152 Berikut akan diterangkan cara penggunaan aplikasi staf payment yang diurutkan bedasarkan dari tampilan menu sebelah kiri rancangan layar: 1. Login Payment a. Pada layar ini [gambar 4.11] user diharuskan untuk mengisi ID dan password untuk bisa masuk ke halaman selanjutnya, yaitu halaman search. b. Bila user salah memasukkan ID dan/atau password, maka akan kembali ke layar login dengan field yang telah dikosongkan. c. Pada layar login juga disertakan cara mengisi ID dan password, serta cara pegawai baru mendapat ID dan password tersebut.
153 Gambar 4.11 Layar Login Payment
154 2. Download a. Pada layar ini [gambar 4.12] user dapat mendownload dokumen yang didapatkan dari bank yang telah bekerja sama dengan PT. Eratel Media Distrindo. Berikut akan disertakan langkah-langkah mendownload dokumen dari website milik bank sampai ke aplikasi staf payment: i. Dokumen didownload dari website milik bank yang bekerja sama ii. iii. iv. Simpan pada salah satu tempat pada harddisk. Diambil contoh: C:\temp\ Buka aplikasi dan masukkan ID serta password Setelah sampai halaman download, pilih bank, lalu klik browse dan cari dokumen yang baru didownload dari website milik bank tersebut v. Selesai dipilih dokumennya, klik tombol download b. Pada gambar 4.13 akan diperlihatkan contoh dokumen dari bank BCA. c. Pada gambar 4.14 akan diperlihatkan contoh dokumen dari bank Mandiri. d. Saat ini akan diberi contoh untuk bank BCA saja, lihat gambar 4.15. Jika download berhasil, maka akan tampil layar seperti pada gambar 4.16.
155 Gambar 4.12 Layar Download
156 Gambar 4.13 Layar Download BCA
157 Gambar 4.14 Layar Download Mandiri
158 Gambar 4.15 Layar Download File BCA
159 Gambar 4.16 Layar Hasil Download
160 3. Payment Valid a. Pada layar ini [gambar 4.17] ditampilkan data deposit saldo dari anggota yang telah dianggap valid oleh aplikasi, sehingga user tinggal melakukan upload ke database. Dalam proses validasi, aplikasi melakukan perbandingan kecocokan antara data yang terdapat pada server PT. Eratel Media Distrindo dengan data dari bank. Bila memenuhi kategori valid, maka data tersebut akan ditampilkan pada layar payment valid. Bila tidak memenuhi kategori valid, data tersebut akan ditampilkan pada layar payment error. b. Disediakan juga field untuk memilih tanggal deposit saldo yang diperlukan, sehingga staf payment tidak kesulitan dalam mencari deposit saldo yang dimaksud. c. Format tulisan yang diinput haruslah dd/mm/yyyy. Seperti yang terlihat pada gambar 4.18.
161 Gambar 4.17 Layar Payment Valid
162 Gambar 4.18 Layar Tanggal Payment Valid
163 4. Payment Error a. Pada layar ini [gambar 4.19] ditampilkan data deposit saldo dari anggota yang dianggap tidak valid oleh aplikasi. User harus melakukan input manual untuk diubah menjadi data yang valid. Input ini dilakukan setelah staf payment mendapat konfirmasi dari staf customer service jikalau anggota tersebut sudah komplain bahwa dia sudah deposit saldo. b. Cara memasukkan data secara manual adalah dengan mengklik tombol input payment error yang terletak di pojok kiri bawah. Keterangan lebih lanjut mengenai caranya akan dijabarkan lebih lanjut di bawah nanti. c. Disediakan juga field untuk memilih tanggal deposit saldo yang diperlukan, sehingga staf payment tidak kesulitan dalam mencari deposit saldo yang dimaksud. d. Format tulisan yang diinput haruslah dd/mm/yyyy. Seperti yang terlihat pada gambar 4.20.
164 Gambar 4.19 Layar Payment Error
165 Gambar 4.20 Layar Tanggal Payment Error
166 5. Konfirmasi a. Pada layar ini [gambar 4.21] ditampilkan SMS konfirmasi dari anggota, bahwa deposit saldo sudah dilakukan. Jika sudah diproses oleh staf payment, maka staf payment akan mengubah status belum diproses menjadi sudah diproses, yang kemudian menghapus status tersebut. b. Seharusnya setiap deposit yang dilakukan calon anggota itu valid ataupun tidak valid, harus disertai konfirmasi lewat SMS oleh anggota, tetapi ada juga yang tidak melakukannya. c. Dari konfirmasi ini staf payment bisa langsung melakukan input manual bagi data tidak valid tanpa menunggu konfirmasi telepon dari anggota tersebut kepada staf customer service.
167 Gambar 4.21 Layar Konfirmasi
168 6. Upload a. Pada layar inilah [gambar 4.22] user dapat melakukan upload terhadap data yang telah dianggap valid oleh aplikasi. b. Pertama, user memilih bank mana yang telah diproses dokumennya. c. Lalu klik tombol upload untuk mengupload data tersebut ke dalam data ke server milik PT. Eratel Media Distrindo. Dengan ini, maka saldo dari anggota yang bersangkutan telah bertambah sesuai dengan jumlah yang dideposit. d. Data yang telah masuk ke server juga akan ditampilkan pada aplikasi milik staf customer service. e. Gambar 4.23 menunjukkan bahwa upload berhasil.
169 Gambar 4.22 Layar Upload
170 Gambar 4.23 Layar Hasil Upload
171 7. History Valid a. Pada layar ini [gambar 4.24] ditampilkan data deposit saldo valid yang telah diupload oleh user. b. Disediakan juga field untuk memilih tanggal deposit saldo yang diperlukan, sehingga staf payment tidak kesulitan dalam mencari deposit saldo yang dimaksud. Format penulisannya dd/mm/yyyy.
172 Gambar 4.24 Layar History Valid
173 8. Tampilan Layar Form Input Payment Error a. Pada layar ini [gambar 4.25] user dapat menginput data secara manual terhadap anggota yang data depositnya tidak valid, berikut langkahnya: i. Ketik tanggal sesuai dengan data yang ingin diubah menjadi valid ii. Ketik nama sesuai dengan nama anggota yang ingin diubah datanya menjadi valid iii. Ketik Nominal sesuai dengan data yang didapat dari dokumen yang diberikan oleh bank iv. Ketik nomor HP dari anggota yang ingin diubah datanya v. Ketik nomor ID dari anggota yang ingin diubah datanya vi. Ketik Nama bank yang menangani deposit dari anggota tersebut vii. Ketik nomor validasi sesuai dengan yang tertera pada data dari bank viii. Terakhir klik tombol submit b. Pada gambar 4.26 akan diperlihatkan layar yang tampil bila input salah/tidak cocok dengan database pada server. c. Pada gambar 4.27 akan diperlihatkan layar yang tampil bila input benar/cocok dengan database pada server. d. Pada gambar 4.28 terlihat bahwa layar payment error telah berubah, data tidak valid yang sebelumnya tertera seperti pada gambar 4.19 sudah tidak ada pada gambar 4.28 e. Pada gambar 4.29 terlihat bahwa layar payment valid telah berubah, data valid yang sebelumnya tidak tertera seperti pada gambar 4.17 sudah tertera pada gambar 4.29.
174 Gambar 4.25 Layar Input Payment Error
175 Gambar 4.26 Layar Input Payment Error Tidak Berhasil
176 Gambar 4.27 Layar Input Payment Error Berhasil
177 Gambar 4.28 Layar Perubahan Layar Payment Error
178 Gambar 4.29 Layar Perubahan Layar Payment Valid
179 9. Logout a. Bila tombol logout diklik, maka akan ditampilkan kembali layar login, artinya untuk memakai aplikasi ini lagi, user harus mengetik ID dan password. b. Bila user lupa logout, dan aplikasi ini sudah idle selama kurang lebih 15 menit, maka aplikasi ini akan logout dengan sendirinya. Berikut akan dijelaskan bagaimana data dari bank bisa dinyatakan tidak valid. 1. Nama dari anggota yang didaftarkan di bank dan di PT. Eratel Media Distrindo. Contoh: Nama rekening: Andi Nama pada database PT. Eratel Media Distrindo: Andi Kusnaidi Walaupun nomor rekening dan nomor HP cocok akan tetapi memiliki perbedaan nama, maka data ini dianggap tidak valid. 2. Pada kasus yang lain, juga terjadi perbedaan pada nomor HP yang ada pada database PT. Eratel Media distrindo dengan nomor HP yang tersimpan pada database bank. Adapula anggota yang salah mengetik SMS sehingga memberikan nomor HP yang berbeda. Atas ketidakcocokan ini, maka data juga dianggap tidak valid. 3. Ada pula anggota yang menitipkan deposit saldo kepada anggota atau orang lain, bila dia menitip kepada anggota lain, maka anggota yang dititipkanlah yang mendapat saldo tambahan. Setelah kekeliruan terjadi maka anggota yang menitip deposit saldo tersebut harus komplain dengan customer service untuk memindahkan saldo yang salah masuk tersebut. Bila anggota menitipkannya
180 kepada orang lain, maka nomor rekening atau nama tidak terdaftar pada database, sehingga data dianggap tidak valid.
181 4.2 Evaluasi 4.2.1 Evaluasi Dari Pengguna Tabel 4.1 Tabel Wawancara Untuk Customer Service Tentang Aplikasi Baru Yang Digunakan Nama: Ali, Budi, Tasya, Andri, Rizky Jabatan: Staf Customer Service Tanggal Wawancara: 2 January 2007 Jam Wawancara: 12.00, 12.30, 13.00, 14.00, 14.30 Tempat: Kantor PT.Eratel Media Distrindo Wawancara untuk staf customer service Daftar Pertanyaan: 1. Apakah pencarian data untuk anggota menjadi lebih cepat? 2. Apakah ada menu atau fasilitas yang kurang dari aplikasi ini, karena ada beberapa menu dari aplikasi lama yang memang dikurangi? 3. Jika ya, menu apakah yang kurang? 4. Apakah saat digunakan terjadi hang pada aplikasi? 5. Apakah logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit mengganggu pekerjaan anda? 6. Apakah anda merasakan bahwa koneksi menjadi lebih ringan karena fasilitas otomatis logout yang ditambahkan pada aplikasi ini? Jawaban dari masing-masing responden Ali Kesimpulan dari jawaban Ali adalah: Aplikasi baru yang ditawarkan dirasa cukup mudah dan lebih cepat, karena data seluruh pelanggan tidak lagi dipisahkan sesuai dengan produk yang dipakai. Pengurangan
182 menu pada aplikasi baru ini tidak mengganggu kerja dari staf, karena memang menu yang dikurangi ini jarang digunakan, bahkan hampir tidak pernah. Koneksi juga menjadi lebih cepat karena aplikasi yang dibuka hanya satu dan juga ditambah dengan sistem logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit. Tetapi responden juga sedikit terganggu dengan sistem tersebut, karena responden harus login ulang setiap aplikasi logout. Namun permasalahan ini tidak berkepanjangan, karena responden juga sadar akan kegunaan dari fasilitas ini. Budi Kesimpulan dari jawaban Budi adalah: Aplikasi baru yang ditawarkan dirasa cukup mudah dan lebih cepat, karena data seluruh pelanggan tidak lagi dipisahkan sesuai dengan produk yang dipakai. Pengurangan menu pada aplikasi baru ini tidak mengganggu kerja dari staf, karena memang menu yang dikurangi ini jarang digunakan, bahkan hampir tidak pernah. Koneksi juga menjadi lebih cepat karena aplikasi yang dibuka hanya satu dan juga ditambah dengan sistem logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit. Tidak ada keluhan dari responden ini. Tasya Kesimpulan dari jawaban Budi adalah: Aplikasi baru yang ditawarkan dirasa cukup mudah dan lebih cepat, karena data seluruh pelanggan tidak lagi dipisahkan sesuai dengan produk yang dipakai. Pengurangan menu pada aplikasi baru ini tidak mengganggu kerja dari staf, karena memang menu yang dikurangi ini jarang digunakan, bahkan hampir tidak pernah. Koneksi juga menjadi lebih
183 cepat karena aplikasi yang dibuka hanya satu dan juga ditambah dengan sistem logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit. Tidak ada keluhan dari responden tentang sistem logout otomatis tersebut. Andri Kesimpulan dari jawaban Andri adalah: Aplikasi baru yang ditawarkan dirasa cukup mudah dan lebih cepat, karena data seluruh pelanggan tidak lagi dipisahkan sesuai dengan produk yang dipakai. Pengurangan menu pada aplikasi baru ini tidak mengganggu kerja dari staf, karena memang menu yang dikurangi ini jarang digunakan, bahkan hampir tidak pernah. Koneksi juga menjadi lebih cepat karena aplikasi yang dibuka hanya satu dan juga ditambah dengan sistem logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit. Responden merasa sistem logout tersebut tidaklah mengganggu, karena banyak aplikasi serupa yang pernah responden hadapi. Rizky Kesimpulan dari jawaban Rizky adalah: Aplikasi baru yang ditawarkan dirasa cukup mudah dan lebih cepat, karena data seluruh pelanggan tidak lagi dipisahkan sesuai dengan produk yang dipakai. Pengurangan menu pada aplikasi baru ini tidak mengganggu kerja dari staf, karena memang menu yang dikurangi ini jarang digunakan, bahkan hampir tidak pernah. Koneksi juga menjadi lebih cepat karena aplikasi yang dibuka hanya satu dan juga ditambah dengan sistem logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit. Responden tidak mengeluh tentang aplikasi baru ini.
184 Tabel 4.2 Tabel Wawancara Untuk Payment Tentang Aplikasi Baru Yang Digunakan Nama: Catherine, Vina, Indah Jabatan: Staf Payment Tanggal Wawancara: 2 January 2007 Jam Wawancara: 16.00, 16.30, 17.00 Tempat: Kantor PT.Eratel Media Distrindo Wawancara untuk staf payment Daftar Pertanyaan: 1. Apakah penginputan dan validasi data untuk anggota yang melakukan deposit menjadi lebih mudah? 2. Apakah penginputan manual terhadap data yang tidak valid masih terlalu merepotkan? 3. Apakah saat digunakan terjadi hang pada aplikasi? 4. Apakah logout otomatis jika aplikasi idle selama 15 menit mengganggu pekerjaan anda? 5. Apakah anda merasakan bahwa koneksi menjadi lebih ringan karena fasilitas otomatis logout yang ditambahkan pada aplikasi ini? 6. Apakah masih sering melakukan kesalahan dalam validasi data? Jawaban dari masing-masing responden: Catherine Kesimpulan dari jawaban Catherine adalah: Responden berpendapat bahwa aplikasi ini lebih mudah dari aplikasi yang lama. Input manual terhadap data tidak valid juga diterima dengan baik, karena menurut responden pada bagian ini tidak ada perubahan dibanding dengan aplikasi lama. sistem
185 logout otomatis juga dirasa tidak mengganggu. Tingkat kesalahan yang dilakukan berkurang. Vina Kesimpulan dari jawaban Vina adalah: Responden berpendapat bahwa aplikasi ini lebih mudah dari aplikasi yang lama. Input manual terhadap data tidak valid juga diterima dengan baik, karena menurut responden pada bagian ini tidak ada perubahan dibanding dengan aplikasi lama. sistem logout otomatis juga dirasa tidak mengganggu. Tidak ada keluhan dengan aplikasi ini. Responden juga berterima kasih karena sudah adanya apliaksi khusus untuk staf payment saja. Indah Kesimpulan dari jawaban Indah adalah: Responden berpendapat bahwa aplikasi ini lebih mudah dan cepat dari aplikasi yang lama, karena tidak perlu melakukan validasi manual. Responden berharap adanya peningkatan dalam menu input payment error. Harapannya adalah agar dicari solusi yang lebih mudah daripada harus input satu-persatu untuk data tidak valid. Sistem logout otomatis juga dirasa tidak mengganggu. Responden berpendapat tingkat kesalahan dapat berkurang berkat adanya validasi otomatis.
186 4.2.2 Evaluasi Dari Pengembang Kelebihan dari aplikasi yang ditawarkan adalah: Aplikasi ini telah dirasa cukup membantu staf customer service dan staf payment. Sebelumnya staf customer service perlu membuka 6 aplikasi dalam melayani anggota, tetapi dengan aplikasi ini mereka tidak perlu melakukan hal tersebut lagi. Koneksi juga menjadi lebih ringan karena mereka tidak perlu membuka banyak aplikasi yang membuat beban koneksi bertambah. Ditambah lagi dengan sistem logout otomatis bila aplikasi idle selama 15 menit. Untuk aplikasi milik staf payment, validasi dan pemasukan saldo otomatis terhadap anggota sudah cukup membantu, karena sebelumnya mereka harus mencocokkan satu-persatu data tersebut dan harus menginput data tersebut secara manual/diketik. Kekurangan dari aplikasi yang ditawarkan adalah: Belum adanya peningkatan dari penginputan data payment error yang lebih mudah dari aplikasi sebelumnya, sehingga aplikasi ini belum dapat membantu dalam hal ini. Aplikasi yang ditawarkan sudah memecahkan beberapa masalah bagi staf customer service dan payment diantaranya adalah: 1. Pencarian data anggota yang lebih cepat, karena staf customer service tidak perlu lagi membuka 6 aplikasi, melainkan hanya satu. 2. Tidak perlu mengingat banyak username dan password untuk masing-masing aplikasi, karena sekarang hanya membutuhkan 1 aplikasi dalam bekerja.
187 3. Menu yang terdapat dalam aplikasi juga sudah cukup bagi kedua divisi tersebut. 4. Koneksi lebih cepat karena hanya 1 aplikasi yang digunakan, ditambah dengan diadakannya sistem logout otomatis. 5. Input data untuk data yang valid, dan validasi data sudah dilakukan secara otomatis.