BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem Berjalan Saat ini suatu sistem aplikasi komputer sangatlah diperlukan untuk mempermudah kerja. Karena dengan adanya aplikasi tersebut kita dapat mengolah data yang kita miliki untuk menghasilkan suatu informasi yang sudah pasti lebih baik dan berguna untuk kebutuhan kebutuhan tertentu. Demikian sistem yang berjalan yang terjadi pada kantor PT. Sari Akar, pada saat ini sistem yang dilakukan pada lingkungan PT. Sari Akar masih bersifat manual, walaupun sebagian proses yang berjalan sudah semikomputerisasi namun hanya terbatas penggunaan Microsoft Excel, hal ini menyebabkan proses pendataan dan proses pelaporan hasil produksi jamu kurang efisien, karena dalam pengolahan bahan-bahan menjadi jamu yang siap dipasarkan membutuhkan waktu lebih kurang 15 hari dari proses masak hingga waktu fermentasi dan siap dipasarkan. Dalam tahap pengembangan sistem informasi, analisa sistem merupakan hal yang harus dilakukan sebelum proses perancangan sistem. Pada proses analisa sistem terdapat 3 (tiga) langkah analisa yang harus dilakukan yaitu analisa input, analisa proses dan analisa output. Adapun analisa sistem yang berjalan sebagai berikut : 39
40 III.1.1. Input Analisa input yang dipakai pada PT. Sari Akar adalah dengan melakukan penginputan semi komputer yang diinput ke dalam aplikasi Microsoft Excel yang data inputannya berupa Data Bahan Baku, Data Alat Produksi dan Data Produksi. Adapun tampilan LogBook penginputan data tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini. 1. Tabel Bahan Baku Tabel bahan baku berisi semua data bahan baku utama yang diperlukan untuk proses pembuatan jamu pada PT. Sari Akar dengan nama field yaitu Nomor, Nama Bahan, Jumlah, Harga Beli dan Keterangan. Tabel III.1. LogBook Bahan Baku NO Nama Bahan Banyak Harga Beli Ket 1 XXX XXXX XXXX XXX 2. Tabel Alat Produksi Table alat produksi berisi semua alat-alat yang berpengaruh dalam proses produksi jamu pada PT. Sari Akar dengan nama field yaitu Nomor, Nama Aalat, Jumlah dan Keterangan. Tabel III.2. LogBook Alat Produksi NO Nama Alat Jumlah Ket 1 XXX XXXX XXX
41 3. Tabel Produksi Table produksi berisi data-data hasil produksi jamu pada PT. Sari Akar dengan nama field yaitu Nomor, Jumlah Produksi, Produk Gagal, Produk Bersih, Keterangan. Tabel III.3. LogBook Produksi NO Tanggal Produksi Jumlah produksi Produk Gagal Produk Bersih Ket 1 XX-XX-XXXX XXX XXXX XXXX XXX III.1.2. Proses Analisa proses adalah suatu bagian dimana suatu input data akan dikelola agar menjadi output yang diinginkan. Dalam proses sistem yang berjalan sekarang data pertama yang didapat adalah data dari mandor lapangan yang bertransaksi langsung dengan pemilik kebun, lalu data tersebut di antar pada bagian data Entri yang akan di input ke komputer. Lalu data tersebut di buatkan laporannya untuk di setujui oleh Pimpinan PT. Sari Akar. Proses dari data ini dapat dilihat dalam diagram FOD di bawah ini.
42 Bag. Bahan Baku Bag. Proses Bag. Sortir Dirut Mulai Data Bahan Baku Data Pengolahan Data produksi Membeli Bahan Baku Ukur komposisi bahan Sortir produk gagal/ baik Pengesahan Data Bahan Baku Pengolahan Membuat data produksi Data produksi Data Pengolahan Gambar III.1. FOD Proses Data pada PT. Sari Akar III.1.3. Output Keluaran atau output dari sistem yang sedang berjalan sekarang adalah data laporan yang menunjukan bukti-bukti pengolahan data yang telah dilakukan dalam bentuk laporan-laporan yang akan ditujukan kepada pihak yang membutuhkannya. Adapun bentuk-bentuk laporan dari sistem yang berjalan adalah seperti telihat pada Tabel 1, 2 dan 3 yang masuk ke PT. Sari Akar.
43 III.2. Evaluasi Sistem Berjalan Setelah melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan sekarang, maka penulis dapat menarik suatu kesimpulan atas sistem yang berjalan yakni mengetahui kelemahan sistem yang ada. Adapun kelemahan dari sistem yang sedang berjalan yang telah diamati adalah dalam proses penginputan data retribusi yang begitu banyak dan memakan waktu yang lama. Maka solusi yang penulis buat untuk memepahkan masalah tersebut adalah membuat suatu sistem informasi yang dapat memudahkan kinerja pegawai dalam mengotimalisasi pekerjaan. III.3. Desain Sistem Dalam pembuatan sistem yang penulis buat tidak mengubah susunan sistem yang telah ada pada PT. Sari Akar. Sistem ini hanya sebagai sarana pelengkap yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi ditempat saya belajar untuk menyelesaikan skripsi. Sistem yang penulis buat adalah Sistem Informasi Perhitungan Harga Pokok Produksi Jamu Dengan Metode Full Costing Berbasis Web pada PT. Sari Akar. III.3.1. Desain Sistem Secara Global Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu : 1. Perancangan UML Diagram diataranya Use Case Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram. 2. Perancangan Output 3. Perancangan Tampilan
44 4. Perancangan Database 5. Perancangan Logika Program III.3.1.1. UML Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Cas, Activity Diagram dan Sequence Diagram. Di bawah ini di gambar rancangan dalam bentuk diagram yaitu : 1. Diagram Use Case Adapun rancagan use case pada penentuan proses harga pokok produksi dapat dilihat dibawah ini. Diagram Use Case Login Pengolahan Data Bahan Baku Bag.Proses Pengolahan Data BOP Pengolahan Data HPP Laporan Dirut Cetak Laporan Gambar III.2. Use case Proses Hitung HPP
45 2. Acivity Diagram ini. Adapun beberapa rancangan diagram aktivity diagram pada sistem dibawah Login T Y Menu Utama Gambar III.3. Activity Diagram Proses Login Pada Activity Diagram login, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk menggunakan aplikasi. Menu Utama baru Data Hitung Bahan Baku simpan edit Form data bahan baku hapus Y batal T Gambar III.4. Activity Diagram Proses Bahan Baku
46 Activity diagram data bahan baku merupakan activity diagram untuk melakukan pengolahan data seperti baru, simpan, edit, hapus, dan batal pada tabel kategori dan aktifitas keluar untuk menutup aplikasi form pengguna kembali ke menu utama. Menu Utama baru Data Hitung BOP simpan edit Form data Alat hapus Y batal T Gambar III.5. Activity Diagram Proses Hitung BOP Activity diagram data alat merupakan activity diagram untuk melakukan pengolahan data seperti baru, simpan, edit, hapus, dan batal pada tabel kategori dan aktifitas keluar untuk menutup aplikasi form pengguna kembali ke menu utama.
47 Menu Utama baru Data Hitung HPP simpan edit Form data Hitung HPP hapus Y batal T Gambar III.6. Activity Diagram Proses Hitung HPP Activity diagram data Hitung HPP merupakan activity diagram untuk melakukan pengolahan data untuk menhitung nilai HPP suatu produk serta form seperti baru, simpan, edit, hapus, dan batal pada tabel kategori dan aktifitas keluar untuk menutup aplikasi form pengguna kembali ke menu utama. Data Hitung HPP Cetak Form Laporan Kembali Y T Gambar III.7. Activity Diagram Proses Laporan
48 3. Sequence Diagram Adapun beberapa rancangan sequence diagram pada sistem dapat dilihat dibawah ini. a. Login Tampilan aplikasi yang muncul pertama kali adalah form login yang meminta user aplikasi untuk memasukan User Id dan Password yang dimasukan user akan divalidasi ke database. Pengguna Form Login Database Menu Utama Input Login Benar Login Gagal Batal Gambar III.8. Sequence Diagram Login
49 b. Hitung Bahan Baku Pada diagaram sequence data bahan Baku, pengguna melakukan pengolahan data pada form data bahan baku seperti baru, simpan, edit, hapus, batal dan keluar. Pengguna Form Bahan Baku Database Menu Utama Input Data Bahan Baku Baru Simpan Edit Hapus Batal Keluar Gambar III.9. Sequence Diagram Proses Hitung Bahan Baku
50 c. Biaya Overhead Pabrik Pada diagaram sequence data Overhead Pabrik, pengguna melakukan pengolahan data pada form data bahan baku seperti baru, simpan, edit, hapus, batal dan keluar. Pengguna Form Alat Database Menu Utama Input Data Bahan Baku Baru Simpan Edit Hapus Batal Keluar Gambar III.10. Sequence Diagram Proses Hitung BOP
51 d. Hitung Biaya HPP Pada diagaram sequence hitung biaya HPP, pengguna melakukan pengolahan data pada form data bahan baku seperti baru, simpan, edit, hapus, batal dan keluar. Pengguna Form Hitung Database Menu Utama Input Data Bahan Baku Baru Simpan Edit Hapus Batal Keluar Gambar III.11. Sequence Diagram Proses Hitung HPP
52 e. Laporan HPP. Pada diagaram sequence pembuatan laporan, pengguna mencetak laporan Pengguna Form Laporan Menu Utama Laporan HPP Cetak Gambar III.12. Sequence Diagram Pembuatan Laporan III.3.2. Desain Sistem Secara Detail III.3.2.1 Desain Output Disain output pada Sistem Informasi Perhitungan Harga Pokok Produksi Jamu Dengan Metode Full Costing Berbasis Web pada PT. Sari Akar dapat dilihat pada gambar berikut.
53 1. Halaman Depan 2. Halaman Setelah Home Gambar.III.13. Tampilan Index Gambar.III.14. Halaman Home
54 3. Halaman Bahan Baku Gambar.III.15. Halaman Bahan Baku 4. Halaman Alat Produksi Gambar.III.16. Halaman Alat Produksi
55 5. Halaman hitung HPP Gambar.III.17. Halaman Hitung HPP III.3.2.2. Desain Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk merancang database secara konsepsual tentunya diperlukan alat bantu, baik untuk menggambarkan keterhubungan antar data maupun pengoptimalan rancangan database. Alat bantu tersebut adalah Entity Relationship Diagram serta disain tabel. III.3.2.2.1 Desain Tabel Berikut ini adalah rancangan tabel yang dibuat sebagai tempat penampungan atau penyimpanan data Sistem Informasi Perhitungan Harga Pokok Produksi Jamu Dengan Metode Full Costing Berbasis Web pada PT. Sari Akar dengan nama database hpp yang terdiri dari berberapa table yaitu : 1. Tabel admin 2. Tabel bahan_baku
56 3. Tabel alat 4. Tabel hitung 1. Tabel Admin Tabel admin terdiri dari 3 (tiga) field yaitu id, user dan pass, dimana id ditetapkan sebagai primary key. Tabel III.4. Desain Tabel Admin Nama Field Jenis Data Ukuran Keterangan Id Int 3 Primary Key User Varchar 20 Pass Varchar 20 2. Tabel bahan_baku Tabel bahan baku terdiri dari 5 (lima) field yaitu id_baku, nama_baku, jumlah, harga dan total, dimana id_baku ditetapkan sebagai primary key. Tabel III.5. Desain Tabel Bahan Baku Nama Field Jenis Data Ukuran Keterangan Id_baku Int 3 Primary Key Nama_baku Varchar 20 Jumlah Int 6 Harga Double Total Double
57 3. Tabel alat Tabel alat tediri dari 8 (delapan) field yaitu id_alat, nama_alat, jumlah, harga, total, masa_pakai, bulan dan hari dimana id_alat ditetapkan sebaai primary key. Tabel III.6. Desain Tabel Alat Nama Field Jenis Data Ukuran Keterangan id_alat Int 3 Primary Key nama_alat Varchar 20 Jumlah Int 6 Harga Double Total Double Nilai_sisa Varchar 20 masa_pakai Int 3 Hari Int 5 4. Tabel hitung Tabel hitung terdiri dari 11 (Sebelas) field yaitu id_hitung, id_baku, biaya_baku, biaya_alat, bbm, listrik, air, tenaga_kerja, total, tanggal, jml_produksi dan hpp_satuan dimana id_hitung ditetapkan sebagai primary key dan id_baku sebagai foreing key.
58 Tabel III.7. Desain Tabel Hitung Nama Field Jenis Data Ukuran Keterangan id_hitung Int 3 Primary Key biaya_baku Int 3 Foreing key biaya_alat Varchar 20 Foreing key Bbm Varchar 20 Listik Varchar 20 Air Varchar 20 tenaga_kerja Varchar 20 Total Varchar 30 Tanggal Date jml_produksi Int 4 hpp_satuan Varchar 8 III.3.2.2.2. Relasi Antar Tabel Bahan_baku admin Id* User pass Id_baku* Nama_baku Jumlah Harga total alat Id_alat* Nama_alat Jumlah Harga Total Nilai_sisa Masa_pakai Hari hitung Id_hitung* Biaya_baku** Biaya_alat** Bbm Listirk Air Tenaga_kerja Total Tanggal Jml_produksi Hpp_satuan Gambar III.18. Gambar relasi antar tabel
59 III.4. Logika Program Algoritma yang digunakan penulis dalam perancangan sistem ini adalah flowchart. Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan program dari mulai awal hingga akhir. Inti pembuatan dari flowchart atau diagram alir ini adalah penggambaran urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma. 1. Flowchart Menu Utama Mulai t Halaman Utama login y Halaman Yang Dipilih A1 t Selesai Gambar III.19. Flowchart Menu Utama Keterangan Flowchart Menu Utama a. Mulai/ login b. Tampilkan menu utama c. Data menu utama terdapat beberapa menu yaitu pilihan Jenis menu yang akan dipilih oleh user.
60 2. Flowchart Menu Login A1 Halaman Input Username admin t Input username & password Masukan Usename y Halaman Utama Admin A2 t Selesai Gambar III.20. Flowchart Menu Login Keterangan Flowchart Menu Login a. Mulai b. Tampilkan menu utama c. Untuk proses data halaman login adalah halaman index.php segabai halaman untuk masuk ke menu.
61 3. Flowchart Menu Update A2 Halaman Admin Menu Bahan Baku Update y Halaman update Bahan Baku B t Manu Alat update y Halaman Update Alat C Menu Hitung update y Halaman Hitung D t Selesai N Gambar III.21. Flowchart Menu update
62 4. Flowchart Menu Bahan Baku B Bahan Baku T Update, Tambah dan hapus Update Edit Y Hal. Up date, Edit dan Hapus Selesai Gambar III.22. Flowchart Menu Bahan Baku Keterangan Flowchart Menu Bahan Baku a. Mulai b. Tampilkan daftar Bahan Baku c. Terdapat 3 pilihan dalam halaman ini yaitu update untuk mengubah data-data yang telah ada, tambah untuk melakukan penambahan data baru dan hapus untuk menghapus data yang telah ada.
63 5. Flowchart Menu Alat C Data Alat T Update, Tambah dan hapus Update Edit Y Hal. Up date, Edit dan Hapus Selesai Gambar III.23. Flowchart Menu Alat Keterangan Flowchart Menu Alat a. Mulai b. Tampilkan Data Alat c. Terdapat 3 pilihan dalam halaman ini yaitu update untuk mengubah data-data yang telah ada, tambah untuk melakukan penambahan data baru dan hapus untuk menghapus data yang telah ada.
64 6. Flowchart Menu Hitung D Data Hitung T Update, Tambah dan hapus Update Edit Y Halaman Tambah Data Selesai Gambar III.24. Flowchart Menu Hitung Keterangan Flowchart Menu Hitung a. Mulai b. Tampilkan data Hitung HPP c. Terdapat 3 pilihan dalam halaman ini yaitu update untuk mengubah data-data yang telah ada, tambah untuk melakukan penambahan data baru dan hapus untuk menghapus data yang telah ada.