MANUAL PROSEDUR Pemberian Beasiswa FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i
MANUAL PROSEDUR Pemberian Beasiswa Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006304 Revisi : 4 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Kelapa Tata Usaha ttd Mahmudah, SAB Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D i
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Pemberian Beasiswa. Beasiswa merupakan salah satu bagian penting dalam mendukung proses perkuliahan mahasiswa Pemberian beasiswa kepada mahasiswa diatur dalam satu manual prosedur yang berisi syarat pengajuan, penentuan, dan pemberian beasiswa itu sendiri. Manual prosedur beasiswa ini dibuat berdasarkan kondisi yang ada di Fakultas Pertanian UB dan diselaraskan dengan visi dan misi Fakultas Pertanian UB. Diharapkan dengan adanya manual prosedur ini akan mendukung kelancaran pelaksanaan proses belajar mengajar di lingkungan Fakultas Pertanian UB. Demikian, semoga manual prosedur ini dapat bermanfaat, terimakasih. Malang,6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001 ii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Pihak Orang Terkait 1 Uraian Prosedur 1 Tim Penyusun 3 iii
TUJUAN: PROSEDUR BEASISWA Manual Prosedur beasiswa dibuat untuk menjamin kelancaran dan ketertiban prosedur beasiswa di lingkungan Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya sesuai dengan proses dan tujuan pembelajaran. RUANG LINGKUP Manual prosedur beasiswa berlaku mulai dari pemberitahuan dari kantor pusat Universitas Brawijaya, pengumuman dan sosialisasi secara resmi dari pihak Fakultas Pertanian, pengajuan beasiswa oleh mahasiswa hingga pencairan dana beasiswa dan penerimaan beasiswa. Manual prosedur ini berlaku hanya untuk beasiswa yang dibawah tanggung-jawab Fakultas Pertanian. PIHAK ORANG TERKAIT 1. Bidang kemahasiswaan dan akademik rektorat. 2. Pimpinan Fakultas. 3. Subbagian kemahasiswaan Fakultas Pertanian UB. 4. Mahasiswa. URAIAN PROSEDUR: A. PROSEDUR PENGUMUMAN BEASISWA 1. Rektorat bidang kemahasiswaan dan akademik UB memberikan pemberitahuan pendaftaran beasiswa secara online kepada mahyasiswa dan pimpinan Fakultas Pertanian UB. 2. Pimpinan Fakultas mengumumkan secara resmi kepada mahasiswa di setiap jurusan. 1
3. Pengumuman juga dilakukan melalui mading dan majalah/ buletin mahasiswa, spanduk yang dipasang di masingmasing fakultas. 4. Pengumuman berisi tentang pemberitahuan pendaftaran beasiswa secara online, persyaratan penerima beasiswa, jenis beasiswa yang tersedia, syarat-syarat yang harus dilengkapi pengaju dan batas waktu pengajuan. B. PROSEDUR PENDAFTARAN DAN VERIFIKASI BERKAS 1. Mahasiswa melakukan pendaftaran wisuda dengan mengakses website pendaftaran beasiswa di www.beasiswa.ub.ac.id, menggunakan username dan passwoerd SIAM 2. Mahasiswa mengisi formulir / biodata beasiswa secara Online disertai berkas persyaratan beasiswa yang telah ditentukan oleh panitia beasiswa Online dengan stopmap warna merah untuk (Rektorat) dan Biru untuk (Fakultas). 3. Mahasiswa mengumpulkan berkas pengajuan beasiswa ke BEM dan BEM memverifikasi data kelengkapan berkas pengajuan beasiswa Online, kemudian diserahkan ke Fakultas untuk di ketahui dan ditandatangi Pembantu Dekan III. 4. Subbag. Kemahasiswaan meneliti kembali kelengkapan berkas pengajuan beasiswa yang telah ditandatangani oleh PD III untuk di validasi dan dicocokkan dengan data permohonan beasiswa Online dan berkas diarsipkan. 2
C. PROSEDUR SELEKSI DAN PENCAIRAN BEASISWA 1. Hasil validasi oleh Subbag. Kemahasiswaan diseleksi kembali oleh Panitia Pusat Beasiswa Online. 2. Pihak Fakultas menunggu hasil seleksi dan pemberitahuan jumlah penerima beasiswa Online dari Rektorat 3. Data jumlah penerima beasiswa yang sudah di seleksi oleh Panitia Beasiswa Pusat dikirim kembali beserta dananya ke Fakultas 4. data penerima beasiswa diumumkan di mading Fakultas dan semua Jurusan untuk mengambil dana beasiswanya. 5. Data laporan pertanggungjawaban beasiswa dikirim kembali ke Bag. Kemahasiswaan ( Kantor Pusat) TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan III Fakultas Pertanian UB. 2. Dr. Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU. 3. Dr. Anton Muhibuddin, SP., MP. 4. KaSubbag Kemahasiswaan Fakultas Pertanian UB. 5. Ketua Badan Perwakilan Mahasiswa ex officio. 3