Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 1

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas perkenan-nya kami dapat menyelesaikan draft Standard Operating Procedure (SOP) Versi I untuk pelaksanaan administrasi di lingkungan FTTM. Kami berharap SOP ini kedepannya dapat dijadikan sebagai panduan dan proses evaluasi terhadap pelaksanaan administrasi di lingkungan FTTM. Draft SOP ini membahas tahapan pelaksanaan administrasi dalam bidang akademik, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, kerja sama, serta sistem informasi. Adapun SOP dari setiap bidangnya yang kami sampaikan di dalam draft ini baru beberapa hal dan kedepannya akan segera kami lengkapi. Kami mohon dengan hormat agar Bapak dan Ibu berkenan memberikan masukan ataupun koreksi untuk dapat melengkapi dan memperbaiki draft SOP Versi I ini. Salam. Tim Penyusun Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 2

DAFTAR ISI Kata Pengantar... 2 Daftar Isi... 3 SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN... 7 1. SOP Permohonan Surat Keterangan... 8 2. SOP Legalisir Ijazah... 9 3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris... 11 4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni... 12 5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang... 13 6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA)... 14 7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa... 16 8. SOP Penutupan Kelas... 18 9. SOP Perwalian... 20 10. SOP Perkuliahan... 22 11. SOP Tugas Akhir... 24 12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar... 25 13. SOP Sidang Tugas Akhir... 26 14. SOP Kerja Praktik... 28 15. SOP Sidang Kerja Praktik... 30 SOP BIDANG KEPEGAWAIAN... 32 1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen... 33 2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen... 35 3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain... 36 4. SOP Pengusulan Asisten Akademik... 37 5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)... 38 6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen... 40 7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan... 41 8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE)... 42 9. SOP Pengajuan Kerja Lembur... 44 10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan... 45 11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai... 46 12. SOP Pengisian FRK dan FED... 47 13. SOP Sertifikasi Dosen Internal... 48 14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal... 49 SOP BIDANG KEUANGAN... 51 Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 3

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran... 52 2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa... 55 3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)... 57 4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) Unit... 58 5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta)... 59 6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah... 60 7. SOP Pengajuan Dana UMK... 61 8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse... 62 9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB... 63 SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN... 64 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan... 65 2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)... 67 3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) - Unit... 68 SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN... 69 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma... 70 2. Pencairan Honor KERMA Alihan... 72 3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt)... 73 4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt)... 74 5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan... 75 SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA... 76 1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar... 77 2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan)... 78 3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal)... 79 4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta... 80 5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru... 81 6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan Jalur Logistik (kontrak Payung)... 82 7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis, Jasa & Modal Penelitian (Fakultas)... 83 8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi)... 84 9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja)... 85 SOP BIDANG SISTEM INFORMASI... 87 1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk)... 88 2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu)... 89 Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 4

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas... 90 4. SOP Pengajuan Teleconference... 91 TIM PENYUSUN... 93 Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 5

SOP BIDANG AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 6

SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN 1. SOP Permohonan Surat Keterangan 2. SOP Legalisir Ijazah 3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris 4. SOP Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni 5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang 6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) 7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa 8. SOP Penutupan Kelas 9. SOP Perwalian 10. SOP Perkuliahan 11. SOP Tugas Akhir 12. SOP Pra Sidang /TA 1/ Seminar 13. SOP Sidang Tugas Akhir 14. SOP Kerja Praktik 15. SOP Sidang Kerja Praktik Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 7

1. SOP Permohonan Surat Keterangan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 8

2. SOP Legalisir Ijazah Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 9

2. SOP Legalisir Ijazah (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 10

3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 11

4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 12

5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 13

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 14

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 15

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 16

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 17

8. SOP Penutupan Kelas Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 18

8. SOP Penutupan Kelas (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 19

9. SOP Perwalian Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 20

9. SOP Perwalian (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 21

10. SOP Perkuliahan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 22

10. SOP Perkuliahan (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 23

11. SOP Tugas Akhir Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 24

12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 25

13. SOP Sidang Tugas Akhir Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 26

13. SOP Sidang Tugas Akhir (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 27

14. SOP Kerja Praktik Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 28

14. SOP Kerja Praktik (lanjutan) Keterangan : Tanda * berarti tahapan tersebut biasanya tidak ada dalam Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 29

15. SOP Sidang Kerja Praktik Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 30

SOP BIDANG KEPEGAWAIAN Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 31

SOP BIDANG KEPEGAWAIAN 1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen 2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen 3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain 4. SOP Pengusulan Asisten Akademik 5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) 6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen 7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan 8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) 9. SOP Pengajuan Kerja Lembur 10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan 11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai 12. SOP Pengisian FRK dan FED 13. SOP Sertifikasi Dosen Internal 14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 32

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 33

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 34

2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 35

3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 36

4. SOP Pengusulan Asisten Akademik Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 37

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 38

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) (Lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 39

6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 40

7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 41

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 42

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) (lanjutan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 43

9. SOP Pengajuan Kerja Lembur Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 44

10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 45

11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 46

12. SOP Pengisian FRK dan FED Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 47

13. SOP Sertifikasi Dosen Internal Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 48

14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 49

SOP BIDANG KEUANGAN Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 50

SOP BIDANG KEUANGAN 1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran 2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa 3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) 4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) - Unit 5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta) 6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah 7. SOP Pengajuan Dana UMK 8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse 9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 51

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran No. 1 2 Kegiatan Fakultas menerima pagu anggaran dari WRURK dan menyerahkan pagu tersebut kepada masing-masing Prodi (Ketua Prodi) Ketua Prodi meneruskan pagu tersebut kepada Tim RKA Prodi Kasubag Keuangan 1 Pelaksana Ketua Prodi Tim RKA Prodi Kabag WDS 2 Direktorat Logistik Mutu Baku Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran Keterangan Tim RKA prodi adalah orang atau kelompok yang ditunjuk oleh WDS untuk mengkoordinir Pagu Anggaran Prodi 3 Tim RKA Prodi menyusun rencana anggaran (rancangan anggaran dan indikator kinerja) selama 1 tahun 3 Pagu Anggaran & Indikator Kinerja 5-10 hari Rencana Anggaran Template penyusunan anggaran akan diberikan oleh Fakultas berisi data rencana kerja (indikator kegiatan) dan rencana anggaran (pagu anggaran) 4 Setelah selesai dibuat, Tim RKA akan menyerahkan kembali rencana anggaran tersebut kepada Ketua Prodi untuk mendapat persetujuan 4 YA TIDAK Rencana Anggaran 1-3 hari Rencana Anggaran 5 Bila telah disetujui, Ketua Prodi akan menyerahkan rancangan anggaran kepada Tim RKA Prodi 5 Rencana Anggaran 1-2 hari Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 6 Tim RKA Prodi menyerahkan rencana anggaran untuk periode 1 tahun kepada Kasubag Keuangan 6 Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 1-2 hari Rencana Penyerahan rancangan anggaran Anggaran yang dalam bentuk softfile (microsoft telah disetujui Excel) oleh Ketua Prodi 7 Kasubag Keuangan menyerahkan rencana anggaran kepada Kabag 7 Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 1-2 hari Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 8 Kabag akan memeriksa indikator kinerja yang telah dibuat oleh prodi 8 Indikator Kinerja yang disusun oleh Prodi 3-5 hari Indikator Kinerja yang disetujui oleh Kabag Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 52

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan) No. Kegiatan Kasubag Keuangan Pelaksana Ketua Prodi Tim RKA Prodi Kabag WDS Direktorat Logistik Mutu Baku Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 9 Selanjutnya, Kabag akan memasukkan indikator kinerja ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui 9 Indikator Kinerja yang disetujui oleh Kabag 1-3 hari Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS Untuk periode 1 tahun rencana anggaran 10 11 Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Kabag Kabag memberitahukan Kasubag Keuangan untuk melanjutkan proses submit rencana pagu anggaran 11 10 Ya TIDAK Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS Rancangan Anggaran 1-2 hari 1-2 hari Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS Rancangan Anggaran 12 Kasubag Keuangan akan memasukkan data pagu anggaran ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui 12 Rancangan Anggaran 3-5 hari Rancangan Anggaran Untuk periode 1 tahun rencana anggaran 13 14 Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Kasubag Keuangan Kasubag Keuangan dan Tim RKA Prodi melakukan rencana implementasi ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui 14 14 13 Ya TIDAK Rancangan Anggaran Rancangan Anggaran yang disetujui oleh WDS 1-2 hari 3-5 hari Rancangan Anggaran yang disetujui oleh WDS Rencana Implementasi Untuk periode 1 triwulan (TW) rencana anggaran Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 53

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan) No. 15 16 17 18 Kegiatan Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Direktorat Logistik Direktorat Logistik memilah jenis belanja yang diajukan oleh fakultas untuk dikategorikan berdasarkan pelaksana pengadaan Bila pemilahan telah selesai, Kasubag Keuangan akan merekap data Belanja per masing-masing Prodi Kasubag Keuangan menyerahkan hasil rencana implementasi kepada masing-masing Tim RKA Prodi Kasubag Keuangan 17 18 Pelaksana Ketua Prodi Tim RKA Prodi Kabag WDS 15 Ya Direktorat Logistik TIDAK 16 Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Rencana Implementasi Rencana Implementasi yang disetujui oleh WDS Rencana Implementasi yang disetujui dan telah dipiliah (berupa data di sistem) Rekap data rencana implementasi Mutu Baku 1-2 hari 1-5 hari 3-5 hari 1-2 hari Rencana Implementasi yang disetujui oleh WDS Rencana Implementasi yang disetujui dan telah dipiliah (berupa data di sistem) Rekap data rencana implementasi Rekap data rencana implementasi Keterangan Pemilahan hanya untuk Jenis Belanja Barang, Belanja Jasa dan Belanja Barang Modal 19 Selesai 19 Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 30-62 Hari Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 54

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa No. Kegiatan Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Pelaksana Kasubag Keuangan Dekanat PPK (Ketua LK atau Dekan SPS) Direktorat Keuangan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Keluaran Keterangan 1 Mahasiswa mengusulkan bantuan kepada Tim RKA Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) 1 Proposal 1-3 hari Surat permohonan Proposal disertai RAB kegiatan dan bukti pengeluaran 2 3 Tim RKA Prodi menerima usulan bantuan lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info berapa besar bantuan yang dapat diberikan kepada Ketua Prodi Apabila usulan bantuan tersebut disetujui dan sesuai dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Prodi untuk membuat memo/surat permohonan realisasi dengan melampirkan data anggaran, proposal kegiatan atau penelitian, dan surat pernyataan 2 Ya Tidak 3 Proposal dan surat pernyataan 3-5 hari Rekomendasi Persetujuan Tim RKA ke Kaprodi Proposal yang telah 1-3 hari Disposisi direkomenda si Dapat dilakukan via lisan maupun tulisan Wajib melampirkan form data anggaran, proposal kegiatan atau penelitian, dan surat pernyataan 4 Memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap kemudian dikirimkan ke fakultas / Kasubag Keuangan 4 Disposisi 1-2 hari Memo/surat permohonan realisasi 5 Kasubag Keuangan membuat rekap data bantuan untuk selanjutnya digunakan dalam pembuatan SK Dekan 5 Memo/surat permohonan 3-5 hari realisasi Rekap data bantuan Pembuatan SK Dekan dilakukan oleh Kasubag Akademik 6 Selanjutnya, Dekanat menandatangani SK Dekan dan mengembalikan ke kasubag keuangan 6 Rekap data bantuan 1-3 hari Sk Dekan 7 Kasubag Keuangan membuat Draft SK PPK dan disampaikan ke Lembaga kemahasiswaan untuk strata sarjana dan Sekolah Pasca Sarjana untuk strata magister dan doktor 7 Sk Dekan 1-2 hari Draft SK PPK 1. SK Dekan, proposal kegiatan, dan surat pernyataan; 2. Pengajuan SK PPK bantuan kegiatan atau penelitian kepada Pejabat Pembuat Komitmen Belanja Bantuan Sosial dan Beasiswa Mahasiswa untuk Program S1 bagi mahasiswa S1 dan kepada Pejabat Pembuat Komitmen Bantuan Sosial dan Beasiswa Mahasiswa untuk Program S2 dan S3 bagi mahasiswa S2 dan S3 Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 55

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa (lanjutan) No. 9 Kegiatan Setelah SK PPK terbit, Kasubag keuangan mengajukan SPP ke PPK Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Pelaksana Kasubag Keuangan 9 Dekanat PPK (Ketua LK atau Dekan SPS) Ya Direktorat Keuangan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Keluaran SK PPK bantuan 1-3 hari SPP kegiatan atau penelitian Keterangan Terdiri dari SPP, SK PPK dan daftar nominatif 10 PPK menandatangani usulan bantuan kegiatan dan penelitian dan menyampaikan ke Direktorat Keuangan 10 SPP 2-4 hari SPP 11 Direktorat Keuangan menerima usulan tersebut dan memprosesnya 11 SPP 2-5 hari Bantuan Dana Tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 12 Bantuan akan langsung ditransfer ke rekening mahasiswa ybs 12 Bantuan Dana 1-2 hari Bantuan Dana 13 Mahasiswa memberikan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan terlaksana kepada Kasubag Keuangan 13 Kegiatan 1-10 hari Laporan kegiatan Melampirkan laporan hasil kegiatan 14 Selesai 13 Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 21-53 Hari Keterangan : Bantuan yang diberikan bisa digunakan untuk belanja barang habis dan jasa, kecuali belanja barang modal Sebaiknya, usulan bantuan kegiatan dan penelitian diajukan setelah kegiatan terlaksana dalam bentuk menyerahkan proposal dan laporan kegiatan kepada TIM RKA Prodi Usulan kegiatan harus disampaikan kepada TIM RKA Prodi paling lambat minggu kedua setiap pertengahan triwulan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 56

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Kasubag SP Kasubag Keuangan Direktorat keuangan Pihak Ketiga Direktorat Keuangan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Kasubag SP memberikan data tagihan kepada Kasubag Keuangan 1 Tagihan 1 Memo/surat permohonan realisasi Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. 2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran 2 Ya Tidak Memo/surat permohonan realisasi 1-2 Rekomendasi SPP Bila persyaratan telah lengkap, proses dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan 3 Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke Direktorat Keuangan 3 Rekomendasi SPP 1-3 SPP yang telah disetujui 4 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat keuangan memproses SPP tersebut 4 Tidak SPP yang telah disetujui 2-5 Surat Perintah Membayar (SPM) Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga Ya 5 Surat Perintah Membayar (SPM) 1-2 Dana Melalui Bank 6 Selesai 6 Pelaksanaan 1' Selesai perkiraan waktu 7-16 Hari Keterangan : Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 57

4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) Unit No. Kegiatan Kasubag SP Kasubag Keuangan Pelaksana WDS Direktorat keuangan Pihak Ketiga Direktorat Keuangan Kelengkapan Mutu Baku Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Kasubag SP memberikan data kontrak kepada Kasubag Keuangan (SOP Pelaksanaan Belanja Barang dan Jasa dibuat oleh TIM SP) 1 Dokumen kontrak atau tagihan 1 Memo/surat permohonan realisasi Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kontrak lengkap (PO, Receipt, SPK, BAP, BAPP, & BAST), Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. 2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran 2 Tidak Memo/surat permohonan realisasi 1-2 Rekomendasi SPP 3 Kasubag Keuangan membuat SPP yang kemudian diserahkan kepada WDS 3 Ya Rekomendasi SPP 1-2 SPP yang telah disetujui 4 WDS menandatangani SPP yang telah disetujui dan diserahkan kepada Direktorat Keuangan 4 Tidak SPP yang telah disetujui 1-2 SPP yang telah disetujui 5 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat keuangan memproses SPP tersebut 5 Ya SPP yang telah disetujui 2-5 rekomendasi Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 6 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga 6 Rekomendasi 1-2 Dana Melalui Bank 7 Selesai 7 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 8-15 Hari Keterangan : Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 58

5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta) No. Kegiatan Pelaksana User Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Kasubag Keuangan Direktorat keuangan Bendahara Kelengkapan Mutu Baku Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 User mengusulkan realisasi suatu pekerjaan kepada Tim RKA Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) 1 Usulan 1-3 Form Mengisi form 2 Tim RKA Prodi menerima usulan pekerjaan lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info kepada Ketua Prodi 2 Tidak Form 3-5 Form yang telah direkomendasi 3 Apabila usulan kegiatan tersebut disetujui dan sesuai dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Prodi untuk form permohonan realisasi dengan melampirkan data anggaran dan detail RAB Ya 3 Form yang telah direkomendasi 1-2 Form yang telah direkomendasi 4 Form realisasi yang telah lengkap kemudian dikirimkan ke Kasubag keuangan 4 Form yang telah direkomendasi 1-2 Form yang telah direkomendasi Kelengkapan : Kuitansi, Faktur pajak, data anggaran 5 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran Ya 5 Tidak Form yang telah direkomendasi 2-7 Rekomendasi pembayaran 6 Kasubag Keuangan membuat pengajuan DKO untuk disampaikan ke Direktorat Keuangan 6 Rekomendasi pembayaran 2-5 SPP DKO 7 Direktorat keuangan memproses DKO tersebut kemudian mentransfer dana ke Rekening Fakultas 7 SPP DKO 2-3 DKO Jika tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu, waktu pelaksanaan dapat tercapai 8 Bendahara memberikan DKO kepada Tim RKA Prodi 8 DKO 2-3 DKO 9 Selesai 9 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 15-31 Hari Keterangan : User adalah pihak yang berkepentingan dalam penggunaan dana Prodi yaitu dosen dan tenaga kependidikan Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 59

6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Dosen Kaprodi Tim RKA Prodi Mahasiswa/Asi sten Kasubag Akademik Direktorat Kepegawaian Kasubag Keuangan Direktorat keuangan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Dosen pengampu MK di prodi memberikan nama asisten ke Kaprodi 1 Daftar Nama Asisten 3-5 Daftar Nama Asisten 1. Nama asisten diserahkan paling lambat 1 bulan setelah waktu perkuliahan dimulai; 2.Dilengkapi Nama, NIM, fotokopi KTP, fotokopi buku tabungan, NPWP bila sudah memiliki 2 Kaprodi menyampaikan jumlah asisten kepada Tim RKA Prodi dan menyampaikan ke Kasubag Akademik 2 Daftar Nama Asisten 3-5 Daftar Nama Asisten 3 Tim RKA prodi menentukan besaran honor yang akan dibayarkan dan memasukkan dalam rencana implementasi 3 Daftar Nama Asisten 1-3 Alokasi Anggaran 4 Usulan nama asisten diserahkan ke Bagian Akademik untuk selanjutnya dibuatkan SK Dekan dan diserahkan ke Kasubag Keuangan 4 Daftar Nama Asisten 1-3 SK Dekan 5 Kasubag keuangan mengajukan SPP ke Direktorat Kepegawaian 5 SK Pembayaran 2-3 SPP 6 Direktorat Kepegawaian memverifikasi kelengkapan berkas dan menyampaikan ke Direktorat keuangan 6 Tidak SPP 2-3 SPP yang direkomendasi 7 Direktorat keuangan menerima usulan tersebut dan memprosesnya Ya 7 SPP yang direkomendas i 2-5 Honor Tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 8 Honor akan langsung ditransfer ke rekening mahasiswa ybs 8 Honor 1-2 Honor 9 Selesai 9 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 16-30 Hari Keterangan : Pembayaran asisten akan dilakukan setiap akhir semester (triwulan 2 dan 4) Data asisten yang diberikan ke fakultas meliputi nama dan nomor rekening telah dicek terlebih dahulu untuk menghindari adanya proses retur Kebijakan penentuan honor asisten diserahkan kepada masing-masing prodi Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 60

7. SOP Pengajuan Dana UMK Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan User Tim RKA PRODI TU Prodi Kasubag Keuangan Direktorat Kepegawaian Direktorat Keuangan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 User mengusulkan UMK kepada Tim RKA Prodi (Ka Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) 1 Usulan 1-3 Form yang telah diisi 2 Tim RKA Prodi menerima usulan UMK lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info kepada Ketua Prodi 2 Tidak Form yang telah diisi 3-5 Form yang telah direkomendasi 3 Bila usulan UMK disetujui, TU prodi akan membuat surat/memo permohonan realisasi dengan melampirkan persyaratan yang telah dilengkapi Ya 3 Form yang telah direkomendasi 1-3 Disposisi Sistem UMK hanya berlaku bila kegiatan belum terlaksana 4 5 Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke Bagian Keuangan Fakultas Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan UMK ke Direktorat Kepegawaian untuk UMK Perjalanan Dinas dan ke Direktorat Keuangan untuk UMK kegiatan khusus seperti kuliah lapangan, darmawisata, dan lainnya 4 5 Disposisi 1-2 Memo/surat permohonan realisasi Memo/surat permohonan realisasi 1-2 Pengajuan UMK 6 Pengajuan UMK Perjalanan Dinas yang telah disetujui oleh Direktorat Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan 6 Pengajuan UMK 1-2 Disposisi UMK 7 Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang dibutuhkan ke Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan 7 Disposisi UMK 2-4 UMK 8 Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan kepada Tim RKA Prodi 8 UMK 1-2 UMK Dilakukan oleh Bendahara 9 Tim RKA Prodi meneruskan UMK kepada user 9 UMK 1-2 UMK 10 User harus memberikan pertanggungjawaban keuangan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilakukan kepada Kasubag Keuangan 10 Kegiatan 1-10 Pertanggung Jawaban UMK PertanggungJawaban UMK disertai dengan undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti transportasi (tiket travel/ka/pesawat, boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi hotel) 11 Selesai 11 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 14-36 Hari Keterangan : User adalah dosen dan tenaga kependidikan Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK Perjalanan Dinas yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), dan RAB Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK selain Perjalanan Dinas yaitu surat pengajuan dari Prodi dan RAB Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 61

8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse No. Kegiatan Pelaksana User Tim RKA PRODI TU Prodi Kasubag Keuangan Direktorat Kepegawaian Direktorat Keuangan Bendahara Kelengkapan Mutu Baku Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 User mengusulkan perjalanan dinas kepada Tim RKA Prodi (Ka Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) 1 Usulan 1-3 Form yang telah diisi 2 Tim RKA Prodi menerima usulan perjalanan dinas lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info kepada Ketua Prodi 2 Tidak Form yang telah diisi 3-5 Form yang telah direkomendasi 3 Bila usulan perjalanan dinas disetujui, TU prodi akan membuat surat/memo permohonan realisasi dengan melampirkan persyaratan yang telah dilengkapi Ya 3 Form yang telah direkomendasi 1-3 Disposisi 4 5 Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke Bagian Keuangan Fakultas Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan SPP ke Direktorat Kepegawaian 4 5 Disposisi 1-2 Memo/surat permohonan realisasi Memo/surat permohonan realisasi 2-5 Pengajuan SPP 6 Pengajuan yang telah disetujui oleh Direktorat Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan 6 Pengajuan SPP 2-5 Disposisi SPP 7 Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang dibutuhkan ke Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan 7 Disposisi SPP 2-5 Dana Perjalanan Dinas Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 8 9 Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan Dana Perjalanan Dinas kepada Tim RKA Prodi Tim RKA Prodi meneruskan Dana Perjalanan Dinas kepada user 9 8 Dana Perjalanan Dinas Dana Perjalanan Dinas 1-2 1-2 Dana Perjalanan Dinas Dana Perjalanan Dinas 10 Selesai Pelaksanaan 1 Selesai 10 Perkiraan Waktu 15-33 Hari Keterangan : User adalah dosen dan tenaga kependidikan Sistem Reimburse hanya berlaku bila kegiatan telah terlaksana dan persyaratan yang harus dilengkapi yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti transportasi (tiket travel/ka/pesawat, boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi hotel) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 62

9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Ketua KK Tim RKA Prodi TU Prodi Kasubag keuangan Direktorat Kepegawaian Direktorat keuangan Dosen LB Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Ketua KK mengadakan rapat untuk membahas usulan pengangkatan dosen LB di level prodi termasuk besaran honor dosen LB 1 Usulan dosen LB 1-2 Usulan dosen LB yang disetujui 2 Tim RKA Prodi meneruskan usulan ke TU Prodi untuk membuat surat permohonan ke Fakultas 2 Usulan dosen LB yang disetujui 1-3 Surat permohonan 3 TU Prodi mengajukan surat permohonan ke Kasubag keuangan sesuai dengan rencana implementasi dengan melampirkan form data anggaran dan data Dosen LB (norek & NPWP) 3 Surat permohonan 1-2 Surat permohonan, SK Rektor, SK PPK, Daftar Nominatif 4 Setelah SK Rektor terbit, Kasubag keuangan memproses pengajuan honor dosen LB ke Direktorat Kepegawaian 4 Surat permohonan, SK Rektor, SK PPK, Daftar Nominatif 1-3 Pengajuan SPP SK Rektor dibuat berdasarkan pengajuan dosen LB oleh Ketua KK ke Kasubag Kepegawaian 5 Direktorat Kepegawaian melanjutkan pengajuan ke Direktorat Keuangan 5 Pengajuan SPP 2-4 Disposisi SPP 6 Direktorat keuangan menerima pengajuan tersebut dan memprosesnya 6 Disposisi SPP 2-5 Honor Dosen LB Tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 7 Honor secara langsung diterima oleh dosen LB 7 Honor Dosen LB 1-2 Honor Dosen LB 8 Selesai 8 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 10-22 Hari Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 63

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan 2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) 3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) - Unit Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 64

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan User Kasubag Keuangan WRURK Dit. Perencanaan Dit. Logistik Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 User mengajukan RAB dan Kontrak Kerma kepada Kasubag Keuangan 1 RAB dan kontrak Kerma 1-2 hari RAB dan kontrak Kerma 2 Kasubag Keuangan memverifikasi RAB yang diajukan dan memasukkan data kontrak ke SIPPM 2 TIDAK RAB dan kontrak Kerma 1-5 hari RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma 3 Kasubag Keuangan mengirimkan data kontrak dan RAB yang telah disetujui kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan, dan Pengembangan (WRURK) Ya 3 RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma 1-2 hari RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma 4 WRURK memberikan persetujuan RAB yang telah dibuat dan meneruskan kepada Direktorat Perencanaan 4 RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma 1-5 hari Disposisi 5 Direktorat Perencanaan melakukan entry data usulan Pagu di SISPRAN 2 dan mengirimkan surat pemberitahuan kepada WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan 5 Disposisi 1-3 hari Pagu di Sispran 2 6 Kasubag keuangan melakukan rencana implementasi ke SISPRAN 2 6 Pagu di Sispran 2 1-5 hari Rencana Implementasi Proses rencana implementasi untuk belanja pegawai, barang, belanja modal, dan jasa dilakukan setelah mendapat konfirmasi / persetujuan dari user Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 65

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan (Lanjutan) Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan User Kasubag Keuangan WRURK Dit. Perencanaan Dit. Logistik Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 7 Kasubag Keuangan melakukan approval rencana implementasi yang sudah disubmit ke dalam SIPPM 7 Rencana Implementasi 1-5 hari Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM Proses Approval Rencana Implementasi dapat dilakukan sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan waktu pelaksanaan masing-masing selama 5 hari kerja 8 Direktorat Logistik melakukan pemilahan Jenis Belanja 8 Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM 1-3 hari Rencana Implementasi Pemilahan Jenis Belanja berlaku yang sudah disetujui untuk jenis belanja barang, Jasa oleh Direktorat Logistik dan barang modal 9 Setelah pemilahan selesai, Kasubag Keuangan men-submit formulir realisasi anggaran (FRA) 9 Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik 1-2 hari FRA 10 10 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 10-33 Hari Keterangan : Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan angka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya) SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS) SIPPM adalah Sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 66

2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) No. 1 2 Kegiatan Penanggung jawab kerma memberikan data tagihan kepada Kasubag Keuangan Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran Penanggung jawab kerma 1 Pelaksana Kasubag Keuangan 2 Direktorat keuangan Tidak Pihak Ketiga Direktorat Keuangan Kelengkapan Mutu Baku Waktu (hari) Tagihan 1 Memo/surat permohonan realisasi 1-2 Keluaran Memo/surat permohonan realisasi Rekomendasi SPP Keterangan Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. Bila persyaratan telah lengkap, proses dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan 3 Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke Direktorat Keuangan 3 Ya Rekomendasi SPP 1-3 SPP yang telah disetujui 4 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat keuangan memproses SPP tersebut 5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga 4 Ya Tidak 5 SPP yang telah disetujui Surat Perintah Membayar (SPM) 2-5 Surat Perintah Membayar (SPM) 1-2 Dana Melalui Bank Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 6 Selesai 6 Pelaksanaan 1 Selesai perkiraan waktu 7-14 Hari Keterangan : Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 67

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - 50 juta) - Unit No. Kegiatan Kasubag SP Kasubag Keuangan WDS Pelaksana Direktorat keuangan Pihak Ketiga Direktorat Keuangan Kelengkapan Mutu Baku Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Kasubag SP memberikan data kontrak kepada Kasubag Keuangan (SOP Pelaksanaan Belanja Barang dan Jasa dibuat oleh TIM SP) 1 Dokumen kontrak atau tagihan 1 Memo/surat permohonan realisasi Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kontrak lengkap (PO, Receipt, SPK, BAP, BAPP, & BAST), Kuitansi, e- faktur, invoice, & surat jalan. 2 3 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran Kasubag Keuangan membuat SPP yang kemudian diserahkan kepada WDS 2 3 Ya Tidak Memo/surat permohonan realisasi 1-2 Rekomendasi SPP 1-2 Rekomendasi SPP SPP yang telah disetujui 4 5 6 WDS menandatangani SPP yang telah disetujui dan diserahkan kepada Direktorat Keuangan Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat keuangan memproses SPP tersebut Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga 4 Ya 5 Tidak 6 SPP yang telah disetujui SPP yang telah disetujui 1-2 SPP yang telah disetujui 2-5 Rekomendasi Rekomendasi 1-2 Dana Melalui Bank Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu 7 Selesai 7 Pelaksanaan 1 Selesai Perkiraan Waktu 8-15 Hari Keterangan : Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 68

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN 1. SOP Persiapan Pencairan Alihan 2. SOP Pencairan Honor KERMA Alihan 3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt) 4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt) 5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 69

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Peneliti Kasubag Keuangan LPPM Dit. Perencanaan Dit. Kepegawaian Dit. Keuangan Dit. Logistik Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Peneliti mengajukan RAB Penelitian kepada Kasubag Keuangan 1 RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian Waktu pelaksanaan terhitung sejak diterimanya surat pemberitahuan dari LPPM 2 Kasubag Keuangan memverifikasi RAB yang diajukan 2 TIDAK RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian yang telah disetujui 3 Kasubag Keuangan membuat kode file dan mengunggah file RAB peneliti di SIPPM untuk direview oleh LPPM 3 Ya RAB Penelitian yang telah disetujui 1-3 hari Kode File Kasubag Keuangan melakukan Entry data prospek kontrak dan data Pagu RAB di SIPPM 4 5 LPPM melakukan review terhadap RAB yang telah diunggah Bila telah disetujui, LPPM mengirim surat usulan Pagu anggaran ke Direktorat Perencanaan 4 5 YA TIDAK Kode File 1-5 hari RAB Definitif RAB Definitif 1 hari Pagu Definitif Apabila RAB tidak sesuai akan dikembalikan ke Peneliti melalui Fakultas untuk di revisi 6 Direktorat Perencanaan melakukan entry data usulan Pagu di SISPRAN 2 6 Pagu Definitif 1-2 hari Pagu di Sispran 2 7 Direktorat Perencanaan mencantumkan Pagu anggaran di SISPRAN dan mengirimkan surat pemberitahuan kepada WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan 7 Pagu di Sispran 2 1-5 hari Pagu SISPRAN 8 Kasubag Keuangan memberikan informasi kepada Peneliti untuk menyiapkan rencana implementasi 8 Pagu SISPRAN 1-2 hari RAB Rencana Implementasi Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 70

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma (Lanjutan) Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Peneliti Kasubag Keuangan LPPM Dit. Perencanaan Dit. Kepegawaian Dit. Keuangan Dit. Logistik Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 9 10 Peneliti melakukan rencana implementasi ke SISPRAN 2 Kasubag Keuangan melakukan approval rencana implementasi yang sudah disubmit ke dalam sistem 9 10 RAB Rencana Implementasi Rencana Implementasi 1-5 hari Rencana Implementasi 1-5 hari Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM Proses rencana implementasi oleh peneliti dapat dibantu oleh anggota / asisten dan/atau Kasubag Keuangan Proses Approval Rencana Implementasi dapat dilakukan sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan waktu pelaksanaan masing-masing selama 5 hari kerja 11 Direktorat Logistik melakukan pemilahan jalur pengadaan 11 Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM 1-3 hari Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik Pemilahan Jenis Belanja berlaku untuk jenis belanja barang, Jasa dan Brang Modal 12 Setelah pemilahan selesai, Kasubag Keuangan men-submit formulir realisasi anggaran (FRA) 12 Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik 1-2 hari FRA 13 Selesai 13 Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 13-44 Hari Keterangan : Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya) SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 71

2. Pencairan Honor KERMA Alihan No. 1 2 3 Kegiatan Kasubag Kepegawaian membuat SK Tim dan mengirmkan SK tersebut kepada kasubag keuangan Kasubag Keuangan mengajukan SPP belanja pegawai kepada Direktorat Kepegawaian Direktorat Kepegawaian melakukan proses verifikasi SPP belanja pegawai Kasubag Keuangan 2 Kasubag Kepegawaian 1 Pelaksana Dit. Kepegawaian 3 Dit. Keuangan TIDAK Tim Kerma Kelengkapan Waktu Keluaran Usulan Nama Anggota Tim SK Tim yang ditandatangi oleh Dekan SPP Honor Mutu Baku 1-5 hari SK Tim yang ditandatangi oleh Dekan 1-2 hari SPP Honor 1-5 hari SPP Honor yang direkomendasi Keterangan 4 5 6 Bila disetujui, SPP belanja pegawai dikirimkan ke Direktorat Keuangan Direktorat Keuangan mengeluarkan cek pembayaran dan mengirimkan ke Direktorat Kepegawaian Direktorat Kepegawaian melakukan proses pembayaran honor pegawai kepada masing-masing anggota secara langsung YA 6 SPP Honor yang direkomendasi SPM (Surat Perintah Membayar) 1-5 hari SPM (Surat Perintah Membayar) 1-5 hari Cek Pembayaran Cek Pembayaran 1-5 hari Honor 7 Selesai 7 Pelaksanaan 1 hari Selesai 4 5 Perkiraan Waktu 7-28 Hari Keterangan : Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 72

3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt) No. Kegiatan 1 Peneliti membuat memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap dan mengirim ke Kasubag Keuangan 2 Kasubbag Keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan anggaran 3 Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran 4 SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara agar dibuat cek 5 Bendahara membayar dana kepada Pihak Ketiga atau tim peneliti 6 Selesai Pelaksana Kasubbag Keuangan Peneliti 1 WDS Bendahara Pihak Ketiga TIDAK 2 YA 3 4 5 Keterangan : Jangka waktu pengajuan dana penelitian kurang dari 10 juta pencairan dana kurang lebih 7 hari kerja SOP ini berlaku untuk pembayaran secara langsung kepada pihak ketiga dan reimburse kepada penelit Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 6 Kelengkapan Mutu Baku Waktu Keluaran Kelengkapan dari Pihak ke-3 : Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. 1-5 hari Memo/surat permohonan realisasi Memo/surat permohonan realisasi 1-3 hari Rekomendasi Pembayaran Rekomendasi Pembayaran 1-3 hari SPP SPP 1-2 hari Cek Pembayaran Cek Pembayaran 1-2 hari Dana Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu Keterangan 7-28 Hari 73

4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt) No. Kegiatan 1 Kasubag SP memberikan dokumen kontrak atau tagihan kepada Kasubag Keuangan 2 Kasubag keuangan memverifikasi dokumen dari Kasubag SP 3 4 Kasubag SP Pelaksana Kasubag Keuangan SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara Bendahara mentransfer dana ke Pihak Ketiga 6 Selesai Bendahara 1 TIDAK 2 Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran 5 WDS Pihak Ketiga YA Kelengkapan Mutu Baku Waktu Dokumen kontrak atau tagihan 1-2 hari Memo/surat permohonan realisasi 1-3 hari Rekomendasi Pembayaran SPP yang telah 1-3 hari ditandatangan i oleh WDS 4 5 6 Keterangan Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kontrak Memo/surat lengkap (PO, Receipt, permohonan SPK, BAP, BAPP, & realisasi BAST), Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. Rekomendasi 1-3 hari Pembayaran 3 Keluaran SPP yang telah ditandatanga ni oleh WDS Cek Pembayaran Cek Pembayaran 1-2 hari Dana Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 6-14 Hari Keterangan : Jangka waktu pengajuan dana penelitian >10 juta s/d 50 Juta pencairan dana kurang lebih antara 7-14 hari kerja Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 74

5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan Pelaksana Mutu Baku No. Kegiatan Kasubag Keuangan Tim Peneliti Dekan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran Keterangan 1 Kasubag Keuangan melakukan rekapitulasi penggunaan dana kerma 1 Dokumen kontrak, tagihan dan bukti transfer 1-5 hari Rekapitulasi Penggunaan dana Data rekapitulasi mencakup belanja pegawai, barang, jasa dan modal 2 Kasubag Keuangan mengisi form LPD 2 Rekapitulasi Penggunaan dana 1-5 hari Form LPD Form LPD mengikuti template yang disediakan oleh LPPM 3 Kasubag keuangan memberikan form LPD ke tim peneliti 3 Non DIKTI Form LPD 1-2 hari Form LPD Untuk penelitian Non DIKTI tidak perlu melakukan entry ke SIMLITABMAS 4 Peneliti melakukan entry data LPD ke SIMLITABMAS dan menyerahkan hasil entry (print-out) kepada Dekan FTTM DIKTI 4 Form LPD 1-5 hari Print out LPD (pdf) 5 6 Dekan FTTM menandatangani print-out LPD dan menyerahkan kembali kepada peneliti Peneliti mengunggah print out LPD yang telah ditandatangani oleh dekan ke SIMLITABMAS 6 5 Print out LPD (pdf) Print out LPD yang telah ditandatangani oleh dekan 1-2 hari 1-2 hari Print out LPD yang telah ditandatangani oleh dekan Data berhasil di unggah Hanya berlaku untuk penelitian DIKTI 7 Selesai 7 Pelaksanaan 1 hari Selesai Perkiraan Waktu 7-22 Hari Keterangan : SIMLITABMAS adalah Sistem Informasi Penelitian dan Pengabidan kepada Masyrakat Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 75

SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA 1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar 2. Surat permohonan dari prodi ke dekanat 3. Alur Tahapan Pelaksanaan RI (Barang Dan Modal) 4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta 5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru 6. alur tahapan pelaksanaan belanja jasa perawatan bangunan jalur logistik (kontrak payung) 7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis, Jasa & Modal Penelitian (Fakultas) 8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi) 9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (Dana Unit Kerja) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 76

1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 77

2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 78

3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 79

4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 80

5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 81

6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan Jalur Logistik (kontrak Payung) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 82

7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis, Jasa & Modal Penelitian (Fakultas) Keterangan : (*) Penentuan besaran pengadaan setiap peneliti (harus 50 juta per pengadaan) (*) Penentuan jenis pengadaan (< 1 juta ; diatas 1 juta dan dibawah 10 juta;diatas 10 juta dan dibawah 50 juta) (**) Pembuatan administrasi pengadaan (PO, Kontrak, Berita Acara Pembayaran (BAP), Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP), Berita acara Serah Terima, Pekerjaan (BASTP) dan administrasi penagihan, Quality Control Sertah terima barang Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 83

8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 84

9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 85

SOP BIDANG SISTEM INFORMASI Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 86

SOP BIDANG SISTEM INFORMASI 1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk) 2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu) 3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas 4. SOP Pengajuan Teleconference Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 87

1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 88

2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu) Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 89

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 90

4. SOP Pengajuan Teleconference Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 91

TIM PENYUSUN 1. Prof. Sri Widiyantoro, M.Sc., Ph.D. (Dekan) 2. Prof. Dr. Ir. Ridho Kresna Wattimena, MT (Wakil Dekan Bidang Akademik) 3. Dr. Susanti Alawiyah, ST., MT. (Wakil Dekan Bidang Sumberdaya) 4. Dr.rer.nat. Ir. Lilik Eko Widodo, MS. 5. Mohamad Nur Heriawan, ST., MT., Ph.D. 6. Zuher Syihab, ST., Ph.D. 7. Dr. Eko Januari Wahyudi, ST., MT. 8. Wahyudin Prawira Minwal, ST.,MT. 9. Mulyadin, S.Sos.M.Ak 10. Yuniasih Tinekaningrum, SP. 11. Dedi Juanda, S.Sos. 12. Djudjun Kurniawan, SE. 13. Dhunung Widi Handoko, ST. 14. Gatot Suprio, A.Md. 15. Febbi Prisila R., ST. 16. Sofi Widiarti, A.Md. 17. Koko Panji Komara, S.Si. Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 92