Dokumentasi ehelpdesk Oleh: Unit Teknologi Maklumat, Politeknik Premier Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Persiaran Usahawan, Seksyen U1, 40150 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan
Isi Kandungan 1. Pengenalan... 3 2. Pemasangan... 3 3. Prosedur... 4 3.1 Akses... 4 3.2 STAF @ PENGGUNA... 5 3.2.1 Membuat aduan baru.... 5 3.2.2 Melihat senarai laporan telah dibuat... 10 3.2.3 Log keluar... 14 3.3 JURUTEKNIK... 15 3.3.1 Paparan Status... 15 3.3.2 Senarai Aduan Untuk Tindakan... 16 3.3.3 Melapor Tindakan... 17 3.3.4 Log keluar... 19 3.4 PTM/PPTM... Error! Bookmark not defined. 3.4.1 Melihat senarai dan status semua aduan... 20 3.4.2 Membuat tindakan pada aduan yang dilaporkan... 20 3.4.3 Mengesahkan aduan... 20 3.3.5 Melihat laporan keseluruhan... 22 3.3.6 Log keluar... 22 2 P a g e
1. Pengenalan 1.1 Selamat Datang ke Dokumentasi e-helpdesk. Panduan ini akan menjelaskan secara terperinci tentang sistem e-helpdesk yang dibangunkan untuk Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) dan bagaimana menggunakannya. 1.2 Sistem ini mempunyai beberapa ciri untuk membolehkan kakitangan PSA melaporkan tentang kerosakan peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT). 2. Pemasangan 2.1 Sistem e-helpdesk adalah aplikasi berasaskan web dengan demikian ia tidak memerlukan sebarang instalasi kepada komputer pengguna. 2.2 Sistem ini dipasang di pelayan web PSA dan pengguna harus mengakses alamat yang diberikan oleh kakitangan ICT dari pelayar internet mereka. Anda disyorkan untuk menggunakan Internet Explorer versi 7 dan di atas semasa menggunakan aplikasi ini. 3 P a g e
3. Prosedur 3.1 Akses 3.1.1 Masuk ke laman web http://www.psa.edu.my/ehelpdesk 3.1.2 Masukkan kata nama dan kata laluan anda yang telah ditetapkan oleh Unit ICT. Klik butang MASUK untuk teruskan atau RESET untuk masukkan semula butiran anda. Rajah 1 3.1.3 Jika kata nama dan kata laluan yang dimasukkan betul, anda akan dipaparkan ke laman utama sistem ini seperti berikut: Rajah 2 4 P a g e
3.2 STAF @ PENGGUNA 3.2.1 Membuat aduan baru. 3.2.1.1 Tekan tab Aduan. Laman berikut menyusul: Rajah 3 3.2.1.2 Isi butiran kerosakan yang anda alami mengikut format yang ditetapkan: i. Jabatan/Bahagian/Unit JBU dimana tempat berlakunya kerosakan ii. Lokasi/Blok/Lokasi Kerosakan Lokasi sebenar dimana letaknya peralatan yang rosak iii. Kerosakan Tandakan jenis kerosakan yang terlibat contohnya: a. Sistem Rangkaian: Tiada sambungan ke internet, kabel network putus dsb. 5 P a g e
b. Peralatan: Monitor tidak hidup, printer tidak berfungsi dsb. c. Perisian: Microsoft Office tidak berfungsi, Windows tidak dapat boot dsb. d. Sistem Aplikasi: Masalah tidak dapat login ke email, PMIS dsb. iv. Jenis peralatan Jika Peralatan dipilih dalam dalam Kerosakan, opsyen Jenis Peralatan akan dibolehkan. Anda diminta menandakan salah satu jenama peralatan yang rosak. Jika tiada dalam senarai, tandakan Lain-lain dan masukkan jenama berkenaan dalam ruang di sebelahnya. v. Butiran Kerosakan Isikan ruang ini untuk menerangkan dengan lebih terperinci mengenai kerosakan yang anda alami. vi. vii. Jenis Aduan Pilih tahap keutamaan aduan anda. Jika penting, pilih Kritikal. Jika tidak, pilih Biasa. No Siri/Inventori Masukkan nombor siri peralatan yang mengalami masalah serta nombor siri Kementerian Pengajian Tinggi(jika ada). Rujuk rajah 4. viii. Rajah 4 6 P a g e
ix. Nama Pelapor Tidak perlu diisi. Untuk kesahihan, ruang ini dilumpuhkan. x. Emel - Tidak perlu diisi Untuk kesahihan, ruang ini dilumpuhkan. xi. xii. xiii. No. Tel/Samb Masukkan nombor sambungan anda. No. Tel Bimbit Isikan nombor telefon bimbit anda. Tarikh Laporan - Tidak perlu diisi Untuk kesahihan, ruang ini dilumpuhkan. xiv. Lampiran JIKA anda mempunyai sebarang lampiran/attachment, tekan butang Browse dan pilih lampiran yang hendak disertakan. Format yang dibenarkan ialah.jpg,.txt,.doc dan.pdf sahaja dan saiz tidak melebihi 4 Megabait. 3.2.1.3 Anda perlu mengisi semua butiran yang diperlukan. Jika tertera mesej seperti ini(rajah 5) selepas anda menekan butang Hantar, tekan butang Ok kemudian semak semula borang anda dan pastikan tidak terdapat sebarang ruang serta kesalahan menaip. Rajah: 6 Rajah 5 7 P a g e
3.2.1.4 Setelah anda berjaya menghantar aduan kerosakan, anda akan dibawa ke laman yang memberi butiran lengkap tentang aduan anda(rujuk rajah 6). Sila semak dan jika terdapat sebarang kesalahan, tekan butang Kemaskini. Rajah 6 8 P a g e
3.2.1.5 Jika anda memilih untuk mengemaskini aduan, borang aduan yang telah diisi berdasarkan butir-butir yang anda isi sebelumnya akan diberi. Sila lakukan sebarang pengubahsuaian dan tekan butang Hantar. Rujuk rajah 7. Rajah 7 9 P a g e
3.2.2 Melihat senarai laporan telah dibuat. 3.2.2.1 Tekan tab Status pada menu di atas. Rajah 8. Rajah: 9 Rajah 8 3.2.2.2 Skrin berikut akan muncul. Rajah 9 10 P a g e
3.2.2.3 Melalui senarai ini, staf pengguna dapat melihat senarai aduan kerosakan yang mereka telah laporkan. Hanya laporan yang dibuat oleh pengguna yang sedang log masuk sahaja akan disenaraikan. 3.2.2.4 Pada lajur STATUS, terdapat pemberitahuan tentang status terkini laporan anda. Terdapat 3 jenis status iaitu: i. Belum dilihat Akan terdapat 2 ikon iaitu ([ ] dan [ ]). Pengguna boleh membuang [ ] atau mengemaskini laporan [ ] yang telah dibuat. ii. iii. Dalam tindakan Teks Dalam Tindakan ditulis. Ketika ini, juruteknik sedang melakukan proses pembaikan. Pengguna tidak boleh mengubah atau membuang aduan ketika ini. Selesai dan Belum Disahkan Proses baik pulih telah selesai tetapi masih tidak disahkan oleh Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) atau Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM). iv. Selesai dan Telah Disahkan ikon ditunjukkan. Aduan telah diselesaikan dan disahkan oleh PTM atau PPTM UTM. 3.2.2.5 Mengemaskini laporan dibuat: i. Tekan ikon. ii. Betulkan laporan anda dalam borang diberi kemudian klik pada Hantar. Rujuk rajah 8. 11 P a g e
3.2.2.6 Membuang laporan yang telah dibuat. i. Tekan pada ikon. ii. Kotak dialog seperti di bawah akan muncul. Pastikan tindakan anda. Jika pasti klik Ok. Jika tidak, klik Cancel. Rajah: 11 Rajah 10 12 P a g e
3.2.2.7 Melihat laporan lengkap kerosakan. i. Tekan ikon dan laporan akan ditunjukkan. Sila rujuk rajah 11. Rajah 11 13 P a g e
ii. Untuk mencetak salinan laporan ini, klik pada butang Cetak. Paparan berikut (Rajah 12) memberi anda pilihan untuk memilih pencetak serta membuat configurasi cetakan. Rajah 12 3.2.3 Log keluar 3.2.3.1 Klik Keluar menu bar. 14 P a g e
3.3 JURUTEKNIK 3.3.1 Paparan Status 3.3.1.1 Juruteknik perlu mengakses kata nama dan kata laluan yang diberi oleh unit ICT. Setelah pengguna sistem @ staf membuat aduan, juruteknik akan diberi notis melalui emel dan juruteknik juga akan mendapat senarai pengadu di tab Status seperti yang tertera dibawah: Rajah 13 15 P a g e
3.3.2 Senarai Aduan Untuk Tindakan 3.3.2.1 Jika juruteknik hendak melaporkan tindakan, mereka perlu menekan butang Tindakan setelah mereka menyemak aduan yang telah dibuat. Rujuk rajah : 14. Rajah: 7 Rajah: 7 Rajah 14 16 P a g e
3.3.3 Melapor Tindakan 3.3.3.1 Juruteknik hanya perlu menekan ikon edit ( ) untuk melaporkan tindakan mereka di laman yang tertera seperti di bawah : Rajah 15 17 P a g e
3.3.3.2 Panduan mengisi laporan adalah seperti berikut : a) Juruteknik perlu mengisi di dalam ruang Ulasan Pembaikan mengikut tindakan yang dilakukan. b) Jika didapati aduan yang dilaporkan adalah aduan palsu, juruteknik hanya perlu tandakan di kotak penanda Status Aduan. c) Ruangan Status Pembaikan adalah ruang untuk menyatakan status laporan sama ada tindakan yang dilakukan adalah Selesai, Belum Selesai, atau Dalam Tindakan. d) Ruangan Penggantian : i. Kotak penanda Waranti digunakan untuk aduan yang melibatkan kerosakan yang memerlukan penggantian. Jika kerosakan yang diganti mempunyai waranti, juruteknik perlu menandakan diruangan kotak tersebut. ii. iii. Jika kerosakan yang diganti tidak mempunyai waranti, juruteknik hanya perlu menandakan di kotak Tiada Waranti untuk mengesahkannya. Jika ada peralatan yang ditukarganti, juruteknik perlu menanda di ruangan Alat Ganti. e) Seterusnya, juruteknik perlu menyatakan alat ganti yang ditukarganti di ruangan Status Penggantian. Catatan diperlukan jika terdapat sebarang penjelasan di ruangan Catatan. f) Ruangan Tarikh Pembaikan adalah untuk menyatakan tarikh tindakan yang dilakukan oleh juruteknik. Klik pada ikon kalendar ( ) untuk memilih tarikh tersebut. 18 P a g e
g) Prosedur yang terakhir adalah dengan menekan butang Hantar. Satu paparan mesej akan dipaparkan untuk memastikan laporan yang diisi adalah benar. Rujuk Rajah : 16. Rajah 16 h) Jika juruteknik klik pada butang OK, mereka akan dibawa ke skrin laporan. Rujuk rajah di bawah: 3.3.4 Log keluar Rajah 17 3.3.4.1 Klik pada tab Keluar pada menu bar. 19 P a g e
3.4 FT22 3.4.1 Melihat senarai dan status semua aduan 3.4.1.1 Klik pada menu Status pada menu bar. Satu senarai laporan dibuat akan ditunjukkan. Rujuk rajah 18. Rajah 18 3.4.2 Membuat tindakan pada aduan yang dilaporkan 3.4.2.1 Klik pada Tindakan dan lengkapkan butiran tindakan dilakukan.. 3.4.3 Mengesahkan aduan 3.4.3.1 Klik pada menu Pengesahan. Satu tetingkap akan menyenaraikan aduan yang telah selesai tetapi belum disahkan.. Rujuk rajah 19. 3.4.3.2 Rajah: 20 Rajah 19 20 P a g e
3.4.3.3 Klik pada ikon, satu borang (Rajah 20) yang lengkap diisi butiran aduan akan diberi. Untuk mengesahkan, tekan butang Sahkan di bawahnya. Tekan Ok pada kotak dialog seterusnya. 3.4.3.4 Rajah 20 21 P a g e
3.3.5 Melihat laporan keseluruhan 3.4.3.5 Klik pada tab Laporan di menubar. Laman laporan seperti rajah di bawah. Rajah 21 3.4.3.6 Pilih jenis laporan dan kriteria yang anda mahukan kemudian klik Cari. Untuk mencetak, klik pada butang Cetak. 3.3.6 Log keluar 3.4.6.1 Tekan Keluar pada menu bar. 22 P a g e