BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi saat ini menuntut instansi pemerintah untuk melakukan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka suatu instansi pemerintah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam suatu instansi pemerintah atau organisasi dalam mewujudkan kepemerintahaan yang baik.. Polri dalam kegiatan sehari-harinya banyak berhubungan dengan berbagai pihak, terutama pada Divisi Humas Polri merupakan Satuan Kerja di Instansi Kepolisian yang sangat berperan penting dalam pelayanan publik. Masalah yang sering dijumpai berkaitan dengan administrasi pada Divhumas Polri adalah pada saat melakukan pengelolaan surat khususnya surat masuk beserta disposisi dari pimpinan sampai ke unit-unit yang terkait terkadang tidak sampai. Penyebabnya adalah pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik sehingga surat hilang dan disposisi menjadi tidak sampai. Permasalahan lain pada saat sekretaris menyerahkan surat masuk dan lembar disposisi kepada pimpinan, sedangkan pimpinan tidak berada di ruang kerjanya atau sedang melakukan perjalanan dinas, disamping tugasnya yaitu sebagai narasumber Polri dengan banyak bertugas diluar yang sering ewakili Kapolri maka pimpinan tidak dapat mengecek surat sehingga disposisi menjadi tertunda. Dengan masalah yang dihadapi oleh Divhumas Polri, maka dibutuhkan sebuah aplikasi berbasis web. Hal ini sangatlah penting karena dengan adanya sebuah aplikasi ini akan dapat membantu kendala yang ada pada Satker Divhumas Polri. Sehingga diharapkan aplikasi tersebut dihasilkan perangkat lunak yang berkualitas tinggi, reusable, dan mudah untuk dipelihara dengan judul APLIKASI PENGELOLAAN DISTRIBUSI SURAT DAN MONITORING DISPOSISI DIGITAL (STUDY KASUS PADA DIVISI HUMAS POLRI). 1
2 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian ikhtisar dan lingkup skripsi, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan dalam kegiatan pengelolaan distribusi surat dan monitoring disposisi pada Satuan Kerja Divhumas Polri, diantaranya: a. Bagaimana proses pemberian tanggapan dan penginputan Lembar Disposisi oleh Kadivhumas Polri dengan cepat dan mudah? b. Bagaimana Kabagrenmin maupun Kepala Biro menerima dan menanggapi disposisi dari Kadivhumas serta memberikan penugasan kepada pembina fungsi dengan cepat? c. Bagaimana mencari surat-surat yang sudah masuk namun tidak memerlukan waktu yang banyak dan dengan cara yang mudah? d. Bagaimana cara penyimpanan arsip yang dinamis. 1.3 Batasan Masalah Pembatasan masalah dilakukan agar penulisan skripsi dapat memberikan pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada, maka peneliti membatasi masalah pada : a. Pembuatan aplikasi ini dibatasi hanya proses distribusi surat dan monitoring surat masuk mulai dari penginputan surat masuk oleh Bagian Tata Usaha, pengisian Lembar Disposisi oleh Kadivhumas kepada Kabagrenmin, Pemberian Penugasan oleh Kabagrenmin kepada Pembina fungsi lainnya dan pengarsipan yang dinamis. b. Pembuatan aplikasi ini hanya digunakan di internal Divhumas Polri dengan memberikan hak akses aplikasi sesuai dengan kepentingannya. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dalam pembuatan aplikasi ini adalah merancang dan membangun sebuah aplikasi ini yang dapat membantu dan mempercepat proses pengelolaan distribusi surat masuk dan monitoring disposisi yang ada di Divhumas Polri. Sedangkan untuk manfaat dari pembuatan sistem ini adalah:
3 1. Pengelolaan arsip dan dokumentasi surat menjadi lebih baik sehingga memudahkan dalam pencarian surat. 2. Menjamin keamanan surat dengan cara mengelola surat secara digital sehingga disposisi yang tidak tercapai akibat surat hilang tidak terjadi. 3. Mengefektifkan pengecekan surat masuk yang dilakukan pimpinan untuk dilakukan disposisi sehingga disposisi tidak akan tertunda. 4. Mengefisienkan proses penggandaan naskah disposisi cukup dengan upload naskah ke dalam database sehingga naskah dapat diakses bersama dan tidak boros dalam penggunaan sumber daya. 5. Tidak terjadi lagi penumpukan surat dengan melakukan monitoring status surat untuk mengingatkan unit atau pegawai yang mendapatkan disposisi sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. 1.5 Metodologi Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian lapangan (field research) yakni mengumpulkan data dan informasi langsung dari responden dan mengamati secara langsung tugas-tugas yang berhubungan langsung dengan prosedur service report. Beberapa metode penelitian digunakan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam menganalisa dan mendesain sebuah aplikasi ini. 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Beberapa metode pengumpulan data yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah: a. Studi Pustaka (Library) Yaitu salah satu metode pengumpulan data dan mempelajari teori teori dan informasi dari bahan bahan referensi seperti buku, diktat kuliah, artikel dan bacaan lain yang berhubungan dengan sistem yang akan dibangun. b. Metode Pengamatan Langsung (Observasi) Melakukan pengamatan langsung dilapangan dan mempelajari siklus kerja yang terjadi dengan mempelajari dokumen dokumen yang ada.
4 c. Metode Wawancara (Interview) Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan cara mewawancarai atau tanya jawab kepada staff Bagian Tata Usaha yang ada di Bagrenmin, dimana pihak ini adalah pihak yang bertugas untuk mengelola surat. Penulis akan mewawancarai langsung staff Bagian Tata Usaha untuk mengetahui form apa saja yang diperlukan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi ini. 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang akan digunakan adalah metode yang biasa dinamakan Sistem Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metode umum dalam pengembangan sistem, sedangkan untuk pendekatan model pengembangan yang digunakan adalah pendekatan air terjun (waterfall) menurut referensi Pressman (2015). Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Communication Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan user di Divisi Humas Polri, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. b. Planning Pada proses ini didapatkan kebutuhan-kebutuhan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan aplikasi pengelolaan surat, termasuk rencana yang akan dilakukan seperti pemberian disposisi dari Kabagernmin kepada Pegawai masing-masing bagian ke dalam bentuk aplikasi. c. Modelling Pada tahap ini dilakukan perancangan UML meliputi perancangan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Kemudian akan dapat dibuatkan ke dalam rancangan layar antar muka (interface), dan prosedur dalam kebutuhan analisa. Tahap ini dilakukan berdasarkan datadata dan persyaratan yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh Divisi Humas Polri.
5 d. Construction Pada tahap ini dilakukan pengkodean dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan database MySQL. Setelah itu, akan dilakukan pengujian setiap unit program untuk memastikan sudah memenuhi spesifikasinya. Jika terjadi kesalahan maka akan dapat diperbaiki. Pengujian dilakukan dengan metode black box. e. Deployment Tahap ini merupakan tahap final, software yang telah dibangun akan digunakan oleh user. Kemudian software harus perlu dilakukan pemeliharaan secara berkala. 1.6 Sistematika Penulisan Dalam skripsi ini disusun secara sistematika yang berguna untuk mengarahkan pembahasan agar tidak keluar dari sistematika yang dibuat. Adapun sistematika yang disusun adalah sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah / ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian dan sistematika penelitian. BAB II : Landasan Teori Pada bab ini berisi tentang dasar teori yang berhubungan dengan program aplikasi yang dirancang serta alat pemodelan yang dipakai dalam merancang program aplikasi BAB III : Pengembangan Sistem Bab ini menjelaskan tentang rancangan dan pembahasan pada pembuatan aplikasi Sistem informasi pengelolaan surat agar mudah digunakan oleh pengguna. BAB IV : Implementasi dan Pengujian Pada bab ini merupakan penjabaran hasil desain yang diusulkan oleh peneliti, sarana pengolahan data spesifikasi hardware dan software serta desain implementasi.
6 BAB V : Penutup Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dan rancangan sistem dalam rangka menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran-saran yang penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem baru.