MANUAL PROSEDUR Sistem Promosi Kepada Calon Mahasiswa FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i
MANUAL PROSEDUR Sistem Promosi Kepada Calon Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006301 Revisi : 4 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Kepala Tata Usaha ttd Dikendalikan oleh Mahmudah, SAB : Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Disetujui oleh : Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D i
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk pendidikan Sarjana S-1 yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Dalam Manual Prosedur ini dijelaskan tatacara penerapan SPMI. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Sistem Promosi kepada Calon Mahasiswa. Manual ini merupakan acuan bagi Fakultas Pertanian di dalam melaksanakan promosi kepada siswa SMU / calon mahasiswa. Dengan adanya manual prosedur ini diharapkan memudahkan Fakultas Pertanian untuk merencanakan sistem promosi, melaksanakan promosi, dan mengevaluasi sistem promosi. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001 ii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 1 Referensi 1 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 3 Lampiran 4 Bagan alur 7 iii
Sistem Promosi kepada Calon Mahasiswa TUJUAN Tujuan Manual Prosedur Sistem Promosi kepada calon mahasiswa adalah: 1. Merancang kegiatan yang akan dilakukan di dalam pomosi program studi untuk menjaring mahasiswa baru 2. Sebagai pedoman bagi pimpinan ataupun tim promosi di dalam menjalankan sistem promosi / sosialisasi program studi kepada calon mahasiswa 3. Mempermudah pelaksanaan, monitoring dan evaluasi sistem promosi kepada calon mahasiswa. DEFINISI 1. Promosi program studi ialah suatu upaya untuk menyebarluaskan / mensosialisasikan / memberikan informasi mengenai program studi kepada masyarakat / khalayak tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Calon Mahasiswa ialah murid SMU kelas 3 dan lulusan Diploma 3 (untuk Sarjana), pegawai pemerintah dan perusahaan serta alumni S-1 atau S-2 (untuk program Pascasarjana) RUANG LINGKUP Manual Prosedur Sistem promosi kepada calon mahasiswa meliputi pembentukan tim promosi, penyiapan sarana dan prasarana promosi, pembagian kerja tim promosi, laporan pertanggung jawaban tim promosi. REFERENSI 1. Standard Akademik FPUB 2. Peraturan Akademik FPUB 3. Manual Mutu FPUB 4. Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya 5. Buku Panduan Akademik FPUB 1
Pihak Orang Terkait 1. Dekan 2. Pembantu Dekan I 3. Pembantu Dekan II 4. Pembantu Dekan III 5. Kasubag Akademik URAIAN PROSEDUR 1. Pembantu Dekan I mengajukan usulan calon daftar tim promosi Fakultas Pertanian kepada Dekan Fakultas Pertanian satu bulan sebelum penerimaan mahasiswa baru jalur PSB (sekitar bulan Pebruari); 2. Dekan FP melakukan verifikasi calon tim promosi meliputi kecakapan dan sebaran perwakilan masing-masing Jurusan maksimal 3 hari; 3. Calon usulan tim promosi yang sudah diverifikasi oleh Dekan FP dikembalikan kepada Pembantu Dekan I; 4. Pembantu Dekan I melakukan perbaikan (apabila ada perbaikan dari Dekan) maksimal 2 hari, kemudian menyerahkan daftar calon tim promosi kepada bagian kepegawaian untuk dibuatkan SK Tim promosi; 5. Bagian kepagawaian memproses SK tim promosi maksimal 3 hari. Surat Keputusan (SK) tim promosi yang dibuat oleh bagian kepagawaian diserahkan kepada Dekan FP untuk disetujui (disahkan); 6. Fakultas memperbanyak dan mengirimkan SK Tim promosi kepada setiap orang yang tercantum namanya di dalam SK maksimal 2 hari sesudah disahkan; 7. Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan) dan Ketua Tim promosi mengadakan pertemuan dengan seluruh anggota tim promosi untuk membicarakan rencana kegiatan promosi sekaligus agenda kerja dan penganggaran. Rapat harus dilaksanakan maksimal 1 minggu setelah SK dikirim ke masing-masing; 8. Tim promosi segera mempersiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan selama promosi (misal leaflet, 2
poster, CD film, kendaraan, dll) serta mengajukan anggaran kepada Fakultas (Dekan FP). Usulan kegiatan disertai anggaram harus sudah diterima oleh Fakultas Maksimal 10 hari setelah pertemuan pertama; 9. Pelaksanaan Promosi, sebagai berikut : a) untuk wilayah Jawa Timur, Tim promosi mendatangi langsung ke sekolahsekolah favorit di masing-masing wilayah karesidenan untuk memberikan informasi secara langsung kepada kepala sekolah / guru BK / Murid SMU sekaligus memberikan leaflet, poster, dan bahan poromosi lainnya. Panitia melakukan pembagian tim promosi berdasarkan regional / karesidenan untuk wilayah Jawa Timur. Pelaksanaan kunjungan dilakukan selama 2 hari. b) Untuk di luar Jawa Timur dan SMU Jawa Timur yan tidak didatangi, Tim Promosi mengirimkan bahan promosi (leaflet, informasi penerimaan) ke setiap SMU di luar Jawa Timur dan SMU Jawa Timur yang tidak didatangi secara langsung oleh tim promosi. c) Untuk siswa SMU yang datang ke UB Tim promosi melakukan pendampingan siswa SMU yang melakukan kunjungan ke Universitas Brawijaya terutama Fakultas Pertanian untuk memperkenalkan keunggulan Fakultas Pertanian. d) Selain itu, tim promosi juga melakukan promosi melalui web-site, media elektronik / cetak, serta bekerjasama dengan bimbingan belajar. 10. Tim promosi menyusun laporan pelaksanaan kegiatan promosi dan menyerahkannya kepada Dekan FP. TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3
3. Dr. Bambang Tri Raharjo 4. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 5. KaSubbag Akademik LAMPIRAN 1. Surat Keputusan Tim Promosi 2. Bahan-bahan promosi, seperti leaflet, poster, dll. 4
1. Surat Tugas Tim Promosi KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS PERTANIAN JL. Veteran Malang-65145 Telepon: (0341)551611 pes.207-208;551665; 565845; Faks: 560011; Email:faperta@ub.ac.id Website: www.fp.ub.ac.id Nomor Telepon Dekan : 566287 PD I: 569218 PD II: 569219 PD III: 569217 KTU : 575741 Jurusan: Budidaya Pertanian :570471 Sosial Ekonomi Pertanian : 580054 Tanah : 553623 Hama dan Penyakit Tumbuhan :575843 Program Pascasarjana : 553931 SURAT TUGAS Nomor : /H10.4/KP/2010 Dalam rangka promosi calon mahasiswa baru Agroekoteknologi dan Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Tahun Ajaran 2011/2012, maka Dekan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada : Penanggung jawab Pengarah Ketua Pelaksana I Ketua Pelaksana II Sekretaris Bendahara Sekretariat : Dekan Fakultas Pertanian UB : Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Dr.Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU. : Dr. Kurniawan Puji L., SP.MP. : Ir. Medha Baskara, MT. : Hj. Mahmudah, SAB. : Sapti Harini, A.Md. Artini : Riduwan Efendi, A.Md. Evi Nawangsari, A.Md. Sukiman Fuad Hartono Wawing Budi Sasongko, ST. Zaenal Mustafa Ahmad, ST. Promosi Dosen BP : M. Roviq, SP.MP. Wiwin Sumiya Dwi Y., SP.MP. Nur Azizah, SP.MP. Tanah : Kurniawan Sigit W., SP.MP. Dr.Ir. Budi Prasetyo,MS. HPT : Dr. Luqman Qurata Aini, SP.MP. Dr.Ir. Retno Dyah Puspitarini, MS. 5
Sosek Dwija Saputra Transportasi : Ir. Agustina Shinta, MP. Dr.Ir. Rini Dwi Astuti, MS.Ahmad Heriyasa - - Windu Ari Wibowo : Miswanto Sanaji Djoko Prawondo Erwin Rahadian Sebagai Panitia Promosi calon mahasiswa Agroekoteknologi dan Agribisnis. Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab. Malang, Dekan, ttd Prof.Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc.Ph.D NIP. 19530328 198103 1 001 Tembusan : Yth. 1. Pembantu Dekan II Fakultas Pertanian UB 2. Kepala Tata Usaha Fakultas Pertanian UB 3. Yang bersangkutan 6
7
BAGAN ALIR SISTEM PROMOSI Pengajuan calon tim promosi PD I mengajukan usulan calon daftar tim promosi Fakultas Pertanian kepada Dekan Fakultas Pertanian satu bulan sebelum penerimaan mahasiswa baru jalur PSB (sekitar bulan Pebruari) Verifikasi calon tim promosi Dekan FP melakukan verifikasi calon tim promosi meliputi kecakapan dan sebaran perwakilan masingmasing Jurusan maksimal 3 hari Penetapan tim promosi Calon usulan tim promosi yang sudah diverifikasi oleh Dekan FP dikembalikan kepada PD I Penyerahan draft Tim promosi ke bagian kepegawaian Pembantu Dekan I melakukan perbaikan maksimal 2 hari, kemudian menyerahkan daftar calon tim promosi kepada bagian kepegawaian untuk dibuatkan SK Tim promosi Pembuatan SK Tim Promosi Bagian kepagawaian memproses SK tim promosi maksimal 3 hari Pengesahan dan perbanyakan SK Tim promosi Fakultas memperbanyak dan mengirimkan SK Tim promosi kepada setiap orang yang tercantum namanya di dalam SK maksimal 2 hari Perencanaan pelaksanaan promosi Pimpinan Fakultas mengadakan pertemuan dengan seluruh anggota tim promosi untuk membicarakan rencana kegiatan promosi sekaligus penganggaran. Persiapan sarana dan prasarana promosi Tim promosi mempersiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan selama promosi Pelaksanan promosi Tim promosi melaksanakan kegiatan promosi Penyusunan laporan akhir Tim promosi menyusun laporan pelaksanaan kegiatan promosi dan menyerahkannya kepada Dekan FP 8
9