LEMBARAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TK II SLEMAN

Transkripsi

1 LEMBARAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TK II SLEMAN (Berita Resmi Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman) NOMOR : 6 TAHUN : 1999 SERI : D PERATURAN DAERAH KABUPATEN TINGKAT II SLEMAN NOMOR 5 TAHUN 1999 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SLEMAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II SLEMAN Menimbang : a. bahwa berdasarkan Pasal 6 Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Nomor 4 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah, diamanatkan untuk Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah ditetapkan dengan Peraturan Daerah; b. bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut huruf, perlu diatur dan ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Tingkat II Sleman. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Istimewa Yogyakarta jo Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950;

2 2. Undang- Undang Nomor 7 Tahun 1971, tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971, Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964) 3. Undang- Undang Nomor 5 Tahun 1974, tentang Pokok-Pokok Pemerintahan di Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974, Nomor 38, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3037) 4. Undang- Undang Nomor 8 Tahun 1974, tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974, Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979, tentang Penyusunan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979, Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151) 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1995, tentang Penyerahan Sebagian Urusan Pemerintah Kepada 26 (dua puluh enam) Daerah Tingkat II Percontohan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1995, Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3591) ; 7. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri; 8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 Tahun 1990, tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis; 9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 1993 tentang Bentuk Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah Perubahan; 10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 97 Tahun 1993 tentang Pola Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah;

3 11. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/ Kotamadya Daerah Tingkat II; 12. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 1997 tentang Pembentukan 52 (lima puluh dua) Kantor Arsip Daerah Kabupaten/ Kotamadya Daerah Tingkat II; 13. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Nomor 6 Tahun 1993, tentang Susunan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Wilayah/ Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman. 14. Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Nomor 4 Tahun 1999, tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Tingkat II Sleman. Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman. MEMUTUSKAN Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SLEMAN TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SLEMAN BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : a. Daerah adalah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman

4 b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman c. Kepala Daerah adalah Kepala Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman. d. Peraturan Daerah adalah Peraturan Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman e. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman. f. Arsiparis ialah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada Instansi Pemerintah, tidak termasuk kegiatan mengurus, memberkaskan, dan mengelola arsip-arsip aktif. BAB II ORGANISASI Bagian Pertama Pasal 2 Unsur Organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari : a. Pimpinan b. Pembantu Pimpinan c. Pelaksana Pasal 3 (1).Susunan Organisasi Kantor Arsip Daerah Terdiri Dari : a. Kepala Kantor; b. Sub Bagian Tata Usaha; c. Seksi Program dan Pengembangan; d. Kelompok Arsiparis; (2).Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Program dan Pengembangan, dan Kelompok Arsiparis masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala/ ketua yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Arsip.

5 (3).Bagan Organisasi Kantor Arsip Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Daerah ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan Peraturan Daerah ini. Bagian Kedua Susunan Organissi Pasal 4 Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : a. Penyiapan rencana dan program kerja b. Penyiapan surat menyurat dan rumah tangga; c. Pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan pemeliharaan. d. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan; Pasal 5 Untuk melaksanakan fungsi tersebut pada Pasal 4 Peraturan Daerah ini, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan surat-menyurat, perlengkapan, rumah tangga, kepegawaian, keuangan, menyusun program dan evaluasi Kantor Arsip. Bagian Ketiga Seksi Program dan Pengemabangan Pasal 6 Seksi Program dan Pengembangan mempunyai fungsi melakukan : a. Penyusunan dan perencanaan kegiatan bimbingan kearsipan; b. Penyusunan rencana dan pengembangan peningkatan profesionalisme Arsiparis melalui pendidikan dan latihan formal serta kedinasan; c. Penyiapan bahan kerjasama teknik jaringan informasi kearsipan dengan lembaga/ Badan Arsip di dalam/ luar negeri. d. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan tugas kelompok Arsiparis.

6 Pasal 7 Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud Pasal 6 Peraturan Daerah ini Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas melakukan penyusunan dan perencanaan dan perencanaan kegiatan kearsipan, dan perencanaan dan pengembangan pendidikan dan latihan serta kerjasama teknik kearsipan. Bagian Keempat Kelompok Kearsipan Pasal 8 Kelompok Arsiparis mempunyai tugas mengembangkan, mengolah dan melakukan laporan kearsipan, menilai dan menyeleksi arsip serta melakukan pemasyarakatan kearsipan dan pengembangan profesi. Pasal 9 (1).Kelompok Arsiparis terdiri atas sejumlah tenaga Arsiparis dalam Jabatan Fungsional (2).Kelompok Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan kepada kepala Kantor Arsip Daerah; (3).Kelompok Arsiparis dikoordinir oleh seorang tenaga Arsiparis senior yang ditunjuk di antara tenaga Arsiparis; (4).Jumlah tenaga Arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) pasal ini ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja; (5).Jenjang kepangkatan tenaga Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7 BAB III TATA KERJA Pasal 10 Dalam melaksanakan tuganya Kepala Kantor Arsip Daerah, Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, dan Kelompok Arsiparis wajib menerapkan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal dan horizontal dalam Lingkungan Kantor Arsip Daerah serta instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing. Pasal 11 Setiap pimpinan satuan organisasi melaksanakan pengawasan terhadap bawahannya dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 12 (1).Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor Arsip Daerah bertanggunjawab memimpin, mengkoordinasikan, memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. (2).Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggunjawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah serta menyiapkan dan menyampaikan laporan berkala tepat waktunya. (3).Setiap laporan yang diterima dari satuan organisasi bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah. Pasal 13 Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi, dan Kelompok Arsiparis menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.

8 Pasal 14 Dalam melaksanakan tugasnya setiap pimpinan satuan organisasi dibantu oleh satuan kerja bawahannya. BAB IV KEPEGAWAIAN Pasal 15 Jenjang Jabatan dan Jenjang Kepangkatan di lingkungan Kantor Arsip Daerah diatur kemudian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 16 Pengangkatan dan pemberhentian Kepala Kantor Arsip Daerah dan pejabat lainnya di lingkjungan Kantor Arsip Daerah diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 17 Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan Daerah ini, sepanjang mengenai pelaksanaannya diatur oleh Kewpala Daerah. Pasal 18 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkannya. Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Pearaturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingakat II Sleman.

9 Ditetapkan di : Sleman Pada tanggal : 21 April 1999 Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Ketua Bupati Kepala Daerah Tingkat II Sleman Cap ttd. Cap ttd. S U D I Y O N O DRS. H. ARIFIN ILYAS Disyahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta dengan Surat Keputusan : Nomor : 80 Tahun 1999 Tanggal : 25 Juni 1996 Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Nomor : 6 Seri : D Tanggal : 9 Juli 1999 Sekretariat Wilayah/ Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Cap ttd. RM. H. TIRUN MARWITO, SH NIP. :

10 PENJELASAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SLEMAN NOMOR : 5 TAHUN 1999 TENTANG PEMBENTUKAN KANTOR ARSIP DAERAH I. PENJELASAN UMUM Berdasarkan Pasal 6 Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Nomor 4 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman diamanatkan untuk Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman ditetapkan dengan Peraturan Daerah. Berkaitan dengan ketentuan mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman diatur dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/ Kotamadya Daerah Tingkat II sebagai pedoman dan pebyusunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah, dan untuk melaksanakan maksud tersebut perlu diatur dan ditetapkan dengan Peraturan Daerah. II. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL Pasal 1 s/d Pasal 18 : Cukup jelas

11 BAGAN ORGANISASI KANTOR ARSIP DAERAH LAMPIRAN : PERATURAN DAERAH KABUPATEN DAERAH TINGKAT II SLEMAN NOMOR : 5 TAHUN 1999 KEPALA KANTOR SUB BAGIAN TATA USAHA SEKSI PROGRAM DAN PENGEMBANGAN KELOMPOK ARSIPARIS Ditetapkan di : Sleman Pada tanggal : 21 April 1999 Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sleman Ketua Bupati Kepala Daerah Tingkat II Sleman Cap ttd. Cap ttd. S U D I Y O N O DRS. H. ARIFIN ILYAS

12