BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, solusi umum yang ditawarkan, tujuan, manfaat, dan metodologi yang digunakan dalam pembangunan sistem. Pengolahan Data Sistem Akademik untuk membantu Jurusan Teknik Komputer dan Informatika dalam mengolah data-data yang terkait dengan absensi, jadwal perkuliahan, nilai, dan pembukuan sehingga jurusan dengan lebih mudah mengatur penjadwalan dalam perkuliahan dan pengelolaan nilai maupun absensi kedepannya. 1.1 Latar Belakang Jurusan Teknik Komputer dan Informatika yang merupakan salah satu jurusan yang berada di Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) memiliki visi dan misi yang sesuai dengan POLBAN dalam hal meningkatkan mutu pendidikan yang diterapkan didalamnya. Untuk mendukung hal tersebut, Jurusan Teknik Komputer dan Informatika POLBAN tidak akan lepas dari kebutuhan akan informasi. Kebutuhan informasi yang dimaksud yaitu informasi terkait kegiatan akademik yang terdapat di Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. Terdapat beberapa masalah yang terkait dengan perekapan kegiatan akademik di Jurusan Teknik Komputer dan Informatika, karena data yang dimiliki serta digunakan untuk memenuhi kebutuhan akademik masih tersebar dibagian masingmasing dosen dan tata usaha, sehingga diperlukan waktu lebih untuk mencari data yang akan dikelola untuk dibuatkan sebuah rekapan laporan dari kegiatan akademik. Untuk membantu proses perekapan kegiatan akademik yang dilakukan oleh bagian tata usaha di Jurusan Teknik Komputer dan Informatika, dan mengurangi terjadinya kelebihan waktu untuk mencari data yang diperlukan dalam mengelola data yang dibutuhkan jurusan. maka untuk membantu mengelola data kegiatan akademik, dibangun Sistem Informasi akademik untuk perekapan kegiatan akademik di Jurusan Teknik Komputer dan Informatika dengan memiliki fitur-fitur yang dapat memberikan solusi untuk permasalahan yang telah diungkap di atas. 1
2 Salah satu cara untuk mewujudkan solusi tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business process. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu business process yang efisien dan memudahkan pengelolaan data yang dilakukan bagian tata usaha di Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam jurusan secara transparansi dan memiliki fleksibilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Enterprise Resource Planning(ERP). Sekarang ini sudah banyak aplikasi ERP, baik berbayar/komersil dan gratis/open source ERP. Contoh aplikasi ERP yang bersifat gratis/open source antara lain seperti OpenBravo, ADempiere, Compiere, Plazma, FreeDomERP, JAllInOne dan lain-lain. Oleh karena itu berdasarkan pemaparan di atas pada tugas akhir ini, akan dikustomisasinya sebuah sistem Enterprise Resource Planning(ERP) ADempiere untuk membantu bagian tata usaha dalam mengelola kegiatan akademik dengan pembangunan sistem akademik Jurusan Teknik Komputer dan Informatika yang dapat mengintegrasikan seluruh data-data jurusan. Dimana data mahasiswa, data dosen, data mata kuliah, nilai mahasiswa tiap semesternya (nilai quiz/tugas, UTS, UAS, absensi, dan lainnya) perlu dicatatat, serta dapat membantu Jurusan Teknik Komputer dan Informatika dalam mengelola data dalam kegiatan perkuliahan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, rumusan masalah pada sistem adalah : 1. Mengkustomisasi ADempiere dengan fitur yang disesuaikan untuk kebutuhan kegiatan akademik Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. 2. Keberadaaan data Jurusan Teknik Komputer dan Informatika belum terintegrasi dan belum terpusat 1.3 Tujuan Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah mengkustomisasi ADempiere dengan fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan sistem akademik Jurusan Teknik Komputer dan Informatika.
3 1.4 Batasan Masalah Dari latar belakang dan rumusan masalah yang telah disebutkan, mengkustomisasi sistem yang sudah ada atau sudah jadi yaitu ADempiere. Maka batasan masalah dalam pembuatan ERP sistem akademik Jurusan Teknik Komputer dan Informatika dengan menggunakan ADempiere yang disesuaikan dalam mengelola informasi, yaitu: 1. Kustomisasi yang dibuat tidak merubah keseluruhan fungsi atau fitur pada ADempiere, hanya memanfaatkan beberapa dari fitur yang telah disediakan seperti CRUD window baru (beserta field, tab, dan menu), CRUD tree menu baru, dan callout. 2. Formulir yang dianalisis adalah formulir-formulir sebagai berikut : a. Formulir alokasi pengajar b. Formulir jadwal perkuliahan c. Formulir identifikasi nama mata kuliah d. Buku besar nilai e. Formulir daftar hadir mahasiswa f. Daftar nilai akhir semester 3. Tidak membedakan prodi antara D3 dan D4 4. Format nilai mahasiswa belum menggunakan format AB, BC, CD dan DE 5. Autentifikasi user yang digunakan, memanfaatkan autentifikasi user yang sudah disediakan ADempiere
4 1.5 Tahapan Pengerjaan Tugas Akhir Pengembangan aplikasi mulai dari studi literatur yaitu mencari referensi terkait teori yang menjelaskan konsep Sistem Enterprise Resource Planning (ADempiere), Sistem Akademik, ADempiere, dan UML. 1.5.1 Tahapan Analisis Tools (ADempiere) Setelah melakukan pemilihan tools (ADempiere), langkah selanjutnya yang dilakukan adalah mengenali tools itu sendiri. Langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Install ADempiere b. Hubungkan ADempiere dengan database (postgresql) c. Analisis membuat window baru d. Analisis membuat menu tree e. Analisis membuat user autentification f. Analisis membuat report g. Analisis membuat callout h. Analisis mengirim e-mail 1.5.2 Tahapan Development SDLC Pada saat melakukan pengumpulan data yaitu dengan cara melakukan survey dalam bentuk wawancara kepada Ketua jurusan dan Ketua prodi DIII Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. Kemudian metodologi yang digunakan dalam mengkustomisasi ADempiere ini adalah SDLC Prototype.[9] Berikut tahapan serta penjelasannya : 1. Requirements Requirement merupakan tahap untuk memahami ERP sistem akademik yang akan dibuat. Agar tercapai tujuan tersebut, dilakukan pemodelan sistem dengan menggunakan modelling tools. Proses analisis terhadap fitur dan kebutuhan sistem dilakukan dengan cara analisis
5 deskriptif, yaitu berupa penjabaran atau deskripsi terhadap setiap fitur dan kebutuhan yang ada. Kegiatan yang dilakukan: a) Analisis kebutuhan sistem. b) Analisis metode pengerjaan. c) Analisis arsitektur sistem ERP. d) Analisis data. e) Analisis bisnis proses. f) Membuat requirement untuk sistem yang akan dibuat. 2. Design Design merupakan tahap untuk merancang sistem yang sesuai dengan requirement dari ERP sistem akademik. Kegiatan yang dilakukan : a. Membuat model data dengan menggunakan Conceptual Data Model dan Physical Data Model. b. Membuat perilaku aktor pada sistem yang akan dibuat dengan menggunakan use case model. c. Pemodelan sistem. d. Membuat rancangan user interface. e. Pemodelan database. f. Membuat arsitektur sistem dengan mengidentifikasi kelas-kelas yang akan digunakan dalam sistem yang akan dibuat dan dimodelkan dengan menggunakan class diagram.
6 3. Implementasi a. Merancang database b. Menghubungkan table pada database dengan ADempiere c. Membuat aplikasi yang diingingkan Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi yang berfungsi untuk membantu para staff dan dosen Jurusan Teknik Komputer dan Informatika dalam bidang akademik. 4. Testing Menguji user interface dan data yang akan dientrikan. Tujuan dari tahap testing ini yaitu memastikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sudah memenuhi requirement yang diperlukan. 1.6 Sistematika Penulisan Laporan Laporan tugas akhir ini disusun menjadi tujuh bagian yang dikelompokkan berdasarkan bab. Penjelasan mengenai masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, batasan sistem, tahapan pengerjaan tugas akhir, dan sistematika penulisan laporan. 2. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi penjelasan mengenai teori-teori yang menjadi landasan pengembangan dalam penulisan laporan tugas akhir. 3. BAB III ANALISA PENGEMBANGAN SISTEM AKADEMIK Bab ini berisi analisis dan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan, untuk dijadikan landasan pada tahap perancangan sistem. 4. BAB IV PERANCANGAN UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM AKADEMIK Bab ini berisi rancangan sistem yang akan dibuat berdasarkan hasil analisis dan evaluasi sistem yang kemudian akan diimplementasikan.
7 5. BAB V IMPLEMENTASI PADA PENGEMBANGAN SISTEM AKADEMIK Bab ini merupakan realisasi dari tahap perancangan sistem yang berupa pengimplementasian yang berupa kustomisasi terhadap aplikasi ERP beserta pengujian terhadap unit-unit hasil implementasi. 6. BAB VI PENGUJIAN PADA SISTEM AKADEMIK Bab ini membahas mengenai pengujian modul-modul berdasarkan fungsionalitas yang terdapat pada ERP Sistem Akademik Jurusan Teknik Informatika, untuk membantu dalam mengelola data yang terdapat pada sistem akademik. 7. BAB VII PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan pengerjaan tugas akhirdan saran yang diperlukan berkaitan dengan pengembangan sistem.