PERTEMUAN 7 KONSEP DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengendalian internal yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah. Anda harus mampu: 1. Menjelaskan mengenai konsep, pengertian dan tujuan pengendalian internal 2. Mengetahui unsur dan komponen-komponen pengendalian internal B. URAIAN MATERI 1. KONSEP DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi struktur organisasi beserta semua mekanisme dan ukuran-ukuran yang dipatuhi bersama untuk menjaga seluruh harta kekayaan organisasi dari berbagai arah. 2. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERNAL Menurut Committee on Auditing Procedure American Institute of Carified Public Accountant (AICPA) pengendalian internal adalah rencana organisasi organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijakan yang telah ditetapkan (James Hall, 2009) Pemahaman yang baik terhadap pengendalian internal sangat diperlukan baik oleh manajer, user sistem akuntansi, perancang system akuntansi, maupun evaluator system akuntansi. Para manajer harus mampu menilai sistem internal karena mereka bertanggung jawab atas pengendalian internal pelaporan keuangan perusahaan. User sistem juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga mereka dapat menerapkannya secara tepat. Sebagai contoh, kebijakan manajemen mensyaratkan bahwa rincian faktur harus
diverifikasi dengan bukti penerimaan barang dan order pembelian. Pengendalian tersebut menjadi efektif hanya jika orang yang bertanggung jawab merekam faktur tersebut memahami dan melakukan verifikasi. Perancang sistem juga penting untuk memahami pengendalian internal perusahaan karena mereka harus menilai risiko perusahaan tidak dapat mencapai tujuan perusahaan serta menerapkan pengendalian internal yang dapat menurunkan risiko tersebut. 3. TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL Setiap stakeholder, seperti pemegang saham, manajer, pelanggan, dan karyawan mungkin memiliki tujuan yang berbeda. Pemegang saham mungkin hanya peduli dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham. Manajer pemasaran mungkin hanya tertarik dengan tujuan yang berkaitan dengan pangsa pasar, penjualan dan kepuaasan pelanggan. Karyawan lebih berfokus pada kenaikan gaji dan bonus tahunan. Sementara pelanggan barangkali lebih mengejar diskon dan layanan cepat.tujuan pengendalian internal meliputi: 1. Efisiensi dan efektivitas operasi. 2. Reliabilitas pelaporan keuangan. 3. Kepatuhan pada peraturan dan hokum berlaku. 4. Menjaga keamanan asset. Manajemen seharusnya menyusun tujuan pengendalian secara terinci untuk setiap siklus transaksi yang ada seperti: siklus pembelian, siklus produktif, dan siklus pendapatan. Berikut contoh tujuan pengendalian dalam setiap siklus. SIKLUS Pembelian TUJUAN PENGENDALIAN 1. Pemasok harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 2. Akses terhadap catatan karyawan, gaji, dan pengeluaran diijinkan hanya jika sesuai dengan kriteria manajemen. 3. Tagihan dari pemasok harus akurat serta segera diklarifikasikan, diringkas, dan
dilaporkan. Produksi/Konversi Pendapatan 1. Perencanaan produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 2. Harga pokok produk harus akurat serta segera diklarifikasikan,diringkas, dan dilaporkan. 1. Pelanggan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 2. Harga dan persyaratan barang atau jasa yang akan dijual harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 3. Semua pengiriman barang dan penyampaian jasa harus ditagihkan ke pelanggan. 4. Penagihan kepada pelanggan harus akurat serta segera diklarifikasikan, diringkas, dan dilaporkan. AICPA merumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu: a) Menjaga keamanan harta milik perusahaan b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi c) Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan d) Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. 4. UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL Agar suatu system pengendalian internal dapat berjalan secara efektif seperti yang diharapkan, harus memiliki unsur pokok yang dapat mendukung prosesnya. Berikut unsur pokok sistem pengendalian internal: a) Struktur organisasi: suatu kerangka pemisahan tanggung jawab secara tegas berdasarkan fungsi dan tingkatan unit yang dibentuk.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi: struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatan beserta seluruh jajarannya. Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai pula prosedur yang baku. c) Pelaksanaan kerja secara sehat: tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainya tujuan pengendalian internal yang ditunjukkan dalam beberapa cara. Unsur kehati-hatian penting dijaga agar tidak seorang pun menangani transaksi di awal sampai akhir sendirian, harus rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan. d) Pegawai berkualitas: secara umum kualitas karyawan ditentukan tiga aspek, yaitu: pendidikan, pengalaman dan ahklak. Tidak hanya kualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tugas perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesiona atau carity (kedekatan teman). 5. KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL Komponen pengendalian internal sangat dipengaruhi oleh kejadian atau hubungan antar masing-masing komponen dalam sistem pengendalian internal. Berikut beberapa komponen-komponen tersebut: a) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian ini merupakan factor-faktor yang merupakan fondasi bagi komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian meliputi sebagai berikut: i. Integristas dan nilai-nilai etika
Pelanggaran etika dan kurangnya integritas sering sekali terjadi, misalnya tenaga penjual tidak berkata jujur mengenai produk yang sedang ia tawarkan kepada konsumen, manajer pembelian menerima suap dari pemasok agar dapat membeli produk dari pemasok tersebut walaupun tidak sesuai dengan spesifikasi produk yang dibutuhkan, atau suatu perusahaan tetap memproduksi asbestos walaupun mengetahui bahayanta bagi kesehatan, sehingga beberapa karyawannya mengidaa penyakit kanker. Integritas dan nilai-nilai etika akan terjaga dengan baik apabila budaya perusahaan yang terbentuk mendukungnya. Budaya perusahaan meliputi keyakinan umum, praktik dan perilaku dari para karyawan perusahaan. Apabila budaya perusahaannya bermasalah, maka budaya perusahaan tersebut justru akan menghambat perilaku etis. Misalnya, apabila fokus internal perusahaan sangat berlebihan terhadap target penjualan, deadline yang tidak masuk akal, dan prinsip asal bos senang maka para karyawan akan melakukan segala cara (termasuk cara yang tidak etis) untuk mencapai tujuannya. ii. Komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi sangat penting untuk memfungsikan proses pengendalian internal iii. Filosofi manajemen dan gaya operasi Pengendalian yang efektif akan diawali dari filosofi manajemen, kebijakan dan prosedur pengendalian yang efektif akan diterapkan. Dengan kesadaran bahwa pengendalian ini sangat penting maka akan dikomunikasikan ke bawahan melalui gaya operasi manajemen. Sebaliknya apabila manajemen tidak menganggap penting atas pengendalian, makan bawahan akan merasakan sikap manajemen tersebut dan akibatnya tujuan pengendalian tidak akan tercapai. iv. Struktur organisasi Struktur organisasi akan ditentukan oleh pola otorisasi dan tangggung jawab dalam perusahaan. Dalam struktur organisasi formal
pad gambar dibawah ini menjelaskan bahwa fungsi penagihan adalah tanggung jawab langsung manajer akuntansi. Manajer akuntasi tersebut bertanggung jawab kepada controller dan controller bertanggung jawab kepada presiden direktur. v. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Meliputi pembagian tugas, penyeliaan (supervision) dan rotasi jabatan. Tanggung jawab atas tugas tertentu harus jelas dan tertulis dalam manual dan deskripsi pekerjaan.
Pembagian tugas yang efektif tergantung pada perencanaan atas semua prosedur secara tepat dan rinci serta penugasan yang tepat ke karyawan. Prosedur dan instruksi tertulis dapat mencegah duplikasi pekerjaan, hilangnya fungsi yang penting, kesalahpahaman, atau situasi lain yang akan memperlemah pengendalian internal. Penyeliaan (supervision) adalah pemantauan secara langsung terhadap kinerja karyawan. Penyeliaan yang tepat menjamin bahwa tugas telah dilaksanakan sesuai dengan penugasan. Rotasi jabatan membuat karyawan dapat memeriksa atau memverifikasi pekerjaan karyawan lain selama mereka melaksanakan tugas dalam periode tertentu. vi. Penilaian risiko Penilaian risiko merupakan identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko yang berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian internal. Contoh risiko yang relevan dari proses pelaporan keuangan menjadi perubahan dalam lingkungan operasi organisasi, perubahan personil, perubahan system informasi, teknologi baru, perubahan industry, lini produk baru dan peraturan baru. Penilaian risiko dapat dijabarkan secara rinci dalam siklus transaksi atau dalam system informasi: a. Penilaian resiko siklus pembelian. Dalam siklus pembelian, risiko dapat bersumber: penerimaan barang atau jasa yang tidak diotorisasi, kesalahan dalam hal jenis barang yang diterima, kesalahan dalam hal kuantitas atau kualitas barang/jasa yang diterima, pembayraran utang yang tidak diotorisasi, kesalahan dala hal jumlah yang dibayarkan. b. Penilaian resiko siklus produksi. Dalam siklus produksi, resiko dapat bersumber: design produk yang kurang bagus sehingga membuat biayanta melebihi biaya yang dianggarkan, produksi yang jumlahnya kurang/berlebihan, pencurian persediaan, pencurian asset tetap, kinerja produksi yang kurang bagus, gangguan produksi. c. Penilaian resiko siklus pendapatan. Dalam siklus pendapatan, resiko dapat bersumber: penjualan barang atau penyampaian jasa yang tidak diotorisasi, kesalahan dalam hal barang yang dikirim atau kualitas jasa
yang disampaikan, pengiriman barang ke alamat yang salah, keterlambatan penagihan atau bahkan tidak tertagih, kesalahan jumlah yang ditagih. d. Penilaian resiko sistem informasi. Dalam system informasi, resiko dikategorikan menjadi dua, yaitu: Risiko perekaman: risiko ini terjadi karena tidak terekamnya informasi kejadian secara akurat. Kesalahan dalam perekaman dapat menyebabkan terjadinya kerugian.misal, kesalahan memasukkan kode pelanggan dalam catatan penjualan mengakibatkan pelanggan tidak akan ditagih dan perusahaan tidak menerima hasil penjualan. Risiko update: adalah risiko apabila summary fields dalam master records tidak diupdate tepat waktu. Misal, order penjualan tidak dapat dilakukan karena kualitas persediaan dilaporkan nol, walaupun sebenarnya persediaan produk tersebut tersedia digudang. Keterlambatan update kas dapat menyebabkan cek yang dikeluarkan perusahaan tidak dapat diuangkan (cek mundur). vii. Informasi dan komunikasi Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan dari prosedur dan catatan yang dibuat untuk memulai, merekam, memproses, dan melaporkan kejadian dalam proses bisnis. Komunikasi diperlukan untuk memberikan pemahaman atas peranan dan tanggung jawab individu. viii. Pemantauan Manajemen seharusnya memantau pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi seperti seharusnya. ix. Aktivitas Pengendalian Adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk mengurangi resiko. Aktivitas pengendalian meliputi: Pengendalian aliran pekerjaan
Untuk mengendalikan suatu proses dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian aliran pekerjaan berfokus pada tanggung jawab atas kejadian, urut-urutan kejadian, aliran informasi antara kejadian. Pengendalian aliran pekerjaan meliputi: Pembagian tugas merupakan konsep dasar dalam merancang aktivitas pengendalian internal. Biasanya kecurangan terjadi apabila karyawan yang memiliki akses ke asset juga memilki akses ke catatan perusahaan, missal: kasir mungkin saja mengambil uang hasil penjualan dan membuang faktur penjualannya Urutan-urutan kejadian yang diwajibkan Perusahaan memiliki kewajiban yang mewajibkan suatu proses mengikuti urutan tertentu. Misal, sebuah hotel mensyaratkan kartu kredit sebelum melakukan booking reservasi, meskipun kartu kredit tersebut tidak akan dipotong sampai pelanggan selesai menginap. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi risiko pelanggan tidak membayar biaya menginap. Pembatasan akses ke aset dan informasi Cara paling penting untuk mengamankan aset seperti: kas, persediaan, dan data adalah dengan membatasi akses hanya bagi karyawan yang mengerjakan tugasnya. Untuk membatasi akses ke aset, aset fisik disimpan di tempat yang aman. Sebagai contoh: gudang hanya boleh dimasuki oleh karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang. Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset Aktivitas rekonsiliasi digunakan perusahaan untuk menjamin bahwa kejadian yang direkam dan data master file berhubungan dengan aset fisik. Misal, total kas yang direkonsiliasi dengan cash register menjamin bahwa kas yang dipertanggungjawabkan tidak hilang atau dicuri. Review kinerja
Meliputi analisis kinerja, misalnya dengan membandingkan hasil sesungguhnya dengan anggaran, forecast standar, dan data periode sebelumnya. Contohnya: manajer pemasaran mereview penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang harus dihentikan produksinya karena kurang laku. Pengendalian aplikasi Berlaku untuk setiap aplikasi SIA, misalnya mengen-try order dan utang dagang. Pengendalian umum Merupakan pengendalian yang lebih luas yang berkaitan dengan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian terhadap input yang merupakan bagian dari pengendalian umum dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi dan validitas entry data. Pengendalian terhadap peralatan termasuk pengendalian umum, seperti prosedur untuk melindungi peralatan dari kerusakan dan pencurian. Pengendalian umum juga meliputi pengendalian terhadap proses pengembangan dan pemeliharaan aplikasi software. C. LATIHAN / SOAL 1. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian internal SIA? 2. Apakah yang dimaskud dengan ancaman dan resiko? 3. Sebutkanlah empat kelompok dan klasifikasi pengendalian internal? 4. Bagaimanakah menilai dan mengetahui resiko perusahaan dalam sistem informasi akuntansi? 5. Sebutkanlah komponen COSO s Internal Model? D. DAFTAR PUSTAKA Sumber data: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. Referensi buku: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014. 2. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015. 3. Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 4. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat