BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Makin meningkatnya kemajuan teknologi mengakibatkan semakin berkembangnya pemahaman manusia tentang aspek sumber daya manusia di dalam suatu organisasi. Bagaimanapun canggihnya teknologi yang digunakan tanpa dukungan oleh manusia sebagai pelayan operasional tidak akan menghasilkan output yang sesuai dengan tingkat efisiensi yang tinggi. Betapapun modernnya mesin-mesin yang digunakan, unsur manusia masih akan tetap memegang peranan yang sangat menentukan. Oleh karena itu pemahaman dan pengembangan sumber daya manusia di dalam organisasi sangat penting. Pengembangan pemahaman tentang peran sumber daya manusia ini mendorong tumbuh dan berkembangnya ilmu pengetahuan tentang teknik pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi yang kemudian dikenal sebagai Manajemen Sumber Daya Manusia. Sementara itu masalah penarikan tenaga kerja, seleksi, pengembangan, pemanfaatan dan pemutusan hubungan kerja yang sejak semula telah menjadi tugas seorang manajer, semakin sulit dan rumit karena harus menghadapi aturan-aturan pemerintah, makin terbatasnya sumber daya alam dan energi, timbulnya persaingan antar organisasi yang semakin meningkat. Manajemen mengandung pengertian secara sederhana sebagai suatu proses pencapaian tujuan yang dilakukan dengan menggunakan bantuan sumber daya atau orang lain yang tersedia. Bagaimanapun bunyi definisi dari manajemen, secara prinsip harus mengandung tiga unsur pokok, yaitu suatu proses, adanya sumber daya manusia dan adanya tujuan. Sumber daya manusia (human resource) memiliki pengertian baik secara makro maupun mikro. Secara makro, sumber daya manusia (human resource) merupakan keseluruhan potensi tenaga kerja yang terdapat dalam suatu megara, jadi 6
7 menggambarkan jumlah angkatan kerja dari suatu negara atau daerah. Secara mikro, sumber daya manusia (human resource) merupakan segolongan masyarakat yang memenuhi kebutuhan hidupnya dengan bekerja pada suatu unit kerja atau organisasi tertentu baik pemerintah maupun swasta. Jadi pengertian sumber daya manusia ini mencakup semua unsur yang dimilikinya seperti energi, bakat, keterampilan, kondisi fisik dan mental manusia yang dapat digunakan untuk berproduksi. Istilah-istilah lain seperti tenaga kerja, pekerjaan atau karyawan. Dalam beberapa penggunaan istilahistilah tersebut memang dapat dipertukarkan, namun pada dasarnya terdapat perbedaan antara istilah tersebut. Istilah sumber daya manusia seperti diuraikan di atas pengertiannya lebih ditekankan pada potensi yang melekat pada diri manusia. Manusia dengan segala potensi yang dimilikinya sebagai kekayaan (asset) organisasi yang harus didayagunakan secara optimal guna mencapai tujuan organisasi. Istilah tenaga kerja dapat diartikan dalam dua pengertian. Secara sempit istilah tenaga kerja dapat berarti sosok individu (manusia yang bekerja). Sedangkan dalam arti luas, istilah tenaga kerja diartikan sebagai manusia dengan potensi kerja yang melekat pada dirinya. Istilah pekerja atau karyawan menunjukan sosok individu (manusia) yang bekerja dalam suatu lingkup organisasi tertentu. Dengan pengertian manajemen dan sumber daya manusia itu, maka manajemen sumber daya manusia secara sederhana dapat diberi sebagai ilmu manajemen yang diterapkan dalam masalah pengelolaan sumber daya manusia. Beberapa definisi manajemen sumber daya manusia telah diberikan beberapa ahli. Namun suatu kenyataan dari sekian banyak definisi yang telah diberikan belum mampu menghasilkan pengertian yang bersifat universal yang dapat diterima pada semua pihak. Manajemen sumber daya manusia adalah penarikan, seleksi, penerimaan, pengembangan dan pemanfaatan sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan baik individu maupun organisasi. Jadi manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan dan mengembangkan dan memelihara tenaga kerja yang kompeten sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri sendiri.
8 Definisi sumber daya manusia tersebut mengandung pengertian bahwa pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi memiliki jangkauan yang luas. Pengelolaan sumber daya manusia hanya menyangkut hal-hal ketenagakerjaan yang terjadi dalam organisasi saja, tetapi juga harus menjangkau lingkungan organisasi yang ikut mempengaruhi perkembangan sumber daya manusia di dalam organisasi. Proses memperoleh sumber daya manusia harus dinilai dengan mempelajari kondisi ketenagakerjaan yang sedang di daerah/negara secara makro, termasuk kondisi sumber-sumber ketenagakerjaan tersedia baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Sementara itu memajukan atau mengembangkan sumber daya manusia harus terus menerus dilakuakn dengan memperhatikan perkembangan lingkungan organisasi, khususnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, di samping faktor-faktor lingkungan organisasi lainnya. Di samping itu, Manajemen Sumber Daya Manusia menunjukan pengertian bahwa tenaga kerja sebagai sumber daya yang diperoleh, dikembangkan dan dipelihara harus memiliki kompeten dalam arti mempunyai kemampuan dan kemampuan kerja yang sesuai dan mendukung yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Kemampuan tenaga kerja yang bersumber dari pengetahuan, keterampilan, bakat minat dan pengalamannya, sedangkan kemauan kerja tumbuh dari kepuasan kerja yang mampu diciptakan melalui pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Secara ringkas dapat dikatakan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia menempatkan tenaga kerja dalam organisasi tidak hanya sebagai alat produksi. Lebih dari itu, tenaga kerja merupakan kekayaan/asset organisasi yang berbentuk sumber daya manusia yang mempunyai cita, rasa dan karsa yang berbeda-beda, sehingga harus dikelola dengan pendekatan yang lebih manusiawi. Pendekatan sistem sosial yang menempatkan manusia sesuai dengan harkat dan martabatnya sebagai makhluk sosial.
9 2.1.1. Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Sesuai dengan pengertian sumber daya manusia yang telah dirumuskan di atas, maka kegiatan-kegiatan pengelolaan sumber daya manusia di dalam suatu organisasi dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa fungsi. Sebagai ilmu terapan dan ilmu manajemen, maka manajemen sumber daya manusia memiliki fungsi-fungsi pokok yang sama dengan fungsi mana jemen dengan penerapan di bidang sumber daya manusia sebagai : a. Fungsi perencanaan Melaksanakan tugas dalam perencanaan kebutuhan, pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan sumber daya manusia. b. Fungsi pengorganisasian Menyusun suatu organisasi dengan mendesain struktur dan hubungan antara tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh tenaga kerja yang disiapkan. c. Fungsi pengarahan Memberikan dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efisien. d. Fungsi pengendalian Melakukan pengukuran-pengukuran antara kegiatan yang dilakukan dengan standar-standar yang telah ditetapkan khususnya di bidang tenaga kerja. Gambar 2.1 memperlihatkan bahwa mekanisme kerja dari mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya keinginan dan kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Maksud tersebut akan lebih mendorong untuk dilakukan bilamana telah tersedia sejumlah informasi.
10 Perencanaan Keinginan dan kebutuhan Pengorganisasian Pengarahan Tujuan Pengkoordinasian Informasi Pengawasan Gambar 2.1 Mekanisme Kerja dari Fungsi-fungsi Manajemen Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan telebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang : a) Apa b) Bagaimana c) Mangapa dan d) Kapan akan dilakukan. Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksana organisasi) terdiri atas orang-orang yang memiliki berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir dai dalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi
11 yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lainnya untuk menuju sasaran yang sama. Sebuah perencanaan yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Keadaan/waktu yang akan datang, yang penuh ketidakpastian ini sering menimbulkan berbagai akibat dan penyimpangan sehingga hasil kerja yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Untuk menghilangkan atau menjaga agar tidak terjadi penyimpangan maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian. Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpangan tidak terlalu jauh melampaui standar yang telah ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut tidak terjadi. Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi. Jika digambarkan, fungsi-fungsi manajemen ini akan berjalan/berputar seperti sebuah roda (lihat gambar 2.2).
12 Pengawasan Perencanaan Pengkoordinasian Pengorganisasian Pengarahan Gambar 2.2 Fungsi-Fungsi Manajemen Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah: (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisori. Manajemen Puncak atau Manajemen Eksekutif Jumlah keputusan pokok yang diambil pada setiap jenjang Manajemen Madya atau Manajemen Administratif Manajemen Operasional atau Manajemen Supervisor Gambar 2.3 Piramida Manajemen a) Manajemen Puncak Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya memiliki berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum dan
13 mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru dan pengeluaran saham. b) Manajemen Madya Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak. c) Manajemen Operasional Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut supervisor garis-pertama (first-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian. Di samping fungsi-fungsi pokok, manajemen sumber daya manusia memiliki beberapa fungsi-fungsi operasional. Di dalam merumuskan fungsi-fungsi operasional manajemen sumber daya manusia tersebut ternyata terdapat perbedaan-perbedaan di antara para ahli. Perbedaan tersebut terjadi kerena adanya perbedaan di dalam memandang tingkat kepentingan (urgensi) dari kegiatan-kegiatan pokok dalam pengelolaan sumber daya msnusia yang diangkatnya sebagai fungsi operasional Manajemen Sumber Daya Manusia. Berbagai fungsi operasional Manajemen Sumber Daya Manusia dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) lingkup kegiatan, yaitu : pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan sumber daya manusia. A. Pengadaan Sumber Daya Alam Kegiatan-kegiatan yang ruang lingkup pengadaan sumber daya manusia ini dilakukan dengan tujuan menentukan dan memenuhi kebutuhan sumber daya manusia, baik secara kuntitatif maupun kualitatif. Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia yang berada dalam ruang lingkup ini adalah : a. Perencanaan sumber daya manusia b. Penarikan calon tenaga kerja
14 c. Selesksi d. Penempatan tenaga kerja e. Pembekalan B. Pengembangan Sumber Daya Manusia Kegiatan-kegiatan dalam ruang lingkup pengembangan sumber daya manusia (development of personal) ini bertujuan untuk meningkatkan dan mengembangkan sumber daya manusia yang telah dimiliki sehingga tidak akan tertinggal perkembangan organisasi serta ilmu pengetahuan dan teknologi. Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia yang berada dalam ruang lingkup ini adalah fungsi pengembangan yang di dalamnya meliputi subfungsi : a. Pelatihan dan pengembangan b. Pengembangan karier C. Pemeliharaan Sumber Daya Manusia Kegiatan-kegiatan dalam ruang lingkup pemeliharaan sumber daya manusia (maintenance of personal) ini bertujuan untuk memelihara keutuhan sumber daya manusia yang dimiliki. Wujud dari hasil pemeliharaan sumber daya manusia ini adalah timbulnya rasa betah dan mempunyai kemauan bekerja dengan sebaikbaiknya pada organisasi. Fungsi operasional manajemen sumber daya manusia yang berada dalam ruang lingkup ini adalah : a. Kompensasi jabatan b. Integrasi c. Hubungan perburuhan d. Pemutusan hubungan kerja Untuk mendukung berbagai kegiatan sebagai fungsi-fungsi operasional, ruang lingkup manajemen sumber daya manusia dilengkapi dengan kegiatankegiatan yang merupakan alat manajemen sumber daya manusia yaitu analisa jabatan (job analysis), penelitian prestasi kerja (performance appaisal) dan evaluasi jabatan (job evalution).
15 Seluruh kegiatan melalui fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia tersebut diarahkan untuk mewujudkan sasaran manajemen sumber daya manusia, yaitu mendayakan secara optimal sumber daya manusia dalam suatu organisasi melalui terciptanya suatu kondisi ketenagakerjaan yang memenuhi semboyan 3 TEPAT, yaitu TEPAT ORANG, TEPAT JABATAN, TEPAT WAKTU (The Right man on The Right Job at The Right Time). Kondisi semacam ini hanya mungkin terjadi bila setiap manusia di dalam organisasi itu mencapai tingkat prestasi yang tinggi. Dengan perkataan lain sumber daya manusia yang dimiliki tersebut mampu mengembangkan produktivitas kerjanya sampai tingkat maksimal. Kemampuan kerja dan kemauan kerja merupakan dua syarat dasar yang dimiliki seseorang untuk berprestasi di dalam pekerjaan yang dilakukannya. Kemampuan kerja berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan, bakat, minat dan pengalaman yang dibutuhkan seseorang agar dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diselesaikannya sesuai dengan jabatan/pekerjaan yang didudukinya. Sedangkan kemauan kerja merupakan perwujudan dari tinggi rendahnya motivasi, bersumber dari golongan berbentuk kebutuhan dan keinginan tertentu yang menyebabkan seseorang bertingkah laku tertentu pula. Tingkah laku yang dimaksud ialah kehendak untuk melaksanakan tugas-tugas yang harus dilaksanakan sesuai pekerjaan yang didudukinya. Seorang tenaga kerja tanpa pengetahuan kerja, tidak dapat mencapai prestasi kerja pada tingkat yang optimal, walaupun kemauan kerjanya cukup tinggi. Sebaliknya seorang tenaga kerja dengan kemampuan kerja yang tinggi tetapi tak mempunyai kemauan kerja akan menunjukan prestasi kerja rendah. Insentif merupakan salah satu komponen kompensasi yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi kepada pegawainya. Besarnya insentif yang diberikan kepada pegawai tergantung pada prestasi kerja yang dicapai oleh pegawai dan kelompok kerjanya.
16 2.2 Penilaian Prestasi Kerja 2.2.1 Pengertian Penilaian Prestasi Kerja Secara Umum Secara umum penilaian prestasi kerja dapat diartikan sebagai suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja / jabatan (job performance) seorang tenaga kerja termasuk potensi pengembangannya. 2.2.2 Pengertian Penilaian Prestasi Kerja Istilah kinerja dari kata job dperformance atau Actual Performance (prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Pengertian kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pengertian penilaian prestasi kerja menurut Andrew E. Sikula, yang dikutip oleh A.A. Anwar Prabumangkunagara dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Perusahaan (2001 ; 69), adalah sebagai berikut : Employee appraising is the sistimatic evaluation of workers job performance and potential for development. Appraising is the process of estimating or judging the value, excellence, qualities, or status of some object, person, or thing. Penilaian prestasi kerja menurut T. Tani Handoko, dalam bukunya yang berjudul Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia (2001 ; 135), adalah sebagai berikut : Penilaian prestasi kerja suatu system yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang karyawan telah melaksankaan pekerjaannya masing-masing secara keseluruhan. 2.2.3 Alasan-alasan Pentingnya Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Alasan-alasan pentingnya prestasi kerja karyawan bagi organisasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Penilaian prestasi kerja Karyawan akan memberikan informasi dalam bentuk umpan balik mengenai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan karyawan,
17 sehingga informasi tersebut dapat memberikan satu peluang bagi atasan dan bawahan untuk meninjau perilaku kerjanya. 2. Penilaian prestai kerja karyawan membedakan besarnya alokasi penghargaan seperti promosi dan kenaikan gaji diantara para karyawan sesuai dengan kinerja yang diperlihatkannya. 3. Penilaian prestasi kerja karyawan dapat mendukung setiap keputusan yang diambil manajer terhadap karyawannya. 2.2.4 Masalah Potensial dalam Penilaian Prestasi kerja Karyawan Dalam pelaksanaannya, penilaian prestasi kerja menghadapi beberapa masalah-masalah potensial yang apabila tidak diperhatikan akan sangat mempengaruhi kualitas dari penilaiannya. Berbagai masalah potensial yang pada dasarnya bersumber dari sifat manusiawi seseorang penilai (merupakan Human Error) adalah sebagai berikut : 1. Hallo Effect Seperti telah dijelaskan pada saat membahas masalah teknik wawancara muncul terjadinya seorang penilai terpengaruh oleh salah satu aspek dari seseorang (yang dinilai), baik sikap, penampilan maupun prestasi kerjanya dimasa lalu, sehingga penilai dapat memberikan nilai yang negatif maupun positif mendahului nilai sebenarnya yangharus diberikan setelah proses penilaian berlangsung. Untuk menghindari kesalahan ini, seorang penilai hendaknya menyadari bahwa tidak ada seorangpun yang sempurna, tanpa kekurangan sama sekali. Dalam banyak hal seseorang mungkin memiliki kelebihan, tetapi dalam hal lain ada kekurangannya. 2. Leniency Masalah ini terjadi karena adanya kesalahan penilaian yang diakibatkan oleh sikap seseorang penilai yang terlalu baik yang memiliki kecenderungan memberikan nilai yang terlalu tinggi terhadap orang lain. Sikap ini akan menimbulkan hasil penilaian yang tidak mencerminkan keadaan sebenarnya.
18 3. Strictness Masalah ini terjadi sebagai akibat dari sikap seorang penilai yang bertolak belakang dengan masalah sebelumnya yaitu sikap terlalu memandang rendah orang lain, sehingga penilai memiliki kecenderungan untuk memberikan nilai yang terlalu rendah terhadap orang lain. 4. Central Tendency Banyak penilai (terutama yang bukan penilaian progesional) yang tidak mau bersusah payah dalam memberikan penilaian, sehingga nilai yang diberikan cenderung nilai rata-rata (sedang). Kesalahan ini biasanya terjadi karena penilai hanya memiliki sedikit waktu dan informasi tentang sifat dan prestai seseorang. 5. Personal Biasa Kesalahan lain yang sering terjadi adalah kesalahan dalam penilaian yang bersumber dari perasaan seorang penilai, contohnya : seorang penilai yang memberikan nilai baik pada orang yang lebih senior, lebih tua usianya, berasal dari suku yang sama dan lain-lain. 2.2.5 Tujuan dan Kegunaan Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Penilaian prestasi kerja karyawan berguna untuk perusahaan serta harus bermanfaat bagi karyawan. Tujuan dan kegunaan penilaian prestasi kerja karyawan sebagai berikut : 1. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi, demosi, pemberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa. 2. Untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bias sukses dalam pekerjaannya. 3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan didalam perusahaan. 4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektivan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengawasan, kondisi kerja, dan peralatan kerja. 5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan yang berada di dalam organisasi.
19 6. Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga dicapai tujuan untuk mendapatkan performance kerja yang baik. 7. Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan untuk mengobservasi perilaku bawahan supaya diketahui minat dan kebutuhankebutuhan bawahannya. 8. Sebagai alat untuk bisa melihat kekurangan atau kelemahan-kelemahan dimasa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya. 9. Sebagai criteria didalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan. 10. Sebagai alat untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan personil dan dengan demikian bisa sebagai bahan pertimbangan agar bisa diikutsertakan dalam program latihan kerja tambahan. 11. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan. 12. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian pekerjaan (Job Description). 2.2.6 Sasaran Yang Ingin Dicapai Dari Penilaian Perstasi Kerja Karyawan. Sasaran-sasaran yang ingin dicapai dari prestasi kerja karyawan yang dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Membantu setiap karyawan untuk semakin mengerti mengenal peran dan fungsinya yang menyangkut kekuatan dan kelemahannya pada saat bekerja dalam organisasi. Hasil dari penilaian kinerja bagi para karyawan akan membantu dalam menyadari kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Untuk menjalankan peran dan fungsinya, sehingga karyawan berusaha untuk mengurangi / mengatasi kekurangannya tersebut. 2. Membantu atasan dalam mengenali kebutuhan-kebutuhan akan pengembangan setiap bawahannya sehubungan dengan peran dan fungsinya. Hasil penilaian kinerja karyawan dapat menjadi masukan / input bagi para manajer untuk mencoba mengenali kebutuhan pengembangan bawahannya, sepreti merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.
20 3. Meningkatkan rasa kebersamaan dan menjamin komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahannya, dimana atasan dapat mengetahui kesulitan apa saja yang dihadapi oleh bawahannya dan demikian pula sebaliknya bawahan dapat mengetahui apa yang diharapkannya oleh atasannya, sehingga mereka dapat secara bersama-sama memberikan kontribusi yang terbaik bagi organisasi. 4. Memberikan peluang bagi karyawan untuk menerapkan sasaran / target pribadi dengan mengetahui hasil penilaian kinerja, maka karyawan dapat menyusun langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai target pribadi. 5. Membantu setiap karyawan dalam menyerap perubahan budaya dan peraturan organisasi, sehingga karyawan dapat mengevaluasi sejauh mana dia dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan tersebut. Penilaian kinerja karyawan akan menjadi alat ukur yang akurat dalam menilai kemampuan karyawan beradaptasi terhadap perubahan lingkungan kerjanya. 6. Menciptakan iklim positif dalam organisasi yang mendorong karyawan untuk berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai jenjang jabatan yang lebih tinggi, dengan secara berkesinambungan mempersiapkan dan memperkuat perkembangan perilaku dan kualitas karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai jenjang jabatan yang lebih tinggi tersebut. 7. Membantu para pengambil keputusan manajemen sumber daya manusia dengan memberikan data yang akurat mengenai kinerja setiap karyawan secara berkala. 2.2.7 Syarat-syarat Suatu Sistem Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Agar pelaksanaan suatu penilaian prestasi kerja dapat berhasil sesuai dengan sasaran yang diharapkan, diperlukan syarat-syarat tertentu yangharus dipenuhi oleh suatu system penilaian prestasi kerja. Syarat-syarat tersebut adalah sebagai berikut : 1. Relevan Syarat ini menegaskan bahwa suatu system penilaian prestasi kerja hanya mengukur hal-hal yang berhubungan atau berkaitan langsung (relevan) dengan prestasi kerja dalam suatu jabatan tertentu (Job Performance). Oleh karena itu, suatu penilaian prestasi harus selalu memperhatikan kegiatan yang harus
21 dilakukan oleh seorang pemangku jabatan tersebut (Job Recuired Performace) yang dapat dilihat dari hasil analisa jabatan yang terbaik. 2. Acceptable Suatu system penilaian prestasi harus dapat diterima dan dimengerti baik oleh penilai maupun yang dinilai. Penilaian prestasi kerja yang tidak dapat dimengerti akan menyebabkan hasil penilaian yang tidak / kurang objektif. 3. Reliable Syarat ini menegaskan bahwa suatu system penilaian prestasi kerja harus dapat dipercaya serta mempunyai alat ukur yang dapat di andalkan, konsisten dan stabil artinya apabila alat ukur tersebut digunakan oleh penilai lain untuk mengukur objek yang sama maka akan memberikan hasil penilaian yang sama pula. 4. Sensitive Suatu sistem penilaian prestasi kerja harus memiliki kepekaan kemampuan untuk membedakan tenaga kerja yang efektif dengan tenaga kerja yang tidak efektif. 5. Practice Syarat ini menghendaki agar suatu system penilaian prestasi kerja harus praktis dan mudah dilaksanakan, tidak rumit atau berbelit-belit baik yang menyangkut administrasi dan interprestasi serta memerlukan biaya yang besar. 2.3 Aspek-aspek Penilaian Prestasi Kerja Karyawan 2.3.1 Aspek-aspek Yang Dinilai Dari hasil studi Lazer dan Wikstrome (2001) terhadap formulir penilaian kinerja 125 perusahaan yang berada di USA. Faktor yang paling umum muncul di 61 perusahaan adalah, pengetahuan tentang pekerjaannya, kepemimpinan inisiatif, kualitas pekerjaan, kerja sama, pengambil keputusan, kreativitas, yang dapat diandalkan, perencanaan, kemunikasi, intelejensi, pemecahan masalah pendelegasian sikap, usaha, motivasi, dan organisasi. Dari aspek-aspek yang dinilai tersebut daapt dikelompokkan menjadi : 1. Kemampuan Teknik, yaitu kemampuan menggunakan pengetahuan, teknik, metode, dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan pelatihan yang diperolehnya.
22 2. Kemampuan konseptual yaitu kemampuan untuk memahami kompleksitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing-masing kedalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh, yang pada intinya individual tersebut memahami tugas, fungsi serta tanggungjawabnya sebagai seorang karyawan. 3. Kemampuan hubungan inter personal, yaitu antara lain kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan melakukan negosiasi, dan lain-lain. 2.3.2 Metode Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Metode atau teknik penilaian kinerja karyawan dapat digunakan dengan pendekatan yang berorientasi masa lalu danmasa depan. 1. Metode Penilaian Berorientai Masa Lalu. Dengan mengevaluasi prestasi kinerja pada masa lalu, karyawan dapat memperoleh umpan balik dari upaya-upaya mereka. Umpan balik ini selanjutnya bisa mengarah kepada perbaikan-perbaikan prestasi. Teknik-teknik ini meliputi : a. Skala Peringkat (Rating Scale) b. Daftar Pertanyaan (Checklist) c. Metode Peristiwa Kritis (Critical Incident Methode) d. Metode Peninjauan Lapangan (Field Review Methode) e. Tes dan Observasi Prestasi Kerja (Performance Test and Obsevasi) f. Pendekatan Evaluasi Komparatif (Comparative Evaluation Approach) 2. Metode Penilaian Berorientasi Masa Depan Penilaian ini memusatkan pada prestasi kerja yangakan datang melalui penilaian potensi karyawan atau penetapan sasaran-sasaran prestasi kerja dimasa mendatang. Teknik-teknik yang bisa digunakan adlaah : a. Penilaian Diri Sendiri (Self Appraisals) b. Manajemen Berdasarkan Sasaran (Managemenr By Objective) c. Penilaian Psikologi (Psychological Appraisal) d. Pusat Penilaian (Assessment Center)
23 2.3.3 Ruang Lingkup Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Andrew F. Sikula menyatakan bahwa untuk mengetahui ruanglingkup penilaian prestasi kerja dapat dilakukan dengan menjawab beberapa pertanyaan yang disebutnya sebagai rumus : 5 W + 1 H, Who, What, Why, When, Where and How. Siapa (Who) Pertanyaan Siapa ini sebenarnya meliputi 2 (dua) macam pertanyaan yaitu : 1. Siapa yang harus dinilai? (Who should be appraised) Didalam suatu penilaian prestasi kerja perlu ditetapkan terlebi hdahulu siapa yang harus dinilai, yaitu meliputi seluruh tenaga kerja yang ada dalam organisasi, sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan tenaga kerja dengan tingkat jabatan rendah. 2. Siapa yang harus menilai? (Who should do the appraising) Mengenai siapa yang melakukan penilaian, secara umum dapat dikatakan bahwa penilaian dilakukan oleh petugas yang mendapat wewenang untuk melakukan penilaian prestasi kerja yang dinilai, baik atasan langsung maupun atasan lainnya. Sebenarnya petugas penilai tersebut tidak harus selalu atasan tenaga kerja yang dinilai, karena rekan setingkat dan bawahan tenaga kerja yang bersangkutanpun dapat diberi tugas sebagai penilai. Bahkan tenaga kerja yang bersnagkutan sendiri dapat diberi tugas untuk menilai dirinya yang dikenal dengan istilah Self Appraisal. Apa (What) Untuk menjawab pertanyaan Apa yang harus dinilai ini orientasi kita dapat dihubungkan dengan : 1. Objeknya, yaitu bahwa yang menjadi objek penilaian adalah manusia dengan berbagai kemampuan, sikap, pandangan, dan berbagai keistimewaan yang dimilikinya masing-masing. 2. Dimensi waktunya, yaitu bahwa yang diukur atau dinilai adalah prestasi yang dicapai pada saat ini (Current Preformance) dan potensi yang dapat dikembangkan pada waktu yang akan datang (Future Potential).
24 3. Spesifikasi, yaitu bahwa faktor-faktor yang diukur atau dinilai adlaah sifat/karakter/perangai (Personal Traits) dan tenaga kerja yang bersangkutan, seperti kecerdasan agresivitas, kematangan jiwa, kemampuan mengambil keputusan dan tingkat pencapaian sasaran atau hasil dari kegiatan (Performance Result). Mengapa (Why) Mengapa penilaian prestasi ini harus dilakukan, ini mengantarkan kepada pemahaman tentang apa yang sebanarnya yang ingin diperoleh dari suatu penilaian perstasi kerja. Ada beberapa tujuan yang dapat diperoleh dari suatu penilaian prestasi kerja, antara lain : 1. Memelihara potensial kerja. 2. Mengukur dan meningkatkan prestasi kerja. 3. Menentukan kebutuhan akan pelatihan (Trainning Made). 4. Sebagai dasar pengembangan karier. 5. Sebagai dasar pemberian dan peningkatan balas jasa. 6. Sebagai alat Bantu dalam proses pengadaan tenaga kerja (penarikan, seleksi, penempatan, dan pembekalan). 7. Membantu mekanisme umpan balik dan komunikasi. Bilamana/Kapan (When) Bilamana penilaian prestasi dilakukan pada dasarnya mempertanyakan tentang waktu pelaksanaan dari penilaian prestasi kerja yang mengandung pengertian tentang apakah penilaian dilakukan secara formal atau ataukah informal. Penilaian formal merupakan proses penilaian prestasi kerja yang dilakukan secara periodic seperti setiap tahun, setiap semester, setiap kwartal atau setiap bulan. Sedangkan penilaian informal merupakan proses penilaian prestasi kerja yang dilakukan secara terus menerus dan setiap saat misalnya setiap hari. Dimana (Where) Dimana penilaian prestasi kerja karyawan dilakukan, ada dua alternatif tempat pelaksanaan penilaian prestasi kerja. Yaitu :
25 1. Ditempat kerja (On the Job Appraisal). Pelaksanaan penilaiannya dapat langsung dikantor atasan, ditempat kerja atau ditempat lain yang masih dalam lingkungan organisasinya sendiri. 2. Diluar tempat kerja (Of the Job Appraisal). Dalam penilaian prestasi kerja ini, pelaksanaannya dilakukan diluar organisasi yang bersangkutan. Bagaimana (How) Bagaimana penilaian prestasi kerja karyawan dilakukan. Jawaban dari pertanyaan ini mengantarkan kita pada pemilihan metode penilaian prestasi kerja dari berbagai metode yang dimungkinkan. Tentunya pemilihan metode tersebut mengandung konsekuensi tertentu. Terutama yang menyangkut tentang kesiapan para pelaksana dan sasaran yangingin diungkapkan dalam penilaian prestasi tersebut.