PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA REKAM MEDIS DENGAN METODE WORKLOAD INDICATORS OF STAFFING NEED (WISN) DIPUSKESMAS GONDOKUSUMAN II KOTA YOGYAKARTA Nuryati 1, Angga Eko Pramono 2, Anita Wijayanti 3 Program Diploma Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM 1,2,3 nur3yati@yahoo.com 1, anggaekopramono@gmail.com 2, anita@jogjakota.go.id 3 ABSTRAK Puskesmas adalah usaha pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam manajemen puskesmas maka puskesmas harus melaksanakan manajemen rekam medis yang efektif sesuai dengan uraian pekerjaannya maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui uraian pekerjaan dan jumlah kebutuhan petugas rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta dengan menggunakan metode Workload Indicator Staff Need (WISN). Penelitian ini merupakan studi kasus yang bersifat deskriptif kualitatif dengan pendekatan induktif. Pengambilan data dilakukan dengan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian berupa uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II yang secara garis besar meliputi kegiatan registrasi pasien serta pengelolaan rekam medis. Selain itu, tenaga pendaftaran dan rekam medis juga turut serta dalam kegiatan rapat, lokakarya serta seminar tenaga pendaftaran dan rekam medisyang ideal di Puskesmas Gondokusuman II adalah sejumlah 5 orang. rekam medis agar tertib administrasi pada pengelolaan rekam medis semakin baik. Kata Kunci : PENDAHULUAN Pusat kesehatan masyarakat (puskesmas) merupakan sebuah organisasi di bawah Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang berfungsi untuk menyediakan pelayanan kesehatan kepada masyarakat di peringkat kecamatan. Pelayanan yang ditawarkan bersifat menyeluruh, berpadu, dapat diterima dan dijangkauoleh masyarakat (Depkes RI, 2000). Puskesmas juga mengutamakan keterlibatan aktif masyarakat, penggunaan hasil pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai dengan upaya dan kemampuan pemerintah erta masyarakat (Depkes RI, 2002). Keberhasilan pelayanan kesehatan melalui dinas kesehatan beserta perangkatnya (puskesmas) memberikan kontribusi cukup besar di dalam pelayanan kesehatan di dinas kesehatan melalui perangkatnya khususnya puskesmas didukung oleh sumber daya manusia yang mumpuni. Untuk mencapai visi dan misi puskesmas dan /atau dinas kesehatan, keterampilan dan kemampuan sumber daya manusia sangat diperlukan untuk mendiagnosa dan mengintervensi permasalahan sehingga didapatkan penyelesaian dari setiap permasalahan yang menjadi tugas dan fungsi puskesmas dan /atau dinas kesehatan tersebut. Agar tercapai pelayanan kesehatan yang mengikuti kaidah tertib administrasi yang baik, puskesmas perlu didukung oleh suatu pengelolaan rekam medis yang baik. Pengelolaan rekam medis yang baik membutuhkan tenaga yang kompeten di bidang rekam medis. Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang harus dilaksanakan oleh setiap organisasi serta harus menjadi fokus perhatian sehingga langkah-langkah yang diambil oleh manajemen menjadi tepat guna, 1 1
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.1,.2, Oktober 2013 lebih menjamin bahwa di dalam organisasi tersedia tenaga kesehatan yang tepat untuk menduduki jabatan dan pekerjaan yang tepat dalam waktu yang tepat dalam rangka mencapai suatu tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan. Salah satu bentuk perencanaan sumber daya manusia kesehatan adalah perencanaan tenaga rekam medis. /Kota serta Rumah Sakit merupakan pedoman yang digunakan untuk penyusunan rencana penyediaan (rumah sakit, puskesmas). Pedoman tersebut menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staff Need), dimana metode tersebut merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga lokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional. perencanaan kebutuhan tenaga kesehatan khususnya rekam medis yang dibuat masih belum sempurna sehingga kebijakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga di bagian pendaftaran dan rekam medis perencanaan kebutuhan tenaga pendaftaran dan rekam medis, langkah-langkah, koordinasi, dan proses konsultasi terkait perencanaan tersebut kesehatan khususnya perencanaan kebutuhan tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II selama ini masih bersifat administratif kepegawaian dan belum dikelola secara profesional. Akibatnya, tenaga yang ada belum sesuai dengan kompetensi dan kebutuhan nyata di lapangan. Untuk mencukupi kebutuhan akan tenaga rekam medis, Puskesmas Gondokusuman II menggunakan jasa tenaga teknis pada rekam medis dengan melalui proses administrasi tanpa melalui proses perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan Kepmenpan atau pun WISN. Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, penulis tertarik untuk melakukan analisis kebutuhan tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II dengan metode WISN. METODE Penelitian ini merupakan studi kasus yang bersifat deskriptif kualitatif dengan pendekatan induktif. Penelitian dilakukan di Puskesmas Gondokusuman di Puskesmas Gondokusuman II pada bagian penelitian ini adalah non probability sampling dengan metode purposive sampling. Jenis data pada penelitian ini adalah data primer yaitu data mengenai uraian pekerjaan dan data sekunder berupa analisis jabatan (anjab) tiap jabatan serta data kepegawaian yang ada di Puskesmas Gondokusuman II. Observasi yang dilakukan adalah dengancara observasi sistematis yaitu melihat kegiatan yang dilakukan oleh petugas dari awal sampai akhir kegiatan di Puskesmas Gondokusuman II sendiri. Alat pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berupa ceklis observasi, stopwatch dan formulir-formulir pencatatan. data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada responden dengan bantuan panduan wawancara, dan jawaban dicatat dengan menggunakan alat pencatat serta direkam menggunakan recorder. Studi dokumentasi dilakukan untuk mengetahui sumber data sekunder yang mendukung penelitian ini. Seperti prosedur tetap, kebijakan, analisis puskesmas dan aturan yang berlaku di Puskesmas Gondokusuman II. Alat yang digunakan adalah ceklis studi dokumentasi. Reduksi data dapat diartikan pemilahan data dari penelitian yang dilakukan di lapangan. Semua catatan-catatan tertulis saat penelitian dikumpulkan dan dipilah baik yang akan digunakan maupun tidak digunakan (toatmodjo, 2002) Penyajian data adalah proses setelah dilakukan reduksi data. Setelah dilakukan pengolahan maka data disajikan baik berupa angka maupun bukan angka. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif sehingga penyajian data bukan berupa angka namun berupa teks yang bersifat naratif. Penyajian seperti itu dapat memberikan informasi yang detail dan paham (toatmodjo, 2002). Langkah terakhir adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan yang dikemukakan didukung oleh bukti-bukti yang valid saat peneliti mengumpulkan data di lapangan. Oleh karena 2
itu, kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang dapat dipertanggungjawabkan (toatmodjo, 2002). HASIL DAN PEMBAHASAN Uraian Pekerjaan Petugas Rekam Medis Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta t pasien di puskesmas selama satu tahun sebanyak kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II meliputi kegiatan mendaftar pasien serta entry data pasien ke diperlukan oleh pasien dan atau keluarga, membuat tracer untuk pengambilan berkas rekam medis, mencari dan mengembalikan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan berkas, mendistribusikan berkas rekam medis ke klinik, mencetak register kunjungan pasien, membuat laporan Sistem laporan perencanaan kebutuhan rekam medis, serta turut berperan dalam kegiatan posyandu. Selain itu, tenaga pendaftaran dan rekam medis juga turut serta dalam kegiatan rapat bulanan puskesmas, rapat profesi rekam medis, lokakarya serta seminar di bidang rekam medis. Berikut disajikan data mengenai uraian kegiatan tenaga pendaftaran dan rekam medis beserta kuantitas kerja dan waktu kerja per kegiatan. Tabel 1. Uraian Tenaga Rekam Medis. Satuan Kuantitas pendaftaran Wawancara pasienbaru Wawancara pasien lama Rata-rata Waktu per (menit) Kali Pasien Pasien Kali 5. Pasien Berkas 7. berobat baru Kartu 8. Kali 9. Entry data sosial pasien baru Entry data pasien lama Pasien Pasien Berkas Berkas Entry data pemeriksaan (coding) baru Kali 5 Berkas Berkas ke Berkas Cetak register harian Kali merapikan no.urut pendaftaran membuat laporan tahunan puskesmas Kali Kali kali rapat bulanan Kali Lokakarya Kali Rapat profesi Kali Seminar Kali Posyandu Kali Validasi laporan Kali Kali Berdasarkan uraian pekerjaan petugas rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II, pekerjaan paling singkat yang dilakukan oleh petugas adalah pekerjaan yang paling banyak menyita waktu adalah pembuatan laporan tahunan. Setiap sumber daya manusia memiliki uraian pekerjaan yang harus mereka gunakan sebagai pedoman dalam menjalankan tugasnnya. Uraian pekerjaan merupakan ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk di kata lain, uraian pekerjaan menjelaskan tentang apa yang harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan serta bagaimana cara ringkas mengerjakannya. Penyelenggaraan rekam medis penunjang secara profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan, administrator, dan manajemen 3
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.1,.2, Oktober 2013 pada sarana layanan kesehatan dan instansi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan rekam medis. dimulai dengan dibuatnya rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana melalui teknologi informasi dan komunikasi. Penyelenggaraan rekam medis yang baik bergantung pada petugas rekam medis itu medis yang sesuai dengan uraian pekerjaan ditiaptiap unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Oleh karena itu, perencanaan untuk pengambilan keputusan kebutuhan tenaga kerja sesuai uraian pekerjaan yang ada diperlukan agar pelayanan yang diberikan dapat berjalan secara maksimal. merupakan rincian pekerjaan yang berisikan informasi menyeluruh tentang tugas atau kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan serta pedoman, petunjuk danarah tindakan bagi tenaga kerja untuk melaksanakan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia serta oleh seorang tenaga pendaftaran dan rekam medis dalam menyelesaikan semua kegiatan pokoknya Perhitungan Kebutuhan Petugas Rekam Medis Di Puskesmas Gondokusuman II Kota Yogyakarta Dengan Metode WISN Waktu Kerja Tersedia Per SDM pada Unit Rekam Medis Hari kerja dalam satu tahun di Puskesmas kerja dalam satu tahun yang sudah dikurangi hari libur nasional, cuti, ketidakhadiran kerja, dan lainlain). Adapun waktu kerja efektif dalam satu hari kerja tersedia selama satu tahun di Puskesmas Berdasarkan hasil penelitian dari Saputri, et.al produktif per hari digunakan untuk memberikan pelayanan langsung kepada pasien dan sisanya rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II bagian pendaftaran dan pengelolaan rekam medis, petugas tersebut juga mendapatkan pekerjaan lain di luar pekerjaan pokoknya. Pekerjaan lain tersebut diantaranya membantu manajemen puskesmas dalam hal keuangan, menjadi programer untuk kegiatan puskesmas, dan tugas lain yang diberikan kerja efektif (5 jam) yang tersedia, petugas tesebut tidak sepenuhnya mengerjakan tugas pokok sebagai perekam medis. Standar Beban Kerja Per SDM pada Unit Rekam Medis Standar beban kerja adalah volume /kuantitas Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga. standar beban kerja dapat dihitung dengan rumus: Waktu Kerja per kegiatan pokok Berikut disajikan standar beban kerja tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II per kegiatan pokok. Tabel 2. Standar Beban Kerja per Pokok Wawancara pasien baru Standar Beban Kerja 4
Wawancara pasien lama Standar Beban Kerja 5 7 8 9 Entry data sosial pasien baru Entry data pasien lama menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok /pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang: kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan bahan habis pakai; frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan; serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. standar kelonggaran dapat dihitung dengan rumus: Entry data pemeriksaan (coding) Cetak register harian merapikan no.urut pendaftaran Posyandu Rata-rata waktu perfaktor kelonggaran SKG = Waktu kerja tersedia Berikut disajikan standar kelonggaran tenaga rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II. Tabel 3. Standar Kelonggaran Rapat bulanan Waktu (menit) Lokakarya Rapat profesi Satuan Kuantitas Standar Kelonggaran Kali Kali kali Seminar kali beban kerja paling rendah adalah kegiatan sortir Hal ini menunjukkan bahwa kegiatan sortir berkas beban kerja paling tinggi adalah pada kegiatan ini menunjukkan untuk membuat laporan petugas Standar Kelonggaran Per SDM pada Unit Rekam Medis Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk Jumlah 0,006944444 Artinya, setiap tenaga pendaftaran dan rekam medis atau membutuhkan waktu untuk menghadiri rapat tersedia. Standar kelonggaran yang paling banyak membutuhkan waktu adalah menghadiri seminar waktu kerja tersedia. Kebutuhan SDM Pendaftaran dan Rekam Medis yang Ideal 5
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.1,.2, Oktober 2013 rekam medis di Puskesmas Gondokusuman II dihitung dengan menggunakan rumus: Kebutuhan SDM Kuantitas kegiatan pokok = Standar beban kerja + Standar kelonggaran Tabel 4. Kebutuhan SDM Pendaftaran dan Rekam Medis Wawancara pasien baru Wawancara pasien lama Kebutuhan 5 7 8 9 Entry data sosial pasien baru Entry data pasien lama Entry data pemeriksaan (coding) Cetak register harian merapikan no.urut pendaftaran Posyandu Jumlah 4,619508102 Jumlah tenaga pendaftaran dan rekam medis yang ada di Puskesmas Gondokusuman II sampai dengan demikian, tenaga pendaftaran dan pengelolaan at Propinsi, Kabupaten/ Kota serta kesehatan ditujukan pada perhitungan kebutuhan sarana pelayanan kesehatan seperti puskesmas, rumah sakit, poliklinik, dan lain-lainnya. Oleh sebab yang ringan. Hal ini dikarenakan perhitungan perhitungan yang berdasarkan pada beban pekerjaan kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif, dan realistis. untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan atau unit kerja dalam rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional, transparan, proposional, dan rasional. Selain itu, menurut penelitian Suharyono dan Adisasmito menggunakan metode WISN adalah lebih fokus pada penghitungan kebutuhan tenaga kesehatan serta menyesuaikan dengan uraian pekerjaan yang ada pada unit kerja yang akan diteliti sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan beban kerja berdasarkan uraian pekerjaannya. SIMPULAN rekam medis yang ideal berdasarkan metode WISN di Puskesmas Gondokusuman II adalah sejumlah 5 orang. 6
DAFTAR PUSTAKA Panduan Pelaksanaan Jaminan Kualitas Model Evaluasi Pelayanan Kesehatan Dasar bagi Puskesmas. Visi Pembangunan Kesehatan Indonesia Sehat 2010. Jakarta: Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit. Pengembangan Sumber Daya Manusia.Jakarta: Rineka Cipta. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta: UI Press. Analisis JumlahKebutuhan Tenaga Pekarya Dengan Work Sampling Di Unit LayananGizi Pelayanan Kesehatan Saint Carolus. di alamathttp://staff.blog.ui.ac.id/wiku-a/ pekarya-dengan-work-sampling-out.pdf. Perencanaan Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan U r a i a n P e k e r j a a n S e b a g a i D a s a r Pengambilan Keputusan Di Rumah Sakit Grhasia Yogyakarta tahun Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan Dengan Metode Workload Indicators Of Staffing Need (WISN) Di Puskesmas Merdeka Kota Palemban Panduan Pelaksanaan Jaminan Kualitas Modal Evaluasi Pelayanan Kesehatan Dasar Bagi Puskesmas. 7