Business Process Analysis Model Proses Bisnis 2 (Resource, Event, Agent and Locations) Dahlia Widhyaestoeti, S.Kom
REAL REAL (Resource, (Resource, Event, Event, Agent Agent and and Locations) Locations) Modeling proses bisnis REAL adalah suatu metode formal untuk mengidentifikasi dan menggambarkan karakteristik yang penting bahwa secara bersama menguraikan proses bisni dan kejadian. Dalam menyiapkan model REAL dibutuhkan identifikasi yang pasti atas kegiatan-kegiatan strategi bisnis dan karakteristik kegiatan bisnis sehingga kita diharuskan berfikir sebagai seorang investigator bisnis atau reporter yang akan mendapatkan jawaban dari variasi siapa, apa, kapan, dimana dan pertanyaan kenapa. Sebagai seorang analisis, akan didapat karakteristik bisnis event dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
Essential Essential Characteristic Characteristic of of Business Business Activities Activities What happened? Mengidentifikasi strategi kegiatan yang relevan dengan proses bisnis melalui pemahaman bagaimana kegiatan itu dilakukan dan mengapa harus dilakukan When did it occur? Melibatkan perhitungan waktu yang tepat untuk setiap kegiatan. Who was involved and what roles did they play? Mengidentifikasi bagian-bagian organisasi (internal-external) yang ikut terlibat langsung pada setiap kegiatan.
Essential Essential Characteristic Characteristic of of Business Business Activities Activities What resources were involved and how much? Mengidentifikasi peningkatan / penurunan sumber-sumber daya setiap kegiatan. Where did the event occur? Mengidentifikasi lokasi dari setiap kegiatan. What can go wrong during execution of the event? Mengidentifikasi setiap resiko yang mungkin terjadi untuk setiap kegiatan.
Essential Essential Characteristic Characteristic of of Business Business Activities Activities Sebagai Analisis bisnis, pertanyaan diatas dapat dijadikan batasan / scope manajemen mana yang terlibat atau perubahan apa yang akan terjadi, dan kapan mengelola sebuah proses bisnisnya. Model REAL membantu kita menampilkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas secara dan lembaran model matrix sebagai pelengkapnya.
1: 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi Modeling REAL adalah satu bantuan dalam menganalisa organisasi dan aktivitasnya. Kumpulkan data dan pegertian yang mendalan tentang tujuan organisasi, industri, rantai nilai, strategis, lini produk dan konsumen. Pay attention kepada orang-orang, struktur, teknologi dan pengukuran organisasi Pemahaman yang lebih baik tentang faktor-faktor yang akan meningkatkan kemampuanmu untuk mengevaluasi proses bisnis dan identifikasi prosesproses dan kejadian yang tidak berharga, tidak konpetitif, dan atau bukan menerima tujuan dari organisasi
1: 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi
1: 1: Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi Pahami Lingkungan Organisasi dan Tujuan Organisasi CONTOH KASUS : Mc.Kell Retail Store Script : Mc.KELL S RETAIL STORE Mc.Kell s Retail Store has hired you to analyze their sales/collection process. Customer can purchase a variety of merchandise from Mc.Kell s. Each sale involves a customer assisted by a sales person. The customer can buy one or more items of merchandise. Mc.Kell s sales force randomly assists customers (Mc.Kell s does not assign customers to specific salesperson), each sale occurs at a specific register (Mc.Kell s has several registers). Individual items of merchandise are not uniquely identified. This means that Mc.Kell s does not assign a unique identifier to each white T-Shirt sold or each pair of T- size 9 white tennis shoes. The customer are allowed to pay with cash, check or credit card.
2: 2: Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian Meninjau ualang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis operasional penting secara strategis Mulai dengan pembagian organisasi ke dalam proses bisnis. Apa yang terjadi? Bagaimana dan mengapa? Model grafik REAL termasuk kejadian operasional penting secara strategis bahwa meliputi suatu proses bisnis. (yang organisasi inginkan untuk merencanakan, mengevaluasi dan melaksanakan atau pengawasan) Mulai model grafik REAL mu Oleh kejadian perwakilan sebagai rectangles dengan suatu descriptor di dalam rectangle. Pilih syarat dengan teliti yang menguraikan masingmasing kejadian operasional. Kami menyarankan dengan menggunakan satu bentuk active voice untuk menyebutkan nama kejadian. Menerima Pesanan konsumen
2: 2: Meninjau ulang proses bisnis dan identifikasi kejadian Meninjau ulang proses bisnis dan identifikasi kejadian operasional penting secara strategis operasional penting secara strategis Dari contoh diatas, Mc.Kell s diidentifikasi memiliki dua kegiatan penting yaitu Sell Merchandise dan Receive Customer Payment. Dari identifikasi tersebut dibuatlah model grafik REAL untuk Mc.Kell s seperti berikut.
3: 3: Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi lokasi Analis akan dihadapkan pertanyaan-pertanyaan berikut : What kinds of resource were involved? Organisasi harus memilki sejumlah sumber daya sebagai stok. Sebuah operating event mempunyai pengaruh terhadap sumber stok, karena kegiatan melibatkan arus keluar atau arus masuk sebuah sumber daya dalam organisasi. Operating event mendeskripsi jumlah dan jenis yang dibutuhkan dalam proses. Contoh : identifikasi grosir yang terlibat dalam penjualan, cash register, kantong plastik, sumber listrik untu cash register. What Roles are performed and who/what agents perform the roles? Aspek penting dari karakteristik pada operating event adalah mengidentifikasi agen yang terlibat dan peraturan yang mereka buat. Peraturan dapat menjangkau tingkat tanggung jawab internal (cth: salesperson, supervisor or inspector) sampai tingkat external (customer dan supplier). Peraturan dapat dilibatkan untuk mengesahkan credit card, mendapatkan akses ke sumber daya milik organisai, waktu proyek, organisasi, mesin yang terprogram (robot/komputer). Semua tersebut dapat kita katakan sebagai Agent dalam model proses REAL.
3: 3: Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi lokasi Where did the event occur? Kegiatan dapat dilakukan dimana saja dan secara fisik customer tidak menjadi syarat untuk mengeksekusi kegiatan tersbut. Dalam pembuatan REAL model, lokasi tidaklah menjadi point penting namun wajib untuk diketahui dimana lokasi suatu proses atau kegiatan proses dilakukan khususnya untuk mengumpulkan data oleh information event. Untuk menggambarkannya letakkan lokasi dan sumber daya di sisi kiri kegiatan / event dan letakkan agent di sisi kanan kegiatan /event.
3: 3: Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah Analisis masing-masing daftar peristiwa sesuai langkah dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan dua untuk mengidentifikasi kegiatan sumber daya, agen dan lokasi lokasi
4: 4: Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi Mengidentifikasi kebiasaan, karakteristik dan atribut yang relevan dari Resources, Event, Agent dan Locations. Ingat! Saat ini analis berusaha mengerti segala yang ada pada operation event dan proses-proses. Dengan mengidentifikasi kegiatan yang berelasi antara sumber, agent dan lokasi sebelumnya akan membantu kita untuk mengidentifikasi karakteristik tambahan pada operation event. Misalkan : Apa yang menjadi pengecualian dari kegiatan proses order, apa yang menjadi alasan sumber daya digunakan pada proses order, dan lokasi mana yang dapat diterima untuk melakukan kegiatan.
Mc.Kell s Retail Store Case Check point (setelah Step 4): Setiap penjualan dilakukan pada lokasi register yang spesifik. (Lokasi) Setiap penjualan melibatkan hanya 1 customer (external agent) Hanya 1 salesperson (internal agent) bertanggung jawab untuk setiap penjualan. Salesperson dan customer tidak mempunyai hubungan relasi yang spesifik tetapi hanya relasi pada proses penjualan. Pada saat menganalisa kegiatan, analis dapat membuat beberapa dokumen seperti : Penjualan hanya melibatkan barang/souvenir bukan aset perusahaan. 4: 4: Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Identifika Relevan Kelakuan, Karakteristik dan Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi Atribut dari Kejadian, Sumber Daya, Agen dan Lokasi Penjualan tidak dapat melibatkan barang/souvenir yang tidak ditawarkan. Petiap penjualan dimasukkan kedalam register dan akan dicocokkan dengan record penjualan yang ada.
5: 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi Mengidentifikasi dan dokumentasi hubungan langsung / direct relationship antara Resources, Event, Agent dan Locations. Pemahaman relasi yang ada pada operation event dan bagaimana setiap operation event sesuai dengan proses bisnis adalah sangat penting untuk memahami karakteristik, kebiasaan dan atribut.
5: 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi RELATIONSHIP DESCRIPTION
5: 5: Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Identifikasi dan Dukumentasi Hubungan Langsung Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi Antara Sumber daya, Kejadian, Agen, dan Lokasi
6: 6: Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Validasi Model Proses Bisnis Riil dengan Orang orang Bisnis Orang orang Bisnis Memvalidasi Model REAL dengan pelaku bisnis. Pada saat draft dari model REAL telah terbentuk dengan lengkap, maka langkah selanjutnya adalah memvalidasi model tersebut dengan pelaku bisnis untuk mendapatkan nilai yang akurat serta mengulangi langkahlangkah bila dibutuhkan. Orang yang akan memvalidasi model adalah orang yang mengerti secara detail dari tujuan proses bisnis dan kegiatankegiatannya. Pada saat validasi inilah terjadi konfirmasi bentuk model yang sesungguhnya diharapkan atau bisa saja terjadi modifikasi terhadap model tersebut. Setelah model REAL terbentuk, model dapat diupdate dan harus dipelihara seiring dengan proses bisnis dan event yang pakai oleh organisasi.
Keterhubungan Keterhubungan antar antar Proses Proses Sangat penting bagi Analis untuk memahami relationship diantara prosesproses bisnis. Proses bisnis merupakan hasil dari Proses mendapatkan produk (Acquisition of goods) dan jasa, pengkonversian dari produk/jasa yang didapat menjadi produk/jasa siap pakai bagi customer, serta mengambil pembayaran dari customer setelah penyerahan produk/jasa siap pakai tadi.
Contoh Contoh Proses Proses Bisnis Bisnis Terhubung Terhubung