BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN PENDISTRIBUSIAN ALAT TULIS KANTOR 4.1. Kebutuhan User Perancangan aplikasi pendistribusian alat tulis kantor ini dibangun berdasarkan kebutuhan manajemen untuk mengganti sistem pendistribusian manual dengan menggunakan kertas menjadi pendistribusian alat tulis kantor dengan menggunakan komputer. Dalam tahap perancangannya penulis mulai dengan komunikasi dengan pihak manajemen tentang perancangan sistem aplikasi dengan menggunakan VB,beberapa keinginan departement sebagai berikut : Perlu adanya suatu aplikasi berbasis komputer untuk menggantikan pendistribusian manual yang berjalan Adanya standarisasi bentuk pembuatan alat tulis kantor yang berlaku untuk satu departemen di PT. Primajaya Pantes Garment Perlu adanya approval dari pimpinan departemen sebelum aplikasi pendistribusian alat tulis kantor tersebut diterbitkan Kepala departemen harus mengetahui semua apa yang telah didistribusikan kepada setiap toko Pendistribusian dapat dicari untuk mengetahui semua alat tulis kantor yang telah diberikan. 25
4.2. Perencanaan Pengembangan Aplikasi Setelah mendapatkan kebutuhan tersebut penulis mulai merancang sistem pendistribusian alat tulis kantor dengan menggunakan bahasa pemrograman VB dengan menambahkan kebutuhan-kebutuhan sistem lain yang belum termasuk pada kebutuhan user tersebut di atas agar sistem yang dibangun dapat lebih fleksibel dan efisien serta dapat secara mandiri dalam pelaksanaan aplikasi tersebut dengan spesifikasi sebagai berikut : Aplikasi dibangun agar lebih mudah dalam pencarian alat tulis kantor dan pengeluaran alat tulis kantor Aplikasi dibangun menggunakan program VB Aplikasi sudah membentuk pendistribusian yang berlaku untuk satu departemen. Admin membuat faktur yang telah dipesan oleh toko dengan cara menerima daftar pesanan memberikan ke bagian gudang untuk disiapkan Pendistribusian bisa dilihat secara otomatis dengan memberikan kode toko yang telah memesan alat tulis kantor toko hanya bisa melihat apa yang telah ada difatrur dan tidak dapat merubah isi dari faktrur tersebut. Kepala departemen hanya bisa menyetujui isi dari faktur tapi, jika kepala departemen tidak menyetujui bisa complain ke admin agar faktur dirubah Dari perencanaan tersebut diatas penulis menggambarkan aplikasi intranet intercommunication ini dalam beberapa diagram UML pada sub bagian. 26
4.2.1 Use Case Diagram Login Barang baru masuk Customer User Pemesanan Barang Keluar Stock Gambar 4.1 Use Case Diagram Dari use case diagram diatas dapat digambarkan urut-ututan di bawah ini : 1. User bisa melakukan login, mendata barang masuk,barang keluar dan membuat stock barang 2. Customer hanya bisa melakukan pemesanan barang dan melihat data yang dipesan oleh customer. 4.2.2 Rancangan Basis Data Di dalam rancangan basis data dibawah ini akan dijelaskan mengenai entitas dan apa saja atribut-atribut yang dipakai dalam aplikasi Pendistribusian Alat Tulis Kantor 27
Entity Relation Diagram (ERD) ID_TOKO ID_BRG TGL QTY ID_BRG NM_BRG STOCK TOKO N MEMINTA M BARANG ID_BRG M ID_TOKO NM_TOKO ALM_TOKO NIK MEMBERIKAN TGL QTY N STAFF HRD NIK NM_KRY BG_DPT Gambar 4.2 Entity Relation Diagram Dari ERD diatas dapat digambarkan bahwa : 1. Dalam sebuaha toko memiliki atribut : ID_toko, NM_toko, Alamat Toko untuk menerangkan dari mana pesanan barang tersebut. 2. Toko meminta barang yang memiliki atribut id_toko, id_brg, tgl_pesanan, dan Qty_brg untuk menjelaskan barang apa yang akan dipesan. 3. staff HRD memiliki atribut nm_karyawan dab Bg_dpt unutuk menerangkan identitas karyawan yang akan memberikan pesanan barang ke toko. 28
4.2.3. Sequence Diagram admin toko Gudang atk Memesan atk Membuat faktur Faktur dikirim ke gudang atk dikirim Menyiapkan atk Gambar 4.3 Sequence Diagram Sequence diagram diatas menggambarkan bagaimana urut-urutan pendistribusian ATK yang terdiri dari: Sebuah toko memesan Alat tulis kantor Admin membuat faktur yang akan di gunakan gudang untuk mempersiapkan ATK Alat tulis kantor yang telah disiapkan oleh gudang akan dikirimkan ke toko tujuan 29
4.2.4 State Diagram Mulai Membuat faktur Menyiapkan atk Mengirim atk Selesai Gambar 4.4 State Diagram Pada state diagram diatas digambarkan diatas bahwa pendistribusian ini mempunyai fungsi yaitu HRD membuat faktur yang akan diberikan ke staff gudang untuk disiapkan semua kebutuhan yang selanjutnya akan dikirim ketujuan. 30
4.2.5. Class Diagram Toko Nama Alamat Kode toko 1 M Order Code brg M 1 Nama brg Tgl pesan Order line Qty satuan M 1 Departemen Nama dept alamat Nama admin jabatan Gambar 4.5 Class Diagram Class diagram diatas terdiri dari beberapa class Toko Class bertugas untuk memesan semua kebutuhan alat tulis kantor yang akan digunakan dalam setiap bulan Order Class berfungsi untuk mengetahui semua code barang, nama barang dan tgl pemesanan Order line Class berfungsi mengetahui Qty dan satuan Departemen Class berfungsi untuk menerima semua permintaan dari sebuah toko 31
4.2.6 Collaboration Diagram administrator input data data atk class disiapkan gudang atk class kirim adminstrator class create user user input data order pesan atk class mencatat customer Gambar 4.6 Collaboration Diagram Dari collaboratioin diatas dijelaskan bahwa ; 1. Administrator dapat menginput data class dan dapan membuat data user yang baru 2. customer mencatat barang apa saja yang akan dipesan dan segera diorderkan ke user untuk segera diproses. 3. user yang telah ditujuk akan menginput data atk yang akan disiapkan di class gudang atk 32
4. class gudang atk bertugas untuk mengirimkan barang yang sudah disiapkan ke customer Struktur Tabel Deskripsi : Tabel untuk memasukkan kode barang Nama Tabel : tb_gudang Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 2 Code_gudang Nama_gudang 10 20 Deskripsi : Tabel untuk faktur Nama Tabel : nomor Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 Faktur Number integer Deskripsi : Tabel untuk identitas Nama Tabel : tb_user Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 2 3 Nama_user Password Status 20 10 10 Deskripsi : Tabel untuk toko Nama Tabel : tb_toko Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 2 Kode Nama_toko 10 30 33
Deskripsi : Tabel untuk pengeluaran barang Nama Tabel : tb_pengeluaran Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 Faktur code Qty Satuan Brg Nama_gudang Nama_toko keterangan text 6 3 10 10 50 30 30 40 Deskripsi : Tabel untuk stock barang Nama Tabel : tb_stock_barang Primary key : No Nama Field Type Ukuran Keterangan 1 2 3 4 5 6 Kode Brg Satuan Stock Bts_stock Tgl_masuk Number Date/time 3 100 10 integer 10 Short Date 34
1. Tampilan Form Login 2. Tampilan Jika Form Login telah diisi dengan benar 35
3. Tampilan Halaman Utama Aplikasi 4. Tampilan Halaman Input Master Data 36
5. Tampilan Halaman Tambah User's 6. Tampilan Halaman Input Barang Masuk 37
7. Tampilan Halaman Input Barang Keluar 8. Tampilan Halaman Laporan Pengeluaran Barang 38
9. Tampilan Halaman Laporan Pengeluaran Barang 10. Tampilan Halaman Cetak Laporan Pengeluaran Barang 39
11. Tampilan Halaman Cetak Laporan Stock Barang 40