LEMBARAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG NOMOR : 9 TAHUN : 1995 SERI : D.7 PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG NOMOR : 2 TAHUN : 1995 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II SUMEDANG Menimbang : a. bahwa Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang telah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 1995. b. bahwa pelaksanaan pasal 2 Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang perlu ditetapkan dengan Peraturan Daerah. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3037). 2. Undang-undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerahdaerah Kabupaten dalam lingkungan Jawa Barat (Berita Negara Republik Indonesia).
3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia). 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151). 5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 1988 tentang Kkoordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah (Lembaran Negara Tahun 1988 Nomor 10, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3373). 6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 1974 tentang Penyusunan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151). 7. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1992 tentang Penyelenggaraan Otonomi Daerah dan Titik Berat pada Daerah Tingkat II (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1992 Nomor 77, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3487). 8. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. 9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri. 10. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 21 Tahun 1990 tentang Pembentukan dan Penyempurnaan Kelembagaan di lingkungan Instansi Pemerintah Pusat, Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri dan Pemerintah Daerah. 11. Keputusan Menteri Negrara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. 12. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 1993 tentang Bentuk Peraturan Daerah dan Perturan Daerah Perubahan. 13. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 97 Tahun 1993 tentang Pola Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah.
14. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II. 15. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 5 Tahun1986 tentang Penerbitan Lembaran Daerah dan Penugasan Pengundangan Peraturan Daerah/Keputusan Bupati Kepala Daerah kepada Sekretaris Wilayah Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 9 Tahun 1986 Seri D). 16. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun 1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretarist Wilayah Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang (Lembaran Daera Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun 1993 Seri D). 17. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang (Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 6 Tahun 1995 Seri D.6). Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : a. Daerah adalah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang.
b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. c. Bupati Kepala Daerah adalah Bupati Kepala Daerah Tingkat ii Sumedang. d. DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. e. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang yang selanjutnya disebut Kantor. f. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. g. Peraturan Daerah adalah Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. h. Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Pegawai Negari Sipil yang diberi tugas, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan profesinya dalam rangka mendukung kelancaran tugas Pemerintahan. BAB II KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNSI Bagian Pertama Kedudukan Pasal 2 (1) Kantor adalah Unsur Pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Pengelolaan dan Pelayanan Kearsipan. (2) Kantor dipimpin oleh Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati Kepala Daerah, sedangkan dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah koordinasi administratif Sekretaris Wilayah/Daerah. (3) Kantor Arsip Daerah secara fungsional dibina oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan oleh Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Bagian Kedua Tugas Pokok Pasal 3 Kantor mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengelolaan dan pelayanan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah, berdasarkan kebijaksanaan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Bagian Ketiga Fungsi Pasal 4 Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut pada pasal 3 Peraturan Daerah ini, Kantor mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah berdasarkan kebijaksanaan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. b. Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip inaktif Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah. c. Pembinaan Kearsipan terhadap Unit-unit Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah. d. Penilaian dan Penyerahan arsip statis Daerah kepada Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. e. Penatausahaan : surat menyurat, kepegawaian, keuangan dan peralatan di lingkungan kantor. BAB III ORGANISASI Bagian Pertama Unsur Organisasi Pasal 5 Unsur Organisasi Kantor terdiri atas : a. Pimpinan adalah Kepala Kantor.
b. Pembantu Pemimpin adalah Sub Bagian Tata Usaha. c. Pelaksana adalah Seksi Program dan Pengembangan serta Kelompok Jabatan Fungsional. Bagian Kedua Susunan Organisasi Pasal 6 (1) Susunan Organisasi Kantor terdiri atas : a. Kepala Kantor. b. Sub Bagian Tata Usaha. c. Seksi Program dan Pengembangan. d. Kelompok Jabatan Fungsional. (2) Bagian Struktur Organisasi Kantor sebagaimana tercantum dalam lampiran, merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Daerah ini. Bagian Ketiga Bidang Tugas Unsur Organisasi Paragraf 1 Kepala Kantor Pasal 7 Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, membina, mengkoordinasikan, meyelenggarakan pengelolaan dan pelayanan serta mengendalikan kegiatan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijaksanaan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Paragraf 2 Sub Bagian Tata Usaha Pasal 8 (1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan rencana dan program mengadministrasikan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan urusan umum.
(2) Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut pada ayat (1) pasal ini, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja kantor serta pelaporan. b. Pelaksanaan pengadministrasian urusan kepegawaian. c. Pelaksanaan pengadministrasian urusan Keuangan. d. Pelaksanaan pengadministrasian urusan Perlengkapan. e. Pelaksanaan urusan ketata usahaan dan rumah tangga kantor. Pasal 9 (1) Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas pokok menyusun bahan pembinaan dan perencanaan kegiatan pengembangan kearsipan. (2) Untuk meyelenggarakan tugas pokok tersebut pada ayat (1) pasal ini, Seksi Program dan Pengembangan mempunyai fungsi : a. Penyiapan rencana dan program kerja seksi Program dan Pengembangan. b. Penyusunan rencana kegiatan bimbingan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah untuk para Arsiparis. c. Penyusunan rencana pengembangan dan peningkatan profesionalisme Arsiparis melalui pendidikan latihan formal serta Kedinasan. d. Penyiapan bahan kerja sama teknik jaringan informasi kearsipan dengan Lembaga/Badan Arsip didalam dan atau Luar Negeri. e. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan tugas kelompok Jabatan Fungsional. f. Pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian laporan hasil pelaksanaan tugas Seksi Program dan Pengembangan. Paragraf 4 Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 10 Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan teknis Kantor Arsip Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
Pasal 11 (1) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaiamana dimaksud pasal 10 Peraturan Daerah ini, terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah. (2) Kelompok Jabatan Fungsional dapat dibagi atas kelompok atas Sub kelompok sesuai dengan kebutuhan. (3) Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja. (4) Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilaksanakan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Pasal 12 Kelompok Arsiparis adalah merupakan salah satu jenis Jabatan Fungsional yang mempunyai tugas pokok pengembangan, mengolah dan melakukan kearsipan, menilai dan mengevaluasi arsip serta melakukan persyaratan kearsipan dan pengembangan profesi. Pasal 13 (1) Kelompok Arsiparis tersisri dari sejumlah tenaga Arsiparis dalam Jabatan Fungsional. (2) Kelompok Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah. (3) Kelompok Arsiparis dikoordinir oleh seorang tenaga Arsiparis yang senior dan ditunjuk diantara tenaga Arsiparis. (4) Jumlah tenaga Arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja. (5) Jenjang tenaga Arsiparis tersebut pada ayat (2) diatur berdasarkan perturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB IV TATA KERJA Bagian Pertama Umum Pasal 14 (1) Hal-hal yang menjadi tugas Kantor merupakan satu sama lain tidak dapat dipisahkan. (2) Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional, wajib menerapkan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan sinplipikasi secara vertikal dan horisontal dalam lingkungan Kantor dan Instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. (3) Setiap pimpinan satuan organisai wajib mengenai bawahannya masing-masing dan apbila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undang yang berlaku. (4) Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksaan tugas bawahannya. Bagian Ketiga Pelaporan Pasal 15 (1) Kepala Kantor wajib memberikan laporan tentang pelaksanan tuganya secara teratur, jelas dan tepat pada waktunya kepada Bupati Kepala Daerah. (2) Pembuatan laporan adalah menjadi tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha, sebagai koordinator Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional berdasarkan petunjuk tekad Kepala Kantor. (3) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjukpetunjuk dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor serta menyiapkan dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
(4) Setiap laporan yang terima dari satuan organisasi bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan kepada Kepala Kantor. (5) Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor. (6) Ketentuan mengenai jenis laporan dan cara penyampaianya berpedoman kepada peraturan peraturan perundang-undangan kepada Kepala Kantor. Bagian Ketiga Hal Mewakili Pasal 16 (1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mewakili Kepala kantor apabila Kepalaa Kantor berhalangan mejalankan tugasnya. (2) Dalam hal Kepala Sub Bagian Tata Usaha berhalangan, Kepala Kantor dapat menujuk Kepala Seksi Program dan Pengembangan untuk menjalankan tugaasnya. BAB V KEPAGAWAIAN Pasal 17 (1) Kepala Kantor diangkat dan diberhentikan oleh Bupati Kepala Daerah atas usul Kepala Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. (2) Kepala Kantor bertanggung jawab atas hal perencanaan, pengelolaan dan pembinaan kepegawaian. (3) Kepala Kantor wajib membuat Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawaian bawahanya sesuai dengan peraturan perundang-undang yang berlaku. (4) Kepala Kantor wajib memperhatikan pelaksanaan kegiatan kenaikan pangkat dan gaji Pegawai bawahannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB VI PEMBIAYAAN Pasal 18 Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan Kantor Arsip Daerah dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan Sumber lain yang sudah. BAB VII KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 19 (1) Pembentukan Jabatan-jabatan Non Struktur dan Uraian Tugasnya serta Uraian Tugas Jabatan-jabatan Struktural atau diatur dengan Keputusan Bupati Kepala Daerah. (2) Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Peraturan Daerah ini sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya diatur lebih lanjut oleh Bupati Kepala Daerah. BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 20 Peraturan Daerah ini mulai berlaku sejak tinggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Daerah ini menempatkannya dalam setap Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang.
Ditetapkan di : Sumedang Pada Tanggal : 24 Januari 1995 DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG Ketua, Ttd H. ATJEP ABDUL LATIEF Peraturan Daerah ini disahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan Surat Keputusan tanggal : 10 Oktober 1995 Nomor : 188.342 / sk.1690-huk / 94. BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II SUMEDANG Ttd JACHJASAPUTRA Drs.H. MOCH. HUSEIN Diundangkan dalam Lembar Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang tanggal :23 Oktober 1995 Nomor : 9 Tahun 1995 Seri D.7
TINGKAT II SEKRETARIS WILAYAH/DAERAH SUMEDANG Drs. H. YITNO Pembina Tk. I NIP. 010 043 052
PENJELASAN : Atas Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 2 Tahun 1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang. PENJELASAN UMUM : Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sumedang Nomor 1 Tahun 1995. Untuk mengelola, membina, mengkoordinasikan dan menyelenggarakan pengelolaan serta pelayanan kegiatan kearsipan perlu mengatur Organisasi dan Tata Kerja agar lebih berdayaguna dan berhasil, sehingga adanya kejelasan dalam kedudukan, tugas pokok, dan fungsi. Semula Arsip Daerah merupakan salah satu Sub Bagian dari Sekretariat Wilayah/Daerah, dengan adanya peningkatan status bertujuan untuk meningkatkan pelayanan di bidang kearsipan baik kepada Instansi maupun kepada warga masyarakat. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL : BAB I : KETENTUAN UMUM Pasal 1 : cukup Jelas. BAB II : KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI. Pasal 2 s/d 4 : cukup Jelas BAB III : ORGANISASI Pasal 5 s/d 13 : cukup Jelas. BAB IV : TATA KERJA Pasal 14 s/d 16 : Cukup Jelas. BAB V : KEPEGAWAIAN Pasal 17 : Cukup Jelas BAB VI : PEMBIAYAAN Pasal 18 : Cukup Jelas. BAB VIII : KETENTUAN PENUTUP Pasal 20 : Cukup Jelas
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG TINGKAT II SUMEDANG NOMOR : 2 TAHUN 1995 TANGGAL : 13 FEBRUARI 1995 TENTANG : ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG. KEPALA KANTOR KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA SEKSI PROGRAM DAN PENGEMBANGAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SUMEDANG SUMEDANG Ketua Ttd Ttd Drs. H. ATJEP ABDUL LATIEF Drs. H. MOCH. HUSEIN JACHJASAPUTRA