APPENDIX 9B PROSEDUR SERAH TERIMA PERTAMA PEKERJAAN ( PHO ) 1 Tujuan Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang sesuai dengan ketentuan dan dapat dipertanggung jawabkan secara teknis dan administrasi. 2 Ruang Lingkup Prosedur ini memuat proses Serah Terima Sementara Pekerjaan dimulai dari permohonan kontraktor, evaluasi dan penelitian baik teknis maupun administrasi terhadap hasil pekerjaan oleh Panitia sampai dengan selesainya Berita Acara Serah Terima Pekerjaan. 3 Definisi 1. Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over) adalah peristiwa penyerahan hasil pekerjaan kontraktor secara menyeluruh sesuai kontrak dan amendemannya kepada Pemilik/Direksi Pekerjaan, yang masih harus dipelihara dan dijamin mutunya sampai dengan masa jaminan selesai sesuai yang diatur dalam Kontrak. 2. List of Defect & Deficiencies adalah daftar kerusakan dan cacat cacat hasil pekerjaan yang harus diperbaiki disertai cara pelaksanaan perbaikannya. 4 Acuan 3. Waranty Period (masa jaminan pemeliharaan) adalah suatu ukuran waktu yang ditentukan dalam dokumen kontrak untuk menjamin & memelihara hasil pelaksanaan pekerjaan. 1. Keppres Nomor : 80 tahun 2003 2. Kepmen PU nomor 67/KPTS/1998 3. Dokumen Lelang 5 Ketentuan Umum 1. Permintaan Serah Terima Pertama Pekerjaan ( Provisional Hand Over ) dapat diajukan oleh kontraktor menjelang penyelesaian pekerjaan sesuai yang tertuang dalam kontrak dan amandemennya dengan memberitahukan secara tertulis kepada Pinpro/Pinbagpro dengan menyebutkan perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan. 2. Untuk keperluan Serah Terima Pekerjaan, Pemimpin Proyek/Bagian Proyek harus membentuk Panitia dengan susunan kepanitiaan dapat terdiri atas: 1. Ketua : Unsur Pengendali 2. Sekretaris : Unsur Administrasi Bagpro 3. Anggota : Unsur Bidang Pengujian 4. Anggota : Unsur Pembinaan Pelaksanaan dan Sistim Mutu 5. Anggota : Unsur Pembinaan Perencanaan 6. Anggota : Unsur Keuangan Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 1 / 6
7. Anggota : Unsur Pelaksana (Bagpro) Dalam hal hal tertentu atau apabila diperlukan, ketua panitia dapat menunjuk atau mendelegasikan wewenangnya kepada pejabat lain narnun demikian tanggung jawab tetap kepada yang bersangkutan. Demikian pula Ketua Panitia dapat membentuk Tim Pembantu yang terdiri dari unsur konsultan, pengawas proyek dan dari kontraktor untuk membantu tugas tugas Panitia. 3. Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari setelah menerima surat tersebut, Pemimpin Proyek/Bagian Proyek harus sudah memberitahukan secara tertulis kepada kontraktor mengenai jadwal waktu rencana pemeriksaan pekerjaan oleh staf proyek/bagian proyek atau oleh panitia yang ditunjuk oleh Pinpro/Pinbagpro. 4. Dalam tempo paling lama 28 hari sejak surat pemberitahuan dari Pinpro/Pinbagpro, Panitia harus sudah ke Proyek/site / lapangan. 7. Penilaian hasil pekerjaan yang dilakukan Panitia yang ditunjuk oleh Pinpro/Pinbagpro harus dibahas dalam rapat Panitia, dibuatkan jadwal pelaksanaannya, jenis jenis test yang akan dilaksanakan, dan penilaian Panitia harus meliputi : a. Penilaian Visual, penilaian yang dilakukan dari hasil penelitian secara visual di lapangan terhadap hasil pekerjaan kontraktor. b. Penilaian Teknis, pemeriksaan terhadap kualitas hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Kontraktor melalui serangkaian test test mutu/uji keandalan mutu c. Penilaian Administrasi, pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi pelaksanaan Kontrak, serta kesesuaian antara hasil dan administrasi pendukungnya. 8. Penyerahan sementara pekerjaan ( Provisional Hand Over), dapat dilakukan dengan ketentuan antara lain : a. Kontraktor telah menyelesaikan pekerjaan fisik keseluruhan dari lingkup pekerjaan atau sesuai ketentuan yang tercantum dalam dokumen kontrak. b. Kontraktor telah mengajukan permintaan Serah Terima Pekerjaan (PHO) secara tertulis kepada Pinpro/ Pinbagpro dengan menunjuk Wakil Kontraktor untk keperluan tersebut. c. Direksi Teknik mengadakan penelitian paling lambat dalam 10 hari dari tanggal diterimanya surat permohonan Penyerahan Sementara Pekerjaan/PHO. d. Pemilik telah mengirimkan pemberitahuan secara Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 2 / 6
tertulis kepada kontraktor dengan memberitahukan komposisi dari panitia. e. Direksi Teknik harus sudah membuat program testest yang akan dilakukan oleh panitia dan diberitahukan kepada kontraktor. f. Kontraktor mempersiapkan segala sesuatu sehubungan dengan kunjungan panitia ke lapangan dan menyelenggarakan test test yang diperlukan yang disaksikan oleh Direksi Teknik. g. Panitia kemudian membuat daftar kekurangankekurangan dan cacat cacat ( list of defects & deficiencies) dan melampirkan hasil test yang bersangkutan yang dilampirkan dalam Berita Acara. h. Untuk memperbaiki kekurangan kekurangan dan cacat cacat tersebut, panitia harus memberikan tenggang waktu sebagaimana diatur dalam syaratsyarat umum dan khusus kontrak. i. Apabila defects & deficiencies tersebut disebabkan oleh material dan workmanship kontraktor yang kurang baik (kesalahan kontraktor), maka perbaikan tersebut menjadi tanggung jawab kontraktor. Apabila bukan kesalahan kontraktor, maka perbaikan juga harus dikerjakan kontraktor dan merupakan pekerjaan tambah dalam kontrak. j. Konfirmasi bahwa defects & deficiencies telah diperbaiki sernuanya oleh kontraktor dilampirkan lagi dalam Berita Acara dan tanggal Penyerahan Pekerjaan Sementara dicertified. Dengan sendirinya harus didahului kontraktor dan merupakan pekerjaan tambah dalam kontrak. 9. Selama masa pemeliharaan (Warranty Period = WP) kontraktor wajib memelihara sehingga kondisi tetap seperti pada saat Penyerahan Sementara Pekerjaan/PHO disyahkan oleh Panitia. Untuk maksud tersebut kontraktor harus menyediakan beberapa peralatan dan personil secukupnya di tempat pekerjaan. 10. Apabila terdapat kerusakan kerusakan dan cacat cacat selama WP karena penggunaan material dan cara kerja kontraktor, maka kontraktor dibebani untuk memperbaiki dan membiayainya. Sebaliknya apabila bukan kesalahan kontraktor, maka kontraktor wajib memperbaiki dan dimasukkan dalam tambahan pekerjaan. 11. Apabila kontraktor tidak bisa memperbaiki kerusakankerusakan selama WP karena berbagai sebab, maka Pinpro/Pinbagpro dapat menunjuk pihak lain untuk memperbaiki kerusakan kerusakan tersebut dan biayanya dibebankan kepada kontraktor dengan dipotongkan dari uang kontraktor yang masih ditahan oleh Pinpro/Pinbagpro Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 3 / 6
yang berupa Retention of Money atau mencairkan jaminan pemeliharaan. 12. Serah Terima Pekerjaan Sementara harus dituangkan dalam Berita Acara yang ditandangani oleh Pinpro/ Pinbagpro dan Kontraktor, berdasarkan rekomendasi dari Panitia Serah Terima Pekerjaan. 13. Pembayaran dilakukan sebesar 95% dari nilai akhir kontrak, sedangkan 5% merupakan retensi selama masa pemeliharaan (WP), atau pembayaran dilakukan sebesar 100 % dan kontraktor harus menyerahkan jaminan Bank yang dikeluarkan oleh Bank Umum atau perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) dan direasuransikan sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan. 14. Pada saat Serah Terima Pekerjaan, Kontraktor wajib menyerahkan Gambar Terlaksana (As Built Drawing) dan atau Manual Pengoperasian dan Pemeliharaan. Apabila gagal, maka pembayaran akan ditahan yang nilainya ditentukan dalam dokumen kontrak. 6 Prosedur dan Tanggungjawab No Pelaku Penanggung Jawab Kegiatan 1 Kontraktor 1. Mengajukan permintaan serah terima pekerjaan menjelang pekerjaan selesai dengan menyebutkan perkiraan tanggal selesai 100 %. 2 PPK 1. Membuat rencana kerja 2. Menugaskan Konsultan memeriksa kelayakan paket yang akan PHO. 3 PPK 1. Melaporkan rencana pelaksanaan PHO paketpaket pekerjaan kepada KPA. 2. Membentuk dan menetapkan Panitia/TIM PHO. Rekaman Surat Permohonan PHO SK Panitia 4 KPA 1. Merekomendasikan kepanitiaan dan mengeluarkan persetujuan pelaksanaan PHO 5 Konsultan 1. Melaporkan penyelesaian pekerjaan paket yang akan di PHO kepada Pinbagpro. 6 Kontraktor 1. Atas dasar laporan konsultan, mengajukan permohonan Serah Terima Pekerjaan Sementara dan mengirimkan nama nama wakil kontraktor untuk keperluan tersebut. 2. Melakukan persiapan persiapan pelaksanaan PHO meliputi administrasi, peralatan pengujian Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 4 / 6
dan teknisi pelaksana untuk penyelenggaraan test test yang dibutuhkan 6 PPK 1. Permintaan pelaksanaan PHO kepada Panitia 7 Panitia / TIM PHO 1. Berdasarkan permintaan Pinbagpro mengadakan rapat pleno menyusun rencana dan penugasan Panitia/TIM PHO. 2. Melaksanakan Kunjungan I untuk pemeriksaan lapangan (fisik) dan verifikasi administratif (dokumen kontrak dan data pendukungnya). 3. Melakukan pengujian lapangan dan laboratorium. 4. Hasil Evaluasi & kunjungan I lapangan Panitia dituangkan dalam Risalah Rapat, 5. Bila belum terpenuhi atau terdapat cacat mutu (fisik), hasil pekerjaan belum bisa diterima, maka dibuatkan daftar kekurangan dan cacatcacat (list of defect & deficiencis) dan diberikan waktu yang cukup kepada Kontraktor untuk melakukan perbaikan. 6. Bila hasil pekerjaan diterima, Panitia langsung membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Daftar kerusakan dan cacat mutu 8 Kontraktor 1. Melaksanakan perbaikan perbaikan sesuai yang diminta Panitia dalam daftar kerusakan dan cacat cacat (list of defect & deficiencis) pada Risalah Hasil Kunjungan I 2. Melaporkan penyelesaian perbaikan kepada Panitia PHO 9 Panitia/Tim PHO 1. Melaksanakan Kunjungan II setelah menerima laporan penyelesaian perbaikan atau saat berakhirnya waktu yang diberikan untuk pelaksanaan perbaikan dan hasilnya dituangkan dalam Risalah Rapat Hasil Kunjungan II. 2. Setelah semuanya persyaratan dalam dokumen dan ketentuan telah terpenuhi, disusun Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan yang ditandatangani oleh Seluruh Panitia, Kontraktor, Konsultan dan Pinbagpro dan kemudian diserahkan kepada Pinbagpro. 10 PPK 3. Atas rekomendasi Panitia sesuai dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan, membuat Berita Acara Serah Terima Sementara dan menandatangani bersama Kontraktor Risalah Hasil Kunjungan I Risalah Rapat Kunjungan II Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan 11 Kontraktor 1. Berdasarkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dapat mengajukan Pembayaran akhir pekerjaan dengan menyerahkan jaminan Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 5 / 6
pemeliharaan 12 KPA/PPK 1. Melaksanakan pembayaran akhir pekerjaan. 2. Melaporkan penyelesaian pekerjaan PHO kepada BRR/ atasan langsung. 13 BRR Distrik 1. Melaporkan rekapitulasi hasil pelaksanaan penyelesaian paket paket proyek kepada BRR Wilayah VI Nias 7 Pengecualian Tidak ada 8 Lampiran 1. Contoh Surat Permohonan Serah Terima Sementara Pekerjaan. 2. Contoh SK. Pembentukan Panitia PHO 3. Contoh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan 4. Contoh Berita Acara Penyerahan Pekerjaan sementara. 5. Contoh Formulir Daftar Cacat dan Kerusakan. 6. Contoh Formulir Hasil Pemeriksaan dan Pengujian. Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 6 / 6