKU 2 jam Data IKU Hasil Entry 30 menit Lembar Penanda tanganan 1 jam Agenda rapat 3 jam Notulen Rapat Notulen Rapat 10 menit Draft IKU Hal : 18 / 25
No 11 Sekretaris memeriksa IKU Jika ada revisi, maka diperbaiki. Jika setuju maka ditanda tangani dan selanjutnnya diserahkan ke Kepala Pelaksana Mutu Baku Keterangan JFU Kasub bag Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu Output Dokumen IKU 30 menit IKU Final 12 Kepala menerima IKU FINAL dan memeriksa kembali untuk mengetahui kelengkapan IKU. Jika telah lengkap dan sesuai akan ditandatangani, kemudian dikembalikan ke Kasub.bag. 13 Kasubbag menginstruksikan JFU memperbanyak dan menjilid serta mengirimkan IKU ke Bagian Organsasi. 14 JFU mengarsip semua kelengkapan data IKU BPPTSP Dokumen IKU 10 menit IKU Final Dokumen IKU 1 hari Tanda terima Dokumen IKU, dll 30 menit Arsip Hal : 19 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) DASAR HUKUM 22. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah 23. Peraturan Walikota Samarinda nomor 29 tahun 2011 tentang Pedoman SAKIP KUALIFIKASI PELAKSANA 16. Memahami tentang proses Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 17. Memiliki kemampuan dalam Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 18. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN 9. SOP Penanganan Surat Keluar 16. Data-data pendukung 17. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor / dll 18. Jaringan internet PERINGATAN 8. Jika SOP ini tidak dijalankan, maka penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) BPPTSP tidak dapat berjalan dengan baik 9. LAKIP yaitu Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. PENCATATAN DAN PENDATAAN 5. Tanda Terima Surat. No Pelaksana Mutu Baku Ket. JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu Output Hal : 20 / 25
1 Sekretaris menerima surat tentang pembuatan LAKIP dan mendisposisikan ke Kasubbag. 2 Kasubbag menerima Surat dan menginstruksi JFU untuk meminta data-data sebagai bahan untuk menyusun LAKIP Instansi ke semua bidang dan Sub Bagian. 3 JFU menyusun LAKIP Instansi berdasarkan data-data yang diterima kemudian menyerahkan kepada Kasubbag untuk di periksa. 4 Kasubbag memeriksa draf dokumen LAKIP. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika setuju maka diserahkan ke Sekretaris. 5 Sekretaris memeriksa draf dokumen LAKIP. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika tidak ada revisi maka diserahkan ke Kepala untuk ditandatangani. 6 Kepala memeriksa draf dokumen LAKIP. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika tidak ada revisi maka ditandatangani dan diserahkan ke kasubbag untuk di jilid dan dikirimkan ke Bagian Organisasi. 7 Kasubbag memerintahkan JFU membuat Surat Pengantar dan mengirimkan LAKIP Instansi ke Bagian Organisasi Setda Kota Samarinda. 8 JFU mengirim dokumen LAKIP Instansi ke Bagian Organisasi Setda Kpta Samarinda 9 JFU mengarsip LAKIP Instansi dan tanda terima pengiriman berkas. Surat Edaran Penyusunan LAKIP dari Sekda Disposisi Dan Surat Edaran Bahan penyusunan LAKIP 5 menit Disposisi Surat untuk tindak lanjut ke Kasubbag 5 menit Tindak lanjut surat edaran 5 hari Draf Dokumen LAKIP Draf Dokumen LAKIP 2 hari Koreksi LAKIP dan Paraf Kasubbag Draft Dokumen LAKIP 2 hari Koreksi LAKIP dan Paraf Sekretaris Draft Dokumen LAKIP 2 hari Koreksi LAKIP dan panandatanganan Dokumen LAKIP Dokumen LAKIP dan Surat Pengantar yang telah ditanda tangani Kepala. Dokumen LAKIP 1 hari Lembar Penandatangan 30 menit Tanda terima Dokumen LAKIP, dll 5 menit arsip Hal : 21 / 25
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Penyusunan Dokumen Perjanjian Kinerja Bagian DASAR HUKUM 24. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah KETERKAITAN 10. SOP Penanganan Surat Masuk 11. SOP Pembuatan dan Pengesahan Surat dan/atau Telaahan Staf PERINGATAN 10. Jika SOP ini tidak dijalankan, maka penyusunan dokumen Perjanjian KInerja Bagian tidak dapat berjalan dengan baik untuk bahan PK Walikota 11. Perjanjian kinerja adalah lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja. 12. Melalui perjanjian kinerja, terwujudlah komitmen penerima amanah dan kesepakatan antara penerima dan pemberi amanah atas kinerja terukur tertentu berdasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia. 13. Kinerja yang disepakati tidak dibatasi pada kinerja yang dihasilkan atas kegiatan tahun bersangkutan, tetapi termasuk kinerja (outcome) yang seharusnya terwujud akibat kegiatan tahun-tahun sebelumnya. 14. Target kinerja yang diperjanjikan juga mencakup outcome yang dihasilkan dari kegiatan tahun-tahun sebelumnya, sehingga terwujud kesinambungan kinerja setiap tahunnya KUALIFIKASI PELAKSANA 19. Memahami tentang proses penyusunan dokumen Perjanjian KInerja Seretariat Daerah Kota Samarianda 20. Memiliki kemampuan dalam penyusunan dokumen Perjanjian KInerja Seretariat Daerah Kota Samarianda 21. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 19. Data-data pendukung 20. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor / dll 21. Jaringan internet PENCATATAN DAN PENDATAAN 6. Tanda Terima Surat. 7. Dokumen perjanjian kinerja 8. E-lakip Hal : 22 / 25
No Pelaksana Mutu Baku Keterangan Nomor SOP Kelengkapan Waktu Output JFU Kasubbag Sekretaris Kepala 1 Kasubbag menerima DPA dan memerintahkan JFU menindak lanjuti dalam Penyusuanan Perjanjian Kinerja Instansi. 2 JFU menyusunan Perjanjian Kinerja bersama Kasubbag pembuatan PK sesuai format PK 3 Sekretaris memeriksa rancangan PK, jika Rancangan sesetuju diparaf dan diserahkan ke Kepala PK, jika ada kekurangan diperbaiki 4 Kepala memeriksa rancangan PK, Rancangan jika setuju ditandatangani, jika tidak PK dikembalikan dan diperbaiki. 6 Kasubbag memeriksa kembali PK dan mengintruksi JFU untuk mengentry PK dalam e lakip 7 JFU mengentry data PK dan mengarsipkan Perjanjian Kinerja DPA 5 menit Rancangan Penyusunan PK DPA 1 hari Konsep PK 60 Menit Paraf PK 30 menit PK Final PK 30 Menit Print Out PK 30 menit Arsip PK Hal : 23 / 25
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Kepala PEMERINTAH KOTA SAMARINDA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU Ir. H. Akhmad Maulana, HK, MM.MT Pembina Tingkat I ( IV/b ) NIP. 19590601 199203 1 004 SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM Judul SOP Penyusunan Profil DASAR HUKUM 25. Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 26. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 96 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 27. Peraturan Daerah Kota Samarinda nomor 9 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik KETERKAITAN PERINGATAN 15. Jika SOP ini tidak dijalankan, maka penyusunan Profil BPPTSP tidak dapat berjalan dengan baik 16. PROFIL merupakan gambaran singkat tentang instansi. KUALIFIKASI PELAKSANA 22. Memahami tentang proses Penyusunan Profil 23. Memiliki kemampuan dalam Penyusunan Profil 24. Mampu berkoordinasi dengan semua pihak terkait PERALATAN / PERLENGKAPAN 22. Data-data pendukung 23. Komputer / printer / scanner / Alat Tulis Kantor / dll PENCATATAN DAN PENDATAAN 9. Tanda Terima Surat. Pelaksana Mutu Baku Ket. No JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Kelengkapan Waktu Output 1 Kasubbag menginstruksi JFU untuk meminta - 5 menit Instruksi untuk Hal : 24 / 25
data-data sebagai bahan untuk menyusun Profil Instansi ke semua bidang dan Sub Bagian. 2 JFU menyusun profil Instansi berdasarkan data-data yang diterima kemudian menyerahkan kepada Kasubbag untuk di periksa. 3 Kasubbag memeriksa draf dokumen profil. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika setuju maka diserahkan ke Sekretaris. 4 Sekretaris memeriksa draf profil. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika tidak ada revisi maka diserahkan ke Kepala untuk ditandatangani. 5 Kepala memeriksa draf profil. Jika ada revisi maka diperbaiki. Jika tidak ada revisi maka ditandatangani dan diserahkan ke kasubbag untuk di cetak dan diperbanyak 6 Kasubbag memerintahkan JFU untuk mencetak profil yang telah ditandatangani. Bahan penyusunan LAKIP penyusunan Profil 5 hari Draf Dokumen LAKIP Draf Dokumen LAKIP 3 hari Koreksi LAKIP dan Paraf Kasubbag Draft Dokumen LAKIP 3 hari Koreksi LAKIP dan Paraf Sekretaris Draft Dokumen LAKIP 3 hari Koreksi LAKIP dan panandatanganan Dokumen LAKIP Dokumen LAKIP dan Surat Pengantar yang telah ditanda tangani Kepala. 1 hari Lembar Penandatangan Hal : 25 / 25