TATA CARA KUMPULAN SOKONGAN IBU BAPA (SARANA) SMK KING GEORGE V SEREMBAN NEGERI SEMBILAN

Nama dan Alamat TATA CARA KUMPULAN SOKONGAN IBU BAPA (SARANA) SMK KING GEORGE V SEREMBAN NEGERI SEMBILAN 1. Kumpulan Sokongan Ibu Bapa bagi Tingkatan, Unit Berunifom, Kelab / Persatuan, Sukan / Permainan atau Asrama ini adalah dikenal dengan nama : SARANA.. SMK King George V Seremban Negeri Sembilan 2. Alamat yang didaftarkan bagi SARANA ini ialah: SMK King George V, Jalan Za aba, 70100 Seremban Negeri Sembilan Tujuan-tujuan SARANA 3. Tujuan-tujuan SARANA ialah a) Untuk mengadakan sesuatu forum dan perkhidmatan bagi kebajikan dan kemajuan pelajarpelajar dalam meningkatkan imej pelajar dalam SARANA dan secara tidak langsung imej SMK King George V Seremban. b) Untuk membantu dan menambah usaha dalam memenuhi kehendak dan keperluan kebendaan pelajar-pelajar dalam kegiatan mereka. c) Untuk membolehkan ibu bapa dan guru bertukar-tukar fikiran dan maklumat mengenai pendidikan. d) Untuk memberi peluang kepada ibu bapa dan guru berunding antara satu sama lain berkenaan dengan cara memperbaiki taraf pendidikan anak-anak mereka pada amnya; e) Untuk membolehkan ibu bapa dan guru untuk berusaha menambah kewangan dan meningkatkan kemudahan fizikal bagi tujuan meningkatkan kemudahan pengajaran dan pembelajaran; dan f) Untuk meningkatkan penglibatan ibu bapa dalam pembelajaran anak-anak di dalam dan di luar sekolah demi kecemerlangan masa hadapan Negara. Fungsi SARANA 4. Fungsi SARANA ialah untuk menjalankan aktiviti atau program bagi mencapai tujuan-tujuan SARANA yang dinyatakan di perenggan 3, seperti- a) Membantu dalam memajukan perkembangan pelajar dan menjaga kebajkan pelajar;

b) Menambah sumber kewangan SARANA bagi menambah dan meningkatkan kemudahan di dalam SARANA; c) Meningkatkan kemesraan dan menyediakan saluran komunikasi dan hubungan antara SARANA dengan masyarakat setempat; d) Meningkatkan keceriaan premis SARANA (jika ada) supaya dapat mewujudkan suasana yang kondusif bagi menjayakan aktiviti dan program pendidikan. Keanggotaan SARANA 5. Anggota SARANA terdiri daripada : a) Guru Tingkatan / Guru Pemimpin / Guru Pembimbing / Warden; b) Ibu bapa kepada pelajar yang terbabit dalam SARANA; c) (dikosongkan) 6. Guru Tingkatan / Guru Pemimpin / Guru Pembimbing / Warden hendaklah menjadi anggota exofficio dan Guru Penasihat SARANA. Jawatankuasa SARANA 7. SARANA hendaklah diuruskan oleh suatu jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa SARANA. Jawatankuasa SARANA hendaklah dilantik oleh anggota SARANA pada setiap Mesyuarat Agung Tahunan. 8. Anggota Jawatankuasa SARANA hendaklah terdiri daripada Warganegara Malaysia sahaja. 9. Keanggotaan Jawatankuasa SARANA adalah seperti berikut : a) Seorang Pengerusi b) Seorang Naib Pengerusi c) Seorang Setiausaha d) Seorang Bendahari; e) 4 orang AJK / Ketua Biro (Silaturrahim, Komunikasi, Pentadbiran dan Kemahiran) f) orang Ahli.

10. (dikosongkan) 11. Guru Tingkatan / Guru Pemimpin / Guru Pembimbing / Warden tidak boleh menganggotai Jawatankuasa SARANA dan hanya bertindak sebagai Guru Penasihat SARANA. 12. Bilangan Ahli Jawatankuasa SARANA di perenggan 9(e) hendaklah antara 1 hingga 10 orang. 13. (dikosongkan) 14. (dikosongkan) 15. Tempoh memegang jawatan dalam Jawatankuasa SARANA adalah bermula dari tarikh pelantikan sehingga tarikh Mesyuarat Agung Tahunan pada tahun berikutnya atau sehingga suatu tempoh yang diluluskan oleh Pengetua SMK King George V Seremban. 16. Jika berlaku kekosongan jawatan dalam Jawatankuasa SARANA, Pengerusi hendaklah melantik mana-mana anggota Jawatankuasa dan selepas itu anggota biasa SARANA, berdasarkan undian terbanyak di kalangan anggota Jawatankuasa SARANA, untuk mengisi kekosongan jawatan itu. 17. Jawatankuasa SARANA hendaklah mengedarkan kepada anggota SARANA senarai nama, nombor telefon dan alamat pemegang jawatan dalam Jawatankuasa SARANA pada setiap tahun selewatlewatnya 14 hari selepas tarikh Mesyuarat Agung Tahunan. 18. Anggota Jawatankuasa SARANA yang dipilih sebagai Jawatankuasa PIBG adalah tidak dibenarkan memegang sebarang jawatan di dalam Jawatankuasa SARANA. Fungsi Jawatankuasa SARANA 18. Fungsi Jawatankuasa SARANA ialah mengelola dan mengatur kegiatan SARANA dan membuat keputusan atas perkara-perkara yang menyentuh perjalanan SARANA, tanpa bercanggah dengan dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung Tahunan, Tata Cara SARANA, Perlembagaan PIBG dan Akta Pendidikan 1996 serta peraturan-peraturan yang dibuat di bawahnya. a) Pengerusi i) Menjadi Pengerusi dalam semua mesyuarat Jawatankuasa SARANA dan Mesyuarat Agung Tahunan dan bertanggungjawab atas kesempurnaan perjalanan mesyuarat. ii) iii) Mempunyai undi pemutus dan hendaklah menandatangani minit-minit mesyuarat apabila telah diluluskan. Bertanggungjawab mengawasi pentadbiran SARANA serta memastikan bahawa Tata Cara SARANA dan Perlembagaan PIBG dipatuhi oleh semua anggota SARANA.

iv) Sentiasa mematuhi segala Tata Tata Cara SARANA dan Perlembagaan PIBG dalam menjalankan tugas sebagai Pengerusi. v) Boleh memanggil Mesyuarat Jawatankuasa SARANA pada bila-bila masa yang difikirkan perlu dengan persetujuan Guru Penasihat SARANA. vi) vii) Menandatangani penyata pengeluaran wang SARANA. Memastikan segala aktiviti dan program SARANA dilaksanakan dengan sempurna dan teratur. viii) Mendapat nasihat mengenai Pengurusan SARANA dari semasa ke semasa daripada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG, Guru-Guru Penolong Kanan atau Pengetua SMK King George V Seremban selaku Penasihat Utama SARANA. b) Naib Pengerusi i) Bertanggungjawab membantu Pengerusi dalam menjalankan fungsi-fungsi Pengerusi. ii) Menjalankan tanggungjawab dan fungsi Pengerusi semasa ketiadaan Pengerusi. c) Setiausaha i) Menjalankan urusan SARANA mengikut Tata Cara SARANA dan Perlembagaan PIBG. ii) iii) iv) Melaksanakan keputusan-keputusan Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Jawatankuasa SARANA. Mencatat, menyedia dan menyimpan minit-minit mesyuarat Jawatankuasa SARANA dan Mesyuarat Agung Tahunan. Menyediakan laporan-laporan untuk dibentangkan kepada Mesyuarat Agung Tahunan serta minit-minit yang bersangkutan dengannya. v) Menguruskan hal-hal mesyuarat dan menyimpan rekod-rekod SARANA. vi) vii) Menghantar segala laporan dan aktiviti SARANA dan minit Mesyuarat Agung Tahunan kepada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG dan mengikut mana yang berkenaan, selepas Mesyuarat Agung Tahunan. Menandatangani penyata pengeluaran wang SARANA, jika perlu.

d) Bendahari i) Bertanggungjawab mengurus dan mengawal hal ehwal kewangan SARANA dengan menyediakan dan menyimpan kira-kira kewangan yang kemaskini. Penyata kira-kira setiap tahun kewangan (1 Januari hingga 31 Disember) hendaklah disiapkan sebelum 1 Januari tahun berikutnya. Penyata kira-kira hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat Agung Tahunan. Satu salinan penyata yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG dan mengikut mana yang berkenaan, selepas Mesyuarat Agung Tahunan.. ii) iii) iv) Menguruskan perbelanjaan wang SARANA seperti yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat Jawatankuasa SARANA. Menyimpan wang tunai tidak melebihi sesuatu jumlah yang ditetapkan dalam Tata Cara SARANA dan Perlembagaan PIBG pada sesuatu masa. Menerima bagi pihak SARANA semua derma atau sumbangan daripada mana-mana anggota atau lain-lain sumber dan menyerahkan kepada Bendahari PIBG untuk mengeluarkan resit akaun terima dan dikreditkan ke dalam akaun PIBG.. v) Menandatangani penyata pengeluaran wang SARANA. vi) Memastikan tiada berlaku terlebih pengeluaran wang dari akaun SARANA dan akaun sentiasa berbaki kredit. Lain-lain jawatan 18. Guru Penasihat SARANA a) Guru Tingkatan / Guru Pemimpin / Guru Pembimbing / Warden adalah ex-officio SARANA dan bertindak sebagai Guru Penasihat SARANA kepada Jawatankuasa SARANA. Antara tanggungjawab dan fungsi Guru Penasihat SARANA adalah seperti berikut : i) Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa SARANA, Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Tergempar tetapi tidak boleh mengundi. ii) Mewakili pihak Pentadbiran Sekolah bagi mengawal dan menasihati SARANA supaya segala aktiviti, program, kegiatan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuaratmesyuarat SARANA tidak bercanggah dengan kepentingan perkhidmatan, dasar-dasar

sekolah dan dasar-dasar mengenai pelajaran dan pendidikan serta hal-hal berkaitan dengan pentadbiran sekolah. iii) iv) Berhak untuk menghenti dan menangguhkan mesyuarat SARANA jika difikirkan wajar untuk kepentingan anggota SARANA. Meluluskan semua agenda mesyuarat dan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa SARANA. v) Memberi penjelasan kepada sesuatu isu mengenai pengurusan dan perjalanan SARANA dan akademik serta isu-isu yang berkaitan dengannya dalam mesyuarat SARANA. vi) vii) Memastikan mesyuarat SARANA selaras dengan tujuan dan fungsi SARANA. Memastikan sumbangan anggota SARANA yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan tidak membebankan dan tidak mengandungi sebarang unsur paksaan; dan viii) Menentukan tetamu kehormat dan para jemputan yang menghadiri sebarang majlis anjuran SARANA dilayan mengikut peraturan dan protokol yang ditetapkan oleh Kementerian. b) Juru Audit Dalaman i) (dikosongkan) ii) (dikosongkan) aa) ab) (dikosongkan) (dikosongkan) Tempat bermesyuarat (jika berlainan dari alamat berdaftar ) 19. Mesyuarat Jawatankuasa SARANA dan Mesyuarat Agung Tahunan diadakan di SMK King George V, Jalan Za aba, 70100 Seremban Negeri Sembilan Korum 20. Korum mesyuarat yang diadakan oleh SARANA adalah seperti berikut : a) Mesyuarat Agung Tahunan- Hendaklah tidak kurang daripada 3 kali jumlah bilangan anggota Jawatankuasa SARANA; dan

b) Mesyuarat Jawatankuasa SARANA Hendaklah tidak kurang 2/3 daripada jumlah bilangan anggota Jawatankuasa SARANA. Mesyuarat Agung Tahunan 21. Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah diadakan pada setiap tahun sebelum akhir bulan Januari. 22. Jika Mesyuarat Agung Tahunan tidak diadakan sebelum akhir bulan Januari, Jawatankuasa SARANA hendaklah mengemukakan alasan dan tarikh yang dicadangkan kepada Pengetua SMK King George V Seremban melalui Guru Penasihat SARANA sebelum 31 Januari. 23. Notis tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan hendaklah diberikan kepada anggota SARANA selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat. 24. Sekiranya korum untuk mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan tidak mencukupi dalam tempoh 1 jam dari masa yang ditetapkan, Mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan Jawatankuasa SARANA hendaklah mengeluarkan notis bertulis kepada anggota SARANA memaklumkan tarikh baru Mesyuarat Agung Tahunan dalam masa 7 hari dari tarikh asal tersebut. 25. Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut : a) ucapan Pengerusi b) membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu; c) membentang dan menerima Laporan Tahunan; d) membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan berakhir 31 Disember tahun sebelumnya; e) Membahaskan usul, jika ada; f) Pemilihan Jawatankuasa SARANA bagi tahun berkenaan; g) (dikosongkan); h) Ucapan Penangguhan; dan i) Lain-lain hal. 26. Apa-apa usul bertulis hendaklah disampaikan kepada Jawatankuasa SARANA selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Jawatankuasa SARANA diberi kuasa

untuk menapis usul-usul yang dikemukakan sebelum diluluskan untuk perbincangan dalam Mesyuarat Agung Tahunan. 27. Mesyuarat Agung Tahunan bertanggungjawab memilih pemegang-pemegang jawatan dalam Jawatankuasa SARANA serta menimbang lain lain perkara yang menyentuh kemajuan dan kebajikan SARANA. Pemilihan pemegang jawatan hendaklah dibuat seperti berikut : a) Anggota yang dicalonkan untuk memegang jawatan dalam Jawatankuasa SARANA hendaklah hadir dalam Mesyuarat. b) Setiap pencalonan hendaklah mempunyai pencadang dan penyokong; dan c) Pemilihan hendaklah dijalankan secara undian bagi jawatan yang ditandingi. Calon yang mendapat undi terbanyak dipilih menjawat jawatan yang dipertandingkan. Mesyuarat Agung Tegempar 28. Mesyuarat Agung Tergempar boleh diadakan dalam keadaan-keadaan berikut : a) apabila difikirkan perlu oleh Jawatankuasa SARANA; b) atas permintaan bertulis sekurang-kurangnyaa 1/5 daripada jumlah anggota SARANA; atau c) atas arahan Pengetua SMK King George V Seremban. 29. Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah diadakan dalam tempoh 21 hari daripada tarikh keputusan Jawatankuasa SARANA atau tarikh penerimaan permintaan anggota SARANA atau tarikh arahan Pengetua SMK King George V Seremban, mengikut mana yang berkenaan. Notis bertulis mengenai Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dikemukakan kepada anggota SARANA selewat-lewatnya 7 hari dari tarikh Mesyuarat hendak diadakan. 30. Urusan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihadkan kepada tujuan Mesyuarat itu diadakan. Laporan Mesyuarat 31. Laporan Mesyuarat Agung Tahunan bersama-sama Penyata Kira-Kira Kewangan SARANA hendaklah dihantar kepada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG dan mengikut mana yang berkenaan, selepas Mesyuarat Agung Tahunan, selepas Mesyuarat Agung Tahunan dalam tempoh 30 hari selepas tarikh mesyuarat. 32. Laporan Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dihantar kepada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG dan mengikut mana yang berkenaan, selepas Mesyuarat Agung Tahunan dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.

Mesyuarat Jawatankuasa SARANA 33. Jawatankuasa SARANA hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali dalam tempoh satu tahun persekolahan. 34. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberikan kepada anggota Jawatankuasa SARANA selewatlewatnya 7 hari sebelum tarikh mesyuarat. 35. Pengerusi, atau sekurang-kurangnya 3 orang anggota Jawatankuasa SARANA, boleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa SARANA apabila difikirkan perlu dengan Persetujuan Guru Penasihat SARANA. 36. Setiap anggota Jawatankuasa SARANA yang tidak hadir mesyuarat sebanyak 2 kali tanpa sebab hendaklah digugurkan keanggotaanya dalam Jawatankuasa SARANA secara automatik dan Pengerusi hendaklah mengemukakan notis bertulis kepada anggota berkenaan sebaik sahaja keputusan itu dibuat. Punca-Punca Pendapatan SARANA 37. Punca-punca pendapatan SARANA adalah daripada- a) sumbangan anggota SARANA (anggota SARANA tidak boleh dipaksa memberi apa-apa sumbangan) b) derma dan sumbangan daripada individu, organisasi dan badan badan lain; dan c) pendapatan yang diperolehi daripada aktiviti dan program anjuran SARANA yang telah mendapat kelulusan Pengetua SMK King George V, Seremban. 38. Jawatankuasa SARANA tidak dibenarkan membuka akaun di mana-mana bank tempatan yang berdaftar atas nama SARANA. 39. Apa-apa wang yang diterima atau diperolehi oleh SARANA hendaklah diserahkan kepada Bendahari PIBG untuk mengeluarkan resit akaun terima dan dikreditkan ke dalam akaun PIBG. Walau apa pun peruntukan ini, Bendahari boleh menyimpan wang tunai yang tidak melebihi RM pada satu-satu masa. Perbelanjaan wang SARANA 40. Jawatankuasa SARANA diberi kuasa untuk membelanjakan wang SARANA bagi perkara-perkara yang mendatangkan faedah kepada pelajar-pelajar SARANA yang tidak bercanggah dengan tujuantujuan SARANA.

41. Segala kenyataan pengeluaran wang daripada akaun SARANA hendaklah ditandatangan oleh Bendahari dan Pengerusi atau Setiausaha, semasa ketiadaan Pengerusi. 42. Bendahari dan Pengerusi hendaklah memastikan tiada berlaku terlebih pengeluaran wang dan akaun SARANA sentiasa berbaki kredit. 43. Tahun kewangan SARANA bermula pada 1 Januari hingga 31 Disember tahun semasa. Penyimpanan akaun pendapatan dan perbelanjaan 44. Penyata Kira-Kira Kewangan SARANA hendaklah dibentangkan untuk diterima dan diluluskan oleh anggota SARANA dalam Mesyuarat Agung Tahunan. 45. Satu salinan Penyata Kira-Kira Kewangan yang diterima dan diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar kepada Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG dan mengikut mana yang berkenaan. 46. Guru Penasihat SARANA, Ketua Biro SARANA, Setiausaha PIBG, Guru-Guru Penolong Kanan dan Pengetua SMK King George V Seremban adalah dibenarkan memeriksa akaun SARANA pada bila-bila masa. Harta amanah SARANA 47. SARANA tidak boleh memegang apa-apa harta, sama ada harta alih atau harta tak alih, atas namanya sendiri. Apa-apa harta yang, sebelum dari tarikh Tata Cara ini berkuatkuasa, diletakkan atas nama SARANA hendaklah dialihkan kepada SMK King George V Seremban, yang diwakili oleh Pengetua SMK King George V, Seremban, sebagai harta yang diamanahkan oleh SARANA untuk digunakan bagi faedah pelajar-pelajar SARANA itu sahaja atau sebagaimana yang ditetapkan oleh Jawatankuasa SARANA dari semasa ke semasa. 48. Apa-apa harta yang diamanahkan kepada SARANA tidak boleh dipindah milik atau dilupuskan dengan apa cara sekali pun, melainkan dengan persetujuan anggota SARANA yang diperolehi dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Pindaan Tata Cara SARANA 49. Apa-apa cadangan untuk meminda Tata Cara SARANA hendaklah dikemukakan kepada Pengetua SMK King George V Seremban melalui Guru Penasihat SARANA atau Ketua Biro SARANA atau Setiausaha PIBG untuk kelulusan terlebih dahulu. 50. Cadangan pindaan yang hendak dikemukakan kepada Pengetua SMK King George V Seremban hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan dan dipersetujui oleh sekurangkurangnya 2/3 daripada anggota SARANA yang hadir.

51. Pindaan kepada Tata Cara SARANA hanya berkuat kuasa mulai daripada tarikh pindaan diluluskan oleh Pengetua SMK King George V, Seremban. 52. Pengetua SMK King George V Seremban berhak meluluskan atau tidak meluluskan sebarang pindaan yang dicadangkan oleh SARANA. Larangan 53. SARANA tidak boleh memperluaskan bidang kuasanya untuk merangkumi perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan Tingkatan, sekolah, guru, kakitangan dan pekerja sekolah dan syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan sekolah. 54. SARANA bukanlah suatu entiti undang-undang dan tidak mempunyai keupayaan juridical untuk membuat kontrak, perjanjian atau memorandum persefahaman, atas namanya sendiri. Apa-apa program dan aktiviti yang hendak dibuat oleh SARANA yang memerlukan apa-apa suratcara yang mengikat dari segi undang-undang hendaklah dirujuk kepada Pengetua SMK King George V Seremban melalui Guru Penasihat SARANA atau Ketua Biro SARANA atau Setiausaha PIBG untuk kelulusan dan panduan. 55. SARANA tidak boleh menjadi forum atau jentera bagi menyelesaikan sebarang pertikaian antara SARANA dengan Guru Tingkatan, Guru-Guru, Guru-Guru Penolong Kanan, Pengetua SMK King George V Seremban, Pejabat Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri, Kementerian Pendidikan, Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan. 56. (dikosongkan). Tafsiran 57. Sebarang kekeliruan atau pertikaian yang timbul daripada Tata Cara SARANA hendaklah dirujuk kepada Pengetua SMK King George V Seremban melalui Guru Penasihat SARANA atau Ketua Biro SARANA atau Setiausaha PIBG. Pembubaran 57. SARANA hanya boleh dibubarkan dalam keadaan berikut : a) atas arahan bertulis daripada Pengetua SMK King George V Seremban; atau b) Sekolah berhenti beroperasi. 58. Apa-apa wang dalam akaun SARANA hendaklah digunakan sebagaimana yang ditetapkan oleh Pengetua SMK King George V Seremban dan kegunaannya hendaklah bagi memanfaatkan pendidikan pelajar di sekolah di mana Tingkatan itu berada. Apa-apa harta alih dan tak alih yang

telah diamanahkan kepada sekolah hendaklah dilupuskan mengikut cara yang ditetapkan oleh Pengetua SMK King George V, Seremban. 59. (dikosongkan). Abdul Aziz Wahab Ketua Biro SARANA SMK King George V Seremban 31/10/2013