Fungsi PENGORGANISASIAN Eni Widiastuti
PENGERTIAN Pengorganisasian :langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam mencapai tujuan organisasi (Muninjaya, 2004). Menurut Urwick: proses membuat suatu sistem, (Swanburg, 2000).
PRINSIP-PRINSIP Swanburg (2000) :prinsip rantai komando, kesatuan komando, rentang kontrol dan prinsip spesialisasi. Gillies (1996):kesatuan perintah, kewajiban wewenang, tanggung jawab yang bekelanjutan dan pengecualian. Pengorganisasian yang baik harus berdasarkan prinsip-prinsip demi kelancaran berjalannya organisasi dalam mencapai tujuan.
Prinsip kesatuan komando atau perintah: Walaupun pegawai berinteraksi dengan berbagai individu dalam menjalankan pekerjaannya namun harus tetap bertanggung jawab kepada atasan atau supervisor yang mengarahkannnya (Gillies,1996). Kesatuan komando menjamin pegawai tetap mendapatkan informasi atau arahan yang konsisten dari atasannya, walaupun dalam pelaksaan pekerjaan banyak berinteraksi dengan pihak lain.
Prinsip rentang kontrol menurut Swanburg (2000): individu harus menjadi penyelia suatu kelompok untuk mengawasi secara efektif dalam jumlah, fungsi dan geografis. Prinsip rentang kontrol menjamin bahwa pegawai mendapat pengawasan selama menjalankan pekerjaaannya. Semakin terlatih pegawai akan semakin kurang pengawasannnya.
Prinsip spesialis bahwa setiap individu harus dapat menampilkan fungsi kepemimpinan tunggal. Menurut Swanburg (2000), merupakan suatu bagian atau kelompok yang mempunyai kekhususan dalam mengurus pekerjannya. Struktur organisasi terdiri dari spesialisspesialis/bagian yang membentuk suatu struktur.
Prinsip kewajiban wewenang menurut Giilies (1996): seorang atasan harus memberikan kewenangan khusus kepada bawahannya untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Prinsip kewajiban wewenang penting dilaksanakan agar pegawai dalam menjalankan pekerjaannya dapat menggunakan kewenangan khusus yang telah diberikan oleh atasannya.
Prinsip tanggung jawab yang berkelanjutan menurut Gillies (1996): seorang atasan harus memberikan tanggung jawab untuk fungsi tertentu kepada bawahannya. Prinsip tanggung jawab dilaksanakan dengan maksud memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk tidak meninggalkan fungsi yang harus dijalankannya.
STRUKTUR ORGANISASI Organisasi dibentuk ketika jumlah pekerjaan cukup banyak sehingga membutuhkan seorang penyelia (Fayol, 1949 dalam Marquis dan Huston, 2010). Struktur organisai : bagaimana kelompok dibentuk, jalur komunikasi dan caranya mengatur otoritas dan mengambil keputusan.
Struktur organisasi Formal: biasanya direncanakan dan dipublikasikan Informal: biasanya tidak direncanakan dan dipublikasikan.
Teori Organisasi,(Max Weber) : Pertumbuhan organisasi berskala besar membutuhkan rangkaian prosedur yang lebih formal. Orang mematuhi peraturan salah satunya karena kewenangan legal-rasional berdasarkan pola peraturan normatif yang syah,orang yang mempunyai kewenangan berhak memberikan perintah. Dasar kewenangan tsb menjadi dasar konsep birokrasi Weber.
Karakteristik birokrasi menurut Weber; Pembagian kerja jelas Hirarki kewenangan didefinikan dengan jelas Peraturan tidak berdasarkan perorangan dan hubungan interpersonal tidak melibatkan perorangan. Sistem prosedur untuk mengatur situasi kerja. Sistem peraturan yang mencakup hak dan kewajiban. Untuk mempekerjakan orang perlu seleksi dan memberikan promosi berdasarkan kompetensi.
KOMPONEN STRUKTUR ORGANISASI Bagan organisasi dapat menggambarkan peran dan harapan dari peran tersebut. Manajer yang memahami struktur organisasi dan hubungan dalam organisasi dengan baik akan mampu mempercepat pengambilan keputusan dan memiliki pemahaman yang lebih baik dalam mengenali lingkungan organisasi.
Bagan organisasi menentukan hubungan formal dalam institusi Hubungan formal, hubungan komunikasi dan kewenangan digambarkan dalam bagan menggunakan garis utuh Garis utuh horisontal: hubungan komunikasi antar orang dengan lingkup tanggung jawab dan kekuasaan yang sama. Garis utuh vertikal: rantai komando resmi, jalur formal, komunikasi dan kewenangan. Garis putus-putus: menunjukan posisi staf. Rentang kendali: jumlah orang yang melapor ke salah satu manajer dan menentukan jumlah interaksi yang diharapkan. Rentang kendali optimal manajer antara 3-50 orang.
Tingkatan Manajer: Manajer tingkat atas: Melihat organisasi sebagi satu kesatuan, mengkoordinasikan pengaruh internal dan eksternal. Bertanggung jawab menetukan filosofi organisasi, menetapkan kebijakan dan menentukan tujuan. Tidak terlibat dalam rutinitas tugas harian Manajer tingkat menengah: Bertanggung jawab mengatur manajer tingkat bawah dan menjadi penghubung antara manajer atas dengan bawah Melakukan tugas harian operasional,terlibat dalam penyusunan rencana jangka panjang dan menetapkan kebijakan unit. Manajer tingkat pertama: Memperhatikan alur kerja spesifik ruangan mereka. Menyelesaikan masalah yang terjadi pada tingkat harian. Memenuhi kebutuhan organisasi dan kebutuhan pegawai di ruangannya. Membutuhkan ketrampilan manajer yang baik
PENGAMBILAN KEPUTUSAN: Pengambilan Keputusan Tersentralisasi: Keputusan dibuat oleh beberapa manajer ditingkat atas suatu hirarki. Pengambilan keputusan Desentralisasi: Mengizinkan pegambilan keputusan di seluruh organisasi dan memungkinkan masalah diselesaiakan oleh manajer praktik tingkat rendah. Semakin besar organisasi, semakin besar kebutuhan untuk desentralisasi pengambilan keputusan.
MANFAAT DAN KETERBATASAN BAGAN STRUKTUR ORGANISASI Manfaat: Memetakan garis kewenangan pengambilan keputusan Membantu pekerja memahami tugas mereka dan rekan kerja mereka Menunjukkan pada manajer dan personal baru bagaimana mereka menyesuaikan diri dalam organisasi Berperan dalam struktur organisasi yang baik Menunjukkan garis komando formal. Keterbatasan: Menunjukkan hanya hubungan formal Tidak mengindikasikan derajat kewenangan Dapat menunjukkan hal yang seharusnya terjadi atau dilakukan bukan yang terjadi sebenarnya Mungkin terjadi kebingungan kewenangan dengan status
Kewenangan adalah : Kekuasaan resmi untuk bertindak Kekuasaan resmi yang diberikan oleh organisasi untuk mengarahkan kerja orang lain. Tanggung jawab adalah: Tugas atau penugasan kerja Implementasi pekerjaan Tanggung gugat hampir sama dengan tanggung jawab. Tanggung jawab melibatkan kesepakatan kontrak tentang tanggung jawab dan tugas moral. (strader&decer dalam Marquis dan Huston 2010)
JENIS STRUKTUR ORGANISASI: Birokratik (struktur garis atau organisasi garis). Memiliki kewenangan staf disebut juga organisasi staf. Ke untungan: Kewenangan dan tanggung jawab didefinisikan secara jelas, mengarah kepada efesiensi dan kesederhanaan dalam hubungan. Kerugian: monoton, mengisolasikan pekerjaan, penyesuaian secara cepat untuk memperbaiki keadaan.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI (BIROKRATIK) Dewan Direktur Direktur Keperawatan Direktur Pelayanan umum Direktur SDM Direktur Penunjang Medis Manajer Rawat Jalan Pemeliharaan Farmasi Manajer Rawat Inap Logistik Laboratorium
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI (BIROKRATIK/ GARIS DAN STAF)
Rancangan ad hoc adalah upaya mengatasi ketidak fleksibelan struktur garis dan bertindak sebagai jalan bagi profesional untuk mengatasi semakin meningkatnya jumlah informasi yang tersedia. Merupkan modifikasi struktur birokrasi Menggunakan pendekatan tim dan proyek, dan biasanya dibubarkan setelah proyek selesai. Kerugian: Berkurangnya kekuatan dalam rantai komando formal dan berkurangnya kesetiaan terhadap organisasi induk.
Struktur organosasi matriks: berfokus pada produk dan fungsi. Fungsi dijelaskan sebagai semua tugas yang diperlukan untuk menghasilkan produk dan produk adalah hasil akhir fungsi. Rantau komando vertikal Kerugian: Pengambilan keputusan lambat karena memerlukan berbagai informasi dan dapat menimbulkan rasa kebingungan dan frustasi. Keuntungan: Sentralisai keahlian seringkali lebih besar daripada kompleks ias rancangan
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI (MATRIKS) Direktur Manajer Produk Manajer fungsional Wakil direktur layanan keperawatan Wakil Direktur Keuangan Wakil direktur SDM Wakil Manajer pelayanan pediatrik Manajerkeperawatan pediatrik Wakil direkrur layanan ibu dan anak Manajer layanan keperawatan Wakil direktur layanan onkologi Manajer layanan onkologi
Bagan Struktur Organisasi (matriks)
Struktur organisasi garis layanan (service line organisation): Dapat digunakan pada institusi yang besar untuk mengatasi sedikitnya jumlah perawat pada organisasi besar tradisional. Garis layanan kadangkala disebut organisasi berpusat pada asuhan, berskala kecil dari pada sistem birokratik besar.
Rancangan organisasi datar: Merupakan upaya menghilangkan lapisan hirarki dengan cara mendatarkan rantai skalar dan desentralisasi organisasi. Garis kewenangan tetap dipertahankan, tetapi pengambilan keputusan dapat terjadi ditempat kerja dimana pekerjaan dilaksanakan. Para manajer sering sulit melepaskan pengendalian sentral
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI (DATAR) Kepala Perawat Perawat Manajer Perawat Manajer Perawat Manajer Farmasi Staf Staf Staf staf
STRUKTUR KOMITE DALAM ORGANISASI Komite dibentuk untuk mengatasi beberapa kesulitan yang terjadi dalam komunikasi organisasi akibat struktur garis dan garis dan staf. Komite digunakan secara luas untuk memfasilitasi komunikasi ke atas. Staf organisasi formal menentukan perlunya tidaknya komite untuk membantu fungsi manajemen. Komite dapat menjadi penasehat atau mungkin memiliki fungsi koordinasi atau fungsi informal. Komite membantu menerima umpan balik dan berbagai informasi yang penting.
PERAN KEPEMIMPINAN DAN FUNGSI MANAJEMEN TERKAIT DENGAN STRUKTUR ORGANISASI Peran Kepemimpinan Mengevaluasi struktur organisasi Menganjurkan pegawai untuk mengikuti rantai komando Mendukung personal yang berada pada posisi penasihat (staf) Memberikan contoh tanggung jawab dan tanggung gugat kepada staf Membantu staf melihat peran dan tugas dalam organisasi Memfasilitasi struktur kelompok informal Menganjurkan komunikasi dilakukan ke yang lebih tinggi Menjelaskan budaya organisasi kepada bawahan Memberikan konseling kepada bawahan yang tidak mengikuti rantai komando Menggunakan komite untuk mencapai tujuan kelompok,bukan untuk menunda pengambilan keputusan Mengajarkan anggota kelompok bagaimana menghindari pengambulan keputusan yang buruk oleh kelompok.
PERAN KEPEMIMPINAN DAN FUNGSI MANAJEMEN TERKAIT DENGANSTRUKTUR ORGANISASI (LANJUTAN ) FungsiManajemen Memiliki pengetahuan tentang struktur organisasi Menyediakan bagan unit organisasi yang akurat dan membantu menginterprestasikan bagan tersebut kepada staf Mempertahankan kesatuan komando jika memungkinkan Mengklarifikasi kesatuan komando,jika ada kebingungan Menyampaikan dengan tepat keluhan bawahan keatasan sesuai rantau komando Menetapkan rentang kendali yang tepat Memiliki pengetahuan tentang budaya organisasi Menggunakan struktur organisasi informal untuk mencapai tujuan organisasi Menggunakan struktur komite untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pekerjaan.
BUDAYA ORGANISASI: Budaya organisasi adalah sistem simbol dan interaksi unik pada setiap organisasi. Budaya merupakan sistem nilai yang sama-sama diyakini oleh anggota organisasi. Iklim organisasi: bagaimana pegawai mempersepsikan organisasi.
Tiga Tipe Budaya Organisasi (Cooke dan Lafferty): Budaya positif: budaya konstruktif yang mendorong semua anggota berinteraksi dengan yang lainnya dan melakukan pendekatan tugas dengan cara proaktif. Budaya pasif-agresif dan Budaya agresif-defensif: nggota berinteraksi dengan cara yang reaktif dan dilindungi serta melakukan pendekatan tugas dengan cara yang kuat dan melindungi status keamanan mereka.
MENGINTEGRASIKAN PERAN KEPEMIMPINAN DAN FUNGSI MANAJEMEN TERKAIT DENGAN STRUKTUR ORGANISASI: Manajer perlu memandang struktur organisasi sebagai peta jalan kepada siapa berkomunikasi dan siapa memiliki kewenangan dalam organisai. Bertanggung jawab memastikan staf memahami struktur organisasi secara keseluruhan dan pada tingkat unit. Mengenali kesulitan posisi staf dan memberikan dukungan. Menyelesaiakan masalah melalui jalur yang tetap dan mengevaluasi struktur secara periodik. Memiliki pengetahuan yang cukup mengenai budaya organisasi dan mengembangkan budaya yang konstruktif. Memahami organisasi dan mengenali apa yang harus dibentuk dan diubah dan apa yang tetap.