.-------------------------------------------------- r'-- ]\t1aster SALINAN TERKENDALI : 12. PEDOMAN PROSEDUR MANAJEMEN ARSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (;flms) UNIVERSIT AS AIRLANGGA ~ Revisi ke 0 Tanggal Revisi - Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER 2014 Kode Dokumen PP-UNAIR-MUN-05-02 Disiapkan : Disetujui : Disetujui : Kepala Big Kean Sekretaris Wakil Rektor III Dyah Puspitasari S., S.Kom., M.Hum Dr. M. Hadi Shubhan, SH.,M.H.,CN Prof. NIP. 19521212 198103 1 009 NIP. 19730406200312 NIP. 19500217 197803 1 002 ~./ 1 002. Soetjipto, dr., M.S,Ph.D
1. Tujuan : a. Terwujudnya kesepahaman dalam pengolahan bermedia kertas. b. Terwujudnya keseragaman teknis dalam pengolahan bermedia kertas. c. Terwujudnya keseragaman bentuk format sarana temu balik bermedia kertas. d. Untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan kertas. e. Terlaksananya tata kean di lingkungan Unair- PTNBH agar secara hukum sesuai tata aturan yang berlaku 2. Ruang Lingkup : a. Pemahaman tentang Statis, memuat informasi tentang pengertian, ketentuan, jenis media simpan, prinsip pengolahan ruang lingkup pengolahan. b. Teknik Pengolahan Kertas Organisasi/lnstansi, mencakup pembahasan pemeriksaan fisik, penataan pembuatan temu balik. c. Penjamin mutu Kean di 3. Target Mutu : Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan pimpinan tentang in aktif 4. Definisi : Pengelolaan adalah proses pengendalian secara efisien, efektif, sistematis meliputi akuisisi, pengolahan preservasi dalam suatu sistem kean. Pengelolaan in aktif adalah Tata cara pengelolaan kean sebagai sarana penemuan kembali yang digunakan untuk menyampaikan informasi satu pihak pihak lain.
5. : a. Ung-Ung Nomor 43 Tahun 2009 tentang Referensi Kean. Dan UU No. 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan Nasional b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Ung-Ung Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kean. Dan Peraturan pemerintah Nomor 30 Tahun 2006 tentang penetapan sebagai ba hukum Milik Negara c. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis. d. Keputusan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks. Dan No 07 Tahun 2001 ten tang pedoman penilaian bagi Instansi Pemerintah, Ba Usaha Swasta e. Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 29 Tahun 2004 tentang Penyelamatan di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Dan Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kean di Lingkungan Depdiknas 6. Didistribusikan Kepada : Semua unit di lingkungan umum 7.2 Manajemen In Aktif 7.2.1 Manajemen In Aktif Teratur A. Kean UNAIR Pemindahan kegiatan memindahkan yang sudah inaktif dari masingmasing /pencipta ke Big Kean. Teknis pejaksanaannya sebagai berikut : 1. Pengelolah Y Urutan Pengelolah di lingkungan Kantor Manajemen adalah Sebagai Berikut : pencipta / disebut Pengolah I selanjutnya diserahkan ke Recod File disebut Pengolah II selanjutnya diserahkan Record Center yang disebut Pengolah III ( dalam hal ini Big
Kean AirJangga berfungsi menjadi pengojah II III). );- Urutan Pengolah di lingkungan fakultas lembaga adalah Sebagai Berikut : pencipta /unit disebut sebagai pengelolah I selanjutnya diserahkan ke Record Fakultas disebut Pengelolah II selanjutnya diserahkan ke record Center yang disebut Pengelolah III ( dalam hal ini big kean berfungsi menjadi PengeJoJah III). 1. Memeriksa. Menyeleksi, menilai Memeriksa aktif yang dimiliki Pengolah I, untuk mengetahui tersebut sudah memasuki masa retensi. II. Mendaftar. 1. i pengelolah I melakukan pemilahan serta mengadakan.penataan untuk mengelompokkan yang akan dipindahkan ke Pengelolah II 2. pencipta membuat daftar 3. Pelaksanaan pernindahan in aktif harus disertai Daftar Pindah, masing-masing dibuat rangkap 2 (dua) ketentuan : 1. 1Lembar untuk unit pencipta /unit pengelolah 1. 2. 1Lembar untuk unit pengelolah III (Big Kean ). III. Menata Setelah dibuatkan Daftar kegiatan selanjutnya adalah menata yaitu memasukkan beserta foldernya kedalam boks. IV. Membuat Acara Pemindahan ApabiJa selesai ditata siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Acara Pernindahan. Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) ditandatangani Pimpinan /Fakultas Pimpinan Big Kean serta diketahui pimpinan terkait.
V. Melaksanakan pernindahan Yaitu menyerahkan inaktif ke unit kean yang disertai Acara Pemindahan Daftar yang dipindahkan. Acara yang dipindahkan Daftar dibuat rangkap 2 (dua). 2. Pada Big Kean ~ Menerima ~ Yaitu menenma pengolah yang diserahkan dari unit J I ~ Merneriksa ~ big inaktif Kearsi pan/fungsi selanjutnya mencocokan pengelolah II yang dipindahkan sebagai penenma daftar nya. ~ Menata ~ yaitu melakukan penataan pada rak berdasarkan series /jenis nomor boks. 7.2.2 Manajemen In Aktif Tidak Teratur Tahapan dalam penanganan 1. J inaktiftidak Pengelolah I mengirimkan teratur adalah: inaktif tidak teratur (masih dalam kardus) ke Big Kean.. 2. Big Kean/ Pengelolah pemilahan III selanjutnya : a. Melakukan non b. Pengelompokan Berdasarkan c. Pengeiompokan Subyek Besar dipilah berdasarkan d. yang sudah tertata per sub subyek kemudian Subyek Besar Sub Subyek di beri nomer berkas e. Pendeskripsian Melalui Media Komputer f. Boks di tata dirak. 7.3 dibedakan antara yang retensinya sampai 9 tahun, 10 tahun keatas. Prosedurnya 7.3.1 Pengelolah II. yang retensinya II (Record File/Record kurang Fakultas), kurang dari 5 tahun, 5 tahun Sebagai berikut : dari 5 tahun dapat adapun tahapannya ieliputi: di
a. Pengolah II membentuk Ipencipta, tim pemusnahan Wadek. Terdiri dari: II1Ketua Departemen, Pejabat Warek II universitas. menyeleksi b. Memeriksa yang retensinya ladwal Retensi (IRA) milik c. Membuat kurang dari 5 tahun. Sesuai. daftar usul musnah d. Membuat Univerrsitas e. Membuat pengajuan usul dilampiri Departemen, Big Kean Daftar Usul Musnah Surat Permohonan II1Ketua pemusnahan Wakil Rektor II Wakil Dekan dilampiri Daftar Usul Musnah. f. Setelah mendapatkan, maka diterbitkan Surat Keputusan. g. Membuat pengelolah 7.3.2. Center/ a. Big rangkap 2, lembar pertama I) Lembar kedua untuk Pengelola h. Memusnahkan disaksikan Acara yaitu memusnahkan Tim Retensi Pengelola Kean Ipencipta untuk ( II ( Big Kean.) secara kimiawil manual. 5 tahun sampai 9 tahun dapat di Record III (Big Kean). membentuk, tim pemusnahan Wadek II1Ketua. Terdiri dari : Pejabat Departemen, Warek II universitas. b. Memeriksa menyeleksi yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun Sesuai Jadwal Retensi (JRA) c. Membuat d. Membuat dilampiri e. Membuat daftar usul musnah pengajuan usul pemusnahan Mendikbud Daftar Usul Musnah. Surat Permohonan dilampiri Daftar Usul Musnah. Rektor
f. Setelah mendapatkan Rektor KepaJa BKN apabila nya Keuanggan Kepegawaian setelah itu maka diterbitkan g. Membuat Acara rangkap Fakultas ( pengelolah, Ketua BPK apabila nya Surat Keputusan 2, lembar Kepala ANRI pertama untuk. Record File/Record II) Lembar kedua untuk Pengelola III ( Big Kears ipan. ) h. Memusnahkan Yaitu memusnahkan. Apabila secara kimiawi/manual dalam memusnahkan disaksikan melibatkan Tim pihak lain, dibuatkan perjanjian. 7.3.3. Center/Pengelola a. Big Retensi 10 tahun keatas dapat di Record III (Big kean). Kean /pencipta membentuk, tim pemusnahan Wadek II1Ketua. Terdiri dari : Pejabat Departemen, Warek II universitas. b. Memeriksa menyeleksi yang retensinya 10 tahun keatas Sesuai Iadwal Retensi (IRA) c. Membuat daftar usul musnah d. Membuat pengajuan usul pemusnahan Mendikbud dilampiri Daftar Usul Musnah. e. Membuat Surat Permohonan f. Setelah mendapatkan g. Membuat Rektor Fakultas Kepegawaian setelah itu maka diterbitkan Rektor dilampiri Daftar Usul Musnah. Kepala BKN apabila nya Keuanggan Acara rangkap ( pengelolah, Ketua BPK apabila nya Surat Keputusan 2, lembar Kepala ANRI pertama untuk Record II) Lembar kedua untuk Pengelola. File/Record III ( Big Kearsi pan.) h. Memusnahkan disaksikan memusnahkan Tim. pihak lain, dibuatkan - yaitu Disaksikan Ungan secara kimiawi/manual Apabila dalam memusnahkan melibatkan perjanjian. minimal 2 orang Pengawasan pejabat dari (Tim ) Big Hukum atau Perung-
- Pelaksanaan pemusnahan dilaksanakan secara total sehingga fisik informasi tidak dapat dikenali lagi. acara pemusnahan pihak sebagai pengganti - Apabila dalam daftar disimpan masing-masing yang telah dimusnahkan. memusnahkan melibatkan pihak lain, dibuatkan perjanjian. 7.4 Manajemen Stat is Pengelolaan Kean di lingkungan terhadap yang civitas dilaksanakan diserahkan akademika. dilaksanakan satuan Prosedur Big di lingkungan pengelolaan melalui 4 tahapan: 1. Akuisisi Statis 2. Pengolahan 3. Preservasi Statis Statis 4. Akses Layanan Statis 7.4.1 Prosedur Akuisisi Statis Prosedur akuisisi di lingkungan sebagai berikut: a) Verifikasi Statis. Verifikasi berdasarkan sebagai khazanah memperhatikan b) Penerimaan 1) 3) Tim Verifikasi diberikan di Big prioritas lingkungan Kean terhadap penyelamatannya guna, yakni nilai gun a kebuktian (evidential), intrinsik. Statis. Membuat dilingkungan 2) JRA nilai informasional mengusulkan Menerima Memeriksa kelengkapan daftar dari pencipta arslp Kepala Big Kean. yang diserahkan satuan di lingkungan yang sudah ditata didata; naskah serah terima (daftar daftarnya berita acara serah terima); 4) Memeriksa atau fisiknya; yang diserahkan mencocokan
5) Memperbaiki yang mengalami kerusakan sebelum disimpan di gedung penyimpanan (depo); 6) 7.4.2 Menyimpan di depo sesuai bentuk media. Prosedur Pengolahan Statis 1. Penyusunan guide yang meliputi identifikasi, penyusunan reneana teknis, melaksanakan penelusuran sumber, penulisan guide, perbaikan atas hasil penilaian penelaahan serta pengesahan yang pengelola di Big Kean. 2. Penyusunan daftar yang meliputi identifikasi, penyusunan teknis, melaksanakan pengaturan penelusuran sumber data, penyusunan rencana skema sementara, rekonstruksi, deskripsi, manuverlpenyatuan informasi, penyusunan skema definitif pengaturan, penomoran definitif, manuver fisik penomoran, pemberian label penataan dalam boks, pemberian label boks penataan boks, penulisan draft daftar, penilaian uji petik, perbaikan atas hasil penilaian uji petik pengesahan daftar. 3. Penyusunan inventaris yang meliputi identifikasi, penyusunan rencana teknis, melaksanakan penelusuran sumber data, penyusunan skema sementara pengaturan, rekonstruksi, deskripsi, penyusunan skema definitif pengaturan, manuver/penyatuan informasi fisik, penomoran definitif, pemberian label, pemberian label boks penataan boks, penulisan draft inventaris, penilaian uji petik, perbaikan atas hasil penilaian uji petik pengesahan inventaris. 7.4.3. Prosedur Preservasi Preservasi atau pelestarian adalah proses dalam rangka perlindungan fisik terhadap kerusakan atau unsur perusak restorasi atau reparasi bagi yang rusak yang pengelola di Big Kean seeara terpisah. Kegiatan preservasi meliputi: 1. Pemeliharaan. 2. Perawatan perbaikan atau restorasi. 3. Penyimpanan. 4. Perlindungan atau pengamanan baik fisik maupun informasi