ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJULAN PADA SDR FURNITURE EKA SARI TILAWATI / 22210296 Pembimbing: Supiningtyas P, SE., MM
PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah 1. Penerapan SIA dalam suatu perusahaan sangat penting, maka setiap perusahaan dituntut untuk menerapkan SIA yang sesuai dengan kondisi masing-masing perusahaan. 2. Sekarang ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang furniture manufaktur yang dalam kesehariannya menghasilkan dokumen hasil penjualannya dengan kegiatan operasional yang manual yang dapat mengakibatkan rawannya kesalahan dalam pencatatan kegiatan operasional.
Rumusan dan Batasan Masalah 1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penjualan pada SDR Furniture? 2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada SDR Furniture? Tujuan Penelitian Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada SDR Furniture. Untuk merancang sistem informasi akuntansi penjualan pada SDR Furniture. Karena luasnya permasalahan, maka penulis hanya membatasi masalah pada penulis menganalisis sistem tersebut dengan menggunakan Bagan Arus ( FC /Flowchart ), Diagram Arus Data ( DFD / Data Flow Diagram ) dan Diagram Hubungan Entitas ( ERD / Entity Relation Diagram )
METODE PENELITIAN SDR Furniture yang berlokasi di Jl.Pahlawan Revolusi RT 003/002 No. 10 C Jakarta Timur 13430. Objek Penelitian Manfaat Penelitian Manfaat Praktis Manfaat Akademis Alat Analisis Yang Digunakan Alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu berupa flowchart, Data Flow Diagram (DFD), dan model ERD (Entity Relationship Diagram).
HASIL & PEMBAHASAN Fungsi-Fungsi Yang Terkait 1. Pimpinan 2. Bagian penjualan 3. Bagian kasir 4. Bagian produksi 5. Bagian gudang 6. Bagian pengiriman Dokumen Yang Digunakan 1. Nota penjualan 2. Surat jalan
Prosedur yang Berjalan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Yang Berjalan Pada SDR Furniture Bagian penjualan Bagian kasir mulai 1 Menerima pembeli FP1 FP2 Mencatat pesanan barang yang dinginkan pembeli Menerima uang muka dari pembeli Membuat lembar dan SJ FP1 FP2 SJ FP 1 FP 2 2 pembeli 3 7 1 FP2 SJ Melakukan pengecekan setiap dokumen Membuat laporan penjualan Laporan penjualan 8 Keterangan : FP = Faktur Penjualan SJ = Surat Jalan
Prosedur yang Berjalan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Yang Berjalan Pada SDR Furniture Bagian Gudang Bagian produksi 3 4 Bahan baku FP2 FP2 Menyiapkan bahan baku Mencocokan bahan baku dengan FP Mencocokan bahan baku dengan FP Membuat pesanan FP2 Bahan baku Memberikan barang jadi kebagian gudang Barang jadi 4 FP2 2 5 Barang jadi 5 SJ FP2 Menerima barang jadi dari bagian produksi Mencocokan barang jadi dengan FP SJ FP2 Barang jadi 6 Keterangan : FP = Faktur Penjualan SJ = Surat Jalan
Prosedur yang Berjalan Prosedur Sustem Akuntansi Yang Berjalan Pada SDR Furniture Bagian pengiriman Pimpinan 6 8 Barang jadi FP2 FP2 SJ Laporan penjualan N Mengirim barang jadi ke pembeli selesai Menerima pelunasan pembayaran dari pembeli FP3 FP2 SJ pembeli 7 Keterangan : FP = Faktur Penjualan SJ = Surat Jalan
Sistem Yang Diusulkan Fungsi-fungsi yang diusulkan 1. Pemimpin 2. Bagian Penjualan 3. Bagian Kasir 4. Bagian produksi 5. Bagian Gudang 6. Bagian Pengiriman Dokumen yang diusulkan: 1. Nota pesan 2. Faktur penjulan 3. Surat jalan
Sistem Yang Diusulkan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Yang Diusulkan Pada SDR Furniture Bagian penjualan Bagian kasir Mulai 1 Menerima Pembeli Menerima pesanan dari pembeli NP 1 Meminta pembayaran uang muka Membuat NP 3 Lembar dan SJ 3 lembar NP 1 pembeli 3 NP 1 NP 3 SJ 1 SJ 2 2 SJ 3 N 1 7 Membuat FP 3 Lembar FP 1 FP 2 N 8 Keterangan : NP = Nota pesanan FP = Faktur penjualan SJ = Surat Jalan
Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Yang Diusulkan Pada SDR Furniture Bagian Gudang Bagian Produksi 3 4 Bahan baku Menyiapkan bahan baku Mencocokan bahan baku dengan NP Mencocokan bahan baku dengan NP Membuat pesanan Bahan baku 4 Barang Jadi 5 2 5 SJ 2 SJ 3 Barang jadi Menyiapkan barang yang akan di kirim Mengisi kartu gudang Kartu gudang SJ 3 SJ 2 Barang jadi 6 7 Keterangan : NP = nota pesanan FP = faktur penjualan SJ = surat jalan
Prosedur Akuntansi Penjualan Yang Diusulkan Pada SDR Furniture Bagian pengiriman Bagian akuntansi pimpinan 6 SJ 2 Barang jadi SJ 3 8 FP 2 9 SJ 2 Laporan penjualan N selesai Mencocokan barang dengan FP, SJ dan NP Mencocokan dokumen Mengirim barang dan meminta paraf pembeli pada SJ dan membubuhkan cap sudah dikirim pada FP 2 SJ 1 SJ 2 jurnal Membuat laporan Melakukan penjurnalan SJ 2 N 9 pembeli Laporan penjualan Keterangan : NP = Nota pesanan FP = Faktur penjualan SJ = Surat Jalan
Sistem pengendalian intern A.Struktur Organisasi B.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan C.Praktik Yang Sehat D.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Kelemahan Sistem Penjualan pada SDR Furniture Terdapat beberapa bagian yang merangkap tugas. Kurangnya dokumen yang digunakan. Tidak ada otorisasi dari bagian-bagian tertentu.
Diagram Konteks TAHAP DESAIN KONSEPTUAL pembeli Order, NP 0 Sistem penjualan Lap penjualan pimpinan Diagram Zero NP. FP, barang Bahab baku Data produksi barang NP produksi pembeli order 1 Sistem pesanan NP 2 Menerima uang muka NP 3 Membuat/ memproduksi barang pesanan Barang jadi 4 Pengiriman barang Data pembeli Data pesanan Data barang pembayaran 5 pelaporan pimpinan
DFD Level 1 proses 1 TAHAP DESAIN KONSEPTUAL order 1.1 Membuat nota NP pembeli Penerimaan 2 pesanan order Data pembeli 2 DFD Level 1 Proses 2 2.1 memberikan nota pesanan NP 2.2 Mengecek bahan baku 3 Data pesanan Data barang DFD Level 1 proses 3 Data pesanan barang produksi Bahan baku 3 2.1 Update master bahan baku 2.2 Update master barang 4 bahan baku pesanan barang File produksi
TAHAP DESAIN KONSEPTUAL DFD Level 1 proses 5 5 4 DFD Level 1 proses 4 Barang jadi SJ FP 4.1 Mebuat surat jalan 4.2 Membuat faktur penjualan Data pesanan 4.3 Pelunasan pembayaran FP 5 Data pesanan Data barang Data pembeli 5.1 Pembuatan laporan penjualan 5.2 Pembuatan lapuoran penerimaan kas Laporan Penjualan Laporan penerimaan kas pimpinan pembayaran Data barang pembayaran 5.3 Pembuatan laoran jurnal Laporan Jurnal
1.Entity Relationship Diagram (ERD) DESAIN KONSEPTUAL Id_pembeli Nm_pembeli Alamat_pembeli Telp_pembeli No_order Id_pembeli Nm_pembeli No_notapesanan Tgl_pesan Jatuh_tempo Uang_muka Kd_bahanbaku Kd_barang Nm_barang Nm_bahan No_order PEMBELI M Order pesanan N BAHAN BAKU Entity Relationship Diagram (ERD) M Pembayaran BARANG N produksi N Id_pembayaran 1 Id_pesanan Id_pembeli Nama_pembeli Tgl_pembayaran Uang_muka Kd_barang M Nm_barang Tipe_barang Harga_barang Kd_produksi No_nota pesan Kd_bahan baku Kd_barang Nm_barang Jml_produksi Sisa_pembayaran Total_pembayaran
Unnormalized Form/ UNF Normalized 1NF Id_pembeli Nama_pembeli Alamat_pembeli Telp_pembeli No_order Tgl_pesan Uang muka Total_pembayaran Tgl_jatuh tempo Kd_produksi Tgl_order Kd_produksi Kd_bahan baku Jml_produksi Nm_bahan Id_pembayaran Tgl_pembayaran Kd_barang Nm_barang No_nota pesan Tipe_barang Harga_barang
NORMALISASI Normalized 2NF Normalized 3NF
Desain Database Sistem Yang Diusulkan Tabel pesanan No Nama File Tipe File Field Kunci Media File Organisasi File 1 File Pembeli Induk Kode Pembeli Hardisk Indeks 2 FilePesanan Induk Kode pesanan Hardisk Indeks 3 File Barang Induk Kode barang Hardisk Indeks 4 Bahan baku Induk Kode bahan baku Hardisk indeks 4 File Produksi Transaksi Kode Produksi Hardisk indeks 5 Pembayaran Transaksi Kode pembayaran Hardisk indeks Field name Type data Field size keterangan Id_pembeli INT 5 Kode pembeli Tabel pembeli Nama_pembel Varchar 50 Nam pembeli i Almt_pembeli Text Alamat pembeli Telp_pembeli Varchar 50 Telepon pembeli
Tabel produksi Tabel barang Field name Type data Field size keterangan Kode_barang INT 5 Kode barang Nama_barang Varchar 50 Nama barang Tipe_barang INT 3 Tipe barang Harga_barang INT 9 Harga barang Tabel bahan baku Field name Type data Field size keterangan Kd_bahanbaku INT 11 Kode bahan baku Kd_barang INT 11 Kode barang Nm_barang varchar 20 Nama barang Nm_bahan varchar 20 Nama bahan No_pesanan INT 5 No pesanan Field name Type data Field size keterangan Kd_produksi INT 5 Kode produksi Id_pesanan INT 5 Kode pesanan Kd_bahanbaku INT 5 Kode bahan baku Nm_barang varchar 20 Nama barang Jml_produksi INT 5 Jumlah produksi Tabel pembayaran Field name Type data Field size keterangan Id_pembayaran INT 11 Kode pembayaran No_pesanan INT 11 Kode pesanan Id_pembeli INT 11 Kode pembeli Nama_pembeli INT 11 Nama pembeli Tgl_pembayaran Date Tanggal pembayaran Uang_muka Current Rp #,###.00 Uang muka Sisa_pembayaran Current Rp #,###.00 Sisa pembayaran Total_pembayaran Curent Rp #,###.00 Total pembayaran
PENUTUP Kesimpulan 1. Sistem akuntansi penjualan pada SDR Furniture berjalan kurang efektif, masih terdapat kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada SDR Furniture. Seperti tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi kasir dan fungsi akuntansi, masih terdapat kekurangan dalam hal pengarsipan atas dokumen oleh fungsi- fungsi terkait. Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan, pembuatan laporan belum terkomputerisasi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama, kelemahan tersebut dapat memicu terjadinya kecurangan dan manipulasi data yang mungkin saja dilakukan oleh karyawan 2. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen serta laporan seperti data barang, data pembeli data pembayaran, laporan penjualan dan laporan penerimaan kas.
Saran SARAN 1. Perusahaan sebaiknya membuat pemisahan tugas dan tanggung jawab agar tidak ada lagi kerangkapan tugas dari fungsi yang terkait. 2. Perusahaan seharusnya memperbaiki pengarsipan dokumen pada masing-masing fungsi yang terkait, mencetak dokumen yang dibutuhkan, menghasilkan laporan yang terkait dalam sistem penjualan. 3. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk menggunakan sistem penjualan yang terkomputerisasi untuk mengatasi kelemahan yang terdapat sebelumnya Saran dengan tetap memperhatikan kemampuan perusahaan. Diharapkan dengan pertimbangan pemakaian sistem informasi akuntansi penjualan yang terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen serta pimpinan dalam mengambil keputusan dan membantu tugas dan tanggung jawab karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
TERIMA KASIH