BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Latar belakang perusahaan PT. Mitra Eka Persada, merupakan perusahaan dagang yang bergerak di bidang penjualan kertas. Awal mulanya PT. Mitra Eka Persada hanyalah sebuah toko yang bernama Toko Lasmana Rindo yang berdiri pada tahun 1991, mulanya Toko Lasmana Rindo ini hanyalah pemasok kertas untuk berbagai toko seperti toko photo copy, toko buku dan toko kecil lainnya, Pemasok Toko Lasmana Rindo ini juga awalnya hanya berasal dari 2 PT. saja, yaitu PT. Kertas Sinar Mas dan PT. Pindo. Lambat laun penjualan kertas dari Toko Lasmana Rindo ini semakin bertambah wilayah jangkauannya dan juga menjadi pemasok bagi agen-agen lainnya, sehingga Toko Lasmana Rindo ini juga berubah menjadi PD. Mitra CIpta Abadi pada tahun 1995, dengan tujuan untuk memperbesar jangkauan operasinya dan menyesuaikan dengan perkembangan usaha di perusahaan dagang tersebut. Pemasok PD. Mitra CIpta Abadi juga semakin bertambah seiring dengan permintaan konsumen yang makin meningkat. Pemasok yang mensuplai antara lain PT. Kertas Sinar Mas, PT. Pindo, PT. Kertas Leces DKI dan PT. Suparma. Akhirnya pada tahun 1998 PD. Mitra Cipta Abadi semakin memantapkan usahanya dengan berubah menjadi PT. Mitra Eka Persada. Penjualan kertas diperusahaan ini juga semakin banyak ukuran dan beratnya, atau yang baru-baru ini sedang dikembangkan yaitu menambah lagi suplai kertas jenis karton untuk konsumen pembuat kertas undangan atau kartu nama lainnya. 46
47 Lokasi perusahaan ini berada di Jl. Raya Kebun Jeruk No. 9 kompleks Ruko Permata blok D No. 1, Jakarta Barat. Sedangkan jenis kertas yang dijual di perusahaan ini adalah per palet atau yang belum dipotong-potong untuk ukuran hvs atau kwarto, misalnya saja yang berasal dari PT. Pindo dengan berat 53 gram berisi 12 rim dan ukurannya 65x100cm atau berat 65 gram berisi 20 rim ukuran 65x100cm, dan masih banyak lagi jenis kertas yang lainnya. 3.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Mitra Eka Persada memliki visi yaitu menjadi salah satu perusahaan distributor kertas, yang melayan kebutuhan konsumen seiring dengan meningkatnya kebutuhan kertas di Indonesia. Misi PT. Mitra Eka Persada mempunyai misi untuk mewujudkan visinya yaitu dengan memaksimalkan kinerja kerja karyawan sehingga pendistribusian kertas pada konsumen tepat waktu dan dapat memuaskan konsumen yang mana hal ini akan mempengaruhi kredebilitas PT. Mitra Eka Persada sendiri sebagai salah satu distributor kertas di Indonesia.
48 3.3. Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mitra Eka Persada Lingkup kerja dan tanggung jawab 1. Direktur - Bertanggung jawab atas perkembangan perusahaan - Melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan - Membuat kebijakan-kebijakan perusahaan - Menentukan ijin kredit bagi pelanggan. - Menganalisa keadaan pasar, hasil penjualan dan piutang. 2. Bagian Penjualan a. Penjualan - Mengawasi dan mencatat semua pesanan yang diterima melalui telepon - Membuat invoice penjualan.
49 - Membuat delivery order. - Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan pada invoice penjualan beserta dokumen-dokumen penjualan lainnya. - Menerima dan memeriksa apabila ada retur penjualan. - Mengatur waktu untuk pengiriman barang bagi pelanggan. b. Pengiriman - Bertugas mengirimkan barang dari perusahaan kepada pelanggan sampai pada tempatnya sesuai dengan DO (Delivery Order). - Meminta tanda tangan dari pelanggan apabila barang telah diterima. 3. Bagian Keuangan, bagian ini membawahi dua sub bagian, yaitu : a. Akuntansi - Menyusun transaksi yang terjadi dan mencatatnya kedalam buku besar dan jurnal - Melakukan perhitungan transaksi untuk membuat laporan-laporan yang diperlukan oleh perusahaan. - Mencatat persediaan barang yang ada di gudang. - Memeriksa catatan persediaan barang (1bulan sekali) dan mencocokannya dengan bagian gudang dan laporan stok. b. Penagihan - Melakukan penagihan ke pelanggan dalam bentuk cek, giro atau tunai.
50 - Setelah mendapatkan cek, giro atau tunai dari pelanggan, kemudian melaporkan hasilnya pada bagian keuangan. - Menyetorkan hasil tagihan yang didapat dari pelanggan ke bank, setelah hasil laporannya tersebut diperiksa dan disetujui oleh bagian keuangan. c. Kasir - Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran biaya operasional perusahaan. - Menerima hasil dan bukti pembayaran tunai dari pelanggan. 4. Administrasi Gudang - Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang sesuai DO (Delivery Order). - Mencatat dan melaporkan mengenai keadaan dan jumlah barang yang terdapat di gudang (setiap bulan/periode). - Menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pelanggan. - Mengontrol jumlah persediaan barang yang ada di gudang. 5. Bagian Pembelian - Mencari informasi mengenai jenis kertas yang akan dibeli. - Membuat laporan pembelian per-periode. - Bertanggung jawab atas barang-barang yang dibeli baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
51 3.4. Tata Laksana Sistem Berjalan 3.4.1. Proses Penjualan Gambar 3.2 Proses Penjualan Proses penjualan pada PT Mitra Eka Persada dimulai pada saat bagian marketing menerima order via telpon. Berikut adalah keterangan dari proses penjualan : 1. Pada PT Mitra Eka Persada proses penjualan dimulai dari bagian penjualan yang akan menerima pesanan via telepon. 2. Setelah menerima order bagian penjualan akan membuatkan invoice mengenai barang yang telah dipesan. Invoice dibuat 3 rangkap : rangkap merah untuk arsip perusahaan, rangkap kuning untuk pelanggan jika membeli kredit dan rangkap putih untuk tanda pelunasan. 3. Bagian penjualan akan membuat surat DO (Delivery Order) berdasarkan invoice kepada bagian gudang agar barang dapat keluar
52 dan menyerahkan invoice ke bagian pengiriman untuk barang dapat dikirimkan. 4. Bagian penjualan memberikan rangkap invoice dan surat DO ke bagian gudang. 5. Bagian gudang menerima rangkap invoice dan surat DO untuk mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan barang yang ada di list invoice. 6. Bagian pengiriman menerima barang dan rangkap invoice dari bagian gudang untuk melakukan proses pengiriman. 7. Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang sesuai dengan invoice. 8. Pelanggan melakukan pembayaran ke bagian keuangan.
53 3.4.2. Proses Pembelian Gambar 3.3 Proses Pembelian Proses pembelian pada PT Mitra Eka Persada dimulai saat bagian pembelian membuat purchase order berdasarkan permintaan owner. Proses pembelian dilakukan pada awal bulan. Berikut adalah keterangan dari proses pembelian : 1. Bagian pembelian membuat purchase order yang akan dikirimkan ke supplier. 2. Setelah purchase order disetujui oleh supplier, supplier akan mengirimkan PI (Proforma invoice). 3. Bagian pembelian akan melakukan pembayaran sesuai dengan PI yang diterima.
54 4. Supplier akan membuatkan invoice pembelian setelah menerima bayaran. Bagian gudang akan memeriksa barang yang sampai apakah sesuai dengan pesanan dengan melihat surat jalan yang diberikan dari supplier. 5. Bagian pembelian akan meminta laporan dari bagian gudang invoice pembelian untuk memeriksa barang yang masuk agar dapat di update di master barang. 3.4.3. Proses Retur Terdapat dua proses retur pada PT Mitra Eka Perkasa yaitu retur pembelian dan retur penjualan. Retur pembelian terjadi jika barang yang diterima mengalami kerusakan. Berikut keterangan dari proses retur pembelian : 1. Bagian gudang mengecek kondisi fisik barang, jika terdapat barang yang rusak maka akan dilaporkan ke bagian pembelian. 2. Bagian pembelian akan memberitahukan ke supplier bahwa ada barang yang rusak. 3. Supplier akan memberikan potongan harga sebagai retur yang diajukan. Retur penjualan akan diberikan jika pelanggan menerima barang yang rusak. Berikut keterangan dari proses retur penjualan : 1. Pelanggan menghubungi bagian penjualan bahwa barang yang diterima rusak. 2. Bagian penjualan akan memeriksa barang yang mau diretur berdasarkan invoice penjualan.
55 3. Setelah disetujui, pelanggan akan diberikan potongan harga sebagai retur dari penjualan. 3.5. Data Flow Diagram 3.5.1. Diagram Konteks Gambar 3.4 Diagram Konteks PT. Mitra Eka Persada
56 3.5.2. Diagram Nol Gambar 3.5 Diagram Nol PT. Mitra Eka Persada
57 3.5.3. Diagram Rinci Gambar 3.6 Diagram Rinci Proses Mendaftarkan Master Gambar 3.7 Diagram Rinci Penjualan Gambar 3.8 Diagram Rinci Pembelian
58 3.6. Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi PT Mitra Eka Persada meliputi : 1. Sering terjadi redudansi data dikarenakan belum memiliki database 2. Perbedaan stok barang yang ada digudang dengan stok barang yang dicatat oleh bagian penjualan dan bagian pembelian dikarenakan terjadinya retur penjualan atau pembelian 3. Sering terjadinya perbedaan harga antara bagian pembelian dengan bagian penjualan yang menyebabkan sering terjadi kesalahan dalam menginput harga barang 4. Sulitnya membuat berbagai laporan yang diinginkan oleh pimpinan karena membutuhkan waktu yang lama untuk membuat berbagai laporan tersebut dikarenakan proses pembuatan laporan masih manual, jumlah data yang sangat besar dan data-datanya tidak terintegrasi 3.7. Solusi yang diusulkan 1. Membangun database berbasis SQL untuk menyimpan data-data agar datadata yang tersimpan terintegrasi 2. Merancang program aplikasi yang dapat mendukung proses bisnis dan menghubungkan dengan database yang sudah dibuat dalam pengaturan stok barang 3. Merancang program aplikasi yang mendukung dalam update harga barang pada saat terjadi perubahan 4. Membuat laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan rekap stok barang