BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengendalian Internal 2.1.1 Pengertian Pengendalian Internal Pengendalian internal yang efektif dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut, serta mendorong peningkatan pengendalian internal secara berkesinambungan yaitu fungsi yang terdapat dalam audit internal yang harus membantu organisasi dalam memelihara pengendalian internal yang efektif. Menurut Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) PSA No. 69 (SA Seksi 319);2011, Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen, dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Mengacu pada pendapat yang dinyatakan oleh Mulyadi (2008:163), pengertian Sistem pengendalian Internal adalah sebagai berikut: Sistem pengendalian internal meliputi struktur, metode, dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.1.2 Komponen Pengendalian Internal Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) terdiri atas 5, yaitu: 1. Lingkungan pengendalian (control environment) Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orangnya, merupakan dasar untuk semua pengendalian internal, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian juga mencakup dalam hal intergritas dan nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, partisipasi Dewan Komisaris atau Komite Audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pemberian wewenang dan tanggung jawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia. a. Integritas dan nilai etika Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika diantara semua personel dalam organisasi Direktur / CEO dan anggota manajemen lainnya harus: 1) Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikkan standar yang tinggi dari perilaku etis. 2) Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik perilaku, bahwa hal yang sama diharapkan dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai denda.
3) Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang memiliki latar belakang moral kurang baik yang telah mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang baik dan yang buruk. 4) Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan yang tidak jujur, melawan hukum, atau tidak etis. b. Komitmen terhadap kompentensi Komitmen terhadap kompentensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. c. Dewan komisaris dan komite audit Komposisi dari dewan direksi dan komite audit dan cara mereka melaksanakan tanggung jawab atas kekuasaan dan kekeliruan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dari dewan direksi dan komite audit termasuk independensi mereka dari manajemen, yang berhubungan dengan proporsi direksi dari luar perusahaan, pengalaman dan status dari anggota, sifat dan luasnya keterlibatan mereka dalam aktivitas manajemen serta pengamatan mereka terhadap aktivitas manajemen; kesesuaian tindak tanduk mereka; tingkat dimana mereka memberikan dan mencari pertanyaan yang sulit dengan manajemen; serta sifat dan luasnya interaksi mereka dengan auditor internal dan eksternal. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Karakteristik yang memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian dari filosofi dan gaya operasi manajemen meliputi: 1) Pendekatan untuk mengambil dan memonitor risiko bisnis. 2) Mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung dengan manajer kunci dibandingakan dengan sistem formal dalam kebijakan tertulis, indikator kinerja dan tindakan terhadap pelaporan keuangan. 3) Sikap dan tindakan terhadap pelaporan keuangan. 4) Pemilihan secara selektif atau agresif dari prinsip-prinsip akuntansi yang tersedia. 5) Kesadaran dan konservatisme dalam mengembangkan estimasi akuntansi. 6) Kesadaran dan pemahaman terhadap risiko yang dihubungkan dengan teknologi informasi. 7) Sikap terhadap pemrosesan informasi dan fungsi akuntansi serta personel. e. Struktur organisasi Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas suatu entitas. Mengembangkan struktur organisasi suatu entitas melibatkan penentuan bidang kunci dari wewenang dan tanggung jawab, serta garis pelaporan yang tepat. Struktur organisasi entitas biasanya digambarkan dalam suatu bagan
organisasi yang harus secara akurat merefleksikan garis wewenang dan hubungan pelaporan. f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab Wewenang dan tanggung jawab mencakup penjelasan-penjelasan mengenai bagaimana kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan, dan harus memungkinkan individu untuk mengetahui bagaimana tindakannya saling berhubungan dengan individu lainnya dalam memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan entitas, dan setiap individu akan bertanggung jawab atas hal apa. Faktor ini juga mencakup kebjakan berkenanaan dengan praktik bisnis yang sesuai, pengetahuan dan pengalaman personel kunci dan sumberdaya yang tersedia untuk melaksanakan tugas. g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diaharapkan. Praktek tersebut mencakup kebijakan perekrutan dan proses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik; orientasi personel baru terhadap budaya dan gaya operasi entitas, kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran prospektif dan tanggung jawab; tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran terhadap perilaku yang diharapkan; pengevaluasian, konseling, dan mempromosikan orang berdasarkan penilaian kerja periodik; serta program kompensasi yang memotivasi dan
memberikan penghargaan atas kinerja yang tinggi sambil menghindari disintensif terhadap perilaku etis. 2. Penaksiran risiko (risk assessment) Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan. Unsur ini memberikan penekanan bahwa pengendalian intern harus memberikan penilaian atas risiko yang dihadapi unit organisasi baik dari luar maupun dari dalam. Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuan Membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risikon harus dikelola. 3. Aktivitas pengendalian(control activities) Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan Pentingnya elakukan aktivitas pengendalian, bukan hanya desain (manual) saja. 4. Informasi dan komunikasi (information and communication) Pengidentifikasian, perankapan, pertukaran informasi dalam bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. 5. Pemantauan (monitoring)
Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian sepanjang waktu. Dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. 2.1.3 Keterbatasan Pengendalian Internal Seberapa baiknya sebuah rancangan dan pengoperasian dalam pengendalian internal, hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen dan dewan direksi mengenai pencapaian tujuan sutau entitas. Hal tersebut dikarenakan adanya keterbatasan dalam pengendalian internal, berikut keterbatasannya; a) Pertimbangan. Efektivitas pengendalian dibatasi oleh realitas manusia dalam pembuatan keputusan di suatu bisnis. Keputusan tersebut harus dibuat dengan penilaian manusia dalam waktu yang tersedia, berdasarkan informasi di tangan, dan di bawah tekanan dari pelaksanaan bisnis. b) Pelanggaran oleh manajemen. Tindakan yang mengesampingkan sebuah prosedur untuk maksud tujuan untuk kepentingan pribadi. c) Kolusi. Terjadinya kerja sama antara dua orang atau lebih untuk kepentingan yang tidak benar sehingga pengendalian internal tidak dapat berjalan dengan efektif. d) Biaya. Biaya yang diperlukan dalam mengopersikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat. Karena pengukuran secara tepat baik biaya ataupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan. Manajemen harus melakukan estimasi
kualitatif serta pertimbangan dalam menilai hubungan biaya dan manfaatnya. kebanyakan kasus, berbagai jenis pengendalian sesuai dengan berbagai pelanggaran. HR manager harus menyelidiki setiap lapran dari karyawan yang melanggar kebijakan dan melakukan investigasi dengan wawancara dengan karyawan yang bersangkutan, atasannya, dan rekan-rekan kerjanya. 2.2 Persediaan dan Penjualan 2.2.1 Persediaan Bagi perusahaan bahan baku, barang-barang yang tersedia untuk dijual atau dalam proses sedang dibuat siap untuk dijual kembali. Menurut Weygant, Kieso, Warfield (2011:408), persediaan adalah barang aset yang perusahaan berlaku untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, atau barang yang akan menggunakan atau mengkonsumsi dalam produksi barang yang akan dijual. Menurut Zaki Badridwan (2004:149), perngertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukan barangbarang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual. Menurut Drs. Amin Widjaja (2012:302), Persediaan adalah pos-pos aset yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual.
2.2.2 Jenis-jenis Persediaan Persediaan barang dagang yaitu barang yang dimiliki oleh perusahaan yang didapatkan dengan cara membeli dari pemasok atau membuatnya sendiri kemudian disimpan sementara yang akan dijual. Dan digolongkan menjadi dua yaitu; Persediaan Barang dalam Perusahaan Dagang. Seluruh barang yang dibeli dari pemasok, disimpan dalam gudang dan dijual kepada konsumen. Persediaan Barang dalam Perusahaan Manufaktur. Persediaan barang dagang mengalami proses produksi atau pengolahan barang sampai barang tersebut menjadi barang jadi yang siap dijual persediaan barang dalam perusahaan manufaktur terdiri dari tiga jenis yaitu sebagai berikut: a. Persediaan bahan baku adalah bahan yang dibeli oleh perusahaan untuk diproses menjadi barang setengah jadi dan akhirnya barang jadi atau produk akhir dari perusahaan. b. Persediaan komponen-komponen rakitan adalah persediaan barangbarang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi produk. c. Persediaan barang dalam proses adalah persediaan barang yang berwujud bahan yang telah mengalami pengolahan atau telah diproses tetapi belum menjadi produk jadi.
d. Persediaan bahan pembantu atau penolong adalah persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. e. Persediaan barang jadi adalah persediaan barang yang berwujud produk jadi dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan. Persediaan memiliki berbagai fungsi karena jika perusahaan mengalami kekurangan barang persediaan, maka akan berakibat pada hal-hal seperti tertundanya proses produksi, penjualan sehingga akan menghambat dalam perolehan laba atau pendapatan. Kehilangan penjualan berarti kehilangan pelanggan. Sedangkan pelanggan merupakan asset penting agar usaha yang dijalankan dapat berjalan lancar. Tidak memiliki pelanggan atau kehilangan pelanggan maka kehilangan pula kesempatan untuk mendapatkan pendapatan laba. 2.2.3 Pengendalian Internal Persediaan Pelaksanaan pengendalian persediaan akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agat usaha penjualan dapat intensif serta produk dan penggunaan sumber daya dapat maksimal. Istilah pengendalian merupakan penggabungan dari dua pengertian sangat erat hubungannya tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartikan sendiri-sendiri yaitu perencanaan dan pengawasan. Pengawasan tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu tidak ada artinya, demikian pula sebaliknya perencanaan tidak akan menghasilkan sesuatu tanpa adanya pengawasan.
Pengendalian persediaan adalah semua metode dan tindakan yang digunakan untuk mengamankan persediaan sejak kedatangan, menerima, menyimpan dan mengeluarkannya. Baik fisik maupun kualitas dan pencapaiannya terutama pengaturan dan penentuan jumlah persediaan. Perencanaan adalah proses untuk memutuskan tindakan apa yang akan diambil dimasa depan. Perencanaan kebutuhan bahan adalah suatu sistem perencanaan yang pertama-tama berfokus pada jumlah dan pada saat barang jadi yang diminta yang kemudian menentukan permintaan turunan untuk bahan baku, komponen dan sub perakitanpada saat tahapan produksi terdahulu. Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi didalam organisasi yang terus-menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah bahan. Pengendalian adalah proses manajemen yang memastikan dirinya sendiri sejauh hal itu memungkinkan, bahwa kegiatan yang dijalankan oleh anggota dari suatu organisasi sesuai dengan rencana dan kebijaksanaannya. Pengendalian berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan, pemantauan, penyelidikan dan pengevaluasian keseluruh bagian manajemen agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut William K. Carter dan Mitton F.Usry (2009:6) : Pengendalian adalah usaha sistematis manajemen untuk mencapai suatu tujuan. Aktivitas-aktivitas dimonitor terus-menerus untuk memastikan bahwa hasilnya berada pada batasan yang diinginkan. Dari beberapa pengertian mengenai pengendalian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian persediaan adalah tindakan pencegahan atau pengaturan kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang maupun jasa sehingga pelaksanaan berjalan sesuai rencana yaitu sesuai standar. 2.3 Penjualan 2.3.1 Pengertian Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan. Penjualan juga sebagai proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Menurut Chairul Marom (2002:28) Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur. Berdasarkan pengertian di atas penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemenuhan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna menghasilkan laba. Penjualan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1. Penjualan Tunai Pemindahan hak milik dari penjual kepada pembeli dikuti dengan diterimanya sejumlah uang yang telah disepakati dari pembeli kepada penjual pada saat itu juga. Pengakuan pendapatan penjualan tunai dapat diakui pada saat transaksi terjadi. 2. Penjualan Kredit Penjualan barang-barang secara kredit adalah penjualan dimana pembeli diberi kredit jangka pendek dimana pemilik barang-barang beralih dengan status pemilikan (the owner ship of the passes with possession). Penjualan dimana pelunasannya adalah dengan cara angsuran dalam satu periode tertentu yang disetujui 2.3.2 Fungsi-fungsi Penjualan a. Fungsi kredit Dalam transaksi penjualan secara kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan yang meminta persetujuan kredit.
b. Fungsi penjualan Dalam sistem penjualan, fungsi ini bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan. Fungsi ini mengisis faktur penjualan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelangan. c. Fungsi gudang Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan. d. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang yang kualitas mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pejualan. e. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pengiriman. 2.3.3 Pengendalian Internal Penjualan 1. Adanya pemisahan fungsi antara bagian yang melakukan penjualan, bagian yang mencatat penjualan, bagian yang melakukan persetujuan kredit, dan pihak yang menerima pembayaran atas penjualan. 2. Pejabat yang berwenang harus melaksanakan pemeriksaan atas penjualan agar data penjualan yang ada akurat 3. Seluruh transaksi penjualan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.